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        淺談事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

        2020-08-10 09:08:13趙可
        卷宗 2020年13期
        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        趙可

        摘 要:在經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展的態(tài)勢(shì)下,信息的重要性不斷凸顯,人們對(duì)信息的需求也在逐步增大。事業(yè)單位作為社會(huì)的職能和服務(wù)部門,涉及的檔案資料是單位成長(zhǎng)和發(fā)展的重要見證,也需要跟隨時(shí)代的變化,逐步向數(shù)據(jù)化發(fā)展。但是,從當(dāng)前的情況來看,我國事業(yè)單位檔案管理工作存在諸多弊端,需要持續(xù)完善,本文就事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,并提出了相應(yīng)的對(duì)策,希望為事業(yè)單位的檔案管理工作提供一定的建議。

        關(guān)鍵詞:事業(yè)單位;檔案管理;現(xiàn)狀;對(duì)策

        檔案是對(duì)工作的記錄,是歷史的記憶,也是未來的參考,因此,無論是社會(huì)發(fā)展還是單位成長(zhǎng),檔案管理工作都極為重要。雖然,事業(yè)單位的檔案管理工作長(zhǎng)期存在,但是在時(shí)代的發(fā)展推動(dòng)下,暴露出諸多問題,需要及時(shí)的解決,跟上社會(huì)的發(fā)展。

        1 檔案管理簡(jiǎn)介

        1.1 檔案管理對(duì)象

        檔案的服務(wù)對(duì)象為檔案的使用者,而管理對(duì)象則為檔案。在檔案管理中,需要對(duì)檔案進(jìn)行采集、整理、歸類、保存,有效解決檔案零散、雜亂、量大等問題,從而形成系統(tǒng)、專業(yè)、優(yōu)秀的檔案資料。所以,檔案管理的工作量大、處理細(xì)致,并受社會(huì)發(fā)展影響較大,需要快速適應(yīng)時(shí)代的要求。

        1.2 檔案管理的意義

        檔案管理是通過檔案科室和檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)版檔案和電子版檔案信息進(jìn)行管理,并向相關(guān)業(yè)務(wù)科室提供服務(wù)的總稱,也是事業(yè)單位檔案管理的重要基礎(chǔ)。在實(shí)際檔案管理工作中,涵蓋了檔案收集、保管、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編輯等各項(xiàng)內(nèi)容,同時(shí),還要對(duì)檔案進(jìn)行深度挖掘,發(fā)現(xiàn)檔案更大的價(jià)值。

        2 事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

        2.1 檔案信息化管理人才短缺

        當(dāng)前我國事業(yè)單位檔案管理人員多為兼職人員,或即將退休的大齡工作人員,嚴(yán)重缺乏檔案信息化管理的知識(shí)和技能。由于很多檔案管理工作人員,未曾參加過規(guī)范的檔案信息化管理培訓(xùn),導(dǎo)致在實(shí)際工作中,操作不規(guī)范,人為錯(cuò)誤頻繁出現(xiàn),檔案信息化管理的優(yōu)越性難以體現(xiàn)。甚至,有的事業(yè)單位無檔案管理人員,無法對(duì)檔案進(jìn)行收集和管理,檔案信息化建設(shè)更是無從談起,導(dǎo)致珍貴的檔案丟失,檔案的價(jià)值不能展現(xiàn)。

        2.2 檔案管理理念落后

        很多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)將主要精力集中在業(yè)務(wù)工作,而忽視了檔案管理的工作,從領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的重視程度不足。事業(yè)單位工作人員多數(shù)認(rèn)為檔案管理部門屬于邊緣部門,工作清閑,對(duì)單位毫無貢獻(xiàn),從基層對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)存在偏差。檔案管理工作人員在長(zhǎng)期被忽視的狀態(tài)下,也存在對(duì)檔案管理工作疲怠的現(xiàn)象,認(rèn)識(shí)不到位,對(duì)檔案資料只是單純的整理,不編目、不分類,簡(jiǎn)單的堆積儲(chǔ)存,導(dǎo)致很多資料無法使用,甚至流失、泄露。久而久之,隨著檔案資料的增多,資料堆積雜亂,長(zhǎng)期處于混亂狀態(tài)。

        2.3 檔案管理先進(jìn)性不足

        在時(shí)代發(fā)展的推動(dòng)下,無紙化辦公、電子信息化已經(jīng)成為工作的常態(tài),而很多事業(yè)單位的檔案管理依然保持傳統(tǒng)的手工模式,對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行編號(hào)、記錄、存放,相應(yīng)的設(shè)備也就局限在紙筆、檔案室、檔案架等落后的設(shè)施。在高速發(fā)展的新時(shí)代背景下,傳統(tǒng)的檔案管理方式明顯落后,需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)問題的嚴(yán)重性,采購先進(jìn)的檔案管理設(shè)備,工作人員積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理知識(shí),不斷提升自身的檔案信息化技能,才能全面實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化,跟上時(shí)代發(fā)展的腳步。

