史天漪

摘 要：近年來(lái)我國(guó)的互聯(lián)網(wǎng)和智能產(chǎn)業(yè)在迅猛發(fā)展，尤其是對(duì)于人工智能行業(yè)來(lái)講，各方面都正在發(fā)生著日新月異的變化，并且相關(guān)的學(xué)者認(rèn)為人工智能技術(shù)是未來(lái)一段時(shí)間內(nèi)科技發(fā)展的主流，因此如何能夠讓人工智能技術(shù)更好的融入到生活當(dāng)中，為人類(lèi)服務(wù)也是各大科學(xué)領(lǐng)域和商業(yè)人士都在研究的問(wèn)題。而檔案管理部分屬于國(guó)家或企業(yè)的工作靈魂，其記錄著工作人員以及各個(gè)項(xiàng)目的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，因此更加需要新技術(shù)來(lái)開(kāi)展管理與服務(wù)，如何能夠在人工智能發(fā)展的大背景之下將其應(yīng)用在檔案管理當(dāng)中也是這兩部分負(fù)責(zé)人員應(yīng)當(dāng)努力思考的方向。

關(guān)鍵詞：人工智能;檔案管理;應(yīng)用探析

人工智能技術(shù)具體來(lái)講是模擬并延伸人的理論方法的一門(mén)技術(shù)科學(xué)，其在日常生活中的應(yīng)用可以在語(yǔ)言和圖像識(shí)別，語(yǔ)言處理和專(zhuān)家系統(tǒng)等方面。在我國(guó)的人工智能發(fā)展規(guī)劃當(dāng)中，也指出到2020年需要將人工智能的整體水平發(fā)展到與世界同步，并且為改善民生做出自己的貢獻(xiàn)。而檔案管理工作，不管是對(duì)于國(guó)家的檔案管理來(lái)講，或者是對(duì)于企業(yè)的檔案管理部門(mén)來(lái)講，都起到著至關(guān)重要的記錄內(nèi)容于數(shù)據(jù)分析的作用，因此就可以將人工智能技術(shù)與之相結(jié)合，使其更加能夠發(fā)揮其核心作用。本文就將從以下幾個(gè)方面來(lái)探討在檔案管理過(guò)程當(dāng)中應(yīng)用人工智能的重要意義，以及如何在新時(shí)代下將檔案管理與人工智能更好地結(jié)合起來(lái)。

1 在檔案管理中應(yīng)用人工智能的重要意義

在目前的檔案管理過(guò)程當(dāng)中，由于檔案的數(shù)量不斷增大，分類(lèi)的方法也不斷增加，因此僅僅靠人工去進(jìn)行檔案管理的話會(huì)造成極大的不方便，因此使用人工智能最重要的意義是通過(guò)這項(xiàng)新技術(shù)的應(yīng)用，創(chuàng)新管理方式提高服務(wù)效率[1]。人工智能技術(shù)在1956年誕生以來(lái)發(fā)展到今天已經(jīng)取得了十分顯著的成果，在語(yǔ)音圖像識(shí)別、文本處理等方面都已經(jīng)超越了人類(lèi)所能夠達(dá)到的極限，因此在應(yīng)用的過(guò)程中可以有效地處理大規(guī)模的檔案素材也可以按照單位的不同要求進(jìn)行分類(lèi)處理。不管是我國(guó)還是世界來(lái)講，都已經(jīng)慢慢的能夠正視人工智能的重要作用，并將其與實(shí)際生活結(jié)合，幫助人類(lèi)來(lái)完成一些復(fù)雜或者是困難的工作。因此對(duì)于檔案管理來(lái)講也應(yīng)當(dāng)以開(kāi)放的心態(tài)去擁抱新型技術(shù)，以一個(gè)未來(lái)發(fā)展的眼光去看待人工智能技術(shù)在檔案管理當(dāng)中的作用，并實(shí)際的操作起來(lái)這樣有利于順應(yīng)內(nèi)外部的時(shí)代要求，推進(jìn)新技術(shù)的升級(jí)與應(yīng)用，并且使本單位的檔案管理工作得到創(chuàng)新，服務(wù)效率也能夠得到提升，因此這是未來(lái)努力的發(fā)展方向，具有重要的劃時(shí)代意義。

