吳杰高

摘 要：檔案的信息化建設(shè)，會(huì)使得傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生翻天覆地的變化。相較于傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，信息化時(shí)代的存儲(chǔ)將更大，速度將更快，而存儲(chǔ)錯(cuò)誤幾乎為零。在這樣的前提下，我國(guó)大力推廣傳統(tǒng)檔案管理向信息化靠攏，構(gòu)建自動(dòng)化的信息管理平臺(tái)，為單位實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化打牢基礎(chǔ)。本文就我國(guó)檔案管理存在的不足進(jìn)行探討，并就檔案管理的信息化開展提供思路和方法。

關(guān)鍵詞：信息化社會(huì);創(chuàng)新對(duì)策;特點(diǎn);檔案信息化

1 信息化社會(huì)檔案信息化的特點(diǎn)

1.1 檔案信息化建設(shè)的改革性

檔案信息化是推動(dòng)檔案工作改革的過程，檔案信息化建設(shè)，不是現(xiàn)代技術(shù)手段的簡(jiǎn)單應(yīng)用，只對(duì)人力起到直接替代作用，而是通過其滲透到檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和要素中，對(duì)檔案管理職能、工作機(jī)構(gòu)、人員分工等都發(fā)生作用，從而促進(jìn)檔案工作實(shí)現(xiàn)職能轉(zhuǎn)變、機(jī)構(gòu)改革和管理創(chuàng)新[1]。同時(shí)，檔案信息化建設(shè)也改變了傳統(tǒng)的檔案管理方法，在檔案收集、整理、利用、鑒定、開放、公布、統(tǒng)計(jì)、銷毀等各個(gè)方面都提出了新的課題，都要求管理方式實(shí)現(xiàn)根本性轉(zhuǎn)變。另外，檔案信息化建設(shè)涉及的技術(shù)創(chuàng)新與檔案管理觀念、理論、方法等創(chuàng)新交互作用，也推動(dòng)檔案業(yè)務(wù)工作不斷改革發(fā)展。

1.2 檔案信息化建設(shè)的時(shí)效性

檔案信息化建設(shè)是與時(shí)俱進(jìn)、創(chuàng)新發(fā)展過程，隨著科學(xué)發(fā)展和技術(shù)進(jìn)步，檔案信息化的技術(shù)支撐體系，包括硬件和軟件系統(tǒng)都需要更新?lián)Q代，要求檔案管理部門及時(shí)組織系統(tǒng)升級(jí)，并且要考慮后代系統(tǒng)對(duì)前代系統(tǒng)的兼容性。因此，檔案信息化建設(shè)將是持續(xù)演進(jìn)的長(zhǎng)久過程，不能期望做到一蹴而就，也不應(yīng)該保持觀望，坐失發(fā)展良機(jī)。檔案信息化是新生事務(wù)，沒有現(xiàn)成的理論，在沒有束縛的優(yōu)勢(shì)背景下也同時(shí)沒有成熟經(jīng)驗(yàn)，機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，成功與失敗交織，只有按照“三個(gè)有利于”的標(biāo)準(zhǔn)，在應(yīng)用實(shí)效上下功夫，才能走出符合各自實(shí)際的路子。

1.3 檔案信息化建設(shè)的價(jià)值性

檔案信息化建設(shè)是提升檔案資源價(jià)值的過程，它使檔案信息資源整合和共享成為可能，也使更多、更完整地收集整理檔案信息成為可能，必然會(huì)使傳統(tǒng)意義上的檔案館藏結(jié)構(gòu)發(fā)生改變，向更為寬闊的領(lǐng)域拓展。檔案信息資源的開發(fā)利用也因而獲得空前機(jī)遇，信息集合效應(yīng)將隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展和人們對(duì)檔案認(rèn)識(shí)的深化日益彰顯，檔案信息資源的經(jīng)濟(jì)價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值和政治價(jià)值等將在資源整合的過程中實(shí)現(xiàn)增值，在“死檔案”變成“活資料”的基礎(chǔ)上提供給人們更多的想象空間。

2 檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

2.1 對(duì)信息化建設(shè)不夠重視

目前有很多單位沒有意識(shí)到檔案管理對(duì)自身發(fā)展的重要作用，甚至一些管理人員認(rèn)為檔案管理的成果對(duì)單位的發(fā)展不會(huì)造成任何影響。因此出現(xiàn)了單位檔案管理的工作目標(biāo)不明確、工作流程不規(guī)范，從而失去了單位檔案管理的真正職能及作用[2]。也正是因?yàn)檫@種錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)使很多單位對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)程度不夠。而且在單位檔案管理部門，中負(fù)責(zé)人員為了節(jié)省成本，不注重檔案管理的信息化建設(shè)，對(duì)其投入的資金、人力和物力都明顯乏力，致使無法支撐完善的信息化體系建設(shè)。

2.2 檔案信息資源的開發(fā)程度不夠

在單位管理工作中信息資源的開發(fā)程度直接影響到人員檔案的完整性和管理質(zhì)量。但是當(dāng)前大多數(shù)單位對(duì)檔案管理缺乏科學(xué)合理的信息化設(shè)計(jì)規(guī)劃，使信息資源開發(fā)工作存在嚴(yán)重問題。首先體現(xiàn)在信息資源的收集不全面，在將人員信息錄入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，只是將紙質(zhì)檔案的內(nèi)容復(fù)制到電子檔案中，沒有進(jìn)行實(shí)地的調(diào)查和驗(yàn)證，從而導(dǎo)致部分檔案信息存在不準(zhǔn)確的問題。一方面，如果紙質(zhì)檔案出現(xiàn)破損或模糊的現(xiàn)象，管理人員依舊沒有展開調(diào)查，將人員信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)后，致使人員檔案信息殘缺，會(huì)引發(fā)后續(xù)管理問題;另外一方面，數(shù)據(jù)庫(kù)檔案信息重復(fù)性內(nèi)容較多，如果沒有經(jīng)過必要的整合和分析處理，就會(huì)造成檔案信息資源混亂，人員資料不全等問題，影響檔案資料的實(shí)際利用。

