陳攀 昌吉州消防救援支隊(duì)

一、紙質(zhì)檔案管理模式與電子檔案管理模式的差異性

（一）存儲(chǔ)、管理環(huán)境的差異。紙質(zhì)檔案與電子檔案的存儲(chǔ)有明顯的差別,首先紙質(zhì)檔案的主要載體是紙張,所需要場(chǎng)地和空間,都要符合紙張存放的要求,控制存放場(chǎng)地的溫濕度。電子檔案所依靠的數(shù)字存儲(chǔ)設(shè)備,對(duì)于場(chǎng)地的要求更為嚴(yán)格,雖然數(shù)字存儲(chǔ)器所需要的空間不大,但是其內(nèi)部的電子元器件的構(gòu)造,也使得對(duì)環(huán)境要求極為嚴(yán)格。除了紙質(zhì)檔案場(chǎng)地的常規(guī)要求以外,還需要防塵、防摔、防磁場(chǎng)等特殊要求。尤其是在現(xiàn)代信息環(huán)境下,各種數(shù)碼產(chǎn)品網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層出不窮,一旦電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備受到干擾,可能會(huì)對(duì)檔案存儲(chǔ)的信息造成影響。而且數(shù)字電子存儲(chǔ)設(shè)備出現(xiàn)問(wèn)題,是很難進(jìn)行修復(fù)的。從這一點(diǎn)上看,傳統(tǒng)的紙質(zhì)存儲(chǔ)環(huán)境更加容易掌握。

（二）信息查詢方式的差異。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的信息檢索和查詢方式是依靠人工檢索,檢索的過(guò)程相對(duì)來(lái)說(shuō)較慢,同時(shí)也需要耗費(fèi)很大的精力。而電子檔案是通過(guò)計(jì)算機(jī)設(shè)備來(lái)進(jìn)行的,檢索的方式有很多種,可以通過(guò)時(shí)間、關(guān)鍵詞、作者等多種信息進(jìn)行檢索,既可以在范圍內(nèi)檢索,也可以做到精確檢索。通過(guò)信息查詢和檢索方式來(lái)看,紙質(zhì)檔案和電子檔案會(huì)有十分明顯的區(qū)別,一般的檔案管理中,是將兩種方式很好的融合,為用戶提供線上線下的多種服務(wù)形式。

（三）對(duì)管理者的職業(yè)技能要求的差異性。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理中,對(duì)于檔案管理者的要求不高,只要掌握檔案檢索的流程,同時(shí)能夠保證場(chǎng)館的清潔和安全就能夠滿足。但是在電子檔案的管理中,除了傳統(tǒng)管理技能的要求之外,還應(yīng)掌握基本的計(jì)算機(jī)技術(shù),以及互聯(lián)網(wǎng)能力。能夠熟練的操作計(jì)算機(jī)設(shè)備進(jìn)行檔案的建立、檢索。因此,檔案管理人員在面對(duì)信息技術(shù)下的檔案管理,要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理技能的基礎(chǔ)上,重新建立起信息系統(tǒng)的思維。

二、紙質(zhì)檔案與電子檔案融合中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理的制度不夠健全。檔案管理的工作由來(lái)已久,長(zhǎng)期以來(lái)一直是以紙質(zhì)形式而構(gòu)建起來(lái)的檔案管理制度。信息技術(shù)的發(fā)展距今也不到半個(gè)世紀(jì),而且基本是在二十一世紀(jì)才開始廣泛的普及的。在檔案管理工作的信息化內(nèi)容建設(shè)落實(shí)中,因?yàn)槿狈Ρ匾男畔⒐芾碇贫?導(dǎo)致檔案管理的信息化建設(shè)表現(xiàn)出先天不足的狀態(tài)。

（二）對(duì)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合認(rèn)識(shí)程度不深。對(duì)于檔案管理人員來(lái)說(shuō),習(xí)慣了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作的基本流程后,在檔案管理的工作中比較得心應(yīng)手。在面對(duì)信息化系統(tǒng)和技術(shù)下的檔案管理工作后,出于對(duì)信息技術(shù)的陌生,沒有準(zhǔn)確的認(rèn)識(shí)到電子檔案的優(yōu)勢(shì),從而對(duì)電子檔案與傳統(tǒng)檔案融沒有很大的工作動(dòng)力,也沒有給予很大的重視。這種思想觀念在檔案管理工作人員中廣泛的存在,導(dǎo)致了許多組織和機(jī)構(gòu)的檔案管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)很難有效的開展,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子檔案融合工作受到制約。

