余嘉聲

【摘要】現階段我國的信息技術發(fā)展速度較快，管理檔案的模式由實體管理檔案向數字化管理檔案逐漸過渡，以達到存儲數字化以及通過網絡連接。運用計算機系統(tǒng)來管理，使構成的檔案信息庫完整有序，實現及時利用以及資源共享。本文圍繞檔案數字化建設展開討論，首先分析數字化建設的重要性，提出建設中遇到的問題，然后根據問題提出建設對策，最后研究其主要的服務功能。

【關鍵詞】新時期;檔案數字化;建設對策;服務大眾

在發(fā)展黨與國家事業(yè)及發(fā)展經濟社會的過程中，檔案工作是較為重要的經驗寶庫。近些年，政府工作報告多次提及檔案事業(yè)發(fā)展工作，在科技信息發(fā)展快速的新時期，只有建設檔案數字化，才能夠將檔案的價值充分發(fā)揮出來，以確保服務民生發(fā)展，檔案數字化建設能夠與時代發(fā)展要求相符合，還能夠將檔案的管理水平提升，以便于人們獲取檔案信息及各類資源。但是現階段應該注意的是，檔案數字化建設工作仍有一些問題存在，應將思想觀念創(chuàng)新，健全相關管理規(guī)章制度，以此來提升檔案建設的水平以及其服務功能。

一、新時期檔案數字化建設的重要性

建設數字化的檔案可實現共享資源，以符合新時期社會發(fā)展的要求，檔案數字化能夠在一定程度上確保檔案的安全性。建設數字化檔案能夠利用計算機掃描技術達到數字化處理檔案原件的目的，以制作數字化副本，可投入到使用和交流中，并有效保存原件，將保存時間延長，避免由于長時間翻閱出現字跡模糊或是檔案破損的情況，并實現異地保存數字化副本。建設數字化檔案能夠將工作效率提高，帶給檔案管理人員一定的便利條件，檔案數字化可處理智能信息，可將以紙張、錄像帶及錄音帶等為介質的檔案資料，在壓縮、轉化及掃描后轉化為圖片文件、錄像文件和聲音文件，應用儲存管理技術，將數字化資料保存至光盤庫及磁帶庫中，便于查詢和使用檔案。此外，建設數字化檔案不再受到股本的制約，同一時間可多人使用同一份文件，以達到共享檔案信息這一目的，建設數字化檔案能夠實現人們在電腦前就可查找和借閱檔案，利用期間不再受到時空的限制，不僅能實現檔案異地調閱，還能夠有效擴展利用空間。

二、檔案數字化建設存在的問題

（一）檔案數字化建設受到傳統(tǒng)管理模式的影響。檔案管理人員受到原有管理模式帶來的影響，難以及時更新觀念，會出現重視收藏忽略取用的情況，有著嚴重的封閉式管理思想，相關人員不重視使用現代數字化技術來整理檔案，這將阻礙數字化建設檔案工作的開展。

（二）數字化建設檔案標準和規(guī)范不統(tǒng)一。數字化建設檔案屬于全新的工作，有著較高的技術含量，并涉及各種各樣的因素。數字化建設檔案的過程中，部分管理檔案相關人員沒有完整填寫案卷標題，在編寫檔案序號時，沒有進行統(tǒng)一的組卷，嚴重的情況是有些文件檔案不具備編制卷內目錄，或者出現卷內目錄丟失及不完整的狀況。管理檔案時技術性與管理性標準缺乏，同時不具備數字化建設中相應的硬件設施，未完善數字化相關設備，與數字化建設要求不符合，很多地區(qū)管理檔案主要是紙質化檔案，建設數字化檔案不夠完整。

（三）數字化建設檔案存在風險。建設數字化檔案以應用計算機硬件、軟件和操作系統(tǒng)為基礎來讀取和操作，如果計算機硬件損壞或是出現誤刪數據等情況，那么會毀滅性損壞檔案資料。數字化建設檔案時會出現黑客非法入侵情況，或是電腦感染病毒，這樣會極大程度上威脅檔案信息安全，檔案保密難度增加。此外，數字化檔案的載體會對文件檔案儲存有一定的制約，數字化檔案較為依賴軟硬件設備，計算機軟件應用有著較快的更新速度，一些初期形成的文件在創(chuàng)新軟硬件的條件下無法讀取，或是數字化檔案在軟件下出現不兼容的情況。另外，修改數字化檔案信息較為便捷，那么就可利用計算機對檔案進行修改，這很容易使內容脫離載體，并且很難看出痕跡，這將嚴重威脅數字化檔案的安全。

