王雪艷

摘要： 互聯(lián)網(wǎng)改變了企業(yè)傳統(tǒng)采購管理模式，為采購方、供應(yīng)方等提供了高效、穩(wěn)定、便捷的采購信息平臺，突破了傳統(tǒng)模式在時間上和空間上的限制，降低了采購成本，提高了采購效率。本文從戰(zhàn)略、合規(guī)、效率、成本等角度入手，就商業(yè)銀行如何優(yōu)化電商采購應(yīng)用流程進行探索。

關(guān)鍵詞： 商業(yè)銀行 電商采購 流程

在市場日益規(guī)范、競爭日趨激烈的情況下，電商采購模式能夠幫助企業(yè)降低采購成本，提升采購效率，是實現(xiàn)采購高透明度、高效率、低成本的一個行之有效的途徑。如何不斷優(yōu)化電商采購流程及促進電商采購的全面推廣，對商業(yè)銀行采購管理具有重要意義。

一、目前商業(yè)銀行采購工作中存在的問題

（一）存在化整為零和規(guī)避集中采購的風險

大部分商業(yè)銀行采購實行限額管理，分為集中采購和分散采購，其中達到一定金額的實施集中采購。但在采購實踐中，個別分支機構(gòu)出于工作便利等考慮，違反相關(guān)制度規(guī)定，將本應(yīng)該納入集中采購范圍的項目分解成多批、多次進行采購，以規(guī)避實施集中采購流程，存在化整為零的合規(guī)風險，甚至可能發(fā)生套現(xiàn)和返現(xiàn)等財務(wù)合規(guī)問題。

（二）陷入供應(yīng)商眾多從而難以管理的困境

供應(yīng)商管理對采購風險控制有著不可或缺的重要作用。商業(yè)銀行具有機構(gòu)多、業(yè)務(wù)面廣、采購體量大等特點，采購項目總數(shù)和人均采購工作量在系統(tǒng)內(nèi)均處于較高水平。從供應(yīng)商管理的角度來看，每個項目至少產(chǎn)生1個授予合同供應(yīng)商，采購過程中至少有2-3個參與供應(yīng)商，合同供應(yīng)商和參與供應(yīng)商的數(shù)量龐大，供應(yīng)商管理成本也相應(yīng)不斷增加，使銀行陷入供應(yīng)商眾多而難以管理的困境，也容易產(chǎn)生供應(yīng)商不良行為或供應(yīng)商質(zhì)疑等風險。

（三）流程環(huán)節(jié)復(fù)雜進而影響采購的時效

采購流程的合理性一定程度上決定了采購的時效性。采購流程往往包括立項、實施、結(jié)果審批、結(jié)果通知、合同簽署、驗收及付款、項目文件歸檔等多個環(huán)節(jié)，其中采購實施又包括受理采購申請、組建采購工作組、制定采購方案、發(fā)布采購文件、組織招投標或開展商務(wù)談判、確認采購結(jié)果等環(huán)節(jié)。此外，外部的采購法律法規(guī)和內(nèi)部采購制度對某些環(huán)節(jié)的時間也有特別的約定，如國家招標投標法規(guī)定公開招標自招標文件開始發(fā)出之日起至投標人提交投標文件截止之日止，最短不得少于20日。傳統(tǒng)采購流程環(huán)節(jié)相對復(fù)雜，導(dǎo)致采購需求方對采購效率的滿意度不高。

（四）兼職采購人員的專業(yè)素質(zhì)和合規(guī)意識不足

采購人員的專業(yè)性一定程度上決定著企業(yè)采購的成敗，特別是對于一些專業(yè)技術(shù)性強的項目。目前，大多數(shù)銀行尤其是分支分構(gòu)的采購人員多為兼職人員，且崗位流動性較大，影響采購行為的規(guī)范性。

二、電商采購對商業(yè)銀行的重要意義

（一）從戰(zhàn)略的高度，深刻認識電商采購的必要性

電商采購是基于科技創(chuàng)新驅(qū)動的采購綜合解決方案，與傳統(tǒng)的采購模式相比，具有不可替代的優(yōu)勢。電商采購不受時空的限制，能夠促使商業(yè)銀行采購業(yè)務(wù)更加陽光、高效、便捷，采購風險、采購效率、采購成本、供應(yīng)商管理等方面的管理效能均能得到有效提升。商業(yè)銀行應(yīng)深刻認識到電商采購的必要性和優(yōu)勢，堅持以合規(guī)為基礎(chǔ)、以效率為核心、以成本為驅(qū)動，打造科技引領(lǐng)的電商采購模式，把科技元素注入采購業(yè)務(wù)全流程、全領(lǐng)域，提升采購集約化水平。

