宮業(yè)勝

摘 要：辦公室文秘人員作為國(guó)有企業(yè)辦公室處理事務(wù)的一類重要人員，每天承擔(dān)著繁重的工作任務(wù)，既要嚴(yán)格遵循上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)布的命令，還要充分了解各層級(jí)工作者的實(shí)際狀況，這對(duì)文秘人員提出了更高的要求，不僅要有善于人際溝通與協(xié)調(diào)的能力，還要有過(guò)硬作風(fēng)和寫作能力。高素質(zhì)文秘人員的對(duì)國(guó)有企業(yè)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的提升有著至關(guān)重要的作用?；诖?，本文闡述了提高辦公室文秘工作水平的重要性以及主要工作原則，分析了當(dāng)前辦公室文秘人員應(yīng)具備的業(yè)務(wù)素質(zhì)，探討了提升辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的策略。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);辦公室;文秘工作

一般情況下，國(guó)有企業(yè)辦公室的工作量非常多，辦公室同時(shí)協(xié)調(diào)安排企業(yè)內(nèi)外部多項(xiàng)事宜，國(guó)有企業(yè)辦公室文秘人員處在工作協(xié)調(diào)的樞紐位置。文秘人員的工作效率與質(zhì)量可以直接影響到國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作進(jìn)展，決定了國(guó)有企業(yè)高效率高質(zhì)量發(fā)展。因此，國(guó)有企業(yè)辦公室管理者必須高度重視辦公室文秘人員工作質(zhì)量，采取有效措施提升文秘專業(yè)素養(yǎng)與工作水平。

一、提升辦公室文秘人員工作水平的重要性及其原則

（一）重要性

國(guó)有企業(yè)辦公室是機(jī)關(guān)綜合辦公的重要場(chǎng)地，每天需要承接多樣化的上傳下達(dá)工作任務(wù)，所以工作量一般都很大，既要及時(shí)向下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)的任務(wù)及命令，而且還要將各部門的具體工作狀況向上級(jí)匯報(bào)，在這個(gè)過(guò)程中文秘人員需要把控好每個(gè)細(xì)節(jié)，不能出現(xiàn)任何紕漏。辦公室文秘人員必須科學(xué)分配好各項(xiàng)工作事務(wù)，及時(shí)有效地協(xié)調(diào)相關(guān)人員處理好各項(xiàng)工作，同時(shí)還應(yīng)當(dāng)處理好國(guó)有企業(yè)經(jīng)濟(jì)方面的業(yè)務(wù)。辦公室文秘人員自身的工作水平在企業(yè)運(yùn)行中發(fā)揮不可或缺的作用，相關(guān)管理者必須對(duì)此給予高度重視。

（二）工作原則

辦公室文秘人員必須認(rèn)真遵循所在國(guó)有企業(yè)制定的工作原則。其一，對(duì)上級(jí)發(fā)布的任務(wù)及命令必須嚴(yán)格執(zhí)行，讓國(guó)有企業(yè)內(nèi)部上下級(jí)之間形成有效的溝通，擅于協(xié)調(diào)上下級(jí)的關(guān)系，確保國(guó)有企業(yè)各項(xiàng)工作健康、有序地運(yùn)行。其二，竭力提升自身的職業(yè)素養(yǎng)及專業(yè)技能，結(jié)合具體情況有效地安排辦公室工作，提升整體辦公效率與質(zhì)量。其三，保持良好的文秘職業(yè)道德，面對(duì)復(fù)雜繁多的辦公室工作，都要高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量的完成，嚴(yán)格遵守國(guó)有企業(yè)相關(guān)的辦事制度工作。

二、辦公室文秘人員應(yīng)具備的職業(yè)素養(yǎng)

第一，嚴(yán)格遵守國(guó)有企業(yè)規(guī)定的各項(xiàng)規(guī)章制度。這也是每一位辦公室工作人員需要遵守的最基本的職業(yè)道德。雖然文秘人員的工作十分繁重，但是也不準(zhǔn)遲到早退。文秘人員要盡可能提前幾分鐘來(lái)單位報(bào)到，合理規(guī)劃當(dāng)日工作進(jìn)程，有序地開展各項(xiàng)工作。要學(xué)會(huì)有效地利用零碎時(shí)間，處理手里文件資料。否則，若每天正點(diǎn)走進(jìn)辦公室，領(lǐng)導(dǎo)已布置好了相關(guān)任務(wù)，會(huì)讓工作手忙腳亂，甚至出現(xiàn)工作失誤，嚴(yán)重影響了