摘 要:干部檔案工作的操作流程較為繁瑣,其中檔案的整理與修補是檔案工作的基礎,只有前期高質(zhì)量的完成檔案的整理及修補工作,才能確保后續(xù)頁碼的編制、數(shù)字化加工以及質(zhì)檢等流程高效的完成。
關鍵詞:檔案;整理;修補
1 干部檔案的分類
要想高效的完成干部檔案的整理工作,就要明確干部檔案的分類規(guī)則?!陡刹咳耸聶n案材料收集歸檔規(guī)定》將人事檔案的內(nèi)容共劃分為十大類構成。即第一類:履歷類,包括履歷表、簡歷表、登記表、簡歷材料等。第二類:自傳材料,主要包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料。第三類:鑒定、考察、考核材料,如工作小結(jié)、思想小結(jié)、別人給你的評定等。第四類:記載和反應本人學習、技能、科研水平的各種材料,具體可細分為3小類,即(1)學歷學位材料(2)評聘、職稱技能等材料(3)科研發(fā)表材料。第五類,政審材料。第六類,黨團材料。第七類,獎勵材料。第八類,違紀材料。第九類,工資、任免、出國出境、代表登記表材料,具體細分為4小類,即(1)工資材料(2)任免材料(3)出國出境材料(4)參加會議的代表登記表材料。第十類:其他供組織參考具有保存價值的材料。
2 干部檔案分類的注意事項及操作方法
1)原檔案材料有目錄。對于原本已經(jīng)整理完畢并裝訂成冊,且目錄/清單填寫規(guī)范完整的干部檔案材料,應首先核對檔案實物與目錄是否相符或多數(shù)相符,如相符,則原本的目錄正文保持不動,順序也不應改變。除了原本目錄之外的檔案作為散材料,歸為第11類,按時間順序由早到晚排列(沒有時間的放在最后面),放在原檔案的后面。為方便后序敲頁碼等程序,在干部檔案材料整理時可對散材料進行排類號,即再按時間順序排好后,按照11—1,11—2,11—3用簽字筆在右上角對每一份材料進行編號,對已經(jīng)縫合或粘貼住的材料則算作一份,不允許再拆開,一份材料有多個日期的則以最晚日期為標準。相反,在對干部檔案進行整理的過程中,如果原材料是用釘子或大頭針等固定的,因鐵釘?shù)冉饘俨牧弦咨P,會對紙張造成嚴重破壞,則一定要把鐵釘或大頭針等取出來。
此外,在散材料的整理過程中,還應注意以下幾點。首先,《銷毀材料登記表》應視為一份材料,并按照時間先后原則排列。其次,如果干部檔案材料中包含信封,則需把信封集中排在最后,多個信封編一個類,信封里面有信紙則需取出來作為檔案材料。再次,全空白的紙,多余的卷皮應排放在整本檔案之外,不予歸檔。最后,關于排在檔案最后零散材料的排序,應按照無落款無標題無日期的材料—信封—全空白表格—封底的順序進行排序。其中,無落款日期的也應做好分類,如登記表格、調(diào)查、手寫的小紙條等。對于不同類型的表格、有標題的調(diào)查等每一份材料我們都要給其表一個類號,但如果是手寫的多張沒有標題的小紙條則只把其看作一份,只需標一個類號。此外,還需要特別注意的是,散材料中出現(xiàn)的與原來正文中重復的材料,需要放在原正文原件的后面。如果正文原件已經(jīng)用縫紉線縫合了,那么則將重復件排列在縫紉線的后面。其他情況下,重復件緊跟在原件后面,只算作一份,只需要標一個類號。
2)原檔案材料沒有目錄。對于未經(jīng)整理沒有目錄或只有空白目錄的干部檔案,我們則需要按照十大類的分類要求對其進行重新分類整理排序,此情況下則沒有第十一類散材料。我們在對檔案進行十大類的區(qū)分時,應注意對于目錄中有但材料沒有的檔案材料,要另外用空白的紙做好記錄,放在檔案封面的后面。對于目錄中沒有的但材料中有的,這種情況下,多出的材料則要拿出來,歸為第十一類。此外,還應注意差旅費、工會、保險等歸在第十類。對于檔案材料中空白的目錄、空白的表格不應編號。
