陳紅

摘 要 在科學(xué)信息技術(shù)飛速發(fā)展的背景下，近年來(lái)國(guó)內(nèi)各大酒店集團(tuán)在在線直銷方面取得顯著進(jìn)步。但由于該領(lǐng)域?qū)Ξa(chǎn)品資源整合、IT信息技術(shù)、財(cái)務(wù)管理等綜合運(yùn)營(yíng)能力的要求較高，要成功開展在線直銷業(yè)務(wù)并非一日之功。本文主要對(duì)開元酒店集團(tuán)在線直銷財(cái)務(wù)管理中的財(cái)務(wù)結(jié)算管控進(jìn)行研究，從結(jié)算流程分析存在的問(wèn)題及原因，并給出相應(yīng)解決方案。

關(guān)鍵詞 酒店集團(tuán) 在線直銷 財(cái)務(wù)結(jié)算 管理控制

互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展至今，國(guó)內(nèi)的許多酒店集團(tuán)已建立起了自己的在線直銷平臺(tái)，如錦江、首旅、華住、海航、開元等，在線直銷的比例逐年提高。在線直銷可建立自己的會(huì)員體系，可根據(jù)平臺(tái)的大數(shù)據(jù)分析為客戶提供更好的服務(wù)，提升酒店效益。其中財(cái)務(wù)結(jié)算管控，主要指包括在線支付體驗(yàn)在內(nèi)的渠道訂單資金收支及稅務(wù)相關(guān)管理，是酒店集團(tuán)發(fā)展在線直銷的重要組成部分。對(duì)業(yè)務(wù)而言，優(yōu)質(zhì)的財(cái)務(wù)結(jié)算方案可助力其實(shí)現(xiàn)良性且持續(xù)的發(fā)展。在當(dāng)前形勢(shì)下，電子商務(wù)的多樣化發(fā)展及稅制改革的深入，給酒店集團(tuán)在線直銷的財(cái)務(wù)結(jié)算帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。本文以開元酒店集團(tuán)的在線直銷業(yè)務(wù)為例，探討酒店集團(tuán)的在線直銷財(cái)務(wù)結(jié)算管控模式。

一、在線直銷財(cái)務(wù)結(jié)算流程

（一）日歷房訂單結(jié)算流程

酒店日歷房指賓客在在線直銷平臺(tái)上直接選定入住日期后下訂單，根據(jù)付款方式，可分為現(xiàn)付訂單和預(yù)付訂單。

現(xiàn)付訂單指賓客首先在酒店集團(tuán)在線直銷平臺(tái)預(yù)訂，如預(yù)訂酒店允許以“前臺(tái)現(xiàn)付”方式支付的，則賓客可以選擇“前臺(tái)現(xiàn)付”完成預(yù)訂單。在相應(yīng)酒店辦理入住時(shí)，賓客再將房費(fèi)直接支付給酒店前臺(tái)，離店時(shí)如賓客需開具發(fā)票，酒店應(yīng)給予開具。

預(yù)付訂單指酒店出于收益管理的原則考慮，一般在周末、節(jié)假日，會(huì)限定在線直銷訂單只可選擇“在線預(yù)付”方式，平時(shí)則顯示的是“前臺(tái)現(xiàn)付”和“在線預(yù)付”兩種支付方式。在線預(yù)付方式主要有網(wǎng)銀支付、第三方支付、會(huì)員卡值支付、積分支付等。

對(duì)于來(lái)自酒店集團(tuán)在線直銷平臺(tái)的預(yù)付訂單，酒店前臺(tái)操作時(shí)應(yīng)掛入AR（應(yīng)收賬戶）處理，AR可單設(shè)客戶“酒店集團(tuán)在線直銷”。有的酒店集團(tuán)為在線直銷設(shè)獨(dú)立核算公司，則掛入AR該公司賬上即可。會(huì)員卡值支付、有價(jià)票券支付或積分支付有特殊規(guī)定。會(huì)員卡值支付，掛入結(jié)賬方式“卡值支付”;有價(jià)票券支付，掛入“集團(tuán)票券”;積分支付，掛入“積分支付”，如部分為積分支付，則需從AR賬戶中轉(zhuǎn)出至“積分支付”中。另外，如果有與銀行合作的滿立減活動(dòng)預(yù)付訂單，則要根據(jù)備注信息，從AR對(duì)應(yīng)賬戶中轉(zhuǎn)出至指定的公司賬中，以便后續(xù)開具發(fā)票以及結(jié)賬收款。預(yù)付訂單發(fā)票（非現(xiàn)金全支付時(shí)）也是由酒店開具給賓客或指定客戶的。

