蒲玲俐

摘 要：辦公室文秘工作在企業(yè)中發(fā)揮著重要的承上啟下的作用，辦公室文秘工作的高效開(kāi)展可以有效促進(jìn)企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的提質(zhì)增效。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時(shí)期，為了更好地發(fā)揮辦公室文秘工作的重要作用。本文從提高辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的重要性和原則入手，在分析了當(dāng)前辦公室文秘工作人員需要具備并提高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)的基礎(chǔ)上，就如何在新時(shí)期有效提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平發(fā)表了幾點(diǎn)自己的見(jiàn)解，以供參考。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;辦公室;文秘工作;質(zhì)量;提升策略

1 引言

無(wú)論是在企業(yè)當(dāng)中還是公益性事業(yè)單位，辦公室文秘工作的重要地位和作用都是不容忽視的。辦公室文秘工作內(nèi)容不僅涉及的范圍比較廣泛，而且其工作程序也具有一定的繁瑣性，因此對(duì)辦公室文秘工作人員的業(yè)務(wù)專(zhuān)業(yè)化水平、業(yè)務(wù)熟練程度以及綜合素養(yǎng)都具有較高的要求。在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、文化等高速發(fā)展的新時(shí)期，如何更加科學(xué)地規(guī)范化辦公室文秘工作，有效提升其工作質(zhì)量和水平，使其更好地發(fā)揮對(duì)企業(yè)發(fā)展的推動(dòng)作用，使企業(yè)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，是本文重點(diǎn)探討的問(wèn)題。

2 提升辦公室文秘工作質(zhì)量的重要性及原則

1）提升辦公室文秘工作質(zhì)量的重要性。企業(yè)辦公室工作是企業(yè)各項(xiàng)行政工作方案和計(jì)劃制定、實(shí)施的主要場(chǎng)所，同時(shí)也是企業(yè)上傳下達(dá)、促進(jìn)企業(yè)各個(gè)部門(mén)和組織之間工作協(xié)調(diào)開(kāi)展的重要樞紐。辦公室文秘工作內(nèi)容不僅涉及部門(mén)較多、人員廣泛，而且工作量比較大，對(duì)工作環(huán)節(jié)的精細(xì)化程度要求也比較高，稍有不慎就會(huì)影響到其它部門(mén)或組織工作的順利開(kāi)展。因此，緊跟社會(huì)發(fā)展步伐，結(jié)合企業(yè)實(shí)際提升辦公室文秘工作質(zhì)量非常重要。

2）提升辦公室文秘工作質(zhì)量的主要原則。企業(yè)的辦公室文秘工作是一項(xiàng)要求非常嚴(yán)謹(jǐn)、慎密的工作，必須在一定的原則指導(dǎo)下才能夠?qū)崿F(xiàn)其高質(zhì)量的完成。原則一是文秘工作人員必須嚴(yán)格按照上級(jí)下達(dá)的命令來(lái)執(zhí)行各項(xiàng)工作，不準(zhǔn)隨意遺漏或者放棄自認(rèn)為不夠重要的工作。必須確保上級(jí)和下級(jí)之間的順利溝通與通常交流，有效促進(jìn)企業(yè)各部門(mén)工作的順利開(kāi)展。原則二是辦公室文秘工作人員必須要有自主提升自身專(zhuān)業(yè)化業(yè)務(wù)水平和職業(yè)素養(yǎng)的意識(shí)，要有與時(shí)俱進(jìn)的思想和高效的執(zhí)行力以及重視細(xì)節(jié)的工作態(tài)度等，有效推動(dòng)辦公室工作的優(yōu)質(zhì)化、先進(jìn)性發(fā)展。原則三是辦公室文秘工作人員必須具備較高的職業(yè)道德操守與行為規(guī)范。文秘工作人員面對(duì)繁雜、大量的工作要有足夠的工作耐心與認(rèn)真的態(tài)度，不準(zhǔn)有任何懈怠、馬虎、甚至僥幸逃避工作的現(xiàn)象出現(xiàn)。

3 辦公室文秘人員需要具備并提高的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)

1）嚴(yán)格遵守公司的制度。忠于自己的本職工作，遵守公司的相關(guān)制度是任何工作人員都應(yīng)該做到的最基本的職業(yè)操守，同樣也是辦公室文秘工作人員需要具備的基本素養(yǎng)。一個(gè)合格的辦公室文秘工作人員必須嚴(yán)格遵守公司的各項(xiàng)規(guī)章制度和專(zhuān)職要求，要有對(duì)自己嚴(yán)格要求的自覺(jué)性和嚴(yán)謹(jǐn)工作的態(tài)度，要確保做到不在細(xì)節(jié)上釀大錯(cuò)，不在粗心處跌跟頭。由于辦公室文秘工作事物比較繁雜多樣，因此，需要工作人員要有高度的計(jì)劃性，每天將自己的工作內(nèi)容做好科學(xué)、合理的規(guī)劃與安排，以提高工作效率。

2）做到以大局為重。顧全大局是辦公室文秘工作人員需要具備的一項(xiàng)關(guān)鍵素質(zhì)能力。文秘工作人員的一項(xiàng)重要工作內(nèi)容就是做好企業(yè)上下級(jí)之間的有效溝通與交流，這就要求文秘工作人員需要站在以企業(yè)利益為重的角度來(lái)考慮和對(duì)待工作過(guò)程中的各種問(wèn)題，絕對(duì)不能夠允許有假公濟(jì)私的念頭出現(xiàn)。

