毛敏琪

摘 要：結合實際，對智能化在高中檔案管理中的應用進行分析。首先闡述了當前高中檔案管理工作存在的問題，其次檔案管理智能化優(yōu)勢的基礎上，探討了智能化檔案管理在高中檔案管理的應用。希望通過分析，可以給相關檔案管理工作人員提供一些參考。

關鍵詞：智能化;高中檔案;管理;應用

引言：

進入新世紀后，信息技術的發(fā)展為人們的生活帶來了前所未有的變化。人們借助信息技術可以開展各項工作，服務個人的學習和生活。在商務管理、學校教學等不同場所，智能化的管理模式已經影響了這個時代的基本走向。就高中檔案管理工作而言，日常的檔案管理具有重要的現(xiàn)實意義。由于檔案管理的保密性和復雜性較高，因此在管理的過程中經常會出現(xiàn)系列的問題。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，學校的檔案管理模式也出現(xiàn)了前所未有的變革。在對電子辦公信息進行處理的過程中，雖然已經實現(xiàn)了體系化的管理，但在一些具體的內容上依舊存在著風險。

一、傳統(tǒng)的高中檔案管理模式存在的不足

（一）檔案管理工作量大，效率較低

就高中檔案管理而言，每年9月都會有一批新的學生進入高中。由于涉及的管理信息較多，如果僅是依靠傳統(tǒng)的檔案管理模式，那么很難提升整體的管理效率。如果出現(xiàn)了嚴重的差錯，可能會影響到學生未來的發(fā)展。從管理人員的結構來看，大多數(shù)管理者屬于年齡偏大的教職工。面對這樣的群體，他們很難實現(xiàn)精細化管理，經常會出現(xiàn)一些疏漏。從傳統(tǒng)的檔案信息查詢系統(tǒng)來看，很難在第一時間為學生提供有效的檔案信息。

（二）安全性能低下

從傳統(tǒng)的檔案管理模式來看，由于信息依靠的是人工手動輸入，不僅會消耗大量的時間成本，而且也會影響到整體的保密性效果。雖然有計算機作為技術支撐，但是大多數(shù)工作人員無法熟練操作計算機，所以會經常出現(xiàn)檔案歸檔過程中的疏漏問題。由于沒有形成體系化的安全保障機制，而且遇上專業(yè)素質偏低的管理人員，很容易導致信息泄露。一方面會給學生帶來麻煩，另一方面也會造成學校和老師的困難?？偟膩碚f，傳統(tǒng)的檔案管理模式具有較高的風險隱患。

（三）信息查找困難，程序過于繁瑣

由于高中檔案管理模式一直處于傳統(tǒng)的狀態(tài)，沒有智能化的設備作為技術支撐，所以會使日常的管理流程變得更加繁瑣。一旦有學生想要查詢個人信息，很難在第一時間為學生提供有效的信息服務。人工查找的模式會增加工作人員的日常工作量，不利于緊急情況下的資料查找。

二、檔案管理智能化優(yōu)勢

（一）檔案智能化管理節(jié)約時間成本

和傳統(tǒng)的檔案管理模式不同，智能化檔案管理具有較高的效率。只要數(shù)據(jù)一次性錄入，就可以實現(xiàn)無數(shù)次循環(huán)利用。不僅可以提升信息共享的效率，也有助于工作人員日常的工作管理。在智能化的管理模式下，可以在較短的時間內將學生的信息自動生成報表，按照不同人員的需求進行打印復印，這直接提升了工作的整體效率，消除了諸多不穩(wěn)定因素。除此之外，檔案智能化管理可以讓學生對自己的檔案進行自動統(tǒng)計和優(yōu)化。不僅可以提升整體的操作效率，而且也可以節(jié)省日常的工作時間。

（二）智能化管理使查詢更加便捷

在智能化管理模式下，可以為查詢者提供更多的查詢服務和查詢手段。按照不同需求，事先設定查詢條件進行科學化查詢，選擇合適的信息滿足不同群體的需要。除此之外，檔案管理人員還可以借助網(wǎng)絡優(yōu)勢進行在線查詢，直接打破了時空的局限，隨時隨地地為老師和學生提供更加人性化的服務。