集團(tuán)在線直銷運(yùn)營(yíng)于次月初對(duì)收費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)生成的渠道訂單收費(fèi)賬單數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，主要審核每家酒店的渠道訂房金額是否與對(duì)應(yīng)的收費(fèi)規(guī)則相匹配，相應(yīng)計(jì)算是否正確。集團(tuán)審核后信息傳至酒店，酒店在系統(tǒng)中只能看到對(duì)應(yīng)酒店的渠道訂單收費(fèi)賬單。酒店對(duì)賬單信息進(jìn)行確認(rèn)后，再向集團(tuán)在線直銷反饋，在線直銷財(cái)務(wù)根據(jù)系統(tǒng)收費(fèi)信息開具發(fā)票寄送至酒店，酒店收到發(fā)票后辦理支付。

在線直銷訂單收費(fèi)一般不考慮預(yù)付訂單手續(xù)費(fèi)因素，費(fèi)率與現(xiàn)付訂單相同。預(yù)付訂單的金額款項(xiàng)，則由在線直銷財(cái)務(wù)結(jié)算專員與酒店財(cái)務(wù)指定會(huì)計(jì)人員核對(duì)后，辦理支付結(jié)算手續(xù)。

（二）拼購(gòu)類產(chǎn)品訂單結(jié)算流程

除了現(xiàn)付及預(yù)付房費(fèi)訂單，酒店集團(tuán)往往會(huì)利用其酒店資源優(yōu)勢(shì)，在其在線直銷平臺(tái)線上銷售各種拼購(gòu)產(chǎn)品，常見的有“雙11”“ 雙12”“ 618年中促”等。產(chǎn)品有單酒店和組合套餐2種模式，組合類的產(chǎn)品更具市場(chǎng)優(yōu)勢(shì)，如“江浙滬36家五星酒店通用房券2晚通票”“全國(guó)五星酒店通用餐券”等。

單酒店拼購(gòu)產(chǎn)品可由在線直銷運(yùn)營(yíng)發(fā)起也可由酒店發(fā)起;組合套餐拼購(gòu)產(chǎn)品的前期策劃由在線直銷運(yùn)營(yíng)負(fù)責(zé)，運(yùn)營(yíng)會(huì)事先向酒店發(fā)布招商函，大致框定上線產(chǎn)品范圍，然后由酒店市場(chǎng)部或收益部根據(jù)套餐使用范圍和結(jié)算價(jià)格等因素選擇參加產(chǎn)品，運(yùn)營(yíng)以集團(tuán)內(nèi)通知發(fā)文的形式傳達(dá)給執(zhí)行酒店相關(guān)部門。

拼購(gòu)類產(chǎn)品銷售后，并不形成酒店訂單。賓客在產(chǎn)品券的有效期內(nèi)，在指定使用范圍內(nèi)的任意酒店使用，酒店前臺(tái)在給賓客辦理入住前需對(duì)券進(jìn)行核銷。在線直銷財(cái)務(wù)根據(jù)系統(tǒng)核銷以及訂單紀(jì)錄與酒店核對(duì)后結(jié)算，這其實(shí)是一種比較特殊的預(yù)付訂單結(jié)算流程。

二、財(cái)務(wù)結(jié)算存在的問(wèn)題及原因

（一）在線直銷財(cái)務(wù)核賬手工化比例高效率低

由于在線直銷平臺(tái)交易有各種收款方式，財(cái)務(wù)結(jié)算專員會(huì)通過(guò)系統(tǒng)后臺(tái)報(bào)表系統(tǒng)導(dǎo)出明細(xì)數(shù)據(jù)，并在EXCEL中用公式匹配相關(guān)訂單與各網(wǎng)銀及第三方支付平臺(tái)收款紀(jì)錄、會(huì)員系統(tǒng)卡值消費(fèi)及積分支付報(bào)表、票券管理系統(tǒng)核銷紀(jì)錄等數(shù)據(jù)，匯總后發(fā)給酒店財(cái)務(wù)，進(jìn)行賬務(wù)核對(duì)。由于業(yè)務(wù)量大，通常不能做到日清，基本以旬或半月為期。

