孫美艷 青島市城陽(yáng)區(qū)住房和城市建設(shè)管理局

前言：近些年我國(guó)綜合國(guó)力顯著提升，推動(dòng)事業(yè)單位向更高水平發(fā)展。正當(dāng)事業(yè)單位改革如火如荼的進(jìn)行時(shí)，檔案管理的弊端逐漸暴露出來(lái)。檔案工作沒(méi)做好，會(huì)導(dǎo)致檔案收錄不全，無(wú)法為單位作決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。雖然已步入新時(shí)期，但事業(yè)單位依然采用傳統(tǒng)工作模式，不僅工作效率偏低，工作質(zhì)量還無(wú)法得到保證。為了滿(mǎn)足時(shí)代發(fā)展需要，事業(yè)單位要對(duì)實(shí)際工作情況進(jìn)行深入分析，填補(bǔ)工作薄弱點(diǎn)，以提升檔案管理水平。

一、新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理工作中常見(jiàn)問(wèn)題

（一）管理理念薄弱

檔案工作內(nèi)容包括資料收集、整理及歸檔等，但由于管理人員的意識(shí)缺失，以至于各項(xiàng)工作都沒(méi)有做到位。管理人員沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，工作表現(xiàn)不積極，工作效率偏低，以至于檔案管理流于形式。另外，管理人員不會(huì)主動(dòng)開(kāi)展自主學(xué)習(xí)，不僅日常行為缺乏規(guī)范性，工作準(zhǔn)確度還略顯不足。如此一來(lái)，檔案工作無(wú)法提供足夠的支持，事業(yè)單位在面對(duì)新時(shí)期挑戰(zhàn)時(shí)就會(huì)顯得力不從心。

（二）管理制度缺失

當(dāng)前不少事業(yè)單位并不具備完善的管理制度，以至于檔案工作無(wú)法順利開(kāi)展。制度不僅是約束管理行為的利器，也是提升工作效率的保障[1]。一旦管理制度不健全，那么對(duì)員工的約束力必然不足，從而造成種種問(wèn)題出現(xiàn)。例如，員工根據(jù)自身經(jīng)驗(yàn)開(kāi)展檔案工作，以至于每項(xiàng)工作無(wú)法落到實(shí)處。缺乏必要的獎(jiǎng)勵(lì)措施，員工的工作激情無(wú)法激發(fā)，那么勢(shì)必會(huì)出現(xiàn)消極怠工的現(xiàn)象。出現(xiàn)重大過(guò)錯(cuò)時(shí)，無(wú)法準(zhǔn)確判定責(zé)任，最終不了了之。久而久之，員工的責(zé)任心就會(huì)消失，同時(shí)內(nèi)心滋生做好做壞都一樣的念頭。

（三）管理方法落后

事業(yè)單位的日常業(yè)務(wù)比較多，并未將目光聚焦在檔案工作上，以至于管理方法更新不及時(shí)。實(shí)踐證明，傳統(tǒng)管理方法的效率偏低，無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際需要。在一些單位中，沒(méi)有給檔案工作提供充足的資金，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化建設(shè)速度緩慢。尤其是設(shè)備方面，無(wú)法滿(mǎn)足環(huán)境需求。即便有單位采購(gòu)了設(shè)備，但由于未開(kāi)展技能培訓(xùn)，以至于管理人員無(wú)法很好地運(yùn)用設(shè)備。總而言之，現(xiàn)階段事業(yè)單位的檔案工作只停留在表面，并未進(jìn)行深入改革，檔案管理效果自然不好。

二、新時(shí)期背景下事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新策略

（一）創(chuàng)新管理觀念

管理觀念是否轉(zhuǎn)變是檔案工作能否有效開(kāi)展的關(guān)鍵，因此事業(yè)單位要重視此項(xiàng)工作[2]。事業(yè)單位要傾注人力、財(cái)力，開(kāi)展宣傳攻勢(shì)，確保工作無(wú)死角。單位人員一直處在這樣的環(huán)境中，思想自然會(huì)發(fā)生變化。事業(yè)單位要鼓勵(lì)全員參與到檔案工作中，只有切身體會(huì)，才能加深認(rèn)知。事業(yè)單位要邀請(qǐng)專(zhuān)家蒞臨指導(dǎo)，給員工帶來(lái)先進(jìn)的理念及技術(shù)，潛移默化的影響他們思維，促進(jìn)科學(xué)認(rèn)知的形成。事業(yè)單位還要聯(lián)系兄弟單位，通過(guò)參觀學(xué)習(xí)，進(jìn)一步加深理解。參觀結(jié)束后，單位要求每一位人員撰寫(xiě)心得，以此鞏固學(xué)習(xí)效果。除此之外，事業(yè)單位要打通溝通渠道。溝通方式應(yīng)多樣，除了設(shè)置意見(jiàn)反饋箱外，還要增加郵箱反饋、電話(huà)反饋、私信反饋等方式。事業(yè)單元要重視每一條反饋意見(jiàn)，經(jīng)過(guò)認(rèn)真核實(shí)，采取有建設(shè)性的意見(jiàn)。當(dāng)員工心聲可直達(dá)“天庭”時(shí)，他們更愿意為單位的發(fā)展出謀劃策，從而推動(dòng)檔案工作向更高水平發(fā)展。

