劉金龍　邢磊　賈宏慧

摘 要：隨著信息時(shí)代的到來(lái)，給我們的生活和發(fā)展帶來(lái)了巨大的影響，同時(shí)也讓社會(huì)中的各行各業(yè)逐漸從傳統(tǒng)向信息化轉(zhuǎn)變。本文立足于此，闡述事業(yè)單位檔案管理的必要性和現(xiàn)存的問(wèn)題，分析信息時(shí)代的到來(lái)給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，進(jìn)一步探究事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑。旨在通過(guò)本文的論述，能夠充分認(rèn)識(shí)信息時(shí)代的變化進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理改革和創(chuàng)新，提高其管理有效性。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

檔案管理是事業(yè)單位管理工作中非常重要的一部分，不僅是人才信息的重要承載和源泉，還是記錄工作、項(xiàng)目等各種信息的一種重要途徑。信息時(shí)代的到來(lái)，傳統(tǒng)的檔案管理中的各種問(wèn)題也逐漸凸顯，如何充分利用信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)來(lái)提高檔案管理效率成為了我們共同探究的課題。

一、事業(yè)單位檔案管理的必要性

事業(yè)單位檔案管理在事業(yè)單位的發(fā)展過(guò)程中有非常重要的影響，其重要性和必要性主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

第一，檔案管理在人才聘用的過(guò)程中能夠直觀的展示人才的各種經(jīng)歷和工作軌跡、工作能力等，能夠?yàn)橛萌藛挝徽故镜母尤?，從而有助于事業(yè)單位合理的運(yùn)用人才。

第二，從單位的決策上看，很多事業(yè)單位在發(fā)展的過(guò)程中，不僅要有績(jī)效考核，還有事業(yè)單位未來(lái)的規(guī)劃，這些內(nèi)容往往和事業(yè)單位的發(fā)展息息相關(guān)。在檔案的管理過(guò)程中往往都會(huì)進(jìn)行詳細(xì)的記錄，而單位在調(diào)取檔案的同時(shí)就會(huì)客觀的、全面的對(duì)以往的工作進(jìn)行科學(xué)合理的進(jìn)行評(píng)價(jià)。尤其是在干部選拔過(guò)程中這些檔案信息的作用是毋庸置疑的。

第三，從事業(yè)單位發(fā)展的角度看，檔案就是單位成長(zhǎng)的記錄，同時(shí)，也是事業(yè)單位工作成長(zhǎng)的基礎(chǔ)和關(guān)鍵。通過(guò)檔案可以對(duì)單位發(fā)展和工作有一個(gè)清晰的了解，包括人員的流動(dòng)、項(xiàng)目的完成、未來(lái)的規(guī)劃等等，從而對(duì)事業(yè)單位的工作有一個(gè)全面的客觀的認(rèn)識(shí)，從而提高工作效率。

二、傳統(tǒng)事業(yè)單位檔案管理中存在的問(wèn)題

1.管理理念落后

從管理理念上看，很多事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中并沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性和必要性，甚至有很多單位對(duì)《檔案法》的法律法規(guī)了解甚少，以至于很多事業(yè)單位的檔案管理并沒(méi)有得到有效的重視，檔案管理工作也缺乏秩序，難以落到實(shí)處。除此之外，由于對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足，在工作過(guò)程中，往往都更加注重檔案的收集、整理和保存，而忽視了檔案的充分開(kāi)發(fā)和利用，從而嚴(yán)重影響其管理的有效性。

2.管理業(yè)務(wù)較差

從管理業(yè)務(wù)上看，很多事業(yè)單位雖然設(shè)立了檔案管理部門，但是缺乏有效的管理制度和監(jiān)管制度，很多工作都是流于表面形式，檔案管理并沒(méi)有發(fā)揮其真正的作用。甚至有些事業(yè)單位在檔案錄入、檔案銷毀等過(guò)程中沒(méi)有合理的制度規(guī)范，也沒(méi)有遵循其相關(guān)的法律程序，從而造成不必要的損失。

3.管理設(shè)施不足

從管理設(shè)施上看，信息技術(shù)的發(fā)展，讓檔案管理工作逐漸從人工管理向信息化管理轉(zhuǎn)變，但是由于單位對(duì)該工作的不重視，很少在檔案管理工作者中投入更多的資金和精力。這也就導(dǎo)致了單位人員的工作意識(shí)淡薄，管理工作仍然得不到有效的提升和發(fā)展，甚至還有很多單位檔案得不到有效的保存，管理設(shè)施得不到有效改善，從而嚴(yán)重影響檔案管理工作的有效性。