手工整理賬單會(huì)帶來(lái)以下問(wèn)題。第一，員工工作效率低，對(duì)訂單金額應(yīng)收實(shí)收的筆筆核對(duì)占平常工作量的一半有余。月加班3～4天，月末時(shí)甚至可能加班到深夜。而隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的擴(kuò)大，結(jié)算專員編制的增配似乎成了必然的選擇。第二，手工統(tǒng)計(jì)計(jì)算產(chǎn)生的差錯(cuò)率不可避免。

出現(xiàn)手工整理賬單的情況的主要原因是，在線直銷系統(tǒng)表沒(méi)有完全與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)或各收款平臺(tái)做系統(tǒng)接口，系統(tǒng)后臺(tái)報(bào)表無(wú)法獲取相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)或收款系統(tǒng)的回傳數(shù)據(jù)。

（二）渠道預(yù)付訂單結(jié)算方式核對(duì)難

在實(shí)務(wù)中，集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算專員與酒店會(huì)計(jì)對(duì)賬是一個(gè)老大難問(wèn)題，渠道應(yīng)付款通過(guò)余額調(diào)節(jié)方式處理后，效果不甚理想。在線直銷財(cái)務(wù)2018年9月的賬齡顯示，酒店集團(tuán)內(nèi)有業(yè)務(wù)往來(lái)的單位在100家左右，與近30%的酒店存在3～6個(gè)月左右的未達(dá)賬項(xiàng)，未達(dá)筆數(shù)超100條。

主要原因在于，在線直銷預(yù)付訂單的結(jié)算方式較多，酒店員工普遍反映操作復(fù)雜、難度大。因此出現(xiàn)了酒店訂單賬務(wù)管理混亂、在線直銷預(yù)付訂單結(jié)算不及時(shí)的現(xiàn)象，主要表現(xiàn)為以下幾點(diǎn)。

第一，同一筆預(yù)付訂單有不同的結(jié)算主體。如訂單金額含積分抵扣時(shí)，根據(jù)酒店集團(tuán)財(cái)務(wù)結(jié)算規(guī)則，積分抵扣金額酒店向酒店集團(tuán)公司收取，該筆訂單除積分以外的金額則向在線直銷公司收取。又如訂單金額含外部平臺(tái)優(yōu)惠券時(shí)，優(yōu)惠券金額的發(fā)票需開具給外部合作單位，款項(xiàng)或由外部合作單位直接打款或由在線直銷公司統(tǒng)一代收取后打款。還有訂單金額參與銀行滿立減活動(dòng)時(shí)，與優(yōu)惠券類似，存在不同的結(jié)算主體。酒店會(huì)計(jì)人員需從AR賬中手工挑選拋賬，尤其對(duì)于一些線上訂單量大的酒店而言，業(yè)務(wù)量大，操作復(fù)雜度，錯(cuò)誤率自然就大。

第二，集團(tuán)活動(dòng)通用產(chǎn)品訂單由總部核銷票券，導(dǎo)致賬務(wù)歸屬確認(rèn)存在偏差。酒店集團(tuán)設(shè)立客服中心，賓客可致電預(yù)訂酒店，客服人員下預(yù)訂單時(shí)如選擇集團(tuán)總部為結(jié)算使用地點(diǎn)，而集團(tuán)結(jié)算專員無(wú)法判斷應(yīng)結(jié)算酒店，只能由酒店發(fā)起結(jié)算申請(qǐng)。如果酒店會(huì)計(jì)未及時(shí)查實(shí)反饋，則將拖長(zhǎng)預(yù)付訂單結(jié)算周期。

（三）收費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)不能滿足資金結(jié)算管控需求

酒店集團(tuán)在線直銷有獨(dú)立的收費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)，主要功能是與酒店核對(duì)收取的渠道服務(wù)費(fèi)和會(huì)員管理費(fèi)，同時(shí)核對(duì)應(yīng)支付給酒店的預(yù)付訂單款項(xiàng)。存在的問(wèn)題是系統(tǒng)功能單一，僅限于核對(duì)使用，無(wú)法實(shí)現(xiàn)線上資金結(jié)算，不能滿足酒店對(duì)結(jié)算周期的期望。從酒店集團(tuán)層面來(lái)看，也達(dá)不到管控渠道資金的目的，無(wú)法及時(shí)獲取應(yīng)收款的回款情況。2018年6月的應(yīng)收賬齡分析表顯示，10%左右的酒店近30萬(wàn)的渠道技術(shù)服務(wù)費(fèi)賬齡達(dá)6個(gè)月以上，15%左右的酒店近50萬(wàn)的渠道技術(shù)服務(wù)費(fèi)賬齡達(dá)3～6個(gè)月。

