摘 要：目的：探討面向社會有目的、有針對性的開展檔案資料征集工作，通過有效征集，豐富館藏資源，改善館藏資源種類的結(jié)構(gòu)。方法：擴大檔案知識宣傳，通過網(wǎng)絡(luò)媒體提高社會對檔案征集工作的認可，爭取上級資金支持，把握好征集工作的介入時機。結(jié)果：通過征集即豐富了館藏資源，又整合了散存在社會上的檔案資源。

關(guān)鍵詞：檔案征集;必要性;計劃性;有效性

檔案資源是檔案館生存之本，征集工作作為豐富館藏、改善館藏結(jié)構(gòu)的一個重要手段，在檔案館各種工作中是十分重要的。筆者從事征集工作多年，深知征集工作不易開展，但不易開展是否就可以放棄這項工作呢，當然不是，因為征集工作有其必要性，如果把握好幾個側(cè)重點，征集效果在一定程度上還是可以保證的。

1 從館藏現(xiàn)狀看征集工作的必要性

1.1 征集是改變單一館藏結(jié)構(gòu)的重要手段

綜合檔案館不僅要為黨和政府服務，也要為社會公眾服務，這要求綜合檔案館必須有豐富的館藏作為基礎(chǔ)、保障，目前各地區(qū)檔案館的館藏，特別是縣（區(qū)）級基層綜合檔案館的館藏，結(jié)構(gòu)往往不合理，公眾查閱率高的專門檔案少影響了綜合檔案館社會功能的發(fā)揮。但令人欣慰的是，各個檔案館均意識到了這一問題，正在加大專門檔案的指導接收力度。但是反映一個系統(tǒng)重大活動、重大事件等具有較大利用價值的東西，往往不能通過接收方式接進檔案館，征集工作就很有必要;另外本區(qū)域內(nèi)重點企業(yè)和重點項目的檔案資料，檔案館也保存得很少，做好征集也非常有必要;還有的立檔單位的檔案資料不夠豐富，特別是七十年代以前，由于機構(gòu)不健全，各項管理不規(guī)范，致使一些具有查考利用價值的原本、原稿沒有收集歸檔，也就沒有收到檔案館，征集工作也是解決這一問題的好手段。

1.2 征集是形成特色館藏的有效方式

特色館藏能夠體現(xiàn)一個地區(qū)的檔案特色，是一個綜合檔案館優(yōu)于其他綜合檔案館的重要表現(xiàn)，館藏不豐富，沒有特色，往往造成可查閱利用的范圍狹窄，導致了查閱利用的人不多。解決館藏特色檔案資源不豐富問題，加大征集力度是一個有效方式，比如散存在社會中的家譜、票證、有史料價值的古書等資料，如果征集到檔案館，對于豐富館藏十分有價值。這需要對現(xiàn)有館藏特色檔案和社會存有的特色檔案情況進行摸底調(diào)查，分析確定急需建設(shè)哪些特色檔案資源，哪些特色檔案容易形成系列，形成較大規(guī)模。同時，還要掌握了解社會上收藏單位的線索，拿出征集方案，明確征集工作的重點單位和操作

步驟。

1.3 征集是促進館藏開發(fā)的重要補充

檔案館在提供日常利用工作的同時，也開展多種形式的編研工作，舉辦各種展覽，這是開發(fā)檔案信息資源，提高檔案館利用率的好形式。但往往由于館藏內(nèi)容短缺，急需的檔案資料沒有收集進館，從而影響了檔案館開發(fā)利用工作的開展。而征集工作有范圍定向、同類檔案集中聚集的特點，將征集資料通過展覽、出畫冊等方式進行展示，不但促進了館藏的開發(fā)，更能增強檔案工作的文化底蘊，向社會傳達正能量。

2 對加強征集工作有效性的幾點思考

在組織征集工作時，征集人員往往會遇到一些現(xiàn)實問題，影響征集效果。比如缺少征集工作的具體辦法，缺少對捐贈者的獎勵標準、獎勵形式等;對年代久遠的資料或物品，接收人員判斷不出它的價值，不能當時給捐贈人一個明確的答復;缺少征集資金;沒人響應征集活動。針對這些問題，筆者提出以下解決辦法：

2.1 提高征集的計劃性、目的性是保證征集效果的前提

一是制訂有效征集計劃。做好年初的征集計劃，確立全年征集目標，是搞好征集工作的保證。一方面要針對實際情況，制定好征集工作計劃和目標，確定獎勵標準和獎勵形式;另一方面還要根據(jù)形勢的發(fā)展、變化和工作需要，隨時調(diào)整、增補征集的內(nèi)容，確定征集對象，妥善安排工作，保證征集任務的完成。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，開展專題征集往往比綜合性征集效果要好，通過制訂有目的、合理的征集計劃，是保證征集效果的前提。

