丁世平

摘要：當(dāng)前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的內(nèi)外部管理環(huán)境出現(xiàn)了較大的變化，給辦公室行政管理活動(dòng)也帶來(lái)了較大的壓力。特別是在企業(yè)項(xiàng)目體系中，辦公室行政管理也應(yīng)該進(jìn)行積極的創(chuàng)新，并能夠全面貫徹精細(xì)化管理的相關(guān)理念，才能夠最終取得較好的管理成效。本文先闡述了項(xiàng)目辦公室行政管理的基本現(xiàn)狀，接著充分明確了精細(xì)化管理的具體思路，最后從優(yōu)化辦公室行政管理的精細(xì)化體系、真正貫徹精細(xì)化管理的制度內(nèi)容、切實(shí)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)三個(gè)方面，提出了行政管理精細(xì)化的具體對(duì)策。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目辦公室;行政管理;精細(xì)化管理;精細(xì)化思路

在我國(guó)中鐵公司項(xiàng)目運(yùn)作過(guò)程中，辦公室行政管理模塊的作用是非常重要的，在很大程度上決定了項(xiàng)目建設(shè)的最終成效。對(duì)于項(xiàng)目部的內(nèi)部運(yùn)作來(lái)說(shuō)，辦公室行政管理活動(dòng)本身就比較復(fù)雜，涉及了多個(gè)部門的業(yè)務(wù)內(nèi)容，需要辦公室工作人員跟其他部門人員做好溝通交流，才能夠?qū)崿F(xiàn)行政管理活動(dòng)在項(xiàng)目?jī)?nèi)部各個(gè)部門得到全面貫徹。在這種情況下，項(xiàng)目辦公室行政管理活動(dòng)也應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到精細(xì)化管理理念的重要作用，并在后續(xù)時(shí)間里結(jié)合自身實(shí)際情況全面貫徹精細(xì)化模塊，最終才能夠取得較好的成效。而本文也主要立足于這一點(diǎn)，談一談行政管理精細(xì)化工作開展的有效對(duì)策。

一、項(xiàng)目辦公室行政管理工作的基本現(xiàn)狀

（一）新時(shí)期項(xiàng)目辦公室行政管理工作的內(nèi)容

在新時(shí)期背景下，我國(guó)中鐵項(xiàng)目辦公室行政管理工作也變得更加明確，主要可以分為六個(gè)方面。第一，辦公室用品的采購(gòu)與管理。即相關(guān)人員結(jié)合辦公室的實(shí)際需求以及當(dāng)前我國(guó)在這方面的法律法規(guī)，選擇最合適的采購(gòu)計(jì)劃，并做好各類物品的出入庫(kù)管理工作。第二，進(jìn)行各個(gè)部門設(shè)備設(shè)施的維護(hù)維修管理工作。即辦公室在平時(shí)需要積極處理各個(gè)部門的設(shè)備設(shè)施損壞維修跟蹤監(jiān)督與管理工作，同時(shí)還要做好相關(guān)記錄的保存與集中處理。第三，做好各類文檔數(shù)據(jù)的歸檔與更新。辦公室人員應(yīng)該結(jié)合檔案數(shù)據(jù)類型與所屬科目的不同，做好各個(gè)檔案數(shù)據(jù)的歸檔，同時(shí)還要在平時(shí)工作過(guò)程中做好這些檔案數(shù)據(jù)的更新。第四，進(jìn)行行政管理相關(guān)指令與信息的傳遞。辦公室本身就是連接高層項(xiàng)目部領(lǐng)導(dǎo)與各個(gè)基層職能部門的重要橋梁，因此在平時(shí)也需要將各類行政管理指令較好下達(dá)與傳遞到各個(gè)部門中，提高公司各類管理指令的貫徹力度，強(qiáng)化企業(yè)基層部門的執(zhí)行力。第五，做好會(huì)議管理與服務(wù)工作。即根據(jù)項(xiàng)目運(yùn)作的實(shí)際情況和領(lǐng)導(dǎo)的指示，進(jìn)行各類會(huì)議的管理活動(dòng)，具體有會(huì)議準(zhǔn)備、組織會(huì)議、會(huì)議總結(jié)等。第六，做好公章管理工作。即辦公室人員應(yīng)該嚴(yán)格貫徹“先批準(zhǔn)、后使用”的管理原則，規(guī)范公章的使用，同時(shí)還要做好公章使用的跟蹤記錄管理。

