陳秋林

摘 要 隨著我國市場經(jīng)濟體制的不斷完善，大眾創(chuàng)業(yè)，萬眾創(chuàng)新，各行各業(yè)競爭日趨激烈，雙軟企業(yè)也不例外。賒銷作為一種促銷手段，廣泛在企業(yè)中使用。要解決因賒銷而形成的應收賬款管理方面存在的問題，需要企業(yè)加強內(nèi)部控制，明確各部門的相關(guān)職責，相互監(jiān)督、相互配合，縮短應收賬款周期。本文將側(cè)重于雙軟企業(yè)因自身內(nèi)控缺陷而形成的應收賬款對企業(yè)的影響，探討應收賬款在管理上存在的問題，最后針對問題提出建議。

關(guān)鍵詞 應收賬款管理 內(nèi)部控制 壞賬準備 雙軟企業(yè)

應收賬款是企業(yè)的一項重要流動資產(chǎn)，也是一項風險較大的資產(chǎn)。完善企業(yè)應收賬款管理機制，對加快貨款回收，防范財務(wù)風險，提高經(jīng)營效益具有重要意義。如果企業(yè)的應收賬款管理不到位，將給企業(yè)帶來潛在的風險，同時增加企業(yè)的債務(wù)追討和管理成本，甚至使部分規(guī)模較小、資金實力較差的企業(yè)因現(xiàn)金流問題而面臨破產(chǎn)清算的可能。

一、目前雙軟企業(yè)應收賬款管理的現(xiàn)狀和存在的問題

（一）企業(yè)管理工作不到位

隨著市場經(jīng)濟的不斷完善和發(fā)展，雙軟企業(yè)人才流動更加頻繁。銷售人員如未能與客戶隨時保持溝通和跟進，待向客戶催款時才發(fā)現(xiàn)經(jīng)辦的負責人員已經(jīng)離職，可能會造成催討時客戶推諉，或以各種理由進行拖延，出現(xiàn)長期掛賬無法收回的現(xiàn)象。

（二）發(fā)票遺失或發(fā)票重復開具

企業(yè)與一些客戶，諸如醫(yī)療、政府等部門簽訂軟件開發(fā)或咨詢相關(guān)的業(yè)務(wù)合同時，因其審批流程過長，要求發(fā)票與合同一并寄給客戶。當企業(yè)向客戶催收賬款時，經(jīng)常會出現(xiàn)客戶發(fā)票遺失或發(fā)票信息變更，在尚未完全查明原因時，企業(yè)迫于客戶壓力再開具一張發(fā)票給客戶，造成重復開票。

（三）客戶拒付尾款

在軟件行業(yè)中，一般的賬款結(jié)算方式為“合同簽訂生產(chǎn)后預付合同總價款的10%～30%，系統(tǒng)上線運行驗收后再支付60%～80%，系統(tǒng)試運行1年無異常后再支付10%的尾款”，這種結(jié)算方式為雙軟企業(yè)收款埋下隱患。在實際執(zhí)行中，往往出現(xiàn)軟件系統(tǒng)運行后沒達到管理者“所謂的”的預期效果，而被認為所選軟件不符合客戶企業(yè)運行的需要，進而停用或拒付尾款，給企業(yè)帶來壞賬損失。還有某些政府資助專項驗收后經(jīng)費被核減，造成預算減少不能收回，給企業(yè)帶來經(jīng)濟損失。

二、雙軟企業(yè)應收賬款問題的成因

針對上述現(xiàn)象，暫不考慮客戶因財務(wù)狀況惡化無法按時支付貨款等外部因素，僅從企業(yè)自身應收賬款內(nèi)部控制流程來分析，主要成因如下：

（一）企業(yè)銷售績效考核制度不到位

銷售人員負責開發(fā)客戶，但其更關(guān)心銷售任務(wù)是否完成，只要完成銷售目標就可以拿到提成，或者說所完成的銷售目標與回款掛鉤的考核系數(shù)不高，造成銷售人員主動跟蹤客戶回款的積極性不高。

（二）企業(yè)財務(wù)管理內(nèi)部控制過程不健全

企業(yè)在OA信息系統(tǒng)中合同會簽審批、開票申請和退回等流程中沒有財務(wù)部門參與控制，僅由銷售業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員提交部門經(jīng)理，總經(jīng)理批準進行，沒有設(shè)立財務(wù)崗位參與合同收款、開票稅率、法律責任等相關(guān)內(nèi)容的會簽，存在相關(guān)財務(wù)風險漏洞，無法發(fā)揮事前風險識別。

