楊文文

摘 要：檔案是對(duì)行政事業(yè)單位開展各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，是單位運(yùn)作及發(fā)展的重要憑證，能為其今后開展各項(xiàng)工作提供依據(jù)。本文主要闡述行政事業(yè)單位檔案整理工作的重要性，并提出做好該項(xiàng)工作的有效策略，旨在促進(jìn)單位檔案管理乃至整體管理水平的提升。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位;檔案管理;整理

行政事業(yè)單位承擔(dān)著行政管理職能，其在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)的改革、發(fā)展中發(fā)生變化，通過(guò)實(shí)施重組和精簡(jiǎn)等戰(zhàn)略提高治理能力，獲取發(fā)展動(dòng)力。在這一進(jìn)程中單位檔案管理和運(yùn)作方式的聯(lián)系日益密切，過(guò)去以手工整理為主的工作方式無(wú)法繼續(xù)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，逐漸暴露出檔案整理內(nèi)容模糊、過(guò)程控制不力、保密不到位等弊端，采取針對(duì)性的方法和策略做好檔案整理工作對(duì)于行政事業(yè)單位的發(fā)展而言有重要意義。

1 行政事業(yè)單位檔案整理工作的重要性

檔案整理是促進(jìn)檔案規(guī)范化管理、提高檔案利用率的關(guān)鍵所在，只有做好行政事業(yè)單位的檔案整理工作，才能完整保存檔案，夯實(shí)單位的運(yùn)作及發(fā)展基礎(chǔ)。一方面，檔案整理對(duì)開發(fā)檔案資源有重要保障作用。管理檔案的目的在于讓檔案能被有效利用，通過(guò)整理行政事業(yè)單位中比較分散的文件、檔案，特別是在分類與編目之后能為使用者查詢所需檔案提供便利，充分體現(xiàn)檔案的價(jià)值[1]。所以加強(qiáng)檔案整理有助于規(guī)范行政事業(yè)單位的檔案管理工作，為有條不紊地開發(fā)和利用檔案資源提供保障。另一方面，檔案整理對(duì)單位檔案管理改革有重要推動(dòng)作用。整理行政事業(yè)單位的檔案，能對(duì)檔案的收集進(jìn)行監(jiān)督，提高檔案管理質(zhì)量。并且通過(guò)整理檔案，很容易在編目中分辨檔案的保存與使用價(jià)值，有助于建立完善的檔案檢索體系，實(shí)現(xiàn)單位檔案管理的持續(xù)優(yōu)化。

2 做好行政事業(yè)單位檔案整理工作的有效策略

2.1 把握檔案內(nèi)容，明確檔案整理要求

在整理檔案之前要做好準(zhǔn)備工作，即對(duì)行政事業(yè)單位中各類檔案的內(nèi)容展開調(diào)查、研究，按照各類檔案內(nèi)容尋找恰當(dāng)?shù)恼砉ぷ鞣椒╗2]。例如對(duì)于單位的文書檔案及其他的零散檔案，要參照《歸檔文件整理規(guī)則》這一行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)提出的要求、方法，實(shí)現(xiàn)單位文件級(jí)的檔案整理，統(tǒng)一同類檔案整理方式。針對(duì)單位中保管價(jià)值不同的檔案還應(yīng)滿足不同的整理要求，可適當(dāng)降低整理標(biāo)準(zhǔn)。即在檔案的整理要求及標(biāo)準(zhǔn)中可適當(dāng)降低為使檔案外觀整潔美觀、整齊劃一而制定的要求，分別建立向檔案室、檔案館移交檔案的標(biāo)準(zhǔn)，或者根據(jù)文件價(jià)值的不同提出對(duì)應(yīng)整理要求，適當(dāng)提高需要移交給檔案館的檔案的整理要求、標(biāo)準(zhǔn)。如果檔案只需定期保管，就可適當(dāng)放寬其整理要求。例如可以用檔案袋、封套、燕尾夾等裝訂檔案，當(dāng)將檔案移交給檔案館時(shí)再進(jìn)行三孔一線裝訂，滿足檔案頻繁利用和多次復(fù)印等要求。并且這樣的整理方式能夠按照單份提供檔案利用，避免因某卷檔案里存在個(gè)別密級(jí)材料就造成全卷檔案無(wú)法提供利用的現(xiàn)象，發(fā)揮檔案的作用。

