龍東波 李寧 王宇 付鳳環(huán)

摘要：隨著我國(guó)醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深化，醫(yī)院整體發(fā)展步伐不斷加快，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作提出了更高的要求。本文通過(guò)分析醫(yī)院檔案信息化管理工作的實(shí)踐與探索，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作實(shí)際及信息化管理過(guò)程中遇到的問(wèn)題進(jìn)行分析，提出了四個(gè)有針對(duì)性的建議。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù) 檔案管理 信息化建設(shè)

公立醫(yī)院的檔案管理工作是醫(yī)院工作的重要組成部分，是衡量醫(yī)院管理水平的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。做好檔案管理工作是提升醫(yī)院綜合管理能力的重要途徑之一，對(duì)促進(jìn)醫(yī)院快速借鑒歷史發(fā)展的各方面經(jīng)驗(yàn)，提高工作效率及管理能力都具有重要意義。[1]

一、醫(yī)院檔案信息化管理工作現(xiàn)狀分析

為提高醫(yī)院整體管理水平，中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院（以下簡(jiǎn)稱(chēng)“醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院”）的檔案管理工作始終遵守國(guó)家相關(guān)法律規(guī)定，嚴(yán)格按照國(guó)家衛(wèi)生健康委員會(huì)、國(guó)家檔案局、中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院等上級(jí)主管部門(mén)的要求，逐步完善醫(yī)院檔案管理制度體系建設(shè)，加強(qiáng)醫(yī)院對(duì)檔案工作的重視，逐步提高檔案信息化建設(shè)管理水平。

（一）不斷增強(qiáng)對(duì)檔案信息化的重視，加大資金投入，提高管理水平與使用效率

檔案數(shù)字化是信息時(shí)代推進(jìn)檔案工作現(xiàn)代化的必然要求，也是實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越發(fā)展的有力抓手。[2]醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院大力推進(jìn)檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層充分認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理工作予以高度重視，在完成檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管等基本工作的基礎(chǔ)上，于2017年上線檔案管理系統(tǒng)，使各部門(mén)通過(guò)系統(tǒng)完成整理、立卷、歸檔工作，規(guī)范了工作流程，提高了工作效率。在檔案資源體系建設(shè)方面，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院將檔案劃分為文書(shū)檔案、基建檔案、教育檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、紀(jì)檢檔案、照片檔案、音像檔案等幾大類(lèi)檔案，在原有數(shù)字檔案的基礎(chǔ)上，新整理文書(shū)檔案、科研檔案、圖紙檔案5000多卷，完成文書(shū)檔案41萬(wàn)頁(yè)的掃描工作、目錄著錄39100條；對(duì)文書(shū)檔案做OCR識(shí)別工作；升級(jí)后，通過(guò)醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、服務(wù)器，科室的檔案管理員在一定的授權(quán)下，就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)檢索文件、圖紙等掃描件，而不需要再去翻找紙質(zhì)版文件。這樣做大大提高了工作效率，并且對(duì)原始檔案有一定的保護(hù)作用。全新建設(shè)的檔案管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院檔案資源進(jìn)行一體化管理，包括文件級(jí)管理、案卷級(jí)管理、文件借閱管理、檔案借閱管理、檔案移交管理、瀏覽器版郵件、用戶(hù)和角色管理、系統(tǒng)管理員工具、目錄管理、檔案編研、檔案銷(xiāo)毀、多媒體檔案管理、電子原文管理功能。該系統(tǒng)繼承了原檔案系統(tǒng)的一切優(yōu)點(diǎn)，優(yōu)化使用中存在問(wèn)題的地方，同時(shí)可以將數(shù)據(jù)、報(bào)表等完整地轉(zhuǎn)進(jìn)來(lái)。

