王婭 王勝

教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理的重要基礎(chǔ)，隨著教育體制的改革深化，教學(xué)秘書工作對專業(yè)能力和綜合素質(zhì)的要求越來越高，在新公共管理視角下，通過目前我國高職院校教學(xué)秘書工作現(xiàn)狀情況為切入點，對加強高職院校教學(xué)秘書工作管理進(jìn)行了探究，希望可以對教學(xué)秘書工作的發(fā)展提供參考依據(jù)。

引言

教學(xué)秘書是高職院校教學(xué)管理重要組成部分，在整個教學(xué)活動中起著承上啟下，上傳下達(dá)的作用。教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平對高職院校教學(xué)管理水平和教學(xué)質(zhì)量至關(guān)重要，隨著我國教育改革的深化，我國高職院校對教學(xué)秘書的管理模式出現(xiàn)了一定的問題，在新公共管理是視角下展開對教學(xué)秘書工作管理的分析研究，對于高職院校的發(fā)展和提升具有重要意義。

1 高職院校教學(xué)秘書的定位

教學(xué)秘書是教學(xué)管理的重要組成部分，在教學(xué)過程中扮演著多種重要角色，也是具有管理、服務(wù)、溝通協(xié)調(diào)的綜合性職位。

1.1管理職能

教學(xué)秘書是教學(xué)管理過程中的基層管理崗位，主要負(fù)責(zé)協(xié)助院系領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)常規(guī)事務(wù)的管理，為教學(xué)工作的順利開展保駕護航。教學(xué)秘書的主要工作包括：根據(jù)教學(xué)老師的情況和學(xué)校的教學(xué)計劃，合理編制、安排教學(xué)課程;跟蹤、檢查及監(jiān)督老師的課程安排情況;完成教務(wù)處、院系領(lǐng)導(dǎo)等布置的其他教學(xué)協(xié)助工作，以保證教學(xué)計劃的順利執(zhí)行;負(fù)責(zé)各教研科室的教材安排與定制;組織協(xié)調(diào)畢業(yè)年級的畢業(yè)論文答辯，協(xié)調(diào)院系各級管理部門對教學(xué)老師的工作進(jìn)行考核等。

1.2服務(wù)職能

教學(xué)秘書在日常工作中主要是為院系領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)工作的開展提供決策服務(wù)和支持，為授課教師和學(xué)生提供服務(wù)。教學(xué)秘書更多的是為教學(xué)計劃的編制、教學(xué)管理措施的制定出臺提供決策服務(wù)，同時還需要為授課教師提供材料和設(shè)備服務(wù)支持。

1.3溝通協(xié)調(diào)職能

教學(xué)秘書負(fù)責(zé)院校領(lǐng)導(dǎo)、授課教師、學(xué)生三方面的上傳下達(dá)工作，在整個教學(xué)過程中，發(fā)揮著承上啟下，上下銜接的作用。

2 高職院校教學(xué)秘書現(xiàn)狀

教學(xué)秘書工作的綜合性使得其重要性得到了體現(xiàn)，但是其工作內(nèi)容的多樣性導(dǎo)致了教學(xué)秘書工作價值不易被發(fā)現(xiàn)。高職院校的教學(xué)具有穩(wěn)定性和程序性的特點，教學(xué)管理活動中，更多人關(guān)注的是院系領(lǐng)導(dǎo)及授課教師的作用，教學(xué)秘書往往被忽視。因為在教學(xué)管理活動沒有出現(xiàn)問題時，教學(xué)秘書工作的多樣性導(dǎo)致其作用不已顯現(xiàn);一旦教學(xué)活動出現(xiàn)問題，教學(xué)秘書工作才顯得異常重要和關(guān)鍵。但是我國高職院校普遍存在忽視教學(xué)秘書工作重要性的問題，對教學(xué)秘書工作疏于管理，重視程度不夠。再加上教學(xué)秘書工作事無巨細(xì)，復(fù)雜多變，使得教學(xué)秘書人員往往出現(xiàn)怠倦。在這樣的背景下，教學(xué)秘書人員經(jīng)常是：每天都在忙，但自己都不知道在忙什么。

