劉曉菁

【摘要】本文從檔案管理制度的完善度不足、資料收集效率較為低下、檔案管理內(nèi)容劃分的明確度不足、相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不足、檔案管理方法落后、信息化建設(shè)不足等方面，對婦幼保健院檔案管理的現(xiàn)狀進行了說明，并闡述了婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理的幾方面開展措施，以期為促進婦幼保健院檔案管理方面的更好發(fā)展提供參考。

【關(guān)鍵詞】婦幼保健院;檔案管理;規(guī)范化

婦幼保健院作為我國衛(wèi)生服務(wù)機構(gòu)之中極為重要的一部分，其肩負著對婦女及兒童的身心健康良好保障的重要責任，而檔案恰恰是更好開展保障工作的重要依據(jù)，且在當今的市場經(jīng)濟條件之下，競爭壓力的逐漸增大，婦幼保健院若想提升自身的競爭力，檔案的規(guī)范化管理具有重要意義，其已經(jīng)成為當今發(fā)展之中不可忽視的問題。

一、婦幼保健院檔案管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理制度的完善度不足，資料收集效率較為低下。在我國的不斷發(fā)展之中，婦幼保健院各項管理工作也隨之得到了發(fā)展，其雖然已經(jīng)對檔案管理方面提升了重視，但在檔案管理制度方面仍舊未能達到完善，致使整體工作開展缺乏規(guī)范性，難以實現(xiàn)對檔案資料的有效管理。2.檔案管理內(nèi)容劃分的明確度不足，相關(guān)人員業(yè)務(wù)水平不足。就婦幼保健院檔案管理而言，其工作開展的內(nèi)容會隨著社會的發(fā)展發(fā)生變化，而在實際的管理之中，往往工作內(nèi)容未能依據(jù)發(fā)展而更新，自然也就缺乏與當今檔案管理相適應(yīng)的管理體系，致使整體的工作質(zhì)量及效率較差。3.檔案管理方法落后，信息化建設(shè)不足。此方面的問題主要體現(xiàn)在檔案信息化及檔案管理信息化不足方面，致使檔案管理工作較為繁瑣，難以規(guī)范性的開展，在管理效率方面也較低，對婦幼保健院的長遠發(fā)展造成了一定的阻礙。

二、婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理措施

（一）健全檔案管理制度，促進管理規(guī)范化開展。在婦幼保健院檔案管理工作的開展之中，包含檔案的收集、整理、錄入、歸檔等在內(nèi)的一系列工作的開展都需要相應(yīng)的檔案管理制度作為支撐，方能夠確保每一環(huán)節(jié)工作的有序及規(guī)范的展開，且在規(guī)范化檔案管理制度制定的這一過程之中，還能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案管理工作整體的進一步強化，這對于婦幼保健院整體的發(fā)展而言極為有利。因此，在婦幼保健院當前階段檔案管理方面的建設(shè)之中，相關(guān)管理部門應(yīng)對現(xiàn)有的相關(guān)法律法規(guī)、婦幼保健院檔案管理的基本要求及檔案管理實際工作開展的情況等方面進行綜合的分析及考量，而后以此為依據(jù)，建立起具有較高的統(tǒng)一性、完善性及規(guī)范性的管理制度，使之成為婦幼保健院檔案管理工作開展的約束力，實現(xiàn)對檔案治療實際應(yīng)用價值的有效提升。此外，就婦幼保健院之中的檔案而言，許多檔案本身具有不可復(fù)制的特性，若其一旦發(fā)生丟失或損壞，則都會對相關(guān)工作的開展造成極為嚴重的影響，此時便需做好檔案保存、利用、工作保密、收集、整理、歸納及銷毀等方面制度的建立及健全工作，同時應(yīng)建立起針對相關(guān)檔案工作人員的工作責任及獎懲制度，其中應(yīng)包含檔案的歸檔范圍、整理要求、責任履行、獎勵及懲罰等多方面的內(nèi)容，以此來促使婦幼保健院檔案管理的相關(guān)科室，能夠?qū)n案文件材料從收集開始，到最終的保存、銷毀及取用的各個環(huán)節(jié)管理工作的開展，都能夠有據(jù)可依，促使檔案管理工作整體的規(guī)范性得到有效的提升。

