連波

摘 要：隨著改革開放，我國經(jīng)濟迅速發(fā)展。財務共享作為新的財務管理模式在許多大型跨國公司和國內(nèi)大型集團企業(yè)中興起。隨著財務共享管理模式的更新，會計檔案管理工作也發(fā)生了改變。無論是從工作環(huán)境還是從工作性質(zhì)而言，會計檔案管理工作已經(jīng)與傳統(tǒng)管理工作產(chǎn)生了本質(zhì)性的區(qū)別。本文將詳細探討現(xiàn)今在財務共享模式下，會計檔案管理工作的環(huán)境變化，并為電子會計檔案管理工作提供一些建設性的意見。

關鍵詞：財務共享? 電子會計檔案? 電子化? 管理

中圖分類號：F275 文獻標識碼：A? 文章編號：2096-0298（2020）01（a）--02

由于我國企業(yè)公司國際化程度提升，信息化發(fā)展與經(jīng)營規(guī)模的擴大，財務共享模式應運而生。而現(xiàn)如今，諸多大型跨國公司和國內(nèi)的大型集團企業(yè)將財務共享這種新的管理模式作為一種新體系，并將此模式發(fā)揚光大和大力推廣。財務共享模式主要是指將各個企業(yè)中重復的財務工作從企業(yè)中抽取出來，全部集中到財務共享中心來進行處理。2015年12月，財政部、國家檔案局令第79號將修訂后的《會計檔案管理辦法》頒布，并于2016年1月1日起開始實行，這在法律層面肯定了電子檔案的效力。將不同公司的電子檔案工作全部集中到共享中心進行處理，可以簡化財務報銷，記錄，入檔，銷賬的程序，推動我國會計檔案管理工作的效率，增加電子檔案的線上應用人次。

1 會計檔案環(huán)境的變化

1.1 電子會計檔案方面

首先，由于財務共享模式的出現(xiàn)，帶動財務體制重心由經(jīng)營實體的屬地化管理轉(zhuǎn)移為異地財務共享中心管理標準?；谶@種變化，財務工作人員的工作模式開始依賴于影像系統(tǒng)，即財務人員通過影像系統(tǒng)傳輸?shù)挠跋駭?shù)據(jù)進行會計檔案的管理工作。在這種條件下，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的使用率降低，并且，檔案管理方式，收集與整理也發(fā)生了重大改變。

1.2 會計的形成過程

由于會計形成過程的加長，會計檔案管理工作的鏈條也隨之加長。上文提到，在財務共享模式下，財務體制中心已由在經(jīng)營實體的屬地化管理轉(zhuǎn)移為FSSC的管理標準，這一過程本身是一個漫長且鏈條復雜的過程。同時，在這期間，還會有不同的角色加入其中，而且不同的內(nèi)容還會出現(xiàn)交叉現(xiàn)象。這增加了會計檔案的收集、整理、歸檔等工作的復雜性。由于會計形成過程較長，電子檔案形成鏈條的復雜性，在過去屬地化管理模式下容易發(fā)現(xiàn)的問題在如今很難被察覺，一般只有在最后歸檔環(huán)節(jié)才能發(fā)現(xiàn)。

2 財務共享模式下的會計檔案管理

2.1 會計檔案管理工作已經(jīng)由屬地管理轉(zhuǎn)變?yōu)镕SSC管理

由于電子會計檔案便于攜帶，易于保存的優(yōu)越性，其必將成為檔案管理的主流，會計行業(yè)的工作者也更加傾向于將紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)換為電子檔案。在當下FSSC管理模式下，會計檔案管理工作要注意資料的一致性與資料的合法性，保證資料符合標準。對于與原來處理不一致的業(yè)務與會計檔案要重新設定標準。同時，在檔案管理工作中要針對新的防控點設置合理措施。如果沒有措施進行控制，將影響整個財務共享中心的會計檔案管理工作。因此，在FSSC管理模式下，風險控制是會計檔案管理工作的第一要義。

2.2 流程化與標準化越來越高

在財務共享模式下，會計檔案管理工作的流程化與標準化程度越來越高。在會計檔案進入FSSC處理之前，必須按照相關流程與標準進行。經(jīng)過流程與標準審查之后的會計檔案將直接影響會計檔案的管理工作。為避免工作出現(xiàn)誤差，應盡量避免檔案整理工作中出現(xiàn)的風險。當檔案質(zhì)量出現(xiàn)風險與失誤時，要及時更正檔案信息。