2.1學(xué)校對教學(xué)秘書工作認(rèn)知不足

高職院校是社會人才的培養(yǎng)基地，教學(xué)質(zhì)量是學(xué)校生存的根本，教師隊伍的專業(yè)水平直接決定了學(xué)校的社會影響力，所以高職院校將教師隊伍的培養(yǎng)和教師專業(yè)水平的提高作為重點工作之一，而教學(xué)秘書工作的重要程度受到了學(xué)校的忽視。大部分的高職院校將教學(xué)秘書工作定性為教師教學(xué)活動和教學(xué)管理的輔助性工作，主要工作內(nèi)容為維持教學(xué)活動與教學(xué)秩序的運行和穩(wěn)定，教學(xué)秘書不需要過硬的專業(yè)技術(shù)和素質(zhì)。

2.2教學(xué)秘書崗位職責(zé)不清晰

一般高職院校的教學(xué)秘書對主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，根據(jù)教導(dǎo)處的指派開展工作，其工作性質(zhì)偏向于教學(xué)活動的后勤保障工作。雖然學(xué)校對教學(xué)秘書的工作職責(zé)做了制度上的確認(rèn)和規(guī)范，但是教學(xué)秘書的工作職責(zé)也往往只是停留在書面上，實際工作中教學(xué)秘書的工作往往是“打雜”類型的存在，學(xué)校的各職能部門、教師、學(xué)生會等機構(gòu)和員工并不清楚教學(xué)秘書的工作范疇，致使教學(xué)秘書工作內(nèi)容繁冗重復(fù)，缺少了專業(yè)性和技術(shù)性。

2.3教學(xué)秘書人員缺少穩(wěn)定性

學(xué)校對教學(xué)秘書工作的認(rèn)識不足和缺少重視程度，以及秘書工作崗位職責(zé)不清晰，導(dǎo)致了教學(xué)秘書在職位晉升、薪酬福利等方面存在各種問題。而對于教學(xué)秘書自身來說，工作的繁雜重復(fù)，工作不被重視等原因，使其自身在學(xué)校的教學(xué)活動中缺少了存在感，工作積極性和主動性都受到了很大的影響。在種種內(nèi)外部因素的影響下，教學(xué)秘書一直處于高職院校各崗位中離職率較高的位置，而學(xué)校在觀念上的落伍導(dǎo)致了教學(xué)秘書隊伍缺少了穩(wěn)定性。

2.4教學(xué)秘書隊伍結(jié)構(gòu)不合理

教學(xué)秘書職工隊伍的結(jié)構(gòu)不合理主要表現(xiàn)在：員工學(xué)歷相對于其他崗位普遍較低，人員年齡結(jié)構(gòu)差距較大，專業(yè)能力參差不齊。通過對院校的調(diào)查和教學(xué)秘書人員的走訪發(fā)現(xiàn)，我國大部分高職院校的教學(xué)秘書年齡以25-30歲的年輕人為主，在職的教學(xué)秘書多數(shù)是希望以教學(xué)秘書為跳板尋求更好的發(fā)展。其次由于學(xué)校對教學(xué)秘書工作的認(rèn)知不夠，在人員招聘篩選中，對學(xué)歷和專業(yè)的要求較低。在學(xué)歷上，多半以本科學(xué)歷為主，甚至個別人員是大專學(xué)歷;而在專業(yè)和技能上并沒有明確的要求，致使教學(xué)秘書人員專業(yè)五花八門，工作質(zhì)量受到了影響。

2.5學(xué)校缺少對教學(xué)秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃和專業(yè)能力培訓(xùn)

大多數(shù)的高職院校都有相應(yīng)的在職培訓(xùn)，但是培訓(xùn)崗位主要集中在教師隊伍上，而對教學(xué)秘書的在職培訓(xùn)卻非常少，即使有在職培訓(xùn)也往往是臨時性的，目的也是針對臨時性工作需要的培訓(xùn)。這種情況在一定程度上影響了教學(xué)秘書的專業(yè)能力提升和工作主動性，更有甚者對工作前景缺少信心。而在教學(xué)秘書的職業(yè)生涯規(guī)劃上，更是捉襟見肘，多數(shù)高職院校的教學(xué)秘書都是通過自身的學(xué)習(xí)，掌握了其他崗位技能后申請轉(zhuǎn)崗或選擇離職。

受種種因素的制約和影響，目前我國高職院校的教學(xué)秘書工作還存在很大的缺陷，這種缺陷間接的影響了高職院校的教學(xué)活動質(zhì)量，制約了教學(xué)秘書隊伍的發(fā)展和提升，在新公共管理的背景下，教學(xué)秘書工作往往不能滿足高職院校發(fā)展的需要。