在大型醫(yī)院巡查、檢查工作中，在醫(yī)院變更重要信息接受上級(jí)單位檢查過(guò)程中，在醫(yī)院工會(huì)接受上級(jí)工會(huì)組織檢查等工作中，檔案管理系統(tǒng)發(fā)揮了重要作用。從上級(jí)來(lái)文、本院制度建設(shè)、人事任免、基建審批、機(jī)構(gòu)成立、變更文件、重大課題申報(bào)，到醫(yī)院歷史沿革、60年院慶等重大活動(dòng)、醫(yī)院宣傳等方面，都凸顯了新檔案管理系統(tǒng)的高效性、便捷性。

（二）完善檔案管理制度建設(shè)，提高制度執(zhí)行水平，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)化、制度化、規(guī)范化

2017年6月，在全國(guó)檔案安全工作會(huì)議上，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)李明華明確指出，要進(jìn)一步強(qiáng)化制度建設(shè)，“一是要抓好制度的廢改立”，“二是要抓好制度的執(zhí)行”[3]。

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院的檔案管理制度緊跟上級(jí)主管部門(mén)——中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院的步伐，及時(shí)更新，保證檔案管理制度與國(guó)家規(guī)定高度統(tǒng)一。根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)要求，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院及時(shí)修訂醫(yī)院《文件材料歸檔范圍和保管期限》《檔案保管制度》《檔案借閱制度》《檔案庫(kù)房管理制度》《檔案保密制度》，正在擬稿中的制度為《檔案工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案》及《中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案管理章程》。在完善制度的同時(shí)，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院還加強(qiáng)制度的落實(shí)及執(zhí)行。醫(yī)院檔案科將檔案領(lǐng)域相關(guān)法律文書(shū)規(guī)定編制成冊(cè)，供本單位檔案管理員內(nèi)部學(xué)習(xí)交流；定期開(kāi)展檔案相關(guān)工作培訓(xùn)，提高檔案管理相關(guān)制度的執(zhí)行水平，進(jìn)一步提高檔案管理工作的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化水平。

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院建立了統(tǒng)一的檔案管理與應(yīng)用平臺(tái)，以PDF格式文件作為統(tǒng)一的檔案資源保存及利用格式，提高了醫(yī)院電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化水平，有利于電子檔案管理存儲(chǔ)安全、利用便捷。

（三）設(shè)立處室兼職檔案管理員，建立反饋機(jī)制，及時(shí)改進(jìn)檔案管理工作

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院的檔案管理工作由醫(yī)院院辦公室檔案科負(fù)責(zé)，要求各職能部門(mén)設(shè)立本部門(mén)兼職檔案管理員，負(fù)責(zé)本部門(mén)的資料定期歸檔工作。醫(yī)院檔案科形成了一支由26名專(zhuān)兼職檔案管理員組成的隊(duì)伍，每年定期對(duì)全院檔案管理員進(jìn)行培訓(xùn)。醫(yī)院定期召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)及座談會(huì)，會(huì)上專(zhuān)兼職檔案管理員根據(jù)各自部門(mén)遇到的問(wèn)題開(kāi)展頭腦風(fēng)暴，軟件公司現(xiàn)場(chǎng)答疑，根據(jù)各部門(mén)歸檔工作中遇到的問(wèn)題，及時(shí)修改檔案管理軟件設(shè)計(jì)功能，在技術(shù)允許的范圍內(nèi)盡可能滿(mǎn)足各部門(mén)工作需求，形成良性循環(huán)，不斷完善檔案管理工作。

