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        檔案卡片處理人事檔案疑難研究

        2020-07-10 08:58:50倫鳳華
        辦公室業(yè)務(wù)·上半月 2020年2期
        關(guān)鍵詞:處理

        倫鳳華

        【摘要】人事檔案卡片在檔案利用工作中發(fā)揮了重要的作用。它制作規(guī)格小巧、精致,內(nèi)容豐富,信息齊全,紙質(zhì)堅韌、厚實,利于保存。從最初的紙質(zhì)卡片,最終演變到現(xiàn)在的電子版卡片,它見證了人事檔案的不斷發(fā)展,為人事檔案的利用工作作出了巨大的貢獻。

        【關(guān)鍵詞】人事檔案;卡片;處理;疑難

        人事檔案卡片作為人事檔案的一部分,雖然不收歸在人事檔案正冊中,但是它卻在人事檔案的利用過程中發(fā)揮了重大的作用。特別是自2004年以來,許多高校的新入職教職工檔案全部托管在了人才交流中心。在這種特殊時期,要想查閱一些新教職工的個人信息,就顯得不太方便。此時,人事檔案卡片的作用就顯而易見了。其實,當年人事檔案卡片的產(chǎn)生也不是偶然的,是因為它的規(guī)格小巧,所占空間有限,而個人信息又相對齊全慢慢發(fā)展起來的。

        一、卡片材質(zhì)的起源——紙質(zhì)卡片

        最初籌建人事檔案卡片時,是20世紀四五十年代,當時就只有紙質(zhì)卡片。而且隨著時代的發(fā)展,造紙技術(shù)的不斷進步,卡片的質(zhì)地也不盡相同。最開始的卡片比較薄,顏色發(fā)黑,紙質(zhì)較為粗糙,質(zhì)地較脆,其實就是一張厚一點的紙,到了20世紀七十年代以后,卡片變得比較厚實,顏色也較白。質(zhì)地也很有韌性,這時的卡片就不是一張厚紙了,而是紙板,查閱起來很方便,不會和其他的卡片黏在一起捻不開。

        二、卡片的規(guī)格

        卡片規(guī)格比較小巧,長13厘米,寬7.8厘米。我們將卡片按照漢語拼音拼寫順序,排放在木質(zhì)的抽屜盒子里,再把抽屜按照先后順序放進卡片柜里??ㄆ窆灿袃山M,一組是干部卡片柜,另一組是學(xué)生卡片柜。每組柜子有36個小抽屜,每行6個,共有六行??ㄆ鶕?jù)漢語“音序檢字法”的原理,按照卡片姓名的順序排列。每個抽屜上都用標簽注明了本卡片盒里裝的是包含哪些姓氏的卡片,如果某個姓氏包含的卡片較多,可能一個卡片盒里裝不下,那就要放進下一個盒子里,例如張姓就放在了兩個卡片盒里。這種情況也要標清楚此盒中裝的是張姓的哪些卡片,如(張cai-zhuang)。干部卡片柜里裝的是1975年以前入校的學(xué)生和所有干部、工人的人事檔案卡片,還有一段特定時期內(nèi)留蘇預(yù)備部的留學(xué)蘇聯(lián)的學(xué)生卡片。學(xué)生卡片柜里裝的是1975年以后入校的統(tǒng)招學(xué)生(本科、碩士、博士)的檔案卡片。別小看這些或薄或厚、或黑或白、或脆或韌的檔案卡片,我們利用起來得心應(yīng)手,十分方便。