3 新公共管理視角下教學(xué)秘書管理工作的改進(jìn)措施

高等教育以及高職院校的發(fā)展要求教學(xué)質(zhì)量的提高不能僅限于教與學(xué)兩個方面，教學(xué)管理同樣重要。所以高職院校教學(xué)秘書現(xiàn)狀的研究以其在新公共管理視角下的改進(jìn)，對于提升高職院校教學(xué)質(zhì)量同樣具有舉足輕重的作用。

3.1推進(jìn)深化人事制度改革

高職院校對教學(xué)秘書工作的輕視以及教學(xué)秘書工作的重復(fù)和繁雜，在一定程度上影響了教學(xué)秘書的工作積極性和主動性，教學(xué)秘書工作質(zhì)量下降也是自然而然的了。我國高職院校的人事制度中，對于教學(xué)秘書的管理是按照專業(yè)技術(shù)人員的模式進(jìn)行的，這種管理模式同教學(xué)秘書的工作性質(zhì)并不相符，甚至存在一定的沖突，不利于教學(xué)秘書職工隊伍的建設(shè)。高職院校應(yīng)積極推進(jìn)和深化人事制度的改革，根據(jù)教學(xué)管理人員工作性質(zhì)，建立與之相符的人事管理制度。高職院校在新公共管理視角下，建立以人為本的人事制度管理制度，充分尊重教學(xué)秘書工作，提高對教學(xué)秘書工作在教學(xué)管理中的位置，為教學(xué)秘書工作提供支持。

3.2加強管理，建立科學(xué)的激勵機制

高職院校首先要從管理層對教學(xué)秘書工作提起充分的重視，在制度管理層面建立科學(xué)合理的激勵機制，并將激勵機制落實到實處，對教學(xué)秘書工作人員的管理、錄用以及薪酬待遇上要堅持以人為本，獎罰分明，充分的調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性和主動性。充分尊重教學(xué)秘書工作，對教學(xué)秘書的工作成效要給予肯定和支持;明確教學(xué)秘書的工作職責(zé)，使教學(xué)秘書工作系統(tǒng)化、科學(xué)化。其次，對教學(xué)秘書進(jìn)行充分的授權(quán)，使權(quán)利與責(zé)任對等，建立教學(xué)秘書的職業(yè)晉升通道，建立長期的系統(tǒng)性的教學(xué)秘書崗位在職培訓(xùn)，使教學(xué)秘書工作成為一份科學(xué)、系統(tǒng)且充滿前景的工作。

3.3加強教學(xué)秘書隊伍建設(shè)，提高教學(xué)秘書專業(yè)技術(shù)水平

高校教學(xué)秘書專業(yè)技術(shù)水平和綜合素質(zhì)的提升，除在績效考核機制激勵下的主動學(xué)習(xí)外，高職院校也要加強對其的在職培訓(xùn)和交流工作，建立長期系統(tǒng)的在職培訓(xùn)體系，通過培訓(xùn)、交流以及參觀考察等活動提高教學(xué)秘書團隊的整體水平。教學(xué)秘書水平的提升，有利于學(xué)校整體教學(xué)管理水平的提高和發(fā)展，對于教師的教學(xué)活動也會起到積極有利的影響。

4 結(jié)論

新的公共管理概念為高職院校教學(xué)管理工作開展提供了便利和借鑒，高職院校應(yīng)該在新公共管理視角下，加強對教學(xué)秘書的管理，優(yōu)化教學(xué)秘書隊伍，提升教學(xué)秘書隊伍的整體素質(zhì)和水平，以教學(xué)秘書隊伍建設(shè)來促進(jìn)學(xué)校教學(xué)管理水平的提升和發(fā)展。經(jīng)過一年來在我校二級學(xué)院推行公共管理概念以來，學(xué)院的教學(xué)管理更加有序有條理、效率也得到了很大的提高。也為其它學(xué)院教學(xué)秘書提供了可復(fù)制的經(jīng)驗和模式。

本論文為陜西工商職業(yè)學(xué)院2019年教學(xué)改革重點項目（GJ1910）階段性成果之一。

（作者單位：陜西工商職業(yè)學(xué)院中德汽車科技學(xué)院）