孫艷麗
摘 要:近年來信息技術在各行各業(yè)有著廣泛的應用,為各行業(yè)的發(fā)展注入了新的生機和活力。在事業(yè)單位檔案管理工作中引入信息技術,積極推進事業(yè)單位檔案信息化建設,這不僅能夠提升檔案信息化管理水平,而且對事業(yè)單位各項工作的有序開展也能夠提供重要的信息支撐。文中針對目前事業(yè)單位檔案信息化建設中存在的問題提出了具體的解決策略,以此來促進事業(yè)單位檔案工作的順利開展。
關鍵詞:事業(yè)單位;檔案;信息化建設;問題;策略
近年來檔案工作中加快了由人工管理向信息化管理模式的推進,檔案管理信息化水平有了較大程度的提升。對于事業(yè)單位而言,檔案管理是最為基礎性的管理工作之一,通過信息技術的應用,實現(xiàn)了檔案信息的高效收集和整理,為事業(yè)單位檔案信息資源的開發(fā)和利用提供了更多的便利,也能夠進一步發(fā)揮出檔案的實際效能,確保檔案價值和作用的充分發(fā)揮,助推事業(yè)單位檔案管理工作水平的提升。
1 事業(yè)單位檔案信息化建設中存在的問題
1.1 信息化建設觀念意識有待提高
在事業(yè)單位檔案管理工作中,由于受傳統(tǒng)檔案管理模式影響較大,這也導致檔案信息化建設進程相對緩慢,不僅檔案管理觀念落后,而且在實際檔案管理工作中,對于信息化建設缺乏參與,往往只是針對檔案信息的進行集合,無法真正做到檔案的應用。面明在檔案信息網(wǎng)絡建設過程中,沒有特色的服務,檔案信息質(zhì)量不高,缺乏完善的檔案信息化建設機制,嚴重制約了檔案信息化建設的進程。
1.2 基礎設施與信息化建設不匹配
大部分事業(yè)單位對于檔案信息化建設工作不重視,這也導致實際檔案信息化建設過程中缺乏人力、物力和財力的支持,導致信息化建設措施得不到有效的落后。目前事業(yè)單位檔案信息化建設缺乏專業(yè)人才,各部門之間配合協(xié)調(diào)不到位,部門之間的協(xié)作無法實現(xiàn),這對于檔案收集、處理、交接等工作的開展帶來了一定的制約。再加之管理層對于檔案信息化建設支持力度足,無法實現(xiàn)檔案信息化資源的有效調(diào)度,這必然會對檔案信息化建設進程帶來較大的阻礙。
1.3 事業(yè)單位檔案管理人員信息化水平不高
基于事業(yè)單位自身的屬性和工作性質(zhì),檔案管理人員普遍缺乏專業(yè)知識,對信息化技術缺乏深入了解,掌握不到位,這就導致事業(yè)單位檔案管理工作只是簡單的對檔案信息進行管理,信息化建設只局限于表面,檔案信息化水平相對滯后。
1.4 事業(yè)單位檔案信息化建設面臨安全挑戰(zhàn)
事業(yè)單位檔案信息化管理作為一種全新的管理模式,需要依托于計算機技術、網(wǎng)絡技術等,但基于互聯(lián)網(wǎng)的開放性和共享性特點,這也導致檔案信息管理系統(tǒng)易受到病毒和黑客的攻擊,導致信息泄露和丟失,使事業(yè)單位檔案信息的安全性面臨較大的挑戰(zhàn)。
2 事業(yè)單位檔案信息化建設的策略
2.1 提高對檔案信息化建設的重視程度
在當前事業(yè)單位檔案信息化建設工作開展過程中,不僅需要領導的重視,同時還要加大基礎設施的投入,使硬件設施與信息化建設相匹配。這就要求事業(yè)單位管理層要認識到檔案信息化建設的重要性,并在日常工作中要加大對檔案信息化建設的投入。同時還要在單位內(nèi)部加大宣傳力度,使單位從上到下都認識到檔案信息化建設對于自身發(fā)展的意義,并在實際工作中積極配合,全面做好檔案信息化建設工作的落實。
2.2 構建完善的檔案信息化建設機制