二是結(jié)合區(qū)域重大活動開展征集。重大活動往往是一個區(qū)域黨委、政府的重點工作，成功的重大活動也往往會成為一個地區(qū)的城市名片。開展重大活動檔案資料的征集，往往目的性強，效果好。青島國際啤酒節(jié)是國內(nèi)十分成功的節(jié)慶活動，在國內(nèi)外具有相當高的知名度和影響力。每年都推出紀念品，為了完整地保留歷屆啤酒節(jié)的成長印記，我館自1997年第七屆青島國際啤酒節(jié)由嶗山區(qū)承辦時，便積極協(xié)調(diào)青島市啤酒辦公室，力爭征集每一屆的啤酒節(jié)實物檔案，并他們免費寄存一套，目前嶗山區(qū)檔案館收集了啤酒節(jié)有關(guān)照片1000余幅，實物檔案350余件，形成了極具特色的實物檔案資料。

三是結(jié)合文檔編研工作開展征集。檔案館每年都會有計劃的推出編研成果，結(jié)合這些編研項目開展征集，會比較易于開展征集工作，并且這些資料進館后可以得到快速加工，可以更快捷地社會服務，同時也能為編研部門減輕負擔，有利于提高工作效率。檔案征集人員要善于捕捉信息，重視隨時發(fā)現(xiàn)的新線索，確定新的征集目標，特別是利用網(wǎng)絡(luò)信息傳播快、時效性強的特點，從中捕捉新的信息開展

征集。

2.2 加強調(diào)研是做好征集工作的有效辦法

近年來，檔案征集工作開發(fā)出了不少好的形式、比如利用廣播、電視、報、刊等媒介，或利用各種會議或會場發(fā)送文件及征集通告等形式進行宣傳，征集工作取得了一定成效，但也有些征集工作由于沒有深入調(diào)研征集效果不佳。青島市嶗山區(qū)檔案館既有沒有調(diào)研而征集效果不佳的教訓，也有因有調(diào)研而成功的經(jīng)驗。近幾年嶗山區(qū)的城市化進程不斷加快，高樓大廈拔地而起，傳統(tǒng)村莊逐漸消失。為收集老村莊的記憶，嶗山區(qū)檔案館于2010年開展社區(qū)“老物件”征集活動，到準備拆遷的社區(qū)開展征集，由于事先沒有調(diào)研摸底，直接到幾個社區(qū)的拆遷協(xié)議簽訂現(xiàn)場開展征集，結(jié)果效果不佳，基本上沒有征集到有價值的物品。而始于2009年的家譜征集活動就是另外一番景象，在家譜征集前首先通過街道對全區(qū)各社區(qū)現(xiàn)存家譜族譜進行了摸底調(diào)查，詳細了解了各社區(qū)的姓氏及家譜持有人情況，然后逐家登門拜訪征集，通過耐心細致地工作，使居民了解檔案館征集家譜工作的意義，大多數(shù)居民十分配合地拿出了家中珍藏的家族譜。到目前為止征集家譜300多套，電子家譜500多套，至今還有些社區(qū)將新編家譜送至嶗山區(qū)檔案館要求保存。由此可見，在征集進行前進行有效的調(diào)研是做好征集的有效辦法。

2.3 征集方式靈活多樣是做好征集工作的有利措施

要征集的物品是多種多樣的，不受時空限制，即可以是古代的，也可以是當代，征集物品的形式可以是資料，也可以是實物，可以是照片，也可以是音像，因此征集工作對于提高館藏檔案資料的“含金量”，提升檔案館文化品味具有不可替代的作用。征集工作根據(jù)其工作性質(zhì)、征集的對象、內(nèi)容、門類等，可采取多種形式：定期收集與隨時征集相結(jié)合;上門走訪與送檔進館相結(jié)合;自愿捐贈與宣傳教育相結(jié)合;郵寄與會晤形式相結(jié)合;成批接收與零散征集相結(jié)合;既定征集內(nèi)容與主動捕捉征集信息相結(jié)合;檔案部門獨立舉辦編研成果展與和相關(guān)部門聯(lián)合舉辦出版物、編研資料展評相結(jié)合;檔案館與檔案室相結(jié)合等。

2.4 領(lǐng)導支持是做好征集工作的重要保證

征集工作難度大、不被重視，涉及的范圍大、對象復雜，還需要資金支持，因此，爭取各級領(lǐng)導的支持是做好征集工作的重要保證，首先領(lǐng)導支持意味著征集資金得到保證，檔案部門要做好征集工作，必須將征集資金列入次年財政支出項目，特別是對珍貴的檔案資料的征集，更是如此，能夠有領(lǐng)導的重視與資金的支持，征集工作才能順利有效的開展

作者簡介

辛峰（1981-），女，山東青島市人，本科畢業(yè)館員，研究方向：檔案。