另外，發(fā)票開具及寄送的人力成本和快遞成本高，這也是在線直銷結(jié)算的一個(gè)痛點(diǎn)。截至2020年6月，開元集團(tuán)品牌旗下?lián)碛?00家酒店，遍布全國(guó)118個(gè)城市。財(cái)務(wù)每月寄送發(fā)票的快遞費(fèi)在10000元左右，開具發(fā)票、蓋發(fā)票章、寄快遞、查知到達(dá)信息的工作時(shí)長(zhǎng)在3～4天左右。同時(shí)，以上問(wèn)題也是酒店收到發(fā)票遲、回款慢的原因之一。

在電子商務(wù)發(fā)展迅速的今天，線上交易量的比例逐年提高。2019年，開元酒店集團(tuán)在線直銷交易量占酒店集團(tuán)客房總收入的10%，間夜量達(dá)52萬(wàn)間夜。傳統(tǒng)的資金結(jié)算模式令集團(tuán)與酒店矛盾日益尖銳，酒店越來(lái)越不滿意渠道預(yù)付訂單結(jié)算不及時(shí)的情況，這在一定程度上影響了酒店的現(xiàn)金流，尤其是委托管理或特許酒店的業(yè)主意見更大。集團(tuán)在線直銷的資金結(jié)算模式如不改變，長(zhǎng)此以往，會(huì)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中缺少優(yōu)勢(shì)而失去市場(chǎng)份額。

三、有效的財(cái)務(wù)結(jié)算管控方案

（一）完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)賬報(bào)表，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理

要解決在線直銷結(jié)算專員對(duì)賬工作效率和準(zhǔn)確性的問(wèn)題，必須完善業(yè)務(wù)系統(tǒng)賬務(wù)報(bào)表體系。根據(jù)財(cái)務(wù)提出的意見，產(chǎn)品經(jīng)理完善了相關(guān)對(duì)賬報(bào)表的取數(shù)功能。通過(guò)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接，增加相關(guān)字段，在對(duì)賬報(bào)表中體現(xiàn)了訂單號(hào)、酒店名、預(yù)訂時(shí)間、入住時(shí)間、離店時(shí)間 、訂房人姓名、聯(lián)系人手機(jī)號(hào)、會(huì)員卡號(hào)、訂單狀態(tài)、支付方式、訂單支付交易號(hào)、訂單來(lái)源、訂單金額、積分抵扣金額、優(yōu)惠券金額、滿立減金額、退款金額、手續(xù)費(fèi)等與賬務(wù)核對(duì)相關(guān)的信息。其中訂單支付交易號(hào)為唯一業(yè)務(wù)與收款系統(tǒng)的核對(duì)確認(rèn)口徑。

由于外部收款系統(tǒng)的接口存在授權(quán)問(wèn)題，有時(shí)候可能并不能完全理想化地實(shí)現(xiàn)上述報(bào)表自動(dòng)取數(shù)的功能，所以產(chǎn)品經(jīng)理可以根據(jù)各收款系統(tǒng)的報(bào)表格式，設(shè)計(jì)取數(shù)方案，用一定的手工整理輔助手段加工后，導(dǎo)入業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成對(duì)賬報(bào)表，盡量減少手工核對(duì)的工作內(nèi)容。相信在不久的將來(lái)，各大銀行機(jī)構(gòu)及第三方收款平臺(tái)可以根據(jù)企業(yè)需求，定制產(chǎn)品，提供對(duì)接渠道，幫助大中型集團(tuán)企業(yè)解決更多的資金對(duì)賬問(wèn)題。

完善上述報(bào)表后，在線直銷財(cái)務(wù)結(jié)算專員的工作效率得到了明顯的提升，平常不再需要加班，月末結(jié)賬速度加快，基本能保證在規(guī)定的上班時(shí)間內(nèi)完成應(yīng)收實(shí)的賬務(wù)處理。2017—2019年，在線直銷GMV（網(wǎng)站成交金額）每年增長(zhǎng)50%，而財(cái)務(wù)結(jié)算專員崗位雖然始終只留1人，但工作質(zhì)量穩(wěn)定，從未因核賬錯(cuò)誤給集團(tuán)帶來(lái)資金風(fēng)險(xiǎn)。

（二）優(yōu)化預(yù)付訂單結(jié)算方式，減少人為操作差錯(cuò)