2 人工智能在檔案管理中的具體應(yīng)用建議

2.1 應(yīng)用于檔案信息的收集與檢索工作

對(duì)于檔案管理工作來(lái)講，第一個(gè)步驟就是收集。但由于目前電子信息或者是圖像已經(jīng)成了爆炸式增長(zhǎng)，在目前的人工或是電子計(jì)算機(jī)處理環(huán)境之下，給相關(guān)的工作人員帶來(lái)了極大的壓力，因此就可以利用人工智能的智能收集技術(shù)來(lái)提高信息的收集效率[2]。其具體操作功能是在網(wǎng)絡(luò)當(dāng)中抓取到關(guān)鍵的文檔信息，并轉(zhuǎn)化為管理員所需求的格式。不僅如此，在此過(guò)程中還可以進(jìn)行相應(yīng)的真實(shí)性完整性的檢查，甚至可以以音頻和圖像的形式來(lái)進(jìn)行存儲(chǔ)。因此，檔案管理工作人員只需要輸入自己想要什么樣的信息，剩下的都可以交給人工智能完成，這對(duì)于檔案管理工作的效率來(lái)講是一個(gè)質(zhì)的飛躍。

上文當(dāng)中已經(jīng)提到，人工智能有一個(gè)很重要的功能，就是自然語(yǔ)言的處理，其可以包括翻譯、信息檢索和計(jì)算等等，也就是說(shuō)檔案的工作人員只需要利用這個(gè)功能，對(duì)于檔案具體信息進(jìn)行分類(lèi)之后就能夠快速的找到自己想要的信息在什么地方，甚至能夠定位在具體的哪一頁(yè)，因此這對(duì)于檔案管理人員的工作來(lái)講大大的提高了效率非常有利于工作的開(kāi)展。

2.2 應(yīng)用于檔案安全工作

對(duì)于檔案管理來(lái)講，除了要正常的收集數(shù)據(jù)并且儲(chǔ)存在相應(yīng)的系統(tǒng)當(dāng)中之外，管理員還需要負(fù)責(zé)檔案的安全，包括實(shí)體的安全和虛擬網(wǎng)絡(luò)方面的安全。對(duì)于實(shí)體安全來(lái)講，傳統(tǒng)的檔案管理是使用保安或者是攝像頭等技術(shù)，對(duì)于想要危害檔案安全的人實(shí)施實(shí)時(shí)監(jiān)控，可是在目前的狀況下，這些簡(jiǎn)單的傳統(tǒng)監(jiān)控系統(tǒng)已經(jīng)沒(méi)有辦法完全的防范風(fēng)險(xiǎn)，因此就可以需要人工智能技術(shù)來(lái)進(jìn)行物理上的安全防范[3]。包括人臉識(shí)別和指紋識(shí)別技術(shù)，使得只有真正的檔案管理人員才能夠進(jìn)入到檔案室當(dāng)中，以及對(duì)于周?chē)诉M(jìn)行人臉識(shí)別，一旦發(fā)現(xiàn)了潛在的風(fēng)險(xiǎn)，就可以通知相關(guān)的安保部門(mén)進(jìn)行解決。

而在網(wǎng)絡(luò)虛擬安全方面，對(duì)于數(shù)字檔案的保護(hù)也不是傳統(tǒng)的方式，能夠解決的。由于信息量已經(jīng)得到了爆炸式的增長(zhǎng)，因此保護(hù)海量的數(shù)字信息也不是由管理員一個(gè)人能夠做到的，此時(shí)就需要一種更為安全又高效的網(wǎng)絡(luò)管理手段，人工智能就是首選。在人工智能所負(fù)責(zé)的方面，將采取分布式儲(chǔ)存云管理等方式，能夠在管理員的控制之下進(jìn)行加密，只有輸入正確的密鑰才能夠調(diào)取檔案，這樣在網(wǎng)絡(luò)世界當(dāng)中就多了一層保障。同時(shí)對(duì)于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)也可以進(jìn)行人臉識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，保證只有管理員才能夠調(diào)取檔案，在這樣的環(huán)境之下，數(shù)字檔案信息就得到了相應(yīng)的保證。