（二）加強宣傳及人員培訓(xùn)力度，提升檔案利用價值及管理規(guī)范性。若想切實實現(xiàn)對婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理，則首先應(yīng)從人員入手，尤其是婦幼保健院的領(lǐng)導(dǎo)層人員，應(yīng)在思想上提升其對檔案規(guī)范化管理重要性的認知，進而使之能夠充分地給予人力、物力及財力方面的支持，以此來形成強大的規(guī)范化檔案管理建設(shè)推動力。除領(lǐng)導(dǎo)層人員外，對于檔案管理工作人員也應(yīng)提升重視，在當前階段的發(fā)展之中，檔案管理方面的理念、知識、技巧及方式方法已經(jīng)得到了創(chuàng)新性的發(fā)展，此時若想確保檔案規(guī)范化管理工作的落實效果，針對檔案管理工作人員的培訓(xùn)極為重要。由此可知，在婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理之中，于人員方面，應(yīng)做好以下幾點工作，以便于提升檔案管理的規(guī)范性及檔案資料本身的利用價值。1.應(yīng)針對婦幼保健院的領(lǐng)導(dǎo)人員的思想加以強化，真正做到對檔案管理規(guī)范化的認識到位、組織到位及措施到位，并使之能夠在全院的整體決策及規(guī)劃之中，將檔案的規(guī)范化管理納入其中，并將之作為年度考核及評價的參考依據(jù)。2.在領(lǐng)導(dǎo)層人員提升對婦幼保健院檔案的規(guī)范化管理認知之后，其組織人員在婦幼保健院內(nèi)部加大宣傳工作，提升院內(nèi)全體人員對此方面的認知，進而能夠在實際檔案管理工作的開展之中給予相應(yīng)的支持與配合，提升整體管理的規(guī)范性。3.應(yīng)針對婦幼保健院檔案管理的實際開展情況，從思想、職業(yè)道德、責任、知識、技術(shù)技能等方面，加強對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，實現(xiàn)對工作人員綜合能力及素質(zhì)的不斷提升，使之時刻都能夠?qū)n案管理方面的需求加以滿足。

（三）加強檔案管理信息化建設(shè)，提升管理的效率性及規(guī)范性。在當前階段的發(fā)展之中，信息技術(shù)早已在各個領(lǐng)域之中得到了極為廣泛的應(yīng)用，促使社會整體都在加強信息化建設(shè)，此時婦幼保健院檔案管理信息化建設(shè)的程度，不僅僅關(guān)系到檔案管理的成效，其還會對婦幼保健院整體的競爭力產(chǎn)生巨大影響，此時若想實現(xiàn)對檔案管理的效率性及規(guī)范性方面的有效提升，則應(yīng)對檔案管理信息化建設(shè)予以強化，其主要體現(xiàn)在以下1.應(yīng)加大資金方面的投入，參照我國相關(guān)領(lǐng)域之內(nèi)的檔案信息管理情況，配置能夠良好適用于婦幼保健院檔案信息管理現(xiàn)代的軟件及硬件設(shè)備，推動婦幼保健院檔案信息系統(tǒng)方面的規(guī)范化建設(shè)，其中主要包括復(fù)印機、電腦、檔案專用柜、打印機等等。2.應(yīng)強化檔案數(shù)字化建設(shè)，將所有的資料都在計算機內(nèi)錄入，并依據(jù)資料的重要性將之分別進行存儲、備份及加密，并依照支部書記帶頭、辦公室主任進行分管、檔案室展開具體負責及落實、院內(nèi)各個科室協(xié)助配合這一體系，構(gòu)建出相應(yīng)的檔案信息化管理網(wǎng)絡(luò)，并對各個管理級別設(shè)置相應(yīng)的管理權(quán)限，通過檔案的數(shù)字化建設(shè)，來實現(xiàn)檔案資源的網(wǎng)絡(luò)共享及遠程傳輸與查詢，全面提升婦幼保健院檔案的利用價值。另外，為了保證信息化建設(shè)內(nèi)容應(yīng)用的合理性，可以在管理上引進新型技術(shù)手段。將數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中云計算的技術(shù)優(yōu)勢發(fā)揮出來，強調(diào)工作中的人性化服務(wù)理念，為信息需求者提供服務(wù)的同時，提高檔案材料自身的價值。同時，在信息化建設(shè)中，可嘗試與移動端建立聯(lián)系，進一步強化數(shù)字化建設(shè)水平，使檔案材料不再受到時間與空間的限制，并在身份識別系統(tǒng)的配合下，完成信息管理升級。

三、結(jié)論

婦幼保健院的檔案管理工作，必須將制度內(nèi)容的優(yōu)化作為基礎(chǔ)，保證常規(guī)化工作中的合理性水平，確定執(zhí)行檔案管理工作方法的有效性。同時，人才梯度的建設(shè)，使工作中的管理執(zhí)行制度得到保證。而將信息技術(shù)手段作為支撐，可以更好地完成管理技術(shù)的升級，使其在內(nèi)容上與時代發(fā)展條件保持同步性，為婦幼保健院的成長性建設(shè)預(yù)留空間。不僅實現(xiàn)了檔案管理工作的建設(shè)升級，也為醫(yī)療事業(yè)的健康發(fā)展創(chuàng)造了穩(wěn)固的基礎(chǔ)條件。

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