夏琮

摘 要：車(chē)輛管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，對(duì)企業(yè)而言大致具備以下幾個(gè)方面的重要現(xiàn)實(shí)意義：降低企業(yè)的支出成本;提高企業(yè)信息化的管理水平;簡(jiǎn)化企業(yè)的工作流程等等。同時(shí)，該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)恰恰也是反映和提升企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的績(jī)效和管理水平的一條非常聰明而又人性化的捷徑。本文首先介紹了系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)，主要內(nèi)容包括系統(tǒng)功能分析;系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)。其次闡述了系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)，主要內(nèi)容包括車(chē)輛信息、記賬、車(chē)輛查詢(xún)、負(fù)責(zé)人查詢(xún)模塊。然后論述了系統(tǒng)應(yīng)用效果分析和評(píng)估，主要內(nèi)容包括日期、車(chē)牌號(hào)、自動(dòng)生成字段。最后進(jìn)行了總結(jié)與展望，主要內(nèi)容包括系統(tǒng)帶來(lái)的便利及今后改進(jìn)和努力的方向。

關(guān)鍵詞：車(chē)輛管理系統(tǒng);數(shù)據(jù)庫(kù);信息化管理;EXCEL

1 引言

在現(xiàn)代數(shù)據(jù)庫(kù)及信息技術(shù)發(fā)展越來(lái)越快的今天，人們對(duì)于信息化數(shù)據(jù)的質(zhì)量要求變得越來(lái)越高，這就促使企業(yè)要提高工作效率及質(zhì)量，改變?cè)械墓芾砟Ｊ揭詽M足人們的需求，在這樣的情況下就必須要借助于現(xiàn)代化的信息化管理技術(shù)來(lái)達(dá)到目的。本文將借助EXCEL進(jìn)行車(chē)輛管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)從而說(shuō)明其在工作中的實(shí)際運(yùn)用。

2 車(chē)輛管理系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)

2.1 系統(tǒng)功能分析

作為一個(gè)適合筆者部門(mén)自身特點(diǎn)的系統(tǒng)，不可能面向一個(gè)大型的管理系統(tǒng)，也沒(méi)必要面面俱到地解剖一個(gè)“小麻雀”。本文只針對(duì)需求分析中的要點(diǎn)，設(shè)計(jì)出一個(gè)能夠反映系統(tǒng)特點(diǎn)的原型系統(tǒng)。系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)劃分為：車(chē)輛信息、記賬、車(chē)輛自動(dòng)、手動(dòng)查詢(xún)、負(fù)責(zé)人手動(dòng)查詢(xún)五大模塊。

2.2 系統(tǒng)功能模塊設(shè)計(jì)

2.2.1 車(chē)輛信息子模塊

該模塊包括了車(chē)輛的一些基本字段：車(chē)牌號(hào)、性質(zhì)、所在區(qū)域、額度、負(fù)責(zé)人、備注。該模塊的數(shù)據(jù)信息是其他模塊操作的基礎(chǔ)。

2.2.2 記賬子模塊

該模塊的主要功能是對(duì)車(chē)輛發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行記賬，其數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性直接影響到其余模塊數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)匯總的準(zhǔn)確性。

2.2.3 車(chē)輛自動(dòng)查詢(xún)子模塊

該模塊的主要功能是根據(jù)參數(shù)設(shè)置（年和月）顯示所有車(chē)輛的剩余額度并做出必要的提示。

2.2.4 車(chē)輛手動(dòng)查詢(xún)子模塊

該模塊的主要功能是根據(jù)輸入的車(chē)牌號(hào)及參數(shù)設(shè)置（年和月）顯示該車(chē)輛的已用額度并做出必要的提示。

2.2.5 負(fù)責(zé)人手動(dòng)查詢(xún)子模塊

該模塊的主要功能是根據(jù)輸入的負(fù)責(zé)人姓名及參數(shù)設(shè)置（年和月）顯示該負(fù)責(zé)人名下所有車(chē)輛的數(shù)量、已用總額度并做出必要的提示。