三、信息時(shí)代的到來(lái)給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)的影響

1.信息時(shí)代給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)的機(jī)遇

信息時(shí)代的到來(lái)，給我們生活和工作帶來(lái)了顛覆性的轉(zhuǎn)變，同時(shí)也讓信息化、智能化代替了原有的人工，大大提高了工作的效率。從事業(yè)單位檔案管理的角度來(lái)看，一方面，信息時(shí)代的到來(lái)讓事業(yè)檔案的業(yè)務(wù)和功能更加的多元化，從而提高了事業(yè)檔案的作用和優(yōu)勢(shì);另一方面，信息時(shí)代的到來(lái)讓檔案管理從傳統(tǒng)人工管理逐漸向信息化管理轉(zhuǎn)變，從而降低了工作人員的工作負(fù)擔(dān)，大大提高了工作效率。

從事業(yè)發(fā)展的角度看，檔案管理作為事業(yè)發(fā)展的重要部分，同時(shí)也是確保事業(yè)穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。信息時(shí)代的到來(lái)，進(jìn)一步促進(jìn)了事業(yè)檔案管理部門向信息化管理轉(zhuǎn)變，從而更好的適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展，為事業(yè)發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.信息時(shí)代給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)的挑戰(zhàn)

雖然信息時(shí)代的到來(lái)給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇，但同時(shí)也面臨著重大的挑戰(zhàn)。

首先，從檔案管理的功能上看，事業(yè)檔案管理的業(yè)務(wù)逐漸多元化，同時(shí)也復(fù)雜化，這樣一來(lái)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的職能就要求更多，就需要有先進(jìn)的管理設(shè)備和完善的管理制度，所以，這是對(duì)事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者和管理者理念的一種挑戰(zhàn)。

其次，信息化時(shí)代的到來(lái)，計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和各種軟件的使用成為了基本操作，很多檔案管理中都是一些年長(zhǎng)的職工，因此對(duì)其自身的專業(yè)能力和計(jì)算機(jī)水平也是非常大的挑戰(zhàn)。

最后，從安全上看，信息時(shí)代的到來(lái)，單位檔案管理都是以電子化為主，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境讓檔案管理的安全性受到威脅，所以從安全的角度看，這是對(duì)事業(yè)單位網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)和系統(tǒng)安全的進(jìn)一步挑戰(zhàn)。

四、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要內(nèi)容與特征

1.主要內(nèi)容

一般情況下，事業(yè)單位的檔案包括文書檔案、科技檔案、專門檔案、聲像檔案等。文書檔案主要由文書轉(zhuǎn)化而形成，涉及到命令、指示、決定、報(bào)告、批復(fù)、會(huì)議記錄等;科技檔案是事業(yè)單位在科技領(lǐng)域、生產(chǎn)技術(shù)等活動(dòng)中形成的檔案，涉及到圖紙、圖表、證書材料、計(jì)算材料等;專門檔案指事業(yè)單位在從事專業(yè)性較強(qiáng)的活動(dòng)中形成的，具有考查、利用和保存價(jià)值的，并按照專門管理辦法整理歸檔的各種歷史記錄;聲像檔案指事業(yè)單位或個(gè)人在社會(huì)實(shí)踐中形成的對(duì)社會(huì)、國(guó)家有利的照片、影片以及錄像等，有時(shí)會(huì)附有一定的文字說(shuō)明，具有很大的保存價(jià)值。

2.主要特征

其一，廣泛性。通過(guò)上述分析可以看出，事業(yè)單位檔案的門類比較多，時(shí)間跨度久，而且伴隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，會(huì)一直產(chǎn)生新檔案數(shù)據(jù)，從而使得檔案管理具有廣泛性特征，這也意味著在信息化建設(shè)過(guò)程中會(huì)涉及到更多的工作量，數(shù)據(jù)處理強(qiáng)度也會(huì)比較大，像信息數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)方式和載體的變化、數(shù)據(jù)備份等等。

其二，隱蔽性。檔案一般都帶有隱私性，不僅關(guān)系到事業(yè)單位自身，還會(huì)涉及到一些國(guó)家機(jī)密，因此，要確保信息在傳輸過(guò)程中不被泄露。特別在網(wǎng)絡(luò)開(kāi)放的環(huán)境下，很容易遭受外界不良機(jī)構(gòu)的監(jiān)聽(tīng)或攻擊，造成安全隱患。一般情況下，事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)通過(guò)信息加密、專門安全加密渠道傳遞等方式，保障其隱蔽性。