（二）從合規(guī)的深度，準確理解電商采購的重要性

2017年，全國金融工作會議提出“持續(xù)深化金融行業(yè)改革”的要求后，金融業(yè)圍繞“合規(guī)、高效、共贏”等方面的改革正全面推進。電商采購模式以公開、透明的平臺為用戶與供應(yīng)商提供互動渠道，相比傳統(tǒng)采購模式，電商采購可以有效化解化整為零、規(guī)避集中采購的風險，其商品價格公開、透明，能夠?qū)⒄麄€采購過程完全置于各層級的監(jiān)督之下，可以實現(xiàn)對物資采購操作過程與結(jié)果的實時監(jiān)控，助推陽光合規(guī)采購的實現(xiàn)。

（三）從效率的角度，精準分析電商采購的便捷性

電商采購具有操作簡單、高透明、高效率等特點，從采購下單到訂單審批，從驗貨簽收到售后服務(wù)，從發(fā)票開具到付款核銷，均可實現(xiàn)平臺系統(tǒng)的自動流轉(zhuǎn)，在一定程度上解放了人工手動工作。如在選購環(huán)節(jié)，采購人員可通過電商的網(wǎng)頁或手機APP客戶端，隨時隨地直觀地了解各種商品的性能、價格、庫存等信息，有效節(jié)約了往返實體店的實地調(diào)查工作;在物流配送環(huán)節(jié)，能夠充分利用電商在全國范圍內(nèi)的物流服務(wù)，貨物通過電商供應(yīng)鏈網(wǎng)絡(luò)直達各級分支機構(gòu)，無需再進行內(nèi)部轉(zhuǎn)運，在一定程度上減少了采購后工作環(huán)節(jié)。

（四）從成本的尺度，充分利用電商采購的效益性

電商采購平臺上聚集了眾多優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源，可以依據(jù)系統(tǒng)算法、人工匹配和全網(wǎng)推廣來提高企業(yè)采購尋源的準確度、廣度和速度，能夠一站式備齊企業(yè)常用物資，提供公開透明報價、交期保障、支付安全保障等優(yōu)質(zhì)服務(wù)，避免中間商加價及出現(xiàn)價格不透明問題，同時發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，壓低采購價格，節(jié)約采購成本。通過電商一站式的采購解決方案，也可節(jié)約采購的退換貨成本、倉儲成本、人工管理成本等其他隱性成本。

三、優(yōu)化商業(yè)銀行電商采購流程建議

（一）精簡立項審批，嚴格落實各項財務(wù)管理規(guī)定

電商采購模式下，采購的產(chǎn)品范圍主要集中在營銷宣傳品、辦公用品、配件及耗材、食品等日常零散需求品，采購內(nèi)容標準化，售后服務(wù)簡單，因此立項過程應(yīng)堅持精簡原則，以提高立項的時效水平。在電商采購項目立項過程中，各機構(gòu)可參考電商平臺商品實時采購信息（商品價格和數(shù)量等），對采購項目做出科學合理的預(yù)算，提高預(yù)算成本節(jié)約率。立項完成后應(yīng)及時將立項相關(guān)材料提交至下單部門開始實施采購。

（二）加快訂單流轉(zhuǎn)，切實提升電商采購下單時效

對于已經(jīng)完成立項審批流程的訂單，下單賬戶使用人應(yīng)根據(jù)采購需求申請及時在電商平臺上進行下單以成功鎖定商品價格和數(shù)量，確保訂單內(nèi)容符合立項要求，并正確填寫收貨人信息，將立項材料和訂單提交至相應(yīng)的審批人進行審批。訂單審批通過后，下單人應(yīng)立即在電商平臺上導(dǎo)出訂單明細表并發(fā)送收貨人，同時明確驗貨簽收注意事項，以便收貨人及時跟進收貨。

（三）規(guī)范驗貨簽收，充分保障電商采購質(zhì)量管理

商品驗貨簽收是保障電商采購質(zhì)量的重要環(huán)節(jié)和手段，收貨人應(yīng)嚴格按照電商采購驗貨簽收的相關(guān)要求，在規(guī)定時間內(nèi)及時完成商品驗收，充分保障商業(yè)銀行采購的合法權(quán)益。若出現(xiàn)貨物驗收異議等情況，收貨人應(yīng)及時將異議情況反饋給下單人，再由下單人發(fā)起售后申請。采購商品如有質(zhì)量問題，可參照電商平臺針對該商品登載的退換貨規(guī)則辦理退換貨。對于退貨后重新下單的，如下單內(nèi)容發(fā)生實質(zhì)性變更，則需要重新履行相關(guān)審批程序。

（四）及時核對賬單，全力確保采購流程平穩(wěn)高效

核對賬單是連接商品驗收和開票付款的重要環(huán)節(jié)，賬單核對是否及時準確無誤，直接關(guān)系到電商采購流程的穩(wěn)定和效率，因此各電商采購對賬人應(yīng)嚴格按照對賬的有關(guān)要求及時完成對賬工作，確保電商采購流程平穩(wěn)高效。

電商采購一般采用賬期方式實施結(jié)算，電商平臺于每月賬單日發(fā)送上月賬單給各對賬人（即下單人），各對賬人應(yīng)結(jié)合電商發(fā)送的賬單、下單賬戶售后記錄和商品驗貨簽收情況等及時進行對賬確認，以便其及時開具相應(yīng)發(fā)票。

