唐梓杰 湖南省有色地質(zhì)勘查局二一七隊

引言：隨著5G時代的來臨，我國的信息技術(shù)水平再次提高，企業(yè)進行信息化改革已經(jīng)刻不容緩。在企業(yè)管理中，文秘工作與檔案管理工作作為企業(yè)運行的保障，需要運用信息技術(shù)進行快速查詢、任務分配、工作交流等工作，加大信息技術(shù)的應用范圍，使企業(yè)向著現(xiàn)代化企業(yè)的目標快速發(fā)展。

一、信息時代中的文秘工作

（一）文秘人員工作方法的轉(zhuǎn)變

文秘是一個特殊的職位，其與領(lǐng)導的接觸非常頻繁，領(lǐng)導的行為、決定、策略都需要文秘人員進行記錄整理，其任務量比較大。而信息技術(shù)在不斷的發(fā)展中，文秘的工作模式也隨之出現(xiàn)變化，需要使用紙筆的方面越來越少，需要運用電子設備的方面越來越多，文秘人員的任務量雖然在增加，但是使用的時間反而更少，說明文秘人員的工作效率正在提升。其工作模式的轉(zhuǎn)變主要體現(xiàn)在以下方面：

第一，在領(lǐng)導進行講話之前，文秘人員需要先對會議室內(nèi)的投影儀、電腦、音箱、話筒等設備進行檢查，保證領(lǐng)導講話時不會出現(xiàn)故障。當領(lǐng)導發(fā)表觀點時，文秘會在一旁用電腦進行記錄，用攝像機、收集拍攝視頻資料，保證領(lǐng)導發(fā)布的政策可以被完整記錄，為檔案管理工作提供便利。

第二，對于領(lǐng)導下達的命令，文秘人員要及時傳達，此時，運用信息技術(shù)可以最快速的傳達領(lǐng)導的指令，對于重要決策，文秘人員可以使用打印機、傳真機進行復印，將文件及時下發(fā)到其他部門手中。此外，在文秘跟隨領(lǐng)導出差時，文秘人員要運用手機、電腦的通訊功能為領(lǐng)導安排車輛、餐飲、住宿等，為領(lǐng)導的衣食住行提供便利。

（二）文秘人員工作技術(shù)的優(yōu)化

在企業(yè)中，文秘人員的主要功能是為領(lǐng)導者提供輔助，因此，很多人認為，當企業(yè)出現(xiàn)錯誤時，原因是領(lǐng)導者出現(xiàn)問題。但是，每個錯誤的發(fā)生不能只止在領(lǐng)導身上，文秘人員沒有做好自己的本職工作也會導致領(lǐng)導產(chǎn)生錯誤的決策。所以，文秘人員的工作能力應當不斷提升，從而發(fā)揮出其自身的功能性。如，文秘人員可以運用office來進行PPT的制作，用表格與圖形功能進行數(shù)據(jù)統(tǒng)計，使人們更加直觀的了解數(shù)據(jù)信息，從而進行分析。為了提升文秘人員的信息技術(shù)水平，企業(yè)應當對文秘人員進行培訓。例如，2018年湖南省有色地質(zhì)勘查局二一七隊為了提升文秘人員的綜合素質(zhì)，其對內(nèi)部文秘人員進行了細致的信息技術(shù)培訓，企業(yè)為文秘人員報名參加了文秘培訓班，培訓內(nèi)容包括了PS基礎(chǔ)應用、WPS軟件應用、PPT制作、視頻剪輯等信息技術(shù)，經(jīng)過系統(tǒng)的培訓，文秘人員對信息技術(shù)掌握更加全面，文秘工作的效率也得到提升。

二、信息時代下的檔案管理

（一）檔案管理的保密化

檔案是一個企業(yè)的根本，其涉及了很多的企業(yè)機密，這些機密文件如果泄露會對企業(yè)的經(jīng)濟效益與未來發(fā)展造成巨大影響。在信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)代社會中，企業(yè)對于檔案的保存不再局限于實體文件保存，為了提升檔案的保密程度，企業(yè)將信息儲存在云端中，同時做好備份工作，即使電腦被攻擊，文件也不會丟失，其安全性對比傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件保存更高[1]。企業(yè)應當使用先進的技術(shù)來保證企業(yè)信息的完整性，可以邀請專業(yè)信息技術(shù)人員設置電子檔案保密措施，如，先進的AES標準算法，運用此種技術(shù)可以利用128、256、192的密鑰將數(shù)據(jù)進行加密，同時還可以使用DES以及IDEA技術(shù)進行信息加密，工作人員在需要信息使要使用RSA來獲取密鑰。

（二）檔案管理的數(shù)據(jù)化

在信息時代，檔案管理工作應當更加數(shù)據(jù)化。企業(yè)要分為兩個步驟實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)化的目標。

第一，建立檔案管理系統(tǒng)。在大型的企業(yè)中，企業(yè)需要管理的檔案較多，管理的內(nèi)容也較多，因此，一個先進的檔案管理系統(tǒng)可以有效提升檔案人員的管理效率。如，九思檔案管理系統(tǒng)，其擁有的信息采集。檔案分類、檔案跟蹤、信息利用、注銷登記等功能可以幫助檔案人員開展工作，工作人員只需要在座位上就可以實現(xiàn)檔案從收集到歸檔的全過程管理，提升企業(yè)運作效率。

第二，建設檔案數(shù)據(jù)庫。檔案的儲存可以更加數(shù)據(jù)化，企業(yè)進行檔案儲存時，如果進行紙質(zhì)版檔案儲存，其不僅需要檔案管理人員進行手動分類，浪費工作時間，還會占據(jù)企業(yè)的內(nèi)部空間作為儲存室，浪費了企業(yè)的資源，所以不利于企業(yè)發(fā)展。因此，工作人員可以將檔案信息全部數(shù)據(jù)化，將其全部儲存在云端當中，隨時需要隨時提取，使檔案管理更加高效、迅速。

（三）檔案管理的共享化

檔案管理不能只局限在一個區(qū)域內(nèi)，應當從縱向與橫向兩個方面進行發(fā)展，將企業(yè)內(nèi)部的各個部門緊密聯(lián)系在一起，使檔案信息的獲取更加方便，管理更加全面。要實現(xiàn)這一目標，僅憑借檔案管理一個部門無法完成，因此，企業(yè)應當運用信息技術(shù)使檔案管理變得共享化，實現(xiàn)各部門信息的共享，企業(yè)可以建立檔案信息共享平臺，提高電子檔案的整體價值，構(gòu)建完善的檔案管理體系[2]。企業(yè)應當轉(zhuǎn)變固有的檔案管理模式，拋棄傳統(tǒng)的人工查詢方式，建立全新的檔案管理信息平臺，各個部門的工作人員只要使用手機、電腦登錄平臺進行檔案信息管理，檔案信息只需要一鍵就可以發(fā)送到檔案管理部門，需要檔案時也只需要簡單的下載就可以獲得，檔案信息的傳遞會更改快捷、信息，檔案管理水平也得到提升。

結(jié)論：綜上所述，信息時代的背景下，文秘工作人員與檔案管理人員應當運用信息技術(shù)進行工作。經(jīng)過上述內(nèi)容可知，文秘人員運用信息技術(shù)可以轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的思維方式，運用信息技術(shù)的特點提升工作效率，而檔案管理經(jīng)過信息化建設也可以更加標準、規(guī)范，為企業(yè)的管理與發(fā)展提供良好的支持。