2.3 應(yīng)用于檔案的分析工作

人工智能系統(tǒng)還有一個(gè)重要的功能叫做專(zhuān)家系統(tǒng)，其本質(zhì)上是一個(gè)計(jì)算機(jī)的程序，根據(jù)某個(gè)領(lǐng)域?qū)＜业南嚓P(guān)專(zhuān)業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，能夠幫助人類(lèi)來(lái)處理簡(jiǎn)單的問(wèn)題[4]。因此這個(gè)系統(tǒng)在檔案管理當(dāng)中起到了至關(guān)重要的作用，由于檔案數(shù)據(jù)的積累是本質(zhì)上幫助相關(guān)的工作人員進(jìn)行相關(guān)問(wèn)題的評(píng)估，因此在評(píng)估的過(guò)程中就可以采用專(zhuān)家系統(tǒng)的意見(jiàn)。通過(guò)這種方法，對(duì)于有共性的相關(guān)問(wèn)題進(jìn)行統(tǒng)一的計(jì)算分析，能夠彌補(bǔ)傳統(tǒng)方法效率慢、容易出現(xiàn)失誤等問(wèn)題，大大提高檔案管理工作的運(yùn)行效率。

同時(shí)這項(xiàng)技術(shù)也可以對(duì)于一些疑難問(wèn)題給出建議，由于專(zhuān)家系統(tǒng)的本質(zhì)是將其中隱性的和共性的數(shù)據(jù)知識(shí)挖掘出來(lái)，并轉(zhuǎn)化成一種理想的現(xiàn)實(shí)處理方式，因此檔案工作人員就可以根據(jù)這項(xiàng)系統(tǒng)所給出的建議再結(jié)合具體問(wèn)題的具體情況進(jìn)行操作，這樣能夠相當(dāng)有效的解決疑難問(wèn)題，并且給出相對(duì)于較為合理的方案。

3 結(jié)束語(yǔ)

我國(guó)已經(jīng)緊緊把握住了時(shí)代的脈搏，正式將人工智能產(chǎn)業(yè)的應(yīng)用和發(fā)展與國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略連接到一起，因此在這個(gè)大背景之下，相關(guān)企業(yè)和部門(mén)的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)落實(shí)這項(xiàng)政策正式與人工智能技術(shù)相結(jié)合，通過(guò)這種方式能夠大大提高信息的收集安全儲(chǔ)存與處理的效率，對(duì)于日后的工作來(lái)講也會(huì)起到著巨大的作用。在此過(guò)程當(dāng)中也會(huì)遇到一定的風(fēng)險(xiǎn)和困難，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)把握主體脈搏，客服細(xì)小困難，由此才能夠推進(jìn)人工智能技術(shù)在我國(guó)各項(xiàng)工作當(dāng)中的落實(shí)與應(yīng)用，并對(duì)于我國(guó)整體的信息安全與國(guó)家戰(zhàn)略安全作出貢獻(xiàn)。當(dāng)然要想更好地發(fā)揮人工智能作用，相關(guān)的檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)對(duì)于工作人員和技術(shù)操作人員給予一定的培訓(xùn)，這樣才能夠更好的發(fā)揮其積極作用，減少在工作當(dāng)中可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題和矛盾。

參考文獻(xiàn)

[1]張軍君.人工智能在檔案管理工作中的應(yīng)用進(jìn)展研究[J].江蘇科技信息， 2019，36（07）：34-36.

[2]李子林，熊文景.The Influence of Artificial Intelligence on Archives Management and Development Suggestions%人工智能對(duì)檔案管理的影響及發(fā)展建議[J].檔案與建設(shè)， 2019， 000（006）：10-13，9.

[3]史豪華.探析人工智能在城建檔案管理中的應(yīng)用與發(fā)展[J].科教導(dǎo)刊-電子版（下旬），2019，000（007）：246.

[4]程冠與岑梓珩，鞏笛，等.人工智能對(duì)法院信息化改革的影響——關(guān)于人工智能背景下智慧法院實(shí)踐現(xiàn)狀與優(yōu)化模式探究的調(diào)研報(bào)告[J].神州，2017：246.