（三）提升了查詢和借閱的便捷性

就傳統(tǒng)的檔案查詢而言，基本上是以手動翻閱的形式來獲取自身需要的信息。一方面會損耗大量的時間精力，另一方面也降低了整體的工作效率。 如果同一份檔案經常翻動，可能會給檔案造成不可扭轉的損害。但是智能化檔案查詢系統(tǒng)可以解決傳統(tǒng)查詢的劣勢，在確保操作便捷化的同時，也能夠提升整體的工作效率。通過智能化平臺的管理，工作人員可以及時向借閱人員催促，勸其能夠在指定的時間內歸還檔案?？偟膩碚f，智能化檔案管理方便了學校和學生之間的日常需求，具有不可超越的優(yōu)勢。

三、智能化檔案管理在高中檔案管理的應用

（一）以全新的服務手段建立并完善檔案管理模式

隨著科學技術的不斷發(fā)展，信息技術在人們的生活中越來越重要。在高中檔案管理中，應該融入信息化管理理念，使其朝著更加智能化的方向發(fā)展。最近幾年，檔案管理數(shù)字化進程不斷地向前推進，已經徹底改變了傳統(tǒng)的檔案利用模式。越來越多的學校開始借助計算機網(wǎng)絡平臺來實現(xiàn)檔案管理，改變了以往落后的檔案管理模式，實現(xiàn)了工作方式和手段的創(chuàng)新。一些學校已經完全的實現(xiàn)了無紙化管理的狀態(tài)，通過系統(tǒng)完備的數(shù)字檔案，轉變了傳統(tǒng)的實體管理模式，使得檔案管理更加信息化和智能化。在這樣的情況下，高中檔案管理內部的檔案管理部門需要從服務手段的改變出發(fā)，選擇全新的服務方式來適應當前信息化發(fā)展的方向。隨著檔案管理模式不斷地朝著現(xiàn)代化的路徑進發(fā)，應該在高中檔案管理中融入智能化發(fā)展元素。

（二）完善基礎設施，服務檔案管理信息化

在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，應該關注基礎設施內容。這不僅是簡單的校務現(xiàn)代化改革，還是管理模式創(chuàng)新的根本途徑。具體來說，應當采購一批先進的計算機軟件，從而更好地服務于日常的信息檔案管理。由于高中檔案管理內部的條件不同，應該結合自身的情況做好檔案管理設備采購，為管理部門提供更加充分的設備支撐。常見的設備有電子計算機、光盤刻錄機等。在所有的設備中，檔案管理系統(tǒng)軟件是至關重要的。它是實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡化的基礎，也是保證電子檔案安全的關鍵所在。值得注意的是，信息化檔案管理系統(tǒng)軟件自身功能強大，可以容納不同大小和類型的數(shù)據(jù)。借助強大的網(wǎng)絡平臺，可以在較短的時間內實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和交互。

（三）強化宣傳力度

在信息化時代背景下，高中檔案管理內部的管理層人員應該具有開闊的視野，能夠認識到智能化檔案管理的重要性。在現(xiàn)代社會中，信息化當管理有助于提升校園內部的管理效率，方便日常教學。學校層面要時刻提醒老師和學生能夠重視個人的檔案，并組建一支具有高級管理能力的隊伍服務于學校內部的檔案管理建設。在創(chuàng)新理念的激發(fā)下，高中檔案管理部門要在保證管理質量和效率的同時，也要為學生提供更加人性化的服務。

（四）檔案信息安全保障體系的建立和完善

在檔案信息的管理過程中，應該時刻保證檔案信息的安全保密性。所以，在改革校務的過程中，應該在保證信息化的同時，也能夠提升整體的安全性，以強有力的安全保障機制推動智能化的檔案管理模式。首先，做好基礎性的安全備份工作，提升檔案管理人員的安全意識，避免出現(xiàn)嚴重的數(shù)據(jù)泄露問題。從內部管理來看，以嚴格的規(guī)章制度約束檔案管理人員的行為，在保證他們個人安全的同時，也能夠保護師生的信息安全。

（五）推動檔案管理朝著規(guī)范化和標準化的方向建設

在信息化時代背景下，越來越多的高中檔案管理采用的是智能化檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)規(guī)范化的信息管理。為了能夠保證檔案的安全性，應該從規(guī)章制度著手，以規(guī)范化的管理制度約束工作人員的行為。除此之外，檔案管理人員要有規(guī)范意識，能夠在日常的管理中嚴格按照規(guī)章制度辦事。

四、結語

從當前的情況來看，在高中檔案管理信息化辦公的過程中，雖然取得了一定的進步，但還是存在著一些不足。因此要結合具體的狀況進行完善，創(chuàng)建符合師生需要的安全保障體系。除此之外，還要做好日常的宣傳工作，讓每一個管理人員能夠在智能化的時代背景下實現(xiàn)高效的檔案管理。

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