（五）準確開立發(fā)票，有效防范采購發(fā)票錯開風險

發(fā)票，是企業(yè)對外付款的直接依據(jù)，發(fā)票開立是否及時精準，直接關(guān)系到對外付款的時效性及履約信用。電商采購收票人在收到發(fā)票后應(yīng)嚴格按照相關(guān)要求對發(fā)票進行審核，確定發(fā)票準確無誤，杜絕錯開發(fā)票問題，避免因發(fā)票問題導(dǎo)致超期付款而產(chǎn)生賠償費用的風險。電商采購收票人應(yīng)及時跟進發(fā)票開立情況，并注意發(fā)票的簽收、審查、查驗等，如在規(guī)定時間內(nèi)未收到發(fā)票或收到發(fā)票后發(fā)現(xiàn)發(fā)票存在錯誤或不符要求等情況，收票人應(yīng)及時向下單人反饋，下單人收到反饋后應(yīng)立即向電商平臺溝通反饋處理。

（六）優(yōu)先報賬付款，自覺服務(wù)電商采購全面推廣

報賬付款，是電商采購流程風險控制的最后一道防線，付款審核是否嚴格，將影響電商采購風險控制的效果;付款審核是否及時，直接關(guān)系到付款時效及履約風險，因此，報賬人員應(yīng)該嚴格按照報賬相關(guān)要求優(yōu)先處理電商采購的報賬付款申請，開辟綠色通道，力促電商采購全面推廣。電商采購?fù)ǔ＜s定固定的賬期和固定的消費總額度，各分支機構(gòu)應(yīng)在約定的賬期內(nèi)及時完成付款，一方面避免超期付款而產(chǎn)生履約風險，另一方面避免長期占用消費額度影響其他電商采購需求的采購實施。

四、推進商業(yè)銀行加快實施電商采購措施

（一）明確納入電商采購的產(chǎn)品范圍，提高采購規(guī)模效益，節(jié)約采購成本

大力推進實施電商采購的全面推廣，需要明確納入電商采購的產(chǎn)品范圍，在后續(xù)推廣過程中不斷總結(jié)，并結(jié)合實施效果和實際需要不斷調(diào)整和維護產(chǎn)品范圍，力求實現(xiàn)采購規(guī)模效益最大化。如先期可將一些標準化程度高、使用頻率高、市場公開程度高的產(chǎn)品，如營銷宣傳品、辦公用品、配件及耗材、食品、活動用品、電器設(shè)備、廚房物品、五金建材、裝修材料等納入電商采購范圍，后續(xù)隨著管理的不斷完善，不斷擴大納入范圍。

（二）明確實施電商采購的權(quán)限職責，嚴格把控采購風險，保障采購合規(guī)

大力推進實施電商采購的全面推廣，需要明確實施電商采購的權(quán)限職責。電商采購權(quán)限主要通過賬戶管理來實現(xiàn)，電商賬戶分為下單賬戶、審批賬戶和管理賬戶，通過下單賬戶可實施線上提交訂單，通過審批賬戶可審核訂單有效性和真實性，通過管理賬戶可對下單賬戶和審批賬戶進行監(jiān)督管理。其中，管理賬戶應(yīng)設(shè)置在具有管理權(quán)限的部門，管理全轄所有下單賬戶和審批賬戶，設(shè)置審批角色及審批流;產(chǎn)品需求單位可結(jié)合實際需要分別設(shè)置下單賬戶和審批賬戶。各類賬戶應(yīng)指定專人使用，對于管理、審批等角色，應(yīng)設(shè)置一定的級別限制。

（三）切實加強電商采購的培訓(xùn)傳導(dǎo)，及時總結(jié)采購經(jīng)驗，提升采購質(zhì)效

大力推進實施電商采購的全面推廣，需要切實加強電商采購的培訓(xùn)傳導(dǎo)。電商采購模式在商業(yè)銀行應(yīng)用深度仍顯不足，相關(guān)配套制度尚未完善，為確保采購質(zhì)效，商業(yè)銀行應(yīng)加強對電商采購知識和技能等的宣傳和培訓(xùn)。一方面，通過各種渠道宣導(dǎo)采購電商化的重要性，加強全員對電商采購的高度重視和深刻認識，并在風險可控的前提下鼓勵各級機構(gòu)積極探索嘗試實施電商采購模式;另一方面，不斷創(chuàng)新嘗試，及時總結(jié)經(jīng)驗，配套完善相關(guān)制度建設(shè)，交流先進做法經(jīng)驗，并確保相關(guān)培訓(xùn)到位，培養(yǎng)一支業(yè)務(wù)能力強、專業(yè)素質(zhì)過硬的電商采購人才隊伍。

參考文獻：

[1]林曉瓊.商業(yè)銀行采購管理模式探析.時代金融.2016年第6期.

[2]賀國萍.周幗.政府采購模式的比較研究.遼寧財專學報.2002年第5期.

作者單位：中國銀行股份有限公司廣東省分行