在干部檔案材料分類中,許多人會將第五類政審材料和第八類違紀材料混淆,為了更好的將其區(qū)分開,我們應牢記:只是對個人的政審沒有處分的,如對一個人的調(diào)查是第五類。如果對調(diào)查、舉報等做出了明確的處分決定(如單位的處分、法院,警察予以的逮捕等),那么就將其歸為第八類違紀材料。此外,由于第五、八類材料比較多,我們在對其整理排序中,不同于其他類的按時間分類,而應現(xiàn)將其材料按內(nèi)容分為結(jié)論、調(diào)查(主要包括談話筆記、檔案摘錄、他人寫的交代揭發(fā)等)和自我交代(主要包括匯報、本人的交代、認罪書、檢討等)三大類,每一大類里面按時間排序,最后再按照先結(jié)論,后調(diào)查,最后自我交代的順序總和在一起,在對所有的材料進行順序標類號。
除去第五類和第八類,其他幾大類的檔案材料都是按由早到晚的時間順序排序,再按份數(shù)用簽字筆依次在右上角對其標類號。此外還應注意的是,因為第四類和第九類還具體細分為幾小類,所以我們在對其中的材料進行標類號時,要先區(qū)分屬于哪一小類,再對其標號。如第四類的第一小類按照4—1—1,4—1—2,4—1—3,第四類的第二小類按照4—2—1,4—2—2,4—2—3進行標號。
3)同一份檔案內(nèi)有多卷。在同一個人的檔案含有兩卷及兩卷以上的情況下,原則上我們只要核對卷內(nèi)的實物與目錄是否是相一致,如果是一致的,則無需重新排序。檔案原本的封面、目錄還有封底保持不動。如果有在卷外的多余的材料作為散材料按照第11類的方法進行整理排序。當有好幾個封面時,我們從其中選出一個封面,一般情況下選擇正本的封面或干部檔案封面。目錄按照每卷的先后順序排列,一般是正本、副本或工人、干部。接著正文也是按照每卷的先后順序排列,正文后面放散材料,最后放封底。
3 干部檔案修補的注意事項及操作方法
在對干部檔案進行修補的過程中,我們主要需要用到的工具有剪刀、固體膠、16k宣紙、無酸紙等。
1)原檔案材料裝訂成卷。如果原本的干部檔案已經(jīng)是用線縫合或用膠黏合成卷的,那么我們只需檢查里面的紙張有無破損。當初現(xiàn)邊緣破損、折疊處斷裂、有撕破、缺角等情況時,我們則需要對其進行修補。在修補過程中,我們要牢記一大原則,即:雙面用透明無酸紙修補,單面用宣紙修補,用宣紙修補的不可蓋住任何文字公章照片等,修補的尺寸大小按照破損處周圍長方四邊形加0.2cm作修補。
2)原干部檔案未裝訂或有散材料。當原本的干部檔案有未裝訂的或者有散材料時,為了方便后序的裝訂不破壞到檔案上的文字公章等,我們需要為留邊較窄的檔案材料加邊。可以用16k大小的宣紙裁出一條條寬約2cm大小的紙條,用固體膠涂抹一小半,粘貼在原檔案材料邊部,使其用來打孔的部分更加寬。原則上,同一份材料有兩張及兩張以上的,左側(cè)是需要黏合的,但為了方便后續(xù)的掃描,我們此時先不黏合,只需要標好類號即可。在對檔案材料進行修補時,如果出現(xiàn)小于16k的單張材料則需用16k的宣紙對其進行托裱(把檔案的右側(cè)和宣紙右側(cè)對齊,把檔案左側(cè)粘在宣紙上),但如果一份材料有多張,則也先不進行托裱操作。如果需要托裱的材料正反兩面都有字,則需要進行“開天窗”操作,即把宣紙剪下比原檔案材料稍小一些大小,再把檔案材料粘貼在宣紙上。
干部檔案保存時間較久,有的紙張較易損壞或者已經(jīng)損壞,這就要求我們檔案工作者在對干部檔案進行整理修補的過程中,較為耐心細心,用心對待每一份檔案。也只有把基礎的整理修補等工作做好,才能更好的保障后續(xù)數(shù)字化加工等更快更好的完成!
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作者簡介
成迪(1995-),女,漢族,江蘇連云港人,湘潭大學公共管理學院,碩士研究生,研究方向:圖書情報專業(yè)檔案學方向。