摘要：隨著我國經濟與科學技術迅猛發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理需要不斷轉變管理方式才能滿足社會發(fā)展的需要。而且事業(yè)單位檔案管理信息化也是一種新的發(fā)展趨勢，但是任何事物的發(fā)展都需要一個磨合和適應的過程，因此，我們要發(fā)現并找到事業(yè)單位檔案管理信息化建設中存在的問題，并采取科學、合理的措施去解決這些問題，從而促進其在信息化建設道路上的順利發(fā)展。

關鍵詞：事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設

現代科學技術的發(fā)展可以說是日新月異，無論是事業(yè)單位的檔案管理還是社會上的企業(yè)管理都需要與時俱進，這樣才能使企事業(yè)單位的發(fā)展跟上時代的腳步，從而促進其本質上的發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理信息化是以網絡技術、計算機技術、數據庫技術等為基礎的一種現代化管理方式。信息化在事業(yè)單位檔案管理中的應用可以使檔案中的各種數據匯總至數據庫，從而更加便于管理人員的使用，進而也提高了管理人員的工作效率_[1]。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化的優(yōu)勢

檔案管理是事業(yè)單位發(fā)展過程中的重要組成部分，也是管理人員管理水平與管理質量的重要體現。因此，檔案管理信息化可以促進事業(yè)單位的有序發(fā)展，其中的重要性主要體現在以下幾個方面。

首先，完善了事業(yè)單位檔案管理的管理方式。在信息技術不斷發(fā)展的今天，傳統(tǒng)的檔案管理方式越來越不能滿足人們工作的需要，而檔案管理的信息化健全了事業(yè)單位的管理體系，使事業(yè)單位的發(fā)展得到了進一步完善。在事業(yè)單位檔案管理建設中推行信息化建設，不止促進了檔案管理的發(fā)展，完善了管理人員的管理方式，還提高了管理人員的管理效果，從而使得事業(yè)單位的檔案管理水平得到了極大的提升，進而促進了事業(yè)單位的有序發(fā)展。

其次，使得檔案資源得以充分利用。在事業(yè)單位檔案管理工作的進程中，對檔案進行信息化的管理，可以使檔案信息得到充分且合理的運用，從而推動了事業(yè)單位各項決策的實施和開展。在檔案管理工作不斷完善的過程中，利用信息化技術，可以使得檔案收集、檔案整理、檔案保管等等一系列的工作更加數據化、更加平臺化，還更加具有便利性和安全性。信息化技術也使得所需管理的資源得到了充分利用，從而大大地促進了管理人員的管理效率，也為檔案管理工作的順利開展提供了有效保障。

最后，提高了檔案管理的管理質量。傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理方式比較偏向人工化，主要依靠的是管理人員在檔案室進行查找、整理以及統(tǒng)計等工作，這種工作模式，需要耗費大量的人力，而且工作效率也比較低。如今的辦公模式越來越趨于自動化和無紙化等現代化的工作模式，而信息化檔案管理模式就是一種現代化的管理方式，使檔案的生成發(fā)生了較大改變。檔案管理信息化使所需管理的要素可以統(tǒng)一呈現在計算機的管理系統(tǒng)中，像起草、下發(fā)等工作流程都可以在計算機和通訊線路中進行，也使得檔案信息具有了真實性、系統(tǒng)性、價值性等特征，從而使得管理工作更加完善，進而促進了管理質量的不斷提升。

二、阻礙事業(yè)單位檔案管理信息化建設的因素

（一）檔案管理信息化沒有得到應有的重視

在實際的事業(yè)單位檔案管理工作中，由于管理方式與管理能力等因素的限制，管理人員沒有充分進行檔案管理信息化的建設，從而就造成了檔案管理信息化開展的片面性。這一問題產生的根本原因是由于事業(yè)單位對此的不重視，只單純的認為檔案管理就是利用計算機進行管理。檔案管理信息化建設過程中，計算機管理檔案信息只是管理工作的開始，信息化管理還包括了電話通信、網站建設等工作。

（二）檔案管理人員的管理水平有待提高

在大部分的事業(yè)單位中，管理人員的現代化技術水平都普遍偏低，現代高技術人才比較缺乏，其中關于檔案信息化處理的復合型人才更是少之又少，這一定程度上阻礙了信息化建設的進程。同時，現在的事業(yè)單位檔案管理人員長期處于傳統(tǒng)的管理方式中，對信息化技術沒有足夠的認識和了解，這就使得管理人員在檔案管理過程中無法有效掌握信息技術_[2]。

（三）檔案管理工作缺乏安全性

事業(yè)單位的檔案管理中有許多需要保密的信息，如果進行信息化建設，就需要對這些信息進行聯網處理，而在聯網以后就會產生信息泄露、信息篡改、被病毒入侵、被黑客攻擊等隱患，這諸多因素都阻礙了檔案管理的信息化建設。同時，還有一部分原因是管理人員的安全意識薄弱，從而也容易發(fā)生泄密的問題。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化的應用措施

（一）加強領導及管理人員對信息化的認識

在部分事業(yè)單位中，由于領導沒有認識到信息化管理的重要性，只單純的認為當前的管理方式已經適應了單位發(fā)展的需要，不用投入大量的資金進行信息化建設，這是阻礙信息化進程的一方面原因。因此，我們要不斷提高領導對此的重視程度，并強化檔案信息化的推行力度，這才能從根本上促進信息化的發(fā)展。同時，對管理人員也要加強他們對此的認識，從而才能推動檔案管理信息化建設。

（二）對管理人員進行專業(yè)培訓

目前大部分的管理人員對信息化技術還處在表面的認識上，沒有對其大數據、云存儲等這一方面的認知，這也是阻礙信息化發(fā)展的一個重要因素，所以，管理人員對信息化要有一定的認識，才能有效提高其的專業(yè)技能水平。而且隨著計算機技術與網絡技術的發(fā)展，企業(yè)信息化已經成為如今的發(fā)展趨勢，這就需要管理人員必須掌握一定的相關技能。由于計算機技術和網絡技術更新換代比較快，事業(yè)單位不僅要對管理人員進行培訓，還要進行定期培訓，從而不斷更新他們的知識結構。

（三）完善網絡安全體系

事業(yè)單位檔案管理工作在進行信息化建設時，要重視自己的網絡安全問題，這樣才能有效抵御病毒、黑客等不安全因素的入侵。在進行網絡安全建設時，要嚴格細化檔案管理的等級，根據信息的保密程度來采取不同的防護措施，這樣也可以不斷完善網絡安全體系，從而推進事業(yè)單位檔案管理的網絡安全建設。

結束語

事業(yè)單位的檔案管理工作質量影響著事業(yè)單位的發(fā)展進程，因此，我們要不斷完善管理工作方式，從而推動事業(yè)單位的有序發(fā)展。事業(yè)單位檔案管理的信息化使得檔案管理工作的效率有了進一步提升，也使得檔案信息更加系統(tǒng)化。

參考文獻

[1]蔣濤.大數據技術在事業(yè)單位檔案管理中的應用分析[J].人力資源，2020（06）：90.

[2]武生萍.如何推進事業(yè)單位檔案信息化建設[J].人力資源，2020（06）：93.

作者簡介：郭忠（1969.05-），山東菏澤人，北京社會函授大學，大專，山東省濟寧市社會保險事業(yè)中心，研究方向：檔案管理。