二、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)工作面臨的問(wèn)題

（一）個(gè)別部門(mén)對(duì)檔案信息化工作重視度不足

個(gè)別部門(mén)對(duì)醫(yī)院檔案信息化工作不夠重視，未能及時(shí)完成檔案信息化工作。按照醫(yī)院制度規(guī)定，工程竣工后應(yīng)將工程相關(guān)文件移交醫(yī)院檔案科統(tǒng)一管理，由檔案科完成檔案信息化工作。之前，個(gè)別部門(mén)在某項(xiàng)工程竣工后，未按照規(guī)定將檔案移交，造成圖紙破損、遺失等情況，原始檔案缺失破損，致使后續(xù)難以完成此檔案的信息化工作，更不能為相關(guān)部門(mén)提供檔案查閱服務(wù)。部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)不夠重視檔案歸檔及信息化工作，部門(mén)檔案管理員也沒(méi)能起到監(jiān)督督促作用，致使在項(xiàng)目需要維修、查找原始圖紙時(shí)，醫(yī)院檔案科沒(méi)有此方面的圖紙，不得不到北京市檔案館查詢(xún)此類(lèi)建筑圖紙。

（二）部門(mén)檔案管理員人員流動(dòng)較大，影響檔案信息化工作效率

人才是醫(yī)院發(fā)展的重要助力。個(gè)別部門(mén)的兼職檔案管理員經(jīng)常變動(dòng)，致使部門(mén)檔案信息化工作經(jīng)常由新人承擔(dān)，醫(yī)院需重新對(duì)新人進(jìn)行培訓(xùn)，浪費(fèi)人力、物力。如此反復(fù)，將造成很大的損失。經(jīng)過(guò)多次討論，醫(yī)院層面要求科室的檔案管理員相對(duì)固定，以便檔案信息化工作的開(kāi)展。

（三）檔案信息化安全意識(shí)不夠

檔案安全是檔案有效利用的前提，在檔案工作中處于極其重要的地位。醫(yī)院內(nèi)部個(gè)別部門(mén)在正式歸檔前，對(duì)文件的安全保管意識(shí)不夠，極易造成文件丟失等情況，造成無(wú)法彌補(bǔ)的損失。對(duì)此，醫(yī)院多次召開(kāi)會(huì)議強(qiáng)調(diào)安全問(wèn)題，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)消防人士對(duì)全體專(zhuān)兼職檔案管理員開(kāi)展檔案安全培訓(xùn)，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)檔案軟件公司人員開(kāi)展檔案信息化安全培訓(xùn)，定期對(duì)全院所有檔案室開(kāi)展全面檢查和不定期抽查，優(yōu)化醫(yī)院檔案信息化工作權(quán)限設(shè)置，限制查閱范圍，多措并舉確保檔案實(shí)體安全及信息化安全。

三、公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)舉措及建議

（一）加強(qiáng)宣傳，提高對(duì)檔案信息化工作的重視

醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院應(yīng)抓住每年6月9日“國(guó)際檔案日”的契機(jī)，向醫(yī)院內(nèi)外宣傳醫(yī)院檔案工作，如利用醫(yī)院內(nèi)部電子屏幕、醫(yī)院官網(wǎng)、官方微信公眾號(hào)、醫(yī)院微博、H5新媒體海報(bào)等多種方式宣傳檔案工作，可同步制作老檔案展覽、圖片展等，圍繞醫(yī)院發(fā)展歷史，講好醫(yī)院院史故事。通過(guò)一系列宣傳活動(dòng)，傳播檔案文化，展示醫(yī)院館藏檔案資源魅力，[4]讓醫(yī)院職工了解院史的同時(shí)，提高對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，認(rèn)識(shí)到檔案的珍貴價(jià)值，提高對(duì)檔案信息化工作的重視。

（二）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)檔案信息化人才團(tuán)隊(duì)建設(shè)

為了能充分利用現(xiàn)代科技手段，建成以數(shù)字資源為內(nèi)容、安全管理為保障、遠(yuǎn)程管理為目標(biāo)的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、檔案整理規(guī)范化、檔案存儲(chǔ)數(shù)字化、檔案利用網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理工作模式，[5]專(zhuān)業(yè)的科技及檔案管理人才是必不可少的。在醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院26名專(zhuān)兼職檔案管理員中，最低學(xué)歷為本科，最高為碩士研究生，整體受教育程度較高，但只有一人是檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)，占比較高的是公共衛(wèi)生管理專(zhuān)業(yè)、計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)，很少有人接受過(guò)專(zhuān)業(yè)、系統(tǒng)的檔案學(xué)理論知識(shí)教育，這就需要我們從自身實(shí)際出發(fā)，在加強(qiáng)現(xiàn)有人員專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)的同時(shí)，有針對(duì)性地吸引檔案管理專(zhuān)業(yè)信息化人才。