2.2 加強(qiáng)過(guò)程控制，提高檔案整理效率

首先，做好檔案分類工作。針對(duì)行政事業(yè)單位的實(shí)體檔案，其分類主要有三層：1）宏觀分類，根據(jù)國(guó)家檔案系統(tǒng)建立相應(yīng)的檔案室;2）檔案室內(nèi)分類，區(qū)分檔案室內(nèi)的全宗檔案;3）全宗內(nèi)分類，按照全宗內(nèi)檔案來(lái)源和時(shí)間、形式、主題內(nèi)容等進(jìn)一步完成檔案的系統(tǒng)化分類，建立案卷（最小保管單位）。其次，完成檔案整理操作。檔案整理工作絕非孤立的、單獨(dú)存在的，整理環(huán)節(jié)要和文件處理工作銜接起來(lái)，查遺補(bǔ)缺，例如有請(qǐng)示就要有批復(fù)，對(duì)于重要文件應(yīng)保證意見征求稿、討論稿和定稿等齊全;針對(duì)文件材料的附件，應(yīng)整理首次所簽合同、有關(guān)于協(xié)議的補(bǔ)充合同以及補(bǔ)充協(xié)議、批示和辦理、計(jì)劃和總結(jié)等材料，環(huán)環(huán)相扣，保持文件處理結(jié)果和檔案整理歸檔的密切聯(lián)系，任何環(huán)節(jié)有缺失都會(huì)破壞檔案整理的完整性。再次，落實(shí)檔案編目處理。在根據(jù)案卷級(jí)整理檔案時(shí)，整理好卷內(nèi)文件之后應(yīng)標(biāo)注案卷封面項(xiàng)目，編制歸檔文件的引導(dǎo)目錄，主要有件號(hào)、責(zé)任人、文號(hào)、題名、日期、頁(yè)數(shù)、備注等。與此同時(shí)，科學(xué)編制檔號(hào)，即檔案實(shí)體管理編號(hào)，涉及全宗號(hào)、類目名稱、案卷號(hào)或者卷盒號(hào)、保管期限、件號(hào)以及頁(yè)張?zhí)柕?，提升檔案整理的條理性和規(guī)范性。

2.3 保密措施到位，優(yōu)化單位檔案管理

除了日常的歸檔，檔案整理工作的另一個(gè)重要部分就是保存行政事業(yè)單位的核心技術(shù)、重要數(shù)據(jù)等，把保密措施落到實(shí)處，防止信息外泄或者專利數(shù)據(jù)、核心技術(shù)等被他人盜用[3]。因此，檔案人員在整理檔案時(shí)務(wù)必要保密，確保在內(nèi)部核心人員的指導(dǎo)下整理數(shù)據(jù)資料。也就是要選好保密檔案的保存介質(zhì)、保存地點(diǎn)，分級(jí)整理涉密檔案。特別是在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，對(duì)于電子檔案整理環(huán)節(jié)的保密工作必須引起重視，因?yàn)榇鎯?chǔ)電子檔案的方式較多，計(jì)算機(jī)、移動(dòng)硬盤、光盤等較為常見，應(yīng)建立完善的電子檔案整理制度，仔細(xì)說(shuō)明電子檔案的格式、分類、保管年限、拷貝情況等，優(yōu)化單位檔案管理工作。例如針對(duì)單位中保密級(jí)別較高的檔案，應(yīng)先了解其電子檔案密級(jí)，再明確保管的方式、期限，嚴(yán)格控制整理工作質(zhì)量。針對(duì)管理類檔案和辦公系統(tǒng)要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，針對(duì)無(wú)原始數(shù)據(jù)的檔案應(yīng)進(jìn)行掃描，將其變成電子檔案。另外，行政事業(yè)單位對(duì)電子數(shù)據(jù)和信息的要求日益多元化，形成的電子檔案也越來(lái)越多，應(yīng)在檔案整理中明確工作流程，全面提升檔案管理及服務(wù)水平。

3 結(jié)語(yǔ)

在經(jīng)濟(jì)與社會(huì)快速發(fā)展的時(shí)代，相關(guān)新理念、新技術(shù)在檔案管理中得到廣泛的應(yīng)用，行政事業(yè)單位的檔案部門及其人員應(yīng)將傳統(tǒng)檔案整理方式轉(zhuǎn)變成現(xiàn)代化整理模式，在做好檔案的分類、整理和編目等工作的同時(shí)提高其保密性，進(jìn)而提升單位檔案整理工作質(zhì)量，確保檔案管理不斷趨于規(guī)范化、科學(xué)化，更好地服務(wù)于社會(huì)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]楊慶華.新形勢(shì)下行政事業(yè)單位檔案管理方式初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（22）：127-128.

[2]郝萌萌.淺析事業(yè)單位檔案規(guī)范化管理及提升措施[J].才智，2019（17）：219.

[3]陳國(guó)芹.小型事業(yè)單位檔案整理務(wù)實(shí)工作探討[J].陜西檔案，2019（01）：30-31.