任何工作的開展都離不開健康的機制支持,目前事業(yè)單位在檔案信息化建設工作開展過程中,需要加快建立健全檔案信息化管理機制,并結合事業(yè)單位自身的實際情況來實施不同的檔案管理標準,使檔案信息化建設工作的能夠有章可循,積極推進檔案信息化建設的進程。同時,事業(yè)單位還要重視先進技術手段的應用,建立檔案信息管理系統(tǒng),加快促進檔案信息管理系統(tǒng)與其他系統(tǒng)之間的有效銜接,實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間信息資源的及時更新和有效利用,促進單位內(nèi)部檔案信息資源的共享。另外,在實際檔案管理工作中,還需要規(guī)范檔案信息化管理流程,做好責任落實工作,以此來全面提高事業(yè)單位檔案管理工作的信息化水平。
2.3 強化基礎設施建設
檔案信息化工作的開展離不開完善的基礎設施,這就需要事業(yè)單位要加大投入力度,積極購進檔案信息化建設所需要的各項軟硬件設施?;A設施具體以軟件設施和硬件設施為主,這是檔案信息化建設過程中重要的物質(zhì)保障。因此事業(yè)單位管理者需要加大人力、物力和財力的投入力度,確?;A設施能夠與檔案信息化建設需求相匹配。而且在實際工作開展過程中,還要借助于大數(shù)據(jù)技術和云計算技術來建立檔案信息數(shù)據(jù)庫,及時完成檔案信息的錄入,并重視檔案信息系統(tǒng)的維護工作,做好檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)數(shù)據(jù)信息的更新。另外,還要積極提升檔案管理人員的整體素質(zhì),打造良性的人才發(fā)展和晉升機制,為事業(yè)單位檔案管理工作提供重要的人才保障。
2.4 打造一支檔案信息化管理人才隊伍
由于一直以來事業(yè)單位檔案管理工作中缺乏專業(yè)性人才,這在一定程度上制約了檔案信息化建設的進程。針對這種情況,事業(yè)單位需要積極打造一支高素質(zhì)的檔案信息化管理人才隊伍。并在具體工作中,加大對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓和再教育,通過開展有針對性的培訓,進一步提高檔案管理人員的專業(yè)技能和信息素養(yǎng)。同時還要重視檔案管理人員職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng),提高檔案管理人員的整體水平。另外,事業(yè)單位還要積極引進信息化專業(yè)人才,并建立健全考核機制和獎懲機制,全面提升檔案管理人員的工作的主動性和積極性,為事業(yè)單位檔案信息化建設工作的有序推進打下堅實的基礎。
2.5 加強檔案管理的安全建設
事業(yè)單位檔案信息化水平的提升,雖然為檔案管理工作帶來了諸多的便利,但基于網(wǎng)絡的特殊性,其所帶來的信息安全隱患也隨之增加。在檔案信息管理系統(tǒng)中,容易受到來自網(wǎng)絡病毒和黑客的攻擊,從而發(fā)生信息泄露的危險。因此在實際工作中需要重視各種安全防護技術的運用,如采用加密技術、身份識別技術等,根據(jù)不同等級檔案采取不同程度的加密,有效的保證檔案信息的安全。同時還要設置防火墻和殺毒軟件等,進一步保障網(wǎng)絡環(huán)境的安全性,保障檔案信息的安全。另外,還要采取異地備份措施,這樣即使發(fā)生突發(fā)事件,也能夠及時對系統(tǒng)內(nèi)的檔案信息進行恢復。
3 結束語
在科學技術快速發(fā)展的新形勢下,信息技術在檔案工作中廣泛應用,這在一定程度上提升了事業(yè)單位檔案管理信息化水平。近年來事業(yè)單位加快了檔案信息化建設,各種先進的技術在檔案工作中進行應用,并通過積極構建完善的檔案管理機制,強化基礎設施建設和安全建設,以此來推進檔案信息化建設的進程,使檔案能夠更好的服務于事業(yè)單位的發(fā)展和建設。
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