        3 加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的對(duì)策

        3.1 加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度

        增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)。通過開展專業(yè)講座、技能培訓(xùn)、頂崗學(xué)習(xí)、交流座談等方式,讓檔案管理人員了解檔案管理的相關(guān)知識(shí),掌握檔案管理信息化的操作、技巧,從而促使檔案管理人員依據(jù)相關(guān)制度操作,提高實(shí)操技能,極大提升檔案管理的質(zhì)量和效率。第二,增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的人事管理。事業(yè)單位的檔案管理部門要按照相關(guān)制度和職責(zé)分工,明確檔案管理人員的個(gè)人分工,保證檔案管理人員之間權(quán)責(zé)分明、規(guī)范有序開展工作。同時(shí),當(dāng)檔案管理人員出現(xiàn)離職、長(zhǎng)期休假能情況,要及時(shí)安排交接工作,避免檔案管理中檔案死檔、棄檔等,給事業(yè)單位造成不必要的損失。第三,增強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想教育。通過播放紀(jì)錄片、視頻資料等方式,讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,提升職業(yè)道德素養(yǎng)。

        3.2 增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視程度

        只有充分重視檔案管理工作,才能保障檔案管理工作的順利開展,實(shí)現(xiàn)檔案管理的預(yù)期效果。第一,事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要樹立正確的檔案管理觀念,從自身認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性,同時(shí)要在單位范圍內(nèi)廣泛宣傳檔案管理的重要性,并凸出檔案管理與每個(gè)部門的緊密聯(lián)系,讓單位工作人員重塑對(duì)檔案管理工作的人事,并積極配合檔案管理的日常工作。同時(shí),檔案管理人員更要率先垂范,認(rèn)真工作釋放工作熱情,共同促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的開展。第二,事業(yè)單位要成立檔案管理監(jiān)督小組,由單位領(lǐng)導(dǎo)、部門負(fù)責(zé)人等組成,定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查指導(dǎo),督促檔案管理工作及時(shí)到位。

        3.3 完善檔案管理相關(guān)制度

        完善的檔案管理制度,是促使檔案管理工作有序規(guī)范進(jìn)行的重要工具。事業(yè)單位檔案管理工作中存在的無論是設(shè)備落后還是效率低下等問題,都與檔案管理制度不完善有著直接關(guān)系。在創(chuàng)新檔案管理工作的過程中,要不斷完善檔案管理相關(guān)制度,充分利用制度管人、管事、管設(shè)備。第一,完善檔案管理設(shè)備制度。依照制度要求,結(jié)合當(dāng)前的社會(huì)需要,采購先進(jìn)的管理設(shè)備,同時(shí),對(duì)設(shè)備進(jìn)行維修和養(yǎng)護(hù),保證設(shè)備的正常運(yùn)轉(zhuǎn),延長(zhǎng)設(shè)備的使用壽命。第二,完善檔案管理的工作制度。按照制度要求,聘請(qǐng)檔案管理專業(yè)人員,對(duì)檔案管理人員進(jìn)行職業(yè)培訓(xùn)和技能培訓(xùn),保障檔案管理過程中保密、嚴(yán)謹(jǐn)、安全。對(duì)各部門的檔案資料收集、錄入、保存,做到及時(shí)更新和完善,如果檔案資料出現(xiàn)變動(dòng)或變更,需要先審核再刪除,防止檔案資料丟失。第三,完善檔案管理的人事制度。將檔案管理工作納入單位年度績(jī)效考核中,檔案管理人員按照分工,劃分責(zé)任,一旦出現(xiàn)問題,直接追究到個(gè)人,有效增強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。另外,還要與薪酬掛鉤,對(duì)表現(xiàn)良好的檔案管理人員給與物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì),對(duì)工作懈怠的檔案管理人員給與相應(yīng)的物質(zhì)處罰。

        4 結(jié)語

        綜上所述,檔案資料承載事業(yè)單位各項(xiàng)工作的重要信息,是推動(dòng)事業(yè)單位不斷完善的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)器,因此,檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的意義極為重大??萍荚谶M(jìn)步,時(shí)代在發(fā)展,檔案管理的理念、方式都要突破傳統(tǒng)緊固,采用先進(jìn)的技術(shù)和模式,促進(jìn)檔案管理先進(jìn)性的提升。另外,從領(lǐng)導(dǎo)到檔案管理人員、工作人員都要樹立正確的觀念,認(rèn)真工作,積極配合,檔案管理人員要持續(xù)學(xué)習(xí)先進(jìn)技能,適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展,為事業(yè)單位檔案管理工作的進(jìn)步貢獻(xiàn)一份力量。

        參考文獻(xiàn)

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        [4]胡曉光.新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策研究[J].黑龍江檔案,2014(06):48.

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