2.3 檔案數(shù)據(jù)庫(kù)檢索功能落后

在信息化檔案管理模式中，檔案信息通常是儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，但是由于軟件和硬件設(shè)施的功能限制，致使檔案檢索效率低

下[3]。一旦需要對(duì)人員檔案或者相關(guān)材料進(jìn)行調(diào)取時(shí)，不能夠及時(shí)檢索到所需檔案，影響其他工作效率。而當(dāng)前單位的檔案檢索方式主要有兩種方式：一是計(jì)算機(jī)檢索，對(duì)于專業(yè)素養(yǎng)不高、計(jì)算機(jī)知識(shí)匱乏的管理人員來說，無法實(shí)現(xiàn)快速檢索。另一種就是人工手動(dòng)檢索，這種方式查找檔案的速度極慢，信息化建設(shè)的成效沒有得到充分體現(xiàn)。而且在單位檔案管理部門中還存在信息化設(shè)備落后、軟件與硬件不適應(yīng)等狀況，導(dǎo)致檔案信息檢索效率極慢，不利于單位檔案管理現(xiàn)代化、信息化建設(shè)。

3 檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新對(duì)策

3.1 提高單位對(duì)信息化檔案管理的重視程度

首先，管理者要立足于單位的發(fā)展、建設(shè)，充分考慮內(nèi)外部環(huán)境，認(rèn)識(shí)到信息化應(yīng)用到檔案管理工作中的作用和重要性。其次，要認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于整個(gè)單位發(fā)展的積極影響。雖然檔案管理不能夠直接決定單位的收益，但能夠?yàn)橄嚓P(guān)活動(dòng)的開展和發(fā)展戰(zhàn)略的制定提供重要依據(jù)，與單位的各項(xiàng)工作都有密切的聯(lián)系。加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)，就能夠在一定程度上推動(dòng)單位的工作效率和質(zhì)量提高。所以必須要確立單位檔案管理的目標(biāo)，制定規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理工作制度及相關(guān)規(guī)定，將信息化建設(shè)融入制度保障中，提高領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)信息化檔案管理建設(shè)的重視。另外還要加大資金、人力、設(shè)備投入，促進(jìn)檔案館信息化，為單位發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。

3.2 建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)

檔案管理工作需要各部門的積極參與和配合，通過建設(shè)檔案信息推廣平臺(tái)能夠進(jìn)一步加強(qiáng)單位各個(gè)部門之間的聯(lián)系和溝通，確保檔案信息資料的完整性和準(zhǔn)確性，為信息化建設(shè)奠定有利的基礎(chǔ)。同時(shí)利用信息推廣平臺(tái)能夠更廣泛收集人員或者活動(dòng)信息等相關(guān)資料，管理人員審核合格后錄入數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成電子檔案。能夠最大限度地保障檔案的完整性和真實(shí)性，提高檔案利用效率。這一過程需要相關(guān)管理人員能夠樹立數(shù)字化管理觀念，利用專業(yè)信息化知識(shí)建設(shè)功能完善的檔案信息推廣平臺(tái)，為單位的檔案調(diào)閱、調(diào)用、更改、錄入等提供便利，能夠最大限度地提高檔案信息開放程度。

3.3 引進(jìn)新設(shè)備，及時(shí)更新軟件系統(tǒng)

設(shè)備是檔案管理信息建設(shè)的重要基礎(chǔ)，單位要引進(jìn)具有先進(jìn)功能的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和智能檢索軟件系統(tǒng)，并且要定期進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)管理，保障檔案管理信息化建設(shè)能夠不斷地得到優(yōu)化和進(jìn)步。比如可以將紙質(zhì)檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)化為電子文本、圖片等形式，促進(jìn)管理方法的多樣性和實(shí)用性。要關(guān)注市場(chǎng)檔案管理軟件、硬件市場(chǎng)，保障管理設(shè)備的先進(jìn)性，同時(shí)單位檔案管理部門內(nèi)部也要加強(qiáng)對(duì)檔案信息化的技術(shù)研發(fā)和探索，促使檔案管理信息化建設(shè)與單位自身更加適應(yīng)，從而最大限度地提高檔案利用效率，提高單位的檔案管理質(zhì)量。

4 結(jié)束語(yǔ)

為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目的，應(yīng)該在實(shí)際工作中引入更加科學(xué)的檔案管理方式和先進(jìn)的檔案管理人才，進(jìn)行檔案的資源信息共享，用信息化檔案信息存儲(chǔ)方式替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)方式，并注意提高檔案存儲(chǔ)資源開發(fā)的能力。

參考文獻(xiàn)

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[3]馬仁杰，張浩.論社會(huì)轉(zhuǎn)型期檔案信息化與檔案信息倫理建設(shè)[J].安徽大學(xué)學(xué)報(bào)（哲學(xué)社會(huì)科學(xué)版），2011，35（01）：145-150.