其三，標(biāo)準(zhǔn)化。無(wú)論任何性質(zhì)單位的檔案管理都需要不斷進(jìn)行規(guī)范性處理，因此，標(biāo)準(zhǔn)化是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要特點(diǎn)之一。標(biāo)準(zhǔn)化處理可以確保檔案信息成功被錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，保證檔案信息的有效共享。

其四，多樣性。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)充分利用計(jì)算機(jī)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，相對(duì)于紙質(zhì)版而言，信息化處理的檔案資料能夠更方便地在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中進(jìn)行共享、查詢和服務(wù)。隨著信息技術(shù)的不斷更新，檔案管理系統(tǒng)也會(huì)不斷升級(jí)，服務(wù)也更具多樣性。

五、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑

1.轉(zhuǎn)變管理理念

要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化的發(fā)展，管理部門的管理理念是關(guān)鍵和基礎(chǔ)。

首先，要從事業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層上充分認(rèn)識(shí)信息時(shí)代檔案管理的職能和重要性，能夠從傳統(tǒng)的管理理念中脫離出來(lái)，加大檔案管理部門的設(shè)備投入和技術(shù)投入，為檔案管理信息化建設(shè)奠定物質(zhì)和理念基礎(chǔ)。

其次，作為檔案管理人員要了解《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)，能夠意識(shí)到檔案管理的重要性，重視檔案管理工作，提升自身的專業(yè)能力和服務(wù)意識(shí)。

最后，要加強(qiáng)人事檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，定期組織職工進(jìn)行學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，要求工作人員熱愛(ài)本職工作，肯吃苦、能鉆研、有耐心、保密意識(shí)強(qiáng)。熟練掌握檔案信息的加工、運(yùn)行、傳遞、存儲(chǔ)及多媒體使用操作，靈活使用各種安全防范軟件和技術(shù)，從而不斷提升其專業(yè)知識(shí)和管理技術(shù)。

2.規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)

我們常說(shuō)“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，在信息化建設(shè)過(guò)程中，還要制定明確的信息化管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以此來(lái)給予職工要求和約束。

首先，要根據(jù)不同事業(yè)單位的自身需求來(lái)建立一套完善的執(zhí)行準(zhǔn)則，像數(shù)字檔案的定義、移交、整理;數(shù)字檔案的格式、壓縮等等，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)做出明確的規(guī)定。在制定管理標(biāo)準(zhǔn)的過(guò)程中還需要遵循以下幾個(gè)原則：第一，前瞻性原則。主要是針對(duì)技術(shù)成果和概念進(jìn)行的統(tǒng)一規(guī)定，在建立的過(guò)程中對(duì)各個(gè)標(biāo)準(zhǔn)制定的時(shí)機(jī)和內(nèi)容進(jìn)行全面考慮，既要積累之前的經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)還要滿足信息化管理未來(lái)的發(fā)展。第二，兼容性原則。事業(yè)單位所面臨的通常是社會(huì)中的各行各業(yè)，所以在設(shè)計(jì)過(guò)程中，不僅要注重和社會(huì)各行業(yè)之間的有效融合，同時(shí)還要注重其標(biāo)準(zhǔn)化與檔案管理相兼容。

其次，從檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)成上看，主要分為三個(gè)體系，第一，檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)體系，主要內(nèi)容涵蓋數(shù)據(jù)庫(kù)、軟件、多媒體、檔案信息技術(shù)的術(shù)語(yǔ)等等各個(gè)環(huán)節(jié)。在信息化建設(shè)過(guò)程中，不僅要建立整個(gè)職工的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，同時(shí)還要遵循其格式和規(guī)則進(jìn)行有效的轉(zhuǎn)化，從而使其管理、查找、傳輸?shù)雀鱾€(gè)環(huán)節(jié)變得更加方便。第二，要建立檔案信息資源的標(biāo)準(zhǔn)體系，主要是根據(jù)檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)來(lái)建立相應(yīng)的資源共享，從而更好的解決在日常應(yīng)用和操作過(guò)程中遇到的各種問(wèn)題。第三，明確檔案信息管理應(yīng)用系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)體系，這里主要包括信息標(biāo)準(zhǔn)和管理體系兩個(gè)方面，以此來(lái)進(jìn)一步完善和保障事業(yè)單位和政府部門的正常運(yùn)營(yíng)。

3.提升職工素養(yǎng)

職工作為事業(yè)單位檔案管理的主體，因此專業(yè)能力和信息技術(shù)素養(yǎng)是檔案管理信息化的基礎(chǔ)和保障。所以，我們可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行職工素養(yǎng)的不斷提升。

