鮑靜

中圖分類號(hào)：F270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2020）02-107-01

摘 要 隨著企業(yè)的改革發(fā)展，對(duì)辦公室機(jī)要工作提出了更高要求，本文論述了如何在工作流程及細(xì)節(jié)上做好辦公室機(jī)要工作的幾點(diǎn)思考。

關(guān)鍵詞 新形勢(shì)下 企業(yè) 機(jī)要工作

當(dāng)前，隨著信息科技的快速發(fā)展，企業(yè)的管理工作也面臨新的發(fā)展機(jī)遇和模式，作為企業(yè)的綜合性管理機(jī)構(gòu)，辦公室承擔(dān)著企業(yè)在經(jīng)營(yíng)運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中承上啟下、聯(lián)通內(nèi)外、協(xié)調(diào)推動(dòng)的重要職能。而不斷更迭的發(fā)展形勢(shì)也對(duì)辦公室機(jī)要工作提出了更高的要求，相對(duì)于辦公室其他職能崗位，機(jī)要崗位具有更強(qiáng)的特殊性、保密性與專業(yè)性，必須具備較高的政治素養(yǎng)與清醒的頭腦，在工作中也需要更高的組織協(xié)調(diào)能力、語(yǔ)言表達(dá)能力、知識(shí)學(xué)習(xí)能力。因此，高質(zhì)量的辦公室機(jī)要工作對(duì)于企業(yè)統(tǒng)籌科學(xué)發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

下面，就如何在工作流程及細(xì)節(jié)上做好機(jī)要工作做幾點(diǎn)思考。

一、提升政治站位，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)機(jī)要工作的重要意義

從事機(jī)要工作，要具有高度的政治敏銳力和鑒別力，善于從政治上觀察、分析和處理問(wèn)題，對(duì)企業(yè)黨政做出的安排部署，都必須不折不扣的執(zhí)行，確保政令暢通。在大是大非面前要始終保持清醒的頭腦，不能有絲毫的含糊和動(dòng)搖。特別是機(jī)要崗位，在涉密事項(xiàng)的處理上，更要做到立場(chǎng)堅(jiān)定，旗幟鮮明，嚴(yán)守保密紀(jì)律。機(jī)要崗位是企業(yè)的政策指令上傳下達(dá)的關(guān)鍵聚散地，又是文件信息傳輸?shù)闹行臉屑~，且涉及的密集文件較多，涉密設(shè)備比較集中。因此，機(jī)要日常工作要認(rèn)真履行和落實(shí)保密工作的責(zé)任制，努力增強(qiáng)保密意識(shí)，在建立健全保密規(guī)章制度和強(qiáng)化保密管理上下功夫、見(jiàn)成效。

二、提高責(zé)任意識(shí)，做好來(lái)往公文的歸納梳理

機(jī)要工作是各類文件的中心集結(jié)地，無(wú)論是上級(jí)來(lái)文、外單位來(lái)文，還是企業(yè)內(nèi)部下發(fā)文件，都應(yīng)該實(shí)行文檔一體化，對(duì)文件進(jìn)行分步跟蹤、系統(tǒng)管理。公文的收、發(fā)、分送、傳遞、借閱、移交、銷毀等每個(gè)一環(huán)節(jié)都應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行登記制度，把好多遞關(guān)口，做到環(huán)環(huán)有手續(xù)，件件有著落，收發(fā)文件要分類登記，審核所有企業(yè)對(duì)外、對(duì)內(nèi)發(fā)文的格式、編號(hào)工作。收發(fā)文件辦理是相對(duì)比較完整、獨(dú)立、閉合的，其基本要求是準(zhǔn)確、及時(shí)、安全、保密。這就要求時(shí)刻保持良好的工作習(xí)慣，熟悉企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)之間的分工，了解各部門的職能，準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)指示精神，機(jī)動(dòng)靈活，掌握時(shí)機(jī)。越是工作繁忙越要分清輕重緩急，準(zhǔn)確流轉(zhuǎn)，做到忙而不亂、忙而有序。

三、強(qiáng)化保密意識(shí)，筑牢企業(yè)信息安全防線

機(jī)要工作是企業(yè)文件、信息、政策指令上傳下達(dá)的集散地，辦公室因其特殊性，所以涉及的密級(jí)文件相對(duì)較多，履行機(jī)要保密工作職能是保密工作的基礎(chǔ)。因此，機(jī)要工作最重要的一點(diǎn)就是要有很強(qiáng)的保密意識(shí)，必須做到不該透露的絕不透露，不該說(shuō)的絕對(duì)不說(shuō)，自覺(jué)遵守保密法規(guī)和保密制度。秘密文件堅(jiān)持專程、專人取送，必須存放在有安全保障的地方，并經(jīng)常檢查保管情況（要有文柜、文柜應(yīng)有安全措施）。企業(yè)在制定秘密文件或帶有秘密性質(zhì)文件的整個(gè)過(guò)程中，包括起草、核稿、打印、校對(duì)、印刷、裝訂及發(fā)放范圍等環(huán)節(jié)都必須注意做好保密工作，確保資料不外泄。