（三）強(qiáng)化檔案信息安全建設(shè)，全面提高檔案安全整體意識(shí)及管理水平

將數(shù)字檔案信息長(zhǎng)期保存戰(zhàn)略融入我國(guó)信息化建設(shè)、檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃有利于可持續(xù)發(fā)展，避免重復(fù)投入。[6]《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》指出，“十三五”期間，我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的目標(biāo)之一是檔案安全高效化，即要在總體國(guó)家安全觀的基本思想指導(dǎo)下，完善檔案安全的基本條件和應(yīng)急管理機(jī)制，建立并健全人防、物防、技防“三位一體”的安全防范體系，提高檔案網(wǎng)絡(luò)和信息系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)管理能力。

在實(shí)際操作中，對(duì)于日漸增多的數(shù)字檔案，醫(yī)科院腫瘤醫(yī)院檔案科引入專(zhuān)業(yè)的檔案軟件公司與本院信息部門(mén)一道完善加固檔案安全防護(hù)系統(tǒng)，利用信息技術(shù)保障檔案信息安全；建立健全檔案存儲(chǔ)備份，保證備份文件在獨(dú)立的醫(yī)院內(nèi)部服務(wù)器上運(yùn)行的同時(shí)，還另行準(zhǔn)備多份備份文件，這樣既能降低檔案信息毀滅丟失的風(fēng)險(xiǎn)，又能將檔案信息資源集中起來(lái)管理、開(kāi)發(fā)和利用。

（四）將檔案信息化建設(shè)工作與部門(mén)績(jī)效考核直接掛鉤，增強(qiáng)激勵(lì)效果

為提高相關(guān)部門(mén)對(duì)檔案信息化建設(shè)的重視，可考慮將部門(mén)檔案信息化建設(shè)工作執(zhí)行情況作為職能部門(mén)績(jī)效考核指標(biāo)，以便提高部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的重視，從而推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。針對(duì)醫(yī)院職能部門(mén)檔案信息化建設(shè)考核工作，應(yīng)根據(jù)部門(mén)工作的性質(zhì)、特點(diǎn)及共性，設(shè)立可行的績(jī)效考核指標(biāo)和激勵(lì)體系，以有效促進(jìn)檔案管理工作的長(zhǎng)效發(fā)展。[7]從實(shí)際操作角度出發(fā)，檔案信息化建設(shè)工作是全院各部門(mén)都涉及的工作范疇，符合醫(yī)院整體工作目標(biāo)，這大大提高了將這一指標(biāo)作為績(jī)效考核指標(biāo)的可行性及實(shí)用性。

綜上，公立醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，對(duì)醫(yī)院的長(zhǎng)遠(yuǎn)可持續(xù)發(fā)展具有重要的積極作用。我們應(yīng)抓住大數(shù)據(jù)時(shí)代、人工智能等高科技手段蓬勃發(fā)展的機(jī)遇，取其精華，為公立醫(yī)院乃至我國(guó)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的全面持續(xù)發(fā)展做出積極貢獻(xiàn)。

*基金項(xiàng)目：中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院腫瘤醫(yī)院管理研究課題專(zhuān)項(xiàng)基金（項(xiàng)目編號(hào)LC2017D10，課題名稱(chēng)：《中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院腫瘤醫(yī)院檔案精準(zhǔn)化管理研究與實(shí)踐》）。

注釋及參考文獻(xiàn)：

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作者單位：1.國(guó)家癌癥中心/國(guó)家腫瘤臨床醫(yī)學(xué)研究中心/中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院腫瘤醫(yī)院

2.中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院