（二）創(chuàng)新管理制度

為提升檔案工作質(zhì)量，事業(yè)單位要積極完善管理制度。明確管理責(zé)任是首要任務(wù)，職責(zé)要落實(shí)到每一個(gè)崗位、每一個(gè)人，這樣管理人員才清楚自身工作內(nèi)容，以及需承擔(dān)的責(zé)任，從而避免推諉事件的發(fā)生。接下來(lái)，事業(yè)單位要制定管理內(nèi)容及流程，以此指導(dǎo)檔案工作。在制度的作用下，管理人員的日常行為更加規(guī)范，工作錯(cuò)誤顯著減少。最后，事業(yè)單位要制定獎(jiǎng)懲措施。獎(jiǎng)勵(lì)可激發(fā)潛能，激活創(chuàng)造力，對(duì)工作表現(xiàn)積極、為檔案工作做出重大貢獻(xiàn)的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)品要具有吸引力，這樣才能營(yíng)造積極向上的風(fēng)氣。對(duì)于消極怠工、敷衍了事的員工，單位要給予嚴(yán)肅處理，如若其屢教不改，就需考慮辭退或調(diào)崗。在實(shí)行獎(jiǎng)懲制度時(shí)要獎(jiǎng)罰分明，以達(dá)到凈化單位內(nèi)部不良風(fēng)氣的目的。

（三）創(chuàng)新管理方法

事業(yè)單位要糾正錯(cuò)誤看法，積極創(chuàng)新管理方法。俗話(huà)說(shuō)：“工欲善其事必先利其器。”事業(yè)單位要重視設(shè)備引進(jìn)。在采取設(shè)備前，事業(yè)單位要分析檔案工作的實(shí)際狀況，以及市場(chǎng)形勢(shì)，以確定設(shè)備采購(gòu)清單。通過(guò)對(duì)比多家供應(yīng)商，從中選出滿(mǎn)足要求、價(jià)格適中的設(shè)備。當(dāng)設(shè)備送至事業(yè)單位時(shí)，除了要進(jìn)行設(shè)備調(diào)試，還要完成技術(shù)交底，確保充分掌握設(shè)備的使用技巧，了解相關(guān)注意事項(xiàng)。在人員培養(yǎng)方面，事業(yè)單位要統(tǒng)籌規(guī)劃、精心執(zhí)行[3]。借助一次次培訓(xùn)活動(dòng)，提高人員的認(rèn)知水平、增強(qiáng)人員的實(shí)操能力，為檔案工作夯實(shí)人才基礎(chǔ)。除此之外，事業(yè)單位要安排人員關(guān)注技術(shù)市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，結(jié)合單位實(shí)際情況選用適宜的管理方法。在先進(jìn)方法進(jìn)入單位后，要加大推廣力度，以提升管理方法的利用效果。當(dāng)然，在新方法使用過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)問(wèn)題。這時(shí)，事業(yè)單位要集思廣益，找到應(yīng)對(duì)之法。在全員的共同努力下，檔案管理方法必然得到創(chuàng)新，這對(duì)提高管理質(zhì)量大有裨益。

總結(jié)：新時(shí)期的到來(lái)，使得事業(yè)單位的檔案管理問(wèn)題題逐漸體現(xiàn)出來(lái)。事業(yè)單位既然披上新時(shí)代的外衣，就要走出新時(shí)代的步伐，因此檔案工作改革勢(shì)不可擋。通過(guò)創(chuàng)新理念、創(chuàng)新制度、創(chuàng)新方法，打造行之有效的檔案管理模式。只有檔案工作有條不紊的開(kāi)展，才能不間斷地提供支持，從而保證事業(yè)單位的健康發(fā)展。