3 車(chē)輛管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

字段單元格的底紋顏色約定為：黃色-計(jì)算生成;藍(lán)色-列表框選擇或者手動(dòng)輸入;紅色-強(qiáng)調(diào)警示。

3.1 車(chē)輛信息模塊

車(chē)輛的基本字段輸入步驟為：輸入車(chē)牌號(hào);選擇性質(zhì);輸入所在區(qū)域;輸入月額度，自動(dòng)計(jì)算生成出季額度和年額度;輸入負(fù)責(zé)人及備注，如圖2-1。

需要說(shuō)明的是：底紋為紅色的車(chē)牌號(hào)單元格表示車(chē)輛由于某種原因（負(fù)責(zé)人辭職）已經(jīng)停止記賬，但是該車(chē)輛的基本信息仍然保留以便日后進(jìn)行追溯查詢(xún)，筆者將該類(lèi)車(chē)輛單獨(dú)保存在廢棄車(chē)輛模塊中，如圖2-2。

3.2 記賬模塊

車(chē)輛發(fā)生的費(fèi)用進(jìn)行記賬步驟為：輸入記賬日期和車(chē)牌號(hào);根據(jù)車(chē)輛號(hào)從車(chē)輛信息模塊中自動(dòng)導(dǎo)入性質(zhì)、所在區(qū)域、額度、負(fù)責(zé)人信息;輸入記賬金額及備注，[4]如圖2-3。

需要說(shuō)明的是：該模塊對(duì)于記賬日期這個(gè)字段進(jìn)行了拆分、轉(zhuǎn)換與組合預(yù)處理操作，具體過(guò)程為：先將其拆分為年、月、日三個(gè)子字段，再將其轉(zhuǎn)化為對(duì)應(yīng)的季度子字段，最后將車(chē)牌號(hào)字段與這些子字段進(jìn)行組合從而生成出車(chē)牌號(hào)&年&月、車(chē)牌號(hào)&年&季、車(chē)牌號(hào)&年;負(fù)責(zé)人&年&月、負(fù)責(zé)人&年&季、負(fù)責(zé)人&年共六個(gè)組合字段。前三個(gè)組合字段是為了便于在車(chē)輛自動(dòng)和手動(dòng)查詢(xún)模塊中分別進(jìn)行剩余額度和已用額度計(jì)算的準(zhǔn)確定位，后三個(gè)組合字段是為了便于在負(fù)責(zé)人手動(dòng)查詢(xún)模塊中進(jìn)行已用總額度計(jì)算的準(zhǔn)確定位，[3]如圖2-4和圖2-5。

3.3 車(chē)輛自動(dòng)查詢(xún)模塊

先根據(jù)車(chē)輛號(hào)從車(chē)輛信息模塊中自動(dòng)導(dǎo)入性質(zhì)、所在區(qū)域、額度、負(fù)責(zé)人信息。再根據(jù)參數(shù)設(shè)置（年和月）從記賬模塊中計(jì)算生成出所有在用車(chē)輛的剩余額度，其中：剩余額度>=設(shè)定額度*30%，狀態(tài)提示為“余額充足！”;0<剩余額度<設(shè)定額度*30%，狀態(tài)提示為“即將用完！”并且底紋為橘黃色;剩余額度=0，狀態(tài)提示為“已經(jīng)用完！”并且底紋為紅色;剩余額度<0，狀態(tài)提示為“已經(jīng)透支！”并且底紋為紅色，[4]如圖2-6。