（三）檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)不高。面對(duì)信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的來(lái)臨,對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。其中不僅是檔案管理的信息化建設(shè)上,同時(shí)也要求檔案管理人員的基本職業(yè)素養(yǎng)。在信息化環(huán)境下,各行各業(yè)都實(shí)現(xiàn)了信息化的建設(shè),檔案管理若不夠與當(dāng)下的信息環(huán)境相接軌,則會(huì)對(duì)人力資源和社會(huì)保障等多個(gè)事項(xiàng)帶來(lái)很大的不便。同時(shí),檔案管理人員缺乏對(duì)信息技術(shù)的基本操作能力,導(dǎo)致電子檔案在查詢和檢索上十分吃力,影響工作效率。另外,技術(shù)人員對(duì)于檔案系統(tǒng)的維護(hù)不周,也會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)很大的障礙。

三、加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合措施

（一）加強(qiáng)檔案管理信息化的建設(shè)。根據(jù)目前檔案管理的形勢(shì)來(lái)看,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)十分成熟,無(wú)論是在管理制度上還是人才支撐上,若要加強(qiáng)紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合,就必須要完善檔案管理的信息化建設(shè)。在各個(gè)組織和機(jī)構(gòu)中,要根據(jù)自身的情況,來(lái)建立特有的信息化檔案管理模式,才能確保檔案管理信息化建設(shè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（二）完善檔案管理制度。紙質(zhì)檔案與電子檔案的有效融合,首先要建立和完善在信息技術(shù)環(huán)境下新的檔案管理制度。檔案管理人員要認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)環(huán)境下,電子檔案管理的重要性。要依托現(xiàn)有的檔案管理模式,將信息化的檔案工作要求有效的融入其中,建立相互補(bǔ)充、相互協(xié)調(diào)的檔案管理機(jī)制,保障信息化檔案管理工作的有效進(jìn)行。其次,還應(yīng)該建立統(tǒng)籌管理模式,將電子檔案與紙質(zhì)檔案相互獨(dú)立又彼此聯(lián)系。

（三）加強(qiáng)兩種檔案的共存性和互動(dòng)性。紙質(zhì)檔案與電子檔案在未來(lái)一段時(shí)間會(huì)長(zhǎng)期的共存,紙質(zhì)檔案不會(huì)被淘汰,電子檔案也不會(huì)占據(jù)主要的優(yōu)勢(shì)。紙質(zhì)檔案與電子檔案在信息技術(shù)的不斷提升下,融合會(huì)越來(lái)越深入。目前來(lái)說(shuō),首先要提高紙質(zhì)檔案的共存性和互動(dòng)性,才能實(shí)現(xiàn)兩者有效的結(jié)合。所謂共存性,就是紙質(zhì)檔案與電子檔案兩種形式共同存在。因紙質(zhì)檔案是首先存在,電子檔案是隨后衍生出來(lái)的,因此紙質(zhì)檔案作為主體存在,電子檔案作為紙質(zhì)檔案的副本而存在。

結(jié)語(yǔ)：綜上所述,紙質(zhì)檔案與電子檔案的融合是未來(lái)檔案建設(shè)的重要內(nèi)容。在社會(huì)信息化水平逐漸加深的環(huán)境下,智能生活與線上辦公成為主流趨勢(shì),檔案的管理與人們的職業(yè)和生活息息相關(guān),復(fù)雜的檔案管理程序已經(jīng)于當(dāng)下的先進(jìn)的社會(huì)生活方式極為不符。因此,加強(qiáng)檔案管理的信息化水平,將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代化的電子檔案進(jìn)行融合,提高檔案的管理水平及工作效率,成為當(dāng)下迫切需求的內(nèi)容。檔案管理人員要從自身的工作實(shí)踐做起,通過(guò)實(shí)踐的經(jīng)驗(yàn)和理論的積累,為檔案工作的發(fā)展和優(yōu)化提出合理化的建議,能夠不斷促進(jìn)檔案工作的完善與進(jìn)步。