一方面，要完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，提高人員配置。由于事業(yè)單位存在其它職能部門兼職檔案工作職能問(wèn)題，檔案管理工作人員年齡偏大。因此，配齊配強(qiáng)機(jī)構(gòu)、人員是發(fā)展和鞏固管理成效的前提，要求檔案管理人員必須熟悉本單位發(fā)展歷史，明晰發(fā)展前景，能夠正確區(qū)分和辨別檔案信息的重要性。

另一方面，要更新其管理理念，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不定期的理念更新，充分樹(shù)立其服務(wù)意識(shí)和服務(wù)理念，實(shí)行持證上崗，保證檔案管理人員具備專業(yè)的理論和技能。

最后，要優(yōu)化人才架構(gòu)，明確各成員的工作內(nèi)容和工作范圍。不僅要提高管理人員的專業(yè)水平，還要提升其計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，以確保在檔案管理工作中充分發(fā)揮自身價(jià)值，增強(qiáng)檔案管理工作信息化建設(shè)的有效性。

4.完善技術(shù)安全防護(hù)

檔案管理信息化建設(shè)提高了管理效率，充分體現(xiàn)了信息技術(shù)在管理領(lǐng)域的優(yōu)勢(shì)。但任何事物都具有兩面性，信息技術(shù)也是一把“雙刃劍”，提高檔案信息管理在儲(chǔ)存、系統(tǒng)運(yùn)行、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)效率的同時(shí)，還要確保其安全性。

方法一，將內(nèi)、外網(wǎng)運(yùn)行機(jī)制與防火墻技術(shù)角色控制相結(jié)合，比如，可以禁止安全級(jí)別低的計(jì)算機(jī)訪問(wèn)高密級(jí)工作平臺(tái)，或者只允許高安全級(jí)別的計(jì)算機(jī)向低安全級(jí)別的計(jì)算機(jī)傳輸信息，以此優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行環(huán)境。同時(shí)，還可以建立單位專屬的內(nèi)部運(yùn)行網(wǎng)站，避免互聯(lián)網(wǎng)及公眾網(wǎng)站信息的干擾。

方法二，將加密手段與角色訪問(wèn)控制相結(jié)合。加密手段是為防止信息泄露及竊取提供了高效保障，在檔案信息傳輸中，通過(guò)加密設(shè)置，防止因傳輸過(guò)程載體的遺失帶來(lái)的信息安全風(fēng)險(xiǎn);角色訪問(wèn)控制是建立在細(xì)化的崗位分工基礎(chǔ)上，不同的職能權(quán)責(zé)角色擁有不同的訪問(wèn)權(quán)，提高檔案管理的便捷性和靈活性。

5.健全檔案信息化管理制度

事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)主要包括信息收集、錄入、管理、歸檔、使用等流程，為了確保整個(gè)過(guò)程準(zhǔn)確規(guī)范，必須健全管理制度。比如，在錄入環(huán)節(jié)，檔案的參數(shù)、指標(biāo)及載體要求必須執(zhí)行國(guó)家規(guī)定的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，并且統(tǒng)一文字型、數(shù)字型、圖片、音頻等格式。再比如，歸檔環(huán)節(jié)，檔案收集部門要對(duì)具體收集時(shí)間、范疇和方式形成對(duì)應(yīng)的規(guī)范制度，完善目錄、附件和相關(guān)描述及說(shuō)明，確保檔案信息的完整性。除此之外，還要建立嚴(yán)格的保管制度，明確儲(chǔ)存方式、調(diào)取要求、維護(hù)措施等;規(guī)范使用制度，具體包括現(xiàn)場(chǎng)查閱、復(fù)制拷貝、系統(tǒng)傳輸?shù)龋蟾鱾€(gè)環(huán)節(jié)實(shí)行實(shí)名登記，細(xì)化具體負(fù)責(zé)人，為提高檔案安全性提供保證。最后，要堅(jiān)持重要檔案信息異地備份制度，增加雙重保險(xiǎn)。

六、總結(jié)

綜上所述，信息時(shí)代的發(fā)展，給事業(yè)單位檔案管理帶來(lái)了機(jī)遇的同時(shí)也面臨重大的挑戰(zhàn)。所以，作為事業(yè)單位管理部門和檔案管理部門需要從更新管理理念、規(guī)范管理標(biāo)準(zhǔn)、提升職工素養(yǎng)、完善技術(shù)安全防護(hù)、健全檔案信息化管理制度幾個(gè)方面進(jìn)行創(chuàng)新和改革，使其更好的適應(yīng)信息時(shí)代的到來(lái)，進(jìn)一步促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

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（作者單位：1.內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰綠色食品產(chǎn)業(yè)園區(qū)管理委員會(huì);2.內(nèi)蒙古自治區(qū)赤峰市紅山區(qū)人力資源和社會(huì)保障局）