（二）項(xiàng)目行政管理精細(xì)化工作開展的重要意義

雖然說(shuō)項(xiàng)目辦公室在新時(shí)期背景下已經(jīng)開始明確自身行政管理的具體內(nèi)容，但是當(dāng)前的行政管理活動(dòng)還存在比較顯著的問(wèn)題。這主要是因?yàn)榘ㄖ需F公司在內(nèi)的很多國(guó)企項(xiàng)目部，在進(jìn)行辦公室行政管理的時(shí)候依然沒(méi)有真正突破傳統(tǒng)管理理念束縛，對(duì)于現(xiàn)代企業(yè)管理模式的融入水平也不足，國(guó)家政治性元素還非常突出，使得很多行政管理活動(dòng)變得非常僵硬。在這種情況下，就有必要充分重視辦公室行政管理體系在當(dāng)前新時(shí)期背景下的創(chuàng)新與改革，結(jié)合當(dāng)前我國(guó)國(guó)企深化改革的相關(guān)背景進(jìn)行科學(xué)合理的重新規(guī)劃。在這種情況下，我國(guó)國(guó)企項(xiàng)目部辦公室做好精細(xì)化行政管理體系就變得非常有必要。

在融入精細(xì)化理念以后，辦公室行政管理活動(dòng)就能夠結(jié)合國(guó)企項(xiàng)目實(shí)際情況，重新規(guī)劃行政管理工作的具體內(nèi)容，保證行政管理能夠與項(xiàng)目?jī)?nèi)部運(yùn)作相契合，更有利于各類戰(zhàn)略規(guī)劃目標(biāo)在項(xiàng)目運(yùn)行過(guò)程中的實(shí)現(xiàn)。不僅如此，我國(guó)很多國(guó)企項(xiàng)目運(yùn)作的僵硬以及行政管理理念的滯后性都比較突出。如果能夠借助于精細(xì)化理念來(lái)實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理體系的創(chuàng)新與改革，那么就可以真正改變行政管理體系的格局，有利于國(guó)企項(xiàng)目在后續(xù)復(fù)雜市場(chǎng)環(huán)境中取得更好的發(fā)展。

二、項(xiàng)目辦公室行政管理精細(xì)化工作的思路

（一）明確精細(xì)化與標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)理念

行政管理的精細(xì)化運(yùn)作應(yīng)該先明確精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化的相關(guān)理念，才能夠提供較好的理論指導(dǎo)與指引作用。這就需要辦公室人員能夠先對(duì)行政管理的整體工作流程進(jìn)行全面的總結(jié)與分析，并對(duì)一些煩瑣的行政管理活動(dòng)進(jìn)行深入分解，結(jié)合辦公室行政管理體系的整體布局，實(shí)現(xiàn)工作任務(wù)的重組，最終能夠顯著提高辦公室運(yùn)作的整體效率。在進(jìn)行行政管理工作內(nèi)容重新規(guī)劃的時(shí)候，相關(guān)人員一定要充分重視規(guī)劃銜接的合理性，最終達(dá)成行政管理的標(biāo)準(zhǔn)化。

（二）完成精細(xì)化管理科目的全面設(shè)計(jì)

在全面融入精細(xì)化管理體系以后，項(xiàng)目辦公室行政管理體系也應(yīng)該進(jìn)行管理科目的重新規(guī)劃設(shè)計(jì)。這主要是因?yàn)楫?dāng)前我國(guó)很多國(guó)企項(xiàng)目部的辦公室行政管理體系還沒(méi)有真正實(shí)現(xiàn)連續(xù)性和時(shí)效性的目標(biāo)，很多管理科目與內(nèi)容還處于含糊不清的狀態(tài)。而在融入精細(xì)化管理體系以后，國(guó)企項(xiàng)目辦公室就可以依托于此實(shí)現(xiàn)管理科目的重新規(guī)劃，重視行政管理工作的邏輯性，并關(guān)注行政管理活動(dòng)的進(jìn)行過(guò)程，最終可以針對(duì)各項(xiàng)行政管理體系進(jìn)行量化績(jī)效指標(biāo)的綜合設(shè)計(jì)，最終完成精細(xì)化管理科目的戰(zhàn)略規(guī)劃。

（三）構(gòu)建項(xiàng)目行政管理的協(xié)同意識(shí)