在線直銷預(yù)付訂單的結(jié)算方式其實(shí)并不是既定的，可以根據(jù)業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，在合理合規(guī)的前提下進(jìn)行調(diào)整，解決酒店操作難的問(wèn)題。因此在線直銷財(cái)務(wù)在深入酒店財(cái)務(wù)了解情況后，制定了以下解決方案。

一筆訂單多種結(jié)算方式，可以考慮統(tǒng)一結(jié)算主體，如積分抵扣訂單的問(wèn)題，既然同屬一個(gè)集團(tuán)內(nèi)的核算單位，積分抵扣訂單無(wú)須拆分結(jié)算主體，酒店全額掛AR“酒店集團(tuán)在線直銷”，由在線直銷向承擔(dān)積分成本的結(jié)算主體收取。平臺(tái)優(yōu)惠券或滿立減等，也采用總對(duì)總的結(jié)算方式 ，即集團(tuán)在線直銷與外部合作單位或合作銀行結(jié)算并確認(rèn)費(fèi)用，再向酒店收回確認(rèn)收入，酒店只需確認(rèn)一個(gè)結(jié)算主體AR“酒店集團(tuán)在線直銷”即可。上述調(diào)整簡(jiǎn)化了酒店的操作步驟，減少了錯(cuò)誤的發(fā)生。

對(duì)于集團(tuán)通用活動(dòng)券的操作，在線直銷產(chǎn)品頁(yè)面取消客服中心預(yù)訂說(shuō)明。此類活動(dòng)券均由酒店完成核銷，客服中心不再代為核銷，避免因核銷操作員的賬號(hào)問(wèn)題導(dǎo)致賬務(wù)歸屬不清。

上述方案落實(shí)到位后，酒店財(cái)務(wù)核對(duì)質(zhì)量明顯提高，酒店會(huì)計(jì)反饋對(duì)賬工作更加輕松了。賬務(wù)清晰了，集團(tuán)與酒店相互之間的往來(lái)結(jié)算效率也就提升了。

（三）開發(fā)“結(jié)算通”系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)自動(dòng)結(jié)算

升級(jí)原收費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)，開發(fā)系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬結(jié)算功能，可以解決在線直銷資金結(jié)算管控難這一重點(diǎn)問(wèn)題。因此開元酒店集團(tuán)在線直銷于2018年下半年成立以資深產(chǎn)品經(jīng)理為主的研發(fā)小組;于2019年初成功升級(jí)了原收費(fèi)結(jié)算系統(tǒng)，命名為“結(jié)算通”系統(tǒng)。

系統(tǒng)以訂單為基礎(chǔ)，和PMS（工程生產(chǎn)管理系統(tǒng)）、會(huì)員系統(tǒng)等業(yè)務(wù)系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)、發(fā)票系統(tǒng)、快遞公司系統(tǒng)等對(duì)接，解決包括訂單服務(wù)費(fèi)（管理費(fèi)）計(jì)算、預(yù)付訂單結(jié)算、發(fā)票管理、資金劃轉(zhuǎn)、應(yīng)收應(yīng)付核銷等問(wèn)題。其中的發(fā)票管理模塊通過(guò)稅務(wù)云實(shí)現(xiàn)對(duì)接，并引入快遞公司接口，開票信息、快遞物流信息一目了然。集團(tuán)與酒店可以通過(guò)系統(tǒng)，即時(shí)查看信息，更便于管理。同時(shí)，隨著電子發(fā)票的普及，發(fā)票寄送的人力成本和快遞成本問(wèn)題也迎刃而解。

系統(tǒng)內(nèi)集團(tuán)在線直銷以及酒店設(shè)置的獨(dú)立機(jī)構(gòu)，一個(gè)機(jī)構(gòu)為一個(gè)結(jié)算單位，可以收款也可以付款。系統(tǒng)內(nèi)機(jī)構(gòu)單位綁定銀行卡或支付寶、微信支付結(jié)算，并開通收付款授權(quán)功能，付款可以設(shè)為自動(dòng)也可以經(jīng)財(cái)務(wù)審核后手動(dòng)支付。應(yīng)收服務(wù)或管理費(fèi)款直接在應(yīng)付訂單款中扣除，加速了應(yīng)收款的回收，最大限度地保證了收入的安全完整。同時(shí)，應(yīng)付訂單款根據(jù)雙方約定的結(jié)算規(guī)則，按“資金結(jié)算周期T+天數(shù)執(zhí)行”，從而滿足酒店的資金結(jié)算需求。

（作者單位為浙江金扇子網(wǎng)絡(luò)科技有限公司）

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