四、緊跟時(shí)代要求，緊貼機(jī)要工作技術(shù)更新

隨著信息化的進(jìn)程，傳統(tǒng)的企業(yè)管理很難滿足企業(yè)管理需求，簡(jiǎn)單、便捷的OA辦公管理系統(tǒng)不僅增進(jìn)組織管理，更提升了企業(yè)的協(xié)同辦公效率，優(yōu)化了企業(yè)上下協(xié)同，集中管控。整個(gè)系統(tǒng)的搭建主要圍繞集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)，通過(guò)權(quán)限設(shè)置、多維矩陣模型快速落實(shí)各分部、各部門獨(dú)立維護(hù)、分權(quán)管理需求，打造一個(gè)集團(tuán)統(tǒng)一管控，分部獨(dú)立維護(hù)的一體化OA辦公系統(tǒng)。將所有工作流程化、電子化，解決集團(tuán)對(duì)于各部門、下屬公司標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管控問(wèn)題。在OA系統(tǒng)權(quán)限分級(jí)管理作用下，下屬子公司可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要，自主決定流程各個(gè)審批節(jié)點(diǎn)和走向。而手機(jī)辦公系統(tǒng)是OA的一個(gè)子系統(tǒng)，它將OA的應(yīng)用從電腦延伸到手機(jī)，安裝手機(jī)辦公系統(tǒng)后，用戶手機(jī)就可以通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)登錄本單位的OA服務(wù)器進(jìn)行辦公，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)可以隨時(shí)隨地了解本單位的狀況和處理緊要工作，大大提高了辦公的便利性。

五、以務(wù)實(shí)的工作作風(fēng)，提高機(jī)要工作和效率

創(chuàng)造一流的工作業(yè)績(jī)，最大限度的的揮機(jī)要工作的作用，關(guān)鍵在于是否有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度負(fù)責(zé)的精神。自覺(jué)做到在標(biāo)準(zhǔn)上求高，措施上求嚴(yán)，工作上求實(shí)，恪盡職守，不計(jì)較個(gè)人得失，少說(shuō)多想多干，甘當(dāng)無(wú)名英雄。以求真務(wù)實(shí)、文明高效的工作作風(fēng)，全面提高機(jī)要的工作質(zhì)量和工作水平。一是要有奉獻(xiàn)精神，要有平常心。機(jī)要工作是默默無(wú)聞的工作，所以要有一種做好工作的奉獻(xiàn)精神，否則，很積極主動(dòng)地創(chuàng)造性地開(kāi)展工作。二是要有忍讓之心，具備寬容之心。機(jī)要工作瑣碎復(fù)雜，接觸面廣，所以機(jī)要工作更應(yīng)當(dāng)高姿態(tài)顧大局，具備忍讓精神，嚴(yán)以律己，寬以待人，做到既要文明禮貌，又要不卑不亢。

六、增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，增強(qiáng)機(jī)要工作的協(xié)調(diào)配合能力

無(wú)私奉獻(xiàn)是人類最純潔、最崇高的道德品質(zhì)，具有奉獻(xiàn)精神的員工首先是忠誠(chéng)并熱愛(ài)企業(yè)，其次是對(duì)工作的強(qiáng)烈的責(zé)任感和使命感。機(jī)要工作要堅(jiān)持做到“四個(gè)不讓”，一是不讓工作 在自己手里耽誤；二是不讓文件在自己手里積壓；三是不讓錯(cuò)誤在自己手里出現(xiàn)；四是不讓機(jī)關(guān)形象因自己受到損害”。因此，機(jī)要工作必須具備主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，在不影響正常工作的情況下，只要能做到的，不分份內(nèi)份外，都要竭盡所能將事情辦好。以熱心、熱情、熱忱為大家服務(wù)，真正做到真心、用心、貼心，為確保企業(yè)各項(xiàng)工作的正常有序運(yùn)轉(zhuǎn)提供切實(shí)保障。

隨著機(jī)要工作不斷向科學(xué)化、信息化推進(jìn)，各項(xiàng)管理規(guī)章不斷完善，機(jī)要工作所承擔(dān)的各項(xiàng)上傳下達(dá)、內(nèi)外協(xié)調(diào)的工作也日益增加。做好機(jī)要工作，必須堅(jiān)持嚴(yán)格要求自己，注重以身作則，講奉獻(xiàn)、樹(shù)正氣，以誠(chéng)待人，正確認(rèn)識(shí)自身的工作和價(jià)值，以“圍繞企業(yè)中心、服務(wù)發(fā)展大局”為理念，以更更高標(biāo)準(zhǔn)、更嚴(yán)要求扎實(shí)做好機(jī)要工作，助推企業(yè)健康有序發(fā)展。