2.3 集中化管理

在會計檔案管理工作中，需要考慮外部環(huán)境風險與內(nèi)部檔案質(zhì)量問題。為了統(tǒng)一解決兩個問題，一定要將所有的檔案進行集中化管理。檔案集中化管理可以有效提升財務工作的服務質(zhì)量，規(guī)范財務工作流程。在實際操作過程中，對于會計檔案的整理要分門別類，保證資料適合不同類型工作的需要，增加企業(yè)財務工作的效率。由此可見，會計檔案管理工作需要考慮外部的風險因素，綜合各種條件，使會計檔案管理工作適應各種財務工作變化，增加財務工作效率。

3 強化會計檔案管理的有效途徑

3.1 強化會計檔案管理的有效途徑

對于會計檔案管理的工作者來說，要加強企業(yè)內(nèi)控措施，增加企業(yè)內(nèi)部會計檔案管理機制與約束機制，增強企業(yè)管理者的責任心，增加檔案管理工作者的專業(yè)素質(zhì)與道德水平。同時，我國政府應當加強監(jiān)管作用，明確政府作為權力監(jiān)督的主體責任，發(fā)揮會計師事務所與注冊會計師的作用，對會計檔案的管理加強防護，增加會計檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2 會計檔案科學分類

企業(yè)應當對會計檔案進行科學分類。如今，許多企業(yè)僅僅做到了對檔案的保護管理工作，不能做到對會計檔案進行科學分類。因此，應當增強企業(yè)對會計檔案進行科學分類的意識。這將有利于提高下一步財務工作的效率，減少工作失誤。在對檔案進行分類時，要注意建立合理科學的檔案分類體系，對關聯(lián)度密切的檔案安排靠近的位置，確保檔案之間緊密的關聯(lián)性。

3.3 強化內(nèi)部質(zhì)量管理職能

企業(yè)應當將關注點轉(zhuǎn)移到會計檔案管理工作的過程中，加強檔案管理工作的監(jiān)督，提升處理會計檔案的質(zhì)量。值得注意的是，如今，電子檔案與紙質(zhì)檔案共存。企業(yè)應該取得相關部門的許可，保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性，推動電子檔案成為主流，紙質(zhì)檔案簡單作為文檔補充即可。

3.4 增強會計檔案管理工作人員的素質(zhì)

增強會計檔案管理工作人員的素質(zhì)對于檔案管理工作質(zhì)量至關重要。由于工作人員是整個工作的整體參與者，其工作質(zhì)量將直接影響工作。因此，作為會計檔案管理工作人員，應注意以下幾點。首先，要做好保密工作。對于會計檔案管理，要做到廉潔奉公，遵守法律法規(guī)，保證工作的紀律性。其次，應自覺主動參與企業(yè)培訓，不斷提升自己的專業(yè)素質(zhì)，增強職業(yè)操作水準。最后，工作人員一定要恪盡職守，在工作中認真負責，不可出現(xiàn)粗心等低端錯誤。

4 財務共享模式的電子會計檔案價值和意義

4.1 分類處理檔案，提高精細程度

相較于傳統(tǒng)的手工會計記賬對于單據(jù)的處理，財務共享模式下的電子會計檔案具有很大的優(yōu)越性。在共享模式下，所有的發(fā)票在上傳到財務共享中心之后，系統(tǒng)可以根據(jù)發(fā)票的類別自行分類。這減少了手工會計記賬下的工作流程與失誤，增加工作的準確性與工作效率。此外，通過對賬單自動進行準確的分類，可以自動生成連續(xù)的編號，為之后的復核工作減少了工作量。

4.2 實時更新數(shù)據(jù)，提高準確性與有效性

傳統(tǒng)會計檔案是靜態(tài)的。一旦檔案形成，就不能更改。電子檔案則很好地彌補了紙質(zhì)檔案的缺點。電子檔案的存在形式靈活。每一份電子檔案既可以自己獨立存在，也可以在需要時與相關聯(lián)的信息進行連接。此外，電子檔案可以通過計算機云端技術生成報表，為各個企業(yè)的咨詢服務提供有效數(shù)據(jù)。同時，在數(shù)據(jù)更新時，一個檔案的更新會使與之相關的信息自動實時更新，這樣很好地保證了信息的時效性，為企業(yè)財務工作提供便利。