三、檔案數字化建設的有效對策

（一）提升檔案數字化建設規(guī)范及標準。建設數字化檔案時應遵循常規(guī)的網絡傳輸協(xié)議和格式、著錄規(guī)則、檔案分類索引、數據加工標準等要求與原則，保證數字化檔案具備一定信息產品標準化以及通用性，以此來符合網上傳輸及共享檔案信息資源的需要，從而構建出符合各類軟硬件通用要求的檔案信息數據庫，以便于人們有效利用檔案信息。

（二）提升系統(tǒng)的科學性、整體性及可行性。科學性指的是根據實際情況篩選檔案，確定數字范圍，分層次分階段篩選，可優(yōu)先整理利用率比較高的檔案。整體性指的是實體館藏應按照數字檔案室建設要求對標準和規(guī)范進行統(tǒng)一制定，并根據共建共享檔案信息資源的計劃實現檔案數字化。與實體館際加強協(xié)作，以確定檔案數字化范圍，在協(xié)作發(fā)展的過程中，構成互為利用、補充和推動的數字化檔案信息資源體系，以進行網絡檔案的服務，將數字化檔案的作用充分發(fā)揮出來。可行性指的是應按照數字化檔案的建設要求，配備合理的人力及物理，重視分析數字化檔案預期擁有的信息及資源，也應考慮檔案信息、開發(fā)周期、技術水平、數字化加工設備及相關經費保障力。在數字化建設過程中應避開長開發(fā)周期、較大數據規(guī)模、較大采集數據難度以及更新數據速度慢等情況，確保數字化建設檔案的質量與進程。

（三）完善安全保障體系。為確保數字化建設檔案的安全問題，應完善其安全保障體系，要重視應用檔案管理的安全保障技術，可結合使用密鑰技術、加密存儲技術、加密傳輸技術和訪問控制技術等，將數字化檔案庫的信息安全提升，避免泄露檔案信息，防止丟失檔案資料，以保障檔案信息的安全性。對于未來得及實現數字化的紙質檔案也應進行整理及歸檔，確保儲存的室內有良好的環(huán)境，重視防火、防水及防鼠害的工作，防止丟失檔案信息資料。

四、檔案數字化具備的服務功能

（一）共享資源及提升效能。檔案相關工作者能夠通過研究者的聚集范圍、檔案使用的特定機構等實現區(qū)域聯網來共享檔案信息資源，以構建出人們使用檔案最方便的途徑，在一定程度上消除人們使用檔案存在的障礙，將檔案信息資源的使用率不斷提升，使檔案資源更好地服務社會。例如高校及研究機構的部門是聚集知識分子的主要地區(qū)，同時是使用檔案效率較高的人群，從而檔案相關工作人員能夠利用區(qū)域聯網，實現高校及研究機構相關部門的區(qū)域聯網，以此實現數字化檔案的信息共享，使用檔案的人們也可更加方便地使用檔案，以此來達到滿足相關部門信息需求的目的，將信息的使用效率提升。

（二）使用技術將服務創(chuàng)新?，F階段，5G時代到來，能使人們更方便視頻。新時期，可利用VR來看檔案內容，使檔案中的故事從檔案里走出來，通過VR展現在觀看者的身旁，讓人有身臨其境的感覺。此外，5G網絡能夠使VR的運用不受限，不僅可以在檔案館內使用，也可將檔案館作為中心進行遠距離的輸送，將使用范圍擴大，吸引更多使用檔案館的人。還可利用網絡將開放的檔案上網構建相應APP或微信公眾號來推送，使更多人們來了解和使用檔案。

（三）拓展思維，智慧發(fā)展。近幾年我國社會經濟以及各類事業(yè)發(fā)展速度加快，人們對于檔案的需求越來越多，也有著更高的要求，要求其更新速度快等。為了滿足人們對于數字化檔案的需求，應重視數字化檔案的建設，確保走智慧發(fā)展檔案之路，構建智慧型的檔案信息服務模式。通過智能技術及信息技術的應用，與醫(yī)療婚姻、社會保障、戶籍、城市拆遷及人們日常生活相關內容檔案的聯系，以動態(tài)感知和分析預測人們的需求，主動提供相應的指導性信息資料以及解決方法和路徑，以幫助人們解決實際中存在的問題。人們在日常生活中有效使用檔案，可將自身幸福感及獲得感提升，使數字化檔案建設工作幫助人們獲得更美好的生活。

五、結語

新時期，檔案管理工作中有效應用信息技術，使得數字化成為必然發(fā)展趨勢。在建設數字化檔案時會遇到一些挑戰(zhàn)，因此應創(chuàng)新思想觀念，提升安全管理檔案信息的意識，完善相關管理規(guī)章制度，從而解決數字化建設檔案中出現的問題，以有效提升檔案管理的服務質量及水平。

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