（三）企業(yè)會計信息共享系統(tǒng)落后

出于成本因素考慮，企業(yè)仍然使用老舊OA系統(tǒng)，沒有及時進行系統(tǒng)更換或升級，會簽審批僅能起到替代線下紙質(zhì)流程，無法通過OA系統(tǒng)會簽進行后臺合同數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)計分析合同的簽訂、開票、回款情況，無法將統(tǒng)計分析出來的數(shù)據(jù)及時共享，無法滿足現(xiàn)代企業(yè)對信息系統(tǒng)共享的需求，溝通不暢。

（四）售前客戶需求溝通與表達不夠準確

隨著近年計算機軟件技術(shù)和信息服務(wù)業(yè)的不斷發(fā)展，人工智能和大數(shù)據(jù)的應用逐漸步入管理者的視界，由此造成部分管理者對管理軟件寄予過高的期望和過度依賴，甚至超越了計算機軟件工程所能實現(xiàn)的功能范圍。在企業(yè)實施信息化改造或升級過程中，由于其自身的專業(yè)、能力水平等原因，對所實施后的軟件系統(tǒng)平臺所能達到的功能、應用范圍、所提升的管理水平概念沒有清晰認識或定義，致使系統(tǒng)運行后認為系統(tǒng)并不完全符合客戶企業(yè)運行的需求，拒絕支付尾款也就順理成章了。

三、雙軟企業(yè)加強應收賬款管理的措施

（一）優(yōu)化銷售績效考核指標

銷售人員業(yè)績的考核指標不應是單一的銷售任務(wù)完成與否，更應綜合考慮銷售指標、銷售回款金額、賬期和壞賬損失金額等因素，嚴格績效考核，做到獎懲分明。建立誰銷售誰收款的責任機制，將應收賬款的催收工作落實到人，銷售部門每月匯報銷售回款執(zhí)行情況，將應收賬款壞賬也計入考核，沖銷業(yè)績提成，加強回款督導應對機制。

（二）優(yōu)化應收賬款內(nèi)部控制過程中的財務(wù)職能

1.梳理內(nèi)控流程，提高財務(wù)職能。全面梳理公司內(nèi)部控制流程，提高企業(yè)財務(wù)部門在經(jīng)營過程中的職能地位，由財務(wù)會計轉(zhuǎn)型管理會計，由掌握企業(yè)各項生產(chǎn)流程和專業(yè)知識比較強的財務(wù)人員或財務(wù)部門負責人參與合同審批會簽流程，在與客戶簽訂合同之前，由財務(wù)職能崗位對客戶經(jīng)營實力、規(guī)模、信用背景進行調(diào)查。在合同條款和要素審查方面，確保合同中涉及標的的金額、結(jié)算方式、賬期、稅收、延期付款造成的違約風險條款清晰等，對于信用背景不良，涉及重大訴訟事項，尤其是拖欠賬款較多、金額重大的客戶信息及時反饋銷售部門予以關(guān)注，適時做出銷售政策調(diào)整，為降低應收賬款風險做好事前控制。

2.加強合同執(zhí)行臺賬管理，嚴格管控發(fā)票開具。對銷售業(yè)務(wù)開票過程嚴格控制，由銷售經(jīng)辦人員向財務(wù)部門提交開票申請，并在申請單上注明相應合同的總金額、已開票金額、本次開具金額、剩余未開票金額，并建立合同臺賬，有效監(jiān)督并避免向客戶多開發(fā)票造成損失。嚴禁合同簽訂與發(fā)票同步走，對已會簽審批但長期未歸檔的合同，涉及硬件方面交付的必須提交硬件驗收交付相關(guān)書面單據(jù)，軟件開發(fā)業(yè)務(wù)須提交雙方就相關(guān)開發(fā)進度進行確認或驗收等書面文件進行要件形式審查，根據(jù)收入準則對未達銷售確認條件的暫緩開票，特殊情況確需開具的，需由銷售人員提交情況說明，經(jīng)銷售部門負責人同意，總經(jīng)理授權(quán)批準方可，嚴格管控開票申請。對于銷售人員提出因發(fā)票遺失而要求重開發(fā)票的應堅決禁止，查清遺失原因或追究相關(guān)人員責任，并嚴格按照《中華人民共和國發(fā)票管理辦法及其實施細則》進行處理，不得重復開具發(fā)票，避免給企業(yè)造成經(jīng)濟損失。

3.加強銷售退回管理。企業(yè)應加強銷售退回管理機制。當銷售退回時，如涉及退回貨物的，由質(zhì)量部門出具檢驗報告，并需要有倉庫管理部門辦理入庫手續(xù)，對于軟件開發(fā)或測試任務(wù)變更、終止需要銷售退回的，需企業(yè)項目組及銷售人員提交情況說明，并按規(guī)定流程進行合同變更后，嚴格按照發(fā)票管理規(guī)定開具紅字銷售發(fā)票，沖銷對應應收賬款。