在國(guó)企項(xiàng)目辦公室的行政管理體系中，各項(xiàng)行政管理活動(dòng)單單依靠一個(gè)人是無(wú)法較好完成的，需要多個(gè)人員以及部門進(jìn)行緊密合作才能夠取得較好效果。比如在部分行政管理文件簽批的時(shí)候，需要流轉(zhuǎn)到不同職能部門進(jìn)行處理，最終再回到辦公室進(jìn)行歸檔與管理。因此精細(xì)化管理理念的全面貫徹，也需要項(xiàng)目辦公室能夠切實(shí)貫徹協(xié)同意識(shí)，提高辦公室內(nèi)部人員的合作意識(shí)，以及辦公室人員跟其他部門之間的溝通交流，最終能夠給精細(xì)化管理提供較好的支撐。

三、項(xiàng)目辦公室行政管理精細(xì)化工作的具體對(duì)策

（一）優(yōu)化辦公室行政管理的精細(xì)化體系

在國(guó)企項(xiàng)目辦公室行政管理精細(xì)化運(yùn)作過(guò)程中，還應(yīng)該建設(shè)相對(duì)完善全面的管理體系。這需要相關(guān)人員能夠先對(duì)國(guó)企項(xiàng)目的實(shí)際情況進(jìn)行全面的搜集與掌握，并明確當(dāng)前行政管理的基本現(xiàn)狀，弄清行政管理的工作重點(diǎn)、職責(zé)劃分，以及在未來(lái)一段時(shí)間里行政管理體系的開展方向。在掌握這些詳細(xì)信息以后，就可以明確精細(xì)化行政管理的工作內(nèi)容。在以后展開行政管理的時(shí)候，還應(yīng)該能夠針對(duì)具體工作內(nèi)容進(jìn)行戰(zhàn)略梳理與重新規(guī)劃，推動(dòng)行政管理工作內(nèi)容的標(biāo)準(zhǔn)化和流程的規(guī)范化，制定精細(xì)化運(yùn)作的詳細(xì)制度。

（二）真正貫徹精細(xì)化管理的制度內(nèi)容

在精細(xì)化管理理念全面貫徹的背景下，國(guó)企項(xiàng)目辦公室應(yīng)該能夠真正立足于精細(xì)化理念來(lái)進(jìn)行崗位管理的設(shè)置。這需要辦公室能夠結(jié)合行政管理工作的具體內(nèi)容，明確不同崗位的工作任務(wù)以及在行政管理體系中的具體責(zé)任，實(shí)現(xiàn)不同崗位的職責(zé)劃分。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室可以考慮針對(duì)各個(gè)員工進(jìn)行精細(xì)化考核，并融入定性指標(biāo)和定量指標(biāo)，以及多主體考核等模式，使得行政管理人員的自身工作現(xiàn)狀可以得到較好的評(píng)價(jià)，提高他們參與工作的積極性。

（三）切實(shí)提高辦公室人員的綜合素質(zhì)

在辦公室行政管理的精細(xì)化運(yùn)作過(guò)程中，辦公室人員的綜合素質(zhì)是非常重要的，在很大程度上決定了行政管理活動(dòng)的最終成效。對(duì)于國(guó)企項(xiàng)目辦公室來(lái)說(shuō)，在后續(xù)時(shí)間里應(yīng)該針對(duì)行政管理人員展開積極的培訓(xùn)，并結(jié)合他們的崗位展開專業(yè)技能訓(xùn)練，使得他們可以在工作過(guò)程中得到自身專業(yè)能力的顯著提高，更好支持精細(xì)化管理體系的有效展開。

四、結(jié)語(yǔ)

綜合來(lái)看，對(duì)于我國(guó)中鐵項(xiàng)目部辦公室行政管理體系來(lái)說(shuō)，全方位融入精細(xì)化管理理念是非常有必要的。這需要辦公室能夠在后續(xù)時(shí)間里能夠真正明確精細(xì)化管理的重要理念，同時(shí)還要結(jié)合行政管理的具體內(nèi)容進(jìn)行優(yōu)化調(diào)整，真正體現(xiàn)精細(xì)化管理的戰(zhàn)略作用。在這個(gè)過(guò)程中，辦公室行政管理工作也應(yīng)該結(jié)合新時(shí)期國(guó)企發(fā)展的相關(guān)要求，不斷提高辦公室人員的專業(yè)能力，增強(qiáng)他們對(duì)于精細(xì)化行政管理體系的認(rèn)知水平與掌控能力。這樣以后，項(xiàng)目辦公室行政管理的精細(xì)化運(yùn)作就能夠取得較好的戰(zhàn)略成效，有利于國(guó)企項(xiàng)目的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)運(yùn)作。

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