劉東征 菏澤市退役軍人事務(wù)局

人事檔案如實(shí)記錄了各個員工的家庭背景、受教育程度、工作經(jīng)歷以及學(xué)術(shù)成就等信息。為此，人事檔案也成為事業(yè)單位優(yōu)化人力資源配置的必要參考依據(jù)。對此，本文將深入分析人事檔案管理的作用，探究事業(yè)單位人事檔案管理工作存在的問題，最后提出切實(shí)可行的應(yīng)對策略。

一、人事檔案管理的作用

在事業(yè)單位經(jīng)營發(fā)展中，大力開展人事方面的檔案管理工作，可以最大限度的發(fā)揮人資管理的價值，加快人力資源改革進(jìn)程。人事檔案應(yīng)重點(diǎn)收集、記錄與整理關(guān)于員工的身份信息、崗位任職時間、日常工作表現(xiàn)以及突出業(yè)績成就等內(nèi)容。這些內(nèi)容與員工日后在企業(yè)中的升遷調(diào)度、任務(wù)分配以及待遇調(diào)整等存在直接關(guān)聯(lián)。以往的人事檔案管理模式單一化、刻板化，在實(shí)際管理工作中存在各種各樣的問題。

二、事業(yè)單位在人事方面的檔案管理過程中存在的問題

（一）檔案管理意識淡薄

部分事業(yè)單位在人事檔案方面存在認(rèn)知誤區(qū)，對檔案管理缺乏重視。這也使得人事檔案無法與事業(yè)單位實(shí)際的發(fā)展同步。隨著國家經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，以及人事制度的日漸完善，使得事業(yè)單位的人事檔案管理體制改革與社會發(fā)展之間的矛盾進(jìn)一步凸顯。

（二）檔案管理制度不健全

若想加強(qiáng)人事方面的檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范性，首要前提是建立健全的檔案管理制度。如果缺少全面完善的制度，管理專員會單純憑借實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)或個人習(xí)慣開展工作。由于各管理專員的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與個人習(xí)慣不同，使得檔案管理一片混亂，毫無章法。為此，事業(yè)單位有必要進(jìn)一步細(xì)化人事檔案管理流程，對檔案管理進(jìn)行精準(zhǔn)指導(dǎo)與合理約束，增強(qiáng)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范性。此外，由于部分事業(yè)單位仍缺乏全面完善的管理制度，工作人員工作中缺少管理與執(zhí)行依據(jù)，進(jìn)而導(dǎo)致管理工作存在極大的盲從性和隨意性。

（三）硬件設(shè)施不完善

目前，部分事業(yè)單位仍存在人事檔案管理硬件設(shè)施配置不齊全的問題。由于投資力度不足，人事檔案儲備室容納空間有限，人事檔案保存環(huán)境條件較差，配套安全設(shè)施不健全，降低了人事檔案調(diào)配與管理效率，增加了安全隱患。

（四）檔案管理人員綜合素質(zhì)匱乏

當(dāng)前，多數(shù)事業(yè)單位普遍存在人事檔案管理專員綜合素質(zhì)匱乏的問題，具體體現(xiàn)在如下幾方面：首先，事業(yè)單位現(xiàn)有的管理專員缺乏豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，無法適應(yīng)日益繁重的檔案管理工作，制約了事業(yè)單位的良好發(fā)展。其次，事業(yè)單位現(xiàn)有的管理專員的年齡偏大，思想跟不上時代發(fā)展，接受和掌握新事物的能力較差。這也使得人事檔案的管理手段極其單一化，嚴(yán)重影響與阻礙檔案管理工作的發(fā)展。

三、強(qiáng)化與完善事業(yè)單位在人事方面的檔案管理水平的具體策略

（一）加大對檔案管理的重視

事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人要全面分析人事檔案管理工作中存在的問題，進(jìn)一步加深對人事檔案管理工作的認(rèn)知，樹立科學(xué)化、規(guī)范化與精細(xì)化管理意識，加大了檔案管理工作的宣傳力度。同時，優(yōu)化人事檔案管理，增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理部門負(fù)責(zé)人的責(zé)任意識，高度落實(shí)各項(xiàng)人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。

（二）建立全面、完善的檔案管理制度

事業(yè)單位在人事方面的檔案管理具有綜合性、專業(yè)性與復(fù)雜性等特征。要想保證人事檔案管理工作的有序開展，必須構(gòu)建完善的管理制度。事業(yè)單位需結(jié)合人事檔案實(shí)際管理情況，遵照《檔案法》的基本要求，進(jìn)一步完善人事檔案管理制度。事業(yè)單位的人事檔案管理制度包括人事檔案管理考核制度和人事檔案管理追責(zé)制度等。搜集資料、整理文檔、查閱調(diào)用等都屬于人事檔案管理工作范疇。只有遵照人事檔案管理制度開展工作，才能提高人事檔案管理工作效率，充分發(fā)揮管理制度的優(yōu)勢價值。

另外，事業(yè)單位還要積極開展人事檔案管理宣傳工作，將人事檔案管理工作的考核結(jié)果納入日常會議中，激勵檔案管理專員提高知識修養(yǎng)，擴(kuò)充理論知識儲備，強(qiáng)化職業(yè)道德素養(yǎng)。由此，不斷提升人事檔案管理工作水平。

（三）加大投資力度

人事檔案管理專員應(yīng)定期向上級主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，如實(shí)反饋硬件設(shè)施方面存在的問題，請求專項(xiàng)撥款，完善硬件設(shè)施。根據(jù)現(xiàn)行的人事檔案管理方式可知，若想實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，首要前提是大力開發(fā)保管技術(shù)，創(chuàng)新保管方式。這就需要事業(yè)單位加大人事檔案管理方面的投資。只有進(jìn)一步完善硬件設(shè)施，才能顯著提高人事檔案管理工作效率，充分發(fā)揮人事檔案管理工作的優(yōu)勢作用。再者，加大人事檔案管理方面的投資力度，這也是增大事業(yè)單位人才密度，加快事業(yè)單位人事管理體制改革進(jìn)程的關(guān)鍵舉措。

（四）強(qiáng)化人事檔案管理專員綜合素質(zhì)

檔案管理專員是人事檔案管理工作的組織者與執(zhí)行者，發(fā)揮著不可替代的作用。若想推動事業(yè)單位人事檔案管理工作的有序開展，完善檔案管理專員綜合素質(zhì)顯得尤為重要。具體策略如下所述：首先，定期組織開展員工素質(zhì)教育活動，強(qiáng)化員工的職業(yè)道德素養(yǎng)。其次，加大在員工業(yè)務(wù)能力方面的培訓(xùn)力度，提高員工的專業(yè)技能水平。最后，根據(jù)員工的階段性表現(xiàn)，樹立典型，充分發(fā)揮模范帶頭作用，激發(fā)全體員工的主觀能動性，形成良好的內(nèi)部氛圍。

結(jié)語：綜上所述，隨著現(xiàn)代科技的進(jìn)步，事業(yè)單位的人事檔案管理工作也逐步向著網(wǎng)絡(luò)化、信息化與智能化方向發(fā)展。單位內(nèi)部需加大投資，強(qiáng)化專員專業(yè)素養(yǎng)，以期提升人事檔案管理工作整體水平，推動事業(yè)單位的良好發(fā)展。