        三、卡片的內(nèi)容

        卡片的頁面設(shè)置和內(nèi)容隨著年代的變化而變化,具有明顯的時代特色。最開始填寫的卡片內(nèi)容十分簡單,只有正面有內(nèi)容,內(nèi)容只有姓名、姓名拼音和曾用名三項,其他地方空空如也。緊接著二十世紀五十年代初期卡片的內(nèi)容一下變得豐富起來,比最初的姓名增加了學(xué)籍號、籍貫、年齡、性別、民族、個人職業(yè)、宗教、黨派團體,最后學(xué)歷是在某學(xué)校、某系科、幾年級畢業(yè),個人經(jīng)歷、特長,來本校入某部、某班、入校日期、轉(zhuǎn)某部某班,日期是什么,調(diào)往何處,因何原因退休學(xué),日期是某年某月某日,最后是通訊處。只有正面,反面沒有內(nèi)容。由此可見,這張人事檔案卡片的作用顯著,利用率也頗高,只有姓名及拼音已經(jīng)滿足不了利用者的需求。到了五十年代中后期,卡片的內(nèi)容又有所修改和增加,將年齡修改為出生日期某年、某月、某日,將來本校入某部、某班、改成了某系、某年級、某班。把原來的部隊編制,轉(zhuǎn)為了學(xué)校正規(guī)編制。增加了干部編入單位,何時何地參加民主黨派,介紹機關(guān)。而且卡片的反面也補充了內(nèi)容,左邊是個人簡歷,右邊是家庭情況,包括家庭主要成員姓名、職務(wù)、與本人關(guān)系,共有幾口人、本人籍貫、現(xiàn)在住址、是否華僑、僑居何國。到了六十年代初的卡片在學(xué)籍號的位置又增加了檔案編號,其結(jié)果就是學(xué)籍號或檔案編號,還增加了現(xiàn)有文化水平,最后學(xué)歷是某年在某省某縣市什么立什么學(xué)校什么系(中)幾年級(畢業(yè)),家庭出身、個人成分,健康狀況,校內(nèi)變動。到了七十年代又增加了何時何地參加共產(chǎn)黨,何時何地參加共青團,何時何地參加反動黨派,檔案轉(zhuǎn)往機關(guān)。經(jīng)歷了近半個世紀的不斷摸索,不斷完善,到了二十一世紀以來最終形成了現(xiàn)代版的人事檔案卡片,其主要內(nèi)容正面是姓名、姓名拼音、學(xué)籍號(干部工資號)、曾用名、性別、籍貫、出生日期、民族、家庭住址、郵政編碼、現(xiàn)有文化程度、畢業(yè)學(xué)校、畢業(yè)時間、何時何地入團、何時何地入黨、宗教信仰、何時何地參加工作、身份證號、來自何學(xué)校(單位)、入校日期,編入單位分為干部和學(xué)生兩欄:學(xué)生填寫某院(系)某年級、某專業(yè)、某班、教職工的填寫教工干編入單位,接下來是校內(nèi)變動、離校日期、調(diào)往何處、檔案轉(zhuǎn)寄單位。卡片反面的內(nèi)容有個人簡歷(要求從小學(xué)填起)、宅電、家庭主要成員情況(姓名、單位、職務(wù)、與本人關(guān)系)宿舍住址、宿舍電話和手機號碼。很明顯,人事檔案卡片內(nèi)容是隨著時代的發(fā)展而不斷發(fā)展改變的。最初的卡片只有姓名和姓名拼音,后來由于內(nèi)容的過于簡單,利用者想要得到的信息太少了,以至于無法滿足其查閱的要求。他們只能簡單的了解某個人是否在此大學(xué)學(xué)習(xí)過。其他情況一無所知。于是到了五十年代卡片就有了不斷的發(fā)展變化。內(nèi)容豐富了不少,因為時代的不同要求,內(nèi)容也不斷調(diào)整,甚至名稱的叫法也有所改變,比如某部、某班后來改成了某學(xué)校、某系科,最后標準是某院(系)某年級、某專業(yè)、某班,學(xué)籍號、檔案編號最終形成學(xué)號。

        四、檔案卡片的電子信息化

        為了對檔案卡片實體進行保護,檔案卡片的電子信息化勢在必行。人事檔案管理系統(tǒng)為檔案卡片的電子信息化提供了平臺。1.著錄卡片本人的簡單信息,包括:姓名、性別、身份證號、年級、專業(yè)、家庭住址、宗教信仰、檔案號、頁號。2.電子掃描卡片,分為正反面,叫作上頁和下頁。3.圖像掛接。4.卡片的實體與電子版的校對,核實工作繁瑣、細致,做到一一對應(yīng)。5.查閱檢索的項目與著錄的信息一致。

        五、人事檔案卡片的利用

        人事檔案卡片的利用,開始查詢的是實體卡片柜,按照姓氏排列進行查詢。對紙質(zhì)卡片破壞性很大。后來,卡片做了信息化,查詢起來更快更方便了。只要輸入要查詢的簡單信息,立刻就能顯示卡片圖像,真是方便快捷,省時省力。別看一張小小的卡片,用途可是很廣泛。1.簡單查閱某個學(xué)生在校狀態(tài)(畢業(yè)或在校)。2.查閱畢業(yè)生檔案去向。3.查閱學(xué)生在校期間有無休學(xué)、留級或出國,教職工有無崗位的變化,時間點是什么。4.查閱教職工是在職、退休還是去世,檔案去向是什么。

        案例1:某畢業(yè)生急急火火打來電話,說到處找不到自己的人事檔案,結(jié)果調(diào)出該學(xué)生的人事檔案卡片電子版一看,其檔案在畢業(yè)的時候就轉(zhuǎn)回了原籍的人才交流中心,按照這條線索,該畢業(yè)生很快找到了自己的檔案。案例2:某位已經(jīng)不在本校任職多年的老師,從國外歸來到學(xué)校尋找自己的檔案。調(diào)出檔案卡片查閱,原來當年該教師出國未歸,學(xué)校已經(jīng)按自動離職處理了,而且,集中了一批相同情況,將這部分教師的檔案全部轉(zhuǎn)到了全國人才交流中心。案例3:某畢業(yè)學(xué)生的檔案從收發(fā)室退回了,要及時通知學(xué)生本人,問清退檔原因,這時就要查閱人事檔案卡片,獲得該學(xué)生的聯(lián)系方式,聯(lián)系學(xué)生,解決退檔問題和再次將檔案寄至正確的檔案接收地。這些只是我們在接待檔案利用者過程中遇到的最普通的案例,還有許多用到人事檔案卡片的情況,例如每年對在教育戰(zhàn)線從事工作30年的教職工進行表彰,要查詢教職工的教齡、工齡;查找核對學(xué)校畢業(yè)校友的相關(guān)信息;為早年畢業(yè)的學(xué)生補辦畢業(yè)生派遣證提供當年學(xué)生派遣的單位;為收發(fā)室核實信件收件人的基本信息等等。

        六、結(jié)語

        伴隨著檔案信息化的不斷發(fā)展,人事檔案卡片最終實現(xiàn)了完全電子版,不再填寫紙質(zhì)的卡片。這樣既節(jié)約了時間,又節(jié)約了空間,還節(jié)約了資源,而且檢索起來也更加方便。檔案管理的大數(shù)據(jù)時代正向我們走來,我們檔案工作者要充分利用這一契機做好檔案管理的信息化,做好檔案工作。

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