4.建立應收賬款ABC分類管理機制。企業(yè)財務(wù)部門可以設(shè)立往來專職會計，負責應收賬款登記臺賬管理，或根據(jù)成本效益原則，往來專職會計也可由不相容職務(wù)兼任。由往來專職會計至少每月對應收賬款余額、發(fā)生時間、回款情況等明細進行登記，與銷售業(yè)務(wù)人員進行溝通，讓其能及時了解自己所負責客戶最新的應收賬款余額和賬齡以便及時催收。同時，往來專職會計通過上述數(shù)據(jù)，利用EXCEL函數(shù)建立ABC分類管理模型，以賬期和單筆應收金額兩個維度實施ABC分類管理，根據(jù)自身行業(yè)賬期特點和應收賬款規(guī)模來自行選定相應的賬期與金額賦值，對賬期超過一定程度及金額重大的客戶劃分為A類高風險客戶，采用重點實時關(guān)注提醒銷售部門，必要時采用法律手段進行催收;對賬期稍微超過正常水平但金額不重大的客戶劃分為B類中風險客戶，采用常規(guī)關(guān)注催收;對未超正常回款賬期且金額較小的客戶劃分為C類低風險客戶，采用一般管理即可。筆者暫以某企業(yè)6個月為正常賬期，12個月為異常賬期;單筆應收金額以100萬元為重大金額，50萬～100萬元為一般和50萬元以下較小金額為例。如果客戶賬期超過12個月，單筆金額也超過100萬元，則應納入A類高風險重點管理對象，須引起高度重視并采取及時有效的催款措施;如果賬期超過6個月但單筆應收金額不超過100萬元，則納入B類中風險常規(guī)關(guān)注管理對象進行應收管理;對于賬期在6個月以內(nèi)且單筆金額低于50萬元的，則納入C類低風險一般管理對象進行應收管理。

（三）加強售前咨詢，強化監(jiān)理及項目驗收管理

在客戶簽訂系統(tǒng)開發(fā)合同前，應組織加強專業(yè)人員對客戶的需求分析與調(diào)研，讓客戶管理者對軟件平臺和概念有比較清楚的認識，按照企業(yè)的意愿為企業(yè)提供共性和個性化管理模塊，就各管理模塊所能達到的功能、水平達成一致意見，以書面形式記錄于所簽訂的合同當中，減少客戶開發(fā)過程中不斷的需求變更。同時，在項目開發(fā)過程中，要成立項目實施監(jiān)理小組，對實施過程中的質(zhì)量進行監(jiān)督，對確因客戶原因造成的變更工程做好書面記錄，并請客戶雙方簽字確認，以備后續(xù)就新增加工作量與客戶進行協(xié)商處理，提升項目實施的順利推進，保證項目的上線運行驗收，提高客戶滿意度，減少客戶拒付產(chǎn)生壞賬的風險。

（四）嚴格按準則規(guī)定及時處理呆壞賬，建立壞賬準備策略

企業(yè)財務(wù)部門至少于每個會計年度末，對經(jīng)過催收后全部或部分無法收回的，應當查明原因，明確責任，并嚴格履行審批程序，按企業(yè)會計準則進行壞賬處理。對于客戶因破產(chǎn)、財務(wù)狀況持續(xù)惡化、事實上已經(jīng)造成逾期且無法收回的應收賬款，報經(jīng)規(guī)定的審批程后進行壞賬處理，夯實企業(yè)資產(chǎn)質(zhì)量。還要對企業(yè)自身經(jīng)營的歷史數(shù)據(jù)進行分析，依據(jù)權(quán)責發(fā)生制原則，建立壞賬準備金制度，對單項金額重大的進行單獨減值測試，非單項重大金額采用應收賬款賬齡分析法或應收賬款余額百分比法計提壞賬準備金。

四、結(jié)語

雙軟企業(yè)的應收賬款管理與傳統(tǒng)行業(yè)既有相同的共性，又具有自身的特性，企業(yè)不僅要從應收賬款的成因和管理策略出發(fā)，更要從企業(yè)的具體實際情況出發(fā)，做實自身的內(nèi)部控制流程管理功力，加強應收賬款形成事前，事中及事后的監(jiān)管與管理，保持低風險和低成本、高效率的優(yōu)勢，進而在激烈的競爭中穩(wěn)步發(fā)展和壯大。

（作者單位為上海軟中信息技術(shù)有限公司）

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