4.3 云端處理數(shù)據(jù)，提高處理效率

我國科技的發(fā)展推動大數(shù)據(jù)的進步。大數(shù)據(jù)的進步在電子會計檔案中的運用增加了電子會計檔案的優(yōu)越性。最為顯著的是云端處理數(shù)據(jù)技術。云端處理數(shù)據(jù)減少了紙質(zhì)檔案的使用量，并且，也極大地提高了信息的檢索效率，縮短整理制作各個報表所需的時間。

4.4 降低企業(yè)信息的傳遞成本

電子會計檔案的發(fā)展可以降低企業(yè)信息的傳遞成本，增加信息儲存的安全性。在紙質(zhì)檔案的時代，需要傳遞信息時，必須將檔案進行復印。當所需傳遞的信息過多時，信息傳遞成本十分高昂。并且，由于紙質(zhì)材料自身的缺點，并不利于保存信息。如今，電子信息檔案傳遞起來十分快捷。企業(yè)可以利用網(wǎng)絡和云平臺，在任何時間地點進行信息傳遞。同時，電子會計檔案更加利于保存。但是，電子信息的保存也存在一定的安全問題。在保存電子會計檔案時，要注意及時備份，并設置物理措施防止侵入，必要時，要設置防火墻，防止木馬病毒與數(shù)據(jù)的丟失。

5 關于電子會計檔案管理的思考

按照類別對檔案予以整合，使電子會計檔案管理工作符合精細化的要求。

按照當前大數(shù)據(jù)時代的形式，我們可以慢慢體會到，未來發(fā)展的形勢和方向基本定格在共享上，而財務各個工作環(huán)節(jié)諸多復雜，將共享工作做好，可以簡化其工作環(huán)節(jié)，并減輕相關人員的工作壓力。電子會計的工作對于檔案的管理來說，又有了共享的保證，只需要將各種檔案資料的信息加以匯總并整合即可。在某種程度上來說，會計的檔案管理幾乎都是由人工完成，而“事在人為”的道理說明，成也在人，敗也在人。對于相關人員的工作壓力、工作效率來說都有著極大的影響，從而使其工作需要的時間過長，對于數(shù)據(jù)丟失等各種工作失誤會層出不窮。而電子會計檔案管理方法的使用，利用機器的高智能應用來進行工作，其工作效率會大大提升。主要體現(xiàn)在：其會使用一些軟件來處理、錄入信息，繼而發(fā)揮其高智能的方面，就是對其的各種功能進行選擇;選擇功能做好之后，開始管理檔案。倘若此情況還是會導致工作效率達不到要求，可以使其選擇其他功能用來整合檔案、分類檔案，電子會計就會在系統(tǒng)內(nèi)新建一個文件夾，并同時出現(xiàn)許多子文件夾，將不同類別的數(shù)據(jù)和文件中的信息按照之前錄入系統(tǒng)的順序進行自然排列，并自動編好碼，方便用于區(qū)分。隨著科學技術的不斷發(fā)展，未來的時代將會是各種機器時代，人工逐漸被機器所取代，對于信息錄入、識別功能都由機器的高智能自動化來完成，為整個工作流程的順利性、效率性做一個最大化的保證。即使如此，工作人員仍然需要進行不定期或者定期的檢查，因為機器不是人工，工作雖然省時，但指不定什么時候會出現(xiàn)設備故障或機器零件損壞，造成對工作的困擾。

6 結語

近幾年，我國經(jīng)濟迅速發(fā)展，大數(shù)據(jù)在各行各業(yè)得以應用。在大數(shù)據(jù)時代下，會計檔案環(huán)境發(fā)生了諸多變化。企業(yè)應實時關注會計檔案管理的環(huán)境，盡快將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為電子檔案，做到及時備份保存，盡快實現(xiàn)企業(yè)檔案管理的信息化。此外，財務共享中心的出現(xiàn)減少了企業(yè)在財務工作中投入成本，電子會計檔案的管理一定要符合財務共享中心工作的標準。除了文中提到的內(nèi)容外，網(wǎng)絡技術的運用、大數(shù)據(jù)分析處理能力、ERP系統(tǒng)的開發(fā)利用等內(nèi)容都會使得電子會計檔案管理的系統(tǒng)不斷擴展和創(chuàng)新，以期望達到企業(yè)價值管理的目的。總之，在大數(shù)據(jù)的時代中，財務共享對于財務工作的方向、發(fā)展趨勢來說是必然的，希望國家可以對與之相對應的法律法規(guī)盡可能地完備，這樣一來，電子會計檔案管理的發(fā)展前景會越來越好，對于各行各業(yè)的財務工作也起到極大的促進作用，甚至我國的整體財務管理工作發(fā)展得越來越好。

參考文獻

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