3）提高工作的效能與效率。工作效能與效率是衡量辦公室文秘工作的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。一方面辦公室文秘工作人員必須保持高度熱情的工作狀態(tài)，積極地投入到各項(xiàng)工作當(dāng)中，要始終保持飽滿(mǎn)的工作積極性，認(rèn)真做好自己分內(nèi)的每一項(xiàng)工作，確保工作的高效能與高效率。另一方面文秘工作人員在工作過(guò)程中要具備自主提升自己各項(xiàng)能力與素質(zhì)的意識(shí)與實(shí)際行動(dòng)，以便使自己的工作理念、工作模式以及工作方法等跟上社會(huì)時(shí)代和企業(yè)發(fā)展的步伐。

4 提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的有效策略

1）建立健全科學(xué)、公正、可行的獎(jiǎng)懲制度與機(jī)制?？茖W(xué)、公正、合理的獎(jiǎng)罰制度與機(jī)制可以在很大程度上激發(fā)工作人員的工作上進(jìn)心與工作積極性。對(duì)于辦公室文秘工作人員來(lái)說(shuō)，由于其工作量比較大、工作內(nèi)容比較繁雜，很容易產(chǎn)生工作怠倦心理，從而影響到文秘工作人員的工作積極性與工作效率。適當(dāng)?shù)膽土P制度的執(zhí)行可以對(duì)工作態(tài)度散漫、工作執(zhí)行力不足的文秘工作人員起到有效的警告與督促作用;科學(xué)、公正的獎(jiǎng)勵(lì)制度的執(zhí)行可以對(duì)文秘工作人員起到有效的激勵(lì)作用，有效提升其公平競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)、職業(yè)道德意識(shí)以及顧全大局的意識(shí)等，從而全面提升文秘工作人員的整體素養(yǎng)。

2）充分激發(fā)文秘的創(chuàng)新意識(shí)。當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)以速度為主旋律、創(chuàng)新為發(fā)展引擎的新時(shí)代，并且創(chuàng)新意識(shí)已經(jīng)逐漸滲透到各個(gè)領(lǐng)域，成為推動(dòng)整個(gè)人類(lèi)社會(huì)持續(xù)發(fā)展進(jìn)步的靈魂。辦公室文秘工作是與企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀及發(fā)展態(tài)勢(shì)緊密聯(lián)系在一起的，企業(yè)的發(fā)展過(guò)程是一個(gè)動(dòng)態(tài)變化的過(guò)程，在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展、競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的新時(shí)期，要想使企業(yè)跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，實(shí)現(xiàn)其穩(wěn)定、健康、高效發(fā)展，就必須實(shí)現(xiàn)各個(gè)方面、各個(gè)環(huán)節(jié)的優(yōu)化與創(chuàng)新，以改革求進(jìn)步、以創(chuàng)新求發(fā)展。辦公室文秘工作作為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中的核心樞紐，要想使其更好地發(fā)揮對(duì)企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的推動(dòng)作用，就必須結(jié)合企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況和社會(huì)發(fā)展要求對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化與創(chuàng)新，不斷尋求與探索更加符合新時(shí)代發(fā)展要求和企業(yè)發(fā)展實(shí)際情況的、更加高效的工作模式與方法，進(jìn)而更加優(yōu)質(zhì)、高效地服務(wù)于企業(yè)的順利、穩(wěn)定、高效發(fā)展。

3）加強(qiáng)辦公室文秘工作人員專(zhuān)業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力的培訓(xùn)與提升。辦公室文秘工作的專(zhuān)業(yè)化水平與業(yè)務(wù)能力的高低對(duì)其工作效率和質(zhì)量的提升具有非常重要的影響。因此，在當(dāng)前社會(huì)經(jīng)濟(jì)、政治、科技、文化等高速發(fā)展的新時(shí)期，要想確保企業(yè)辦公室文秘各項(xiàng)工作緊跟企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)展的要求，更好地發(fā)揮推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的服務(wù)功能，就必須在提升辦公室文秘工作人員的專(zhuān)業(yè)化水平與業(yè)務(wù)能力上下功夫，可以對(duì)辦公室文秘工作人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)，并邀請(qǐng)專(zhuān)業(yè)化培訓(xùn)老師進(jìn)行實(shí)踐指導(dǎo)，以此來(lái)有效加強(qiáng)與提升辦公室文秘工作人員的專(zhuān)業(yè)水平與業(yè)務(wù)能力，從而為企業(yè)其它各種相關(guān)工作的順利開(kāi)展提供有效的保障。另外，還要加強(qiáng)對(duì)企業(yè)辦公室文秘工作人員的專(zhuān)業(yè)理論知識(shí)和相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)。理論知識(shí)是指導(dǎo)工作實(shí)踐的有力法寶，可以為文秘工作人員在工作實(shí)踐過(guò)程中發(fā)揮其專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)、少走彎路、提升工作效能提供有效的保障。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，辦公室文秘工作是企業(yè)所有工作中的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是保障企業(yè)順利、優(yōu)質(zhì)、高效運(yùn)營(yíng)發(fā)展的核心樞紐，是促進(jìn)企業(yè)上下級(jí)緊密聯(lián)系與溝通的重要通道，是推動(dòng)企業(yè)各項(xiàng)工作共同協(xié)調(diào)開(kāi)展的催化劑，具有極強(qiáng)的綜合性與實(shí)踐性特征，因此，企業(yè)要對(duì)辦公室文秘工作引起高度重視，在新時(shí)代科學(xué)發(fā)展觀、社會(huì)主義核心價(jià)值觀、十九大精神以及新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義思想的指導(dǎo)下，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)、開(kāi)拓創(chuàng)新，努力做好企業(yè)辦公室文秘工作，不斷提升其工作質(zhì)量與水平，使其在不斷的創(chuàng)新、發(fā)展中更加高效地服務(wù)于企業(yè)的運(yùn)營(yíng)發(fā)展。

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