3.4 車(chē)輛手動(dòng)查詢(xún)模塊

該模塊的詳細(xì)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)與上述車(chē)牌號(hào)自動(dòng)查詢(xún)模塊類(lèi)似，區(qū)別在于：該模塊是按照用戶(hù)的主觀需求有選擇地按照車(chē)牌號(hào)查詢(xún)，例如：可以查詢(xún)車(chē)牌號(hào)A在2020年1月發(fā)生的已用額度，也可以查詢(xún)車(chē)牌號(hào)B在2019年2月發(fā)生的已用額度……，而不像在車(chē)牌號(hào)自動(dòng)查詢(xún)模塊中那樣所有的車(chē)輛只能按照同一個(gè)參數(shù)設(shè)置（年和月）對(duì)發(fā)生的已用額度進(jìn)行查詢(xún)，如圖2-7。

3.5 負(fù)責(zé)人手動(dòng)查詢(xún)模塊

具體步驟為：輸入負(fù)責(zé)人姓名，根據(jù)負(fù)責(zé)人姓名從車(chē)輛信息模塊中計(jì)算生成出該負(fù)責(zé)人名下所有車(chē)輛的數(shù)量及其總額度;輸入年和月，根據(jù)參數(shù)設(shè)置（年和月）從記賬模塊中計(jì)算生成出已用總額度，如圖2-8。

4 系統(tǒng)應(yīng)用效果分析和評(píng)估

在系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的過(guò)程中，已經(jīng)準(zhǔn)備了許多不同類(lèi)型的數(shù)據(jù)進(jìn)行運(yùn)行和調(diào)試以驗(yàn)證系統(tǒng)的可行性、正確性和有效性，當(dāng)然，系統(tǒng)的后續(xù)分析和評(píng)估也是至關(guān)重要的。用戶(hù)在操作系統(tǒng)的過(guò)程中，可能會(huì)出現(xiàn)誤操作，為了使用戶(hù)輸入的數(shù)據(jù)信息保持正確性，所以對(duì)其進(jìn)行校驗(yàn)是一項(xiàng)十分有必要的工作。

4.1 日期字段

如果用戶(hù)輸入的日期發(fā)生錯(cuò)誤（例如2020/13/27），系統(tǒng)會(huì)發(fā)出出錯(cuò)警告并且提示用戶(hù)重新輸入正確的日期。因此，在數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)工具-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置中，將所有模塊中日期字段的有效范圍設(shè)置為EXCEL支持的日期范圍（1900/01/01至9999/12/31）內(nèi)，[2]如圖3-1。

同樣，在數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)工具-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置中，將所有模塊參數(shù)設(shè)置中年的文本長(zhǎng)度設(shè)置為四位，月的輸入范圍設(shè)置為1至12的整數(shù)，如圖3-2和圖3-3。

4.2 車(chē)牌號(hào)字段

第2.1節(jié)（車(chē)輛信息模塊）已經(jīng)所述，底紋為紅色車(chē)牌號(hào)單元格表示車(chē)輛由于某種原因（負(fù)責(zé)人辭職）已經(jīng)停止記賬，但是該車(chē)輛的基本信息仍然保留以便將來(lái)進(jìn)行追溯查詢(xún)。所以，多數(shù)模塊中用戶(hù)選擇這些車(chē)輛的時(shí)候，其車(chē)牌號(hào)單元格底紋應(yīng)自動(dòng)變成紅色以強(qiáng)調(diào)警示。例如：在開(kāi)始-樣式-條件格式-管理規(guī)則-新建規(guī)則中，將車(chē)牌號(hào)為晉A XXXXX的單元格底紋設(shè)置為紅色，如圖3-4。

另外，在多數(shù)模塊中用戶(hù)需要經(jīng)常輸入車(chē)牌號(hào)，如果直接手工輸入，那么對(duì)于用戶(hù)來(lái)說(shuō)體驗(yàn)會(huì)很差，即耗時(shí)又容易出錯(cuò)。所以，在車(chē)輛信息模塊中可以將整個(gè)車(chē)牌號(hào)字段設(shè)置為一個(gè)備選列表，而其他模塊中的車(chē)牌號(hào)字段可以引用該備選列表從而讓用戶(hù)進(jìn)行選擇操作，這樣不僅加快了輸入的速度而且保證了數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。步驟：先在公式—定義的名稱(chēng)—名稱(chēng)管理器-新建中，將車(chē)輛信息模塊中整個(gè)車(chē)牌號(hào)字段（B列）新建為一個(gè)名稱(chēng)為車(chē)牌號(hào)的備選列表;再在數(shù)據(jù)-數(shù)據(jù)工具-數(shù)據(jù)有效性-設(shè)置中，將其他模塊中的車(chē)牌號(hào)字段引用來(lái)源設(shè)置為剛才新建的名稱(chēng)為車(chē)牌號(hào)的備選列表，[2]如圖3-5和圖3-6。

4.3 自動(dòng)生成字段

第2節(jié)（車(chē)輛管理系統(tǒng)的詳細(xì)設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)）已經(jīng)所述，底紋為黃色字段單元格數(shù)值表示從其他模塊中計(jì)算生成。例如：在車(chē)牌號(hào)手動(dòng)查詢(xún)模塊中，月已用額度字段單元格代碼為：=IF（OR（B2=""，I2=""，J2=""），""，SUMIF（記賬！G：G，O2，記賬！V：V）），[1]具體解釋為：如果B2（車(chē)牌號(hào)）、I2（年）、J2（月）三者中有一個(gè)為空，那么P2（月已用額度）為空;否則根據(jù)O2（車(chē)牌號(hào)&年&月）在記賬模塊中篩選出G列（車(chē)牌號(hào)&年&月）符合條件的車(chē)輛并統(tǒng)計(jì)匯總其V列（記賬金額）并將結(jié)果顯示在P2（月已用額度）。季已用額度和年已用額度字段單元格代碼的具體解釋與此類(lèi)似，此處不再具體論述。

既然底紋為黃色字段單元格數(shù)值是計(jì)算生成的，那么該類(lèi)字段單元格應(yīng)該設(shè)置為保護(hù)及隱藏屬性，一來(lái)可以保護(hù)該類(lèi)字段單元格代碼不被用戶(hù)誤刪除，二來(lái)可以隱藏該類(lèi)字段單元格代碼以免影響用戶(hù)正常操作。步驟：在設(shè)置單元格格式-自定義序列-保護(hù)中，勾選鎖定和隱藏復(fù)選框，[3]如圖3-7。

5 總結(jié)與展望

總體來(lái)說(shuō)，車(chē)輛管理系統(tǒng)為筆者部門(mén)帶來(lái)了極大的便利。首先，在車(chē)輛信息管理方面更加便捷;其次，各個(gè)查詢(xún)模塊極大方便了用戶(hù)進(jìn)行精確查詢(xún)相關(guān)額度并獲得必要的提示;最后，該系統(tǒng)讓企業(yè)取得更大的經(jīng)濟(jì)利益和挖掘更高的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，達(dá)成企業(yè)與用戶(hù)之間的雙贏局面，使得企業(yè)的車(chē)輛管理正在成為企業(yè)贏得新經(jīng)濟(jì)時(shí)代競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵，最終它將改變企業(yè)傳統(tǒng)的管理模式、策略和規(guī)律，同時(shí)它也代表著今后一定時(shí)期內(nèi)企業(yè)信息化發(fā)展的重要方向。

隨著今后系統(tǒng)的運(yùn)行和需求的進(jìn)一步增加，筆者會(huì)密切與用戶(hù)取得聯(lián)系和溝通，及時(shí)獲取反饋信息，及時(shí)修正系統(tǒng)自身不完善及有待改進(jìn)的地方，從而使系統(tǒng)的功能越來(lái)越全面，適用面更廣。同時(shí)，在實(shí)際工作中要充分運(yùn)用數(shù)據(jù)庫(kù)及信息技術(shù)，深入分析信息化數(shù)據(jù)所蘊(yùn)含的實(shí)際價(jià)值，盡可能提煉出有助于企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的有效信息從而為企業(yè)健康及長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下扎實(shí)的信息化管理基礎(chǔ)。

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