畢穎迪

摘 要：隨著信息技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，醫(yī)院的檔案資料需要采取更加科學(xué)現(xiàn)代化的方式來(lái)管理。醫(yī)院的檔案資料不僅能夠記錄醫(yī)院醫(yī)務(wù)相關(guān)工作的開(kāi)展情況，也能為未來(lái)醫(yī)院的更好發(fā)展提供一系列的戰(zhàn)略依據(jù)，所以說(shuō)，醫(yī)院的檔案資料作為一種有效資源是非常寶貴的。因?yàn)樵跈n案管理工作方面仍存在一些不足，也影響了檔案資料本身價(jià)值的充分發(fā)揮。這種情況亟待我們通過(guò)現(xiàn)代化的管理模式來(lái)改進(jìn)。本文主要分析的是在當(dāng)下新醫(yī)改時(shí)期，對(duì)醫(yī)院的檔案管理存在的不足進(jìn)行分析并提出一系列的解決策略和建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;管理;改進(jìn)方法

1 醫(yī)院檔案管理工作存在的問(wèn)題

1.1 管理體制落后

據(jù)資料顯示，現(xiàn)在大部分醫(yī)院都有比較規(guī)范的醫(yī)院管理制度，但是這些制度仍然存在一些不足。在制度層面，主要涉及的是醫(yī)療、護(hù)理、行政等方面的管理規(guī)范，而對(duì)于檔案管理方面來(lái)說(shuō)，相關(guān)的政策和制度是比較少的。因此，檔案管理工作比較容易出現(xiàn)管理不規(guī)范、錯(cuò)漏、遺失等情況。對(duì)檔案資料的管理工作，一些醫(yī)院通常會(huì)讓固定的管理人員來(lái)進(jìn)行操作，這些人有一定的經(jīng)驗(yàn)，對(duì)資料的整理也有一套規(guī)則，但是這種形式的整理，并沒(méi)有一套科學(xué)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)，針對(duì)檔案的管理人員也沒(méi)有相應(yīng)的考核制度，這就會(huì)使得管理工作處于一個(gè)效率比較低的狀態(tài)[1]。

1.2 現(xiàn)代化管理設(shè)備不足

醫(yī)院為了提高醫(yī)療水平，促進(jìn)資源的合理配置，提升效益，通常使用更多的資金和硬件設(shè)施來(lái)進(jìn)行優(yōu)化，而這種優(yōu)化在檔案管理工作的軟硬件配套方面，相應(yīng)的投入是比較少的。醫(yī)院對(duì)于檔案管理的硬件設(shè)施很少關(guān)注，這也使得檔案室設(shè)備相對(duì)比較落后，一方面與醫(yī)院的現(xiàn)代化管理模式不相符，另一方面也降低了檔案管理的效率。比如，在現(xiàn)代的醫(yī)療中大部分已經(jīng)開(kāi)始使用計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是醫(yī)院的檔案管理工作還沒(méi)有完全普及信息技術(shù)，很多醫(yī)院仍然是用比較傳統(tǒng)的方式來(lái)收集資料、整理資料、管理檔案以及借閱檔案等，不僅在人工方面損耗較大，而且浪費(fèi)時(shí)間，嚴(yán)重影響了醫(yī)院整個(gè)運(yùn)作的工作效率。

1.3 檔案利用意識(shí)淡薄

醫(yī)院的檔案資源有很大的開(kāi)發(fā)利用空間，對(duì)于一些有價(jià)值的檔案，需要更深層次的開(kāi)發(fā)，讓檔案發(fā)揮自己的價(jià)值。檔案資料通?？梢栽谂R床實(shí)驗(yàn)以及教學(xué)科研方面起到重要的作用，但是很多的醫(yī)院只關(guān)注醫(yī)療建設(shè)方面所帶來(lái)的實(shí)際經(jīng)濟(jì)效益。他們把更多的時(shí)間和資金花費(fèi)在醫(yī)療能力水平上，往往卻忽視了檔案管理工作的重要性，從長(zhǎng)遠(yuǎn)利益來(lái)說(shuō)，檔案管理工作可以提升整個(gè)醫(yī)院的工作效率和醫(yī)療水平。檔案管理的不完善，這也導(dǎo)致了檔案資源在開(kāi)發(fā)利用上難以提升[2]。

1.4 檔案信息化程度低

隨著現(xiàn)代科技水平的提升，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用也越來(lái)越廣泛，檔案管理工作也應(yīng)該結(jié)合相應(yīng)的技術(shù)來(lái)提升檔案資源的信息化，提高工作效率。在實(shí)際的檔案資料管理中，大多數(shù)情況下使用的是傳統(tǒng)的紙質(zhì)形式來(lái)記錄信息，很少使用電子化的形式來(lái)記錄檔案資料。檔案管理方式的落后也使得檔案資料的信息檢索功能過(guò)于傳統(tǒng)，沒(méi)有建立在現(xiàn)代化的網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行實(shí)時(shí)共享的功能，這也大大降低了檔案資料的開(kāi)發(fā)利用效率。

2 醫(yī)院檔案管理改進(jìn)方法

2.1 完善檔案管理體系和制度

首先，醫(yī)院需要進(jìn)一步完善檔案的管理體系以及管理制度。醫(yī)院要設(shè)立一系列科學(xué)的檔案管理職能機(jī)構(gòu)，并對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行職責(zé)明確，改善之前零散的管理方式，采取科學(xué)規(guī)范的統(tǒng)一化的管理模式，對(duì)檔案的管理工作進(jìn)行現(xiàn)代化的調(diào)整，歸檔、保存、借閱、移交這一系列的工作都需要有一個(gè)相對(duì)正式的規(guī)章制度。檔案的管理作為推動(dòng)醫(yī)院現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要內(nèi)容，醫(yī)院需要對(duì)其進(jìn)行重視并采取相應(yīng)的對(duì)策，進(jìn)行規(guī)劃。對(duì)每個(gè)檔案工作相關(guān)人員都需要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，將檔案管理的內(nèi)容進(jìn)行規(guī)范化落實(shí)，促進(jìn)他們轉(zhuǎn)變思想觀念，加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用率，加強(qiáng)關(guān)于檔案的管理方面知識(shí)的學(xué)習(xí)。

最后，檔案的管理工作需要納入科室管理責(zé)任制，科室的領(lǐng)導(dǎo)有責(zé)任對(duì)檔案管理工作的成效負(fù)責(zé)，并與科室考核績(jī)效相掛鉤，促使檔案管檔案的管理工作有序進(jìn)行，提高檔案管理的規(guī)范性，逐步實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化的檔案管理模式。

2.2 加大現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入

提高檔案的管理效率，就必須加大現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入，要有相應(yīng)的設(shè)備來(lái)支撐。醫(yī)院需要加大現(xiàn)代化管理設(shè)備的投入使用，首先根據(jù)醫(yī)院相關(guān)檔案資料的存儲(chǔ)情況來(lái)進(jìn)行統(tǒng)一的管理，配置專用的存儲(chǔ)檔案資料房，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行完善的安全保障措施。其次，檔案管理工作需要用到的相關(guān)設(shè)備需要備齊，例如：掃描儀、打印機(jī)等等，使設(shè)備有助于現(xiàn)代化檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，醫(yī)院應(yīng)該采用管理檔案的專用軟件進(jìn)行檔案的管理。第三，配置整套的檔案管理掃描錄入系統(tǒng)，這些系統(tǒng)主要是替代人工輸入的傳統(tǒng)方式，提高工作效率。最后，將這些檔案資料錄入到醫(yī)院的局域網(wǎng)內(nèi)，通過(guò)院內(nèi)的網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，實(shí)時(shí)共享給各個(gè)部門(mén)，以便于促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)水平的提升。

2.3 提升對(duì)檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)

檔案的管理和利用關(guān)鍵是靠人來(lái)操作運(yùn)行，所以說(shuō)醫(yī)院的全體職工都需要在思想上對(duì)檔案的管理進(jìn)行現(xiàn)代化思想的轉(zhuǎn)變，充分認(rèn)識(shí)到檔案資源的重要性。

首先，要對(duì)檔案的管理人員進(jìn)行專業(yè)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，重視他們的工作態(tài)度和業(yè)務(wù)水平，讓他們認(rèn)識(shí)到檔案的利用價(jià)值以及服務(wù)價(jià)值，積極主動(dòng)的在開(kāi)發(fā)檔案資源方面下功夫。

其次，需要開(kāi)展系統(tǒng)的學(xué)習(xí)，對(duì)檔案資源的學(xué)術(shù)研究要有相關(guān)的編研活動(dòng)，深層次的開(kāi)發(fā)檔案信息以便使檔案資源的使用者從多方面多層次得到有效信息。

最后，要建立有效的信息反饋管理機(jī)制。檔案資料的使用和反饋與醫(yī)院提升醫(yī)療水平息息相關(guān)，在使用過(guò)檔案信息之后，建立反饋和共享機(jī)制可以極大的發(fā)揮醫(yī)院檔案的效益[3]。

2.4 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

檔案管理人員本身需要具備專業(yè)的素質(zhì)以及能力，同時(shí)，醫(yī)院也需要定時(shí)的對(duì)這些檔案管理人員進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)。

首先，管理人員要具備一定的檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，對(duì)檔案的管理工作業(yè)務(wù)要具備專業(yè)的操作技能。其次，醫(yī)院要定期組織相關(guān)的培訓(xùn)，幫助這些人員提升管理能力。此外，在人員結(jié)構(gòu)方面要及時(shí)補(bǔ)充人手以便更好的完成檔案資料的管理工作。最后，在信息化現(xiàn)代設(shè)備的今天，管理人員需要具備使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)相關(guān)的技術(shù)的能力，更好地掌握現(xiàn)代化辦公的操作辦法。

3 結(jié)束語(yǔ)

總得來(lái)說(shuō)，在新醫(yī)改的制度下，醫(yī)院的檔案管理工作有了更加統(tǒng)一規(guī)范化的管理需求。在這樣的環(huán)境下，改進(jìn)檔案管理工作給醫(yī)院帶來(lái)的不是困難和負(fù)擔(dān)，而是一種機(jī)遇。醫(yī)院可以更好的從管理理念和思想上轉(zhuǎn)變觀念，在檔案管理方面擁有敢于創(chuàng)新的態(tài)度，并使用先進(jìn)的管理手段讓檔案的資源信息化和網(wǎng)絡(luò)化。這不僅能夠促使醫(yī)院的管理更加規(guī)范，也能夠在整體上提高檔案資源的利用率，促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)期穩(wěn)定可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]黃恩梅現(xiàn)行醫(yī)院檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策[J]中國(guó)病案，2012（02）：31.

[2]張偉.醫(yī)院信息化與醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化現(xiàn)狀分析[].中國(guó)當(dāng)代醫(yī)藥，2013（04）：24.

[3]李萍.醫(yī)院檔案管理工作中存在的問(wèn)題和改革思路[J].中國(guó)現(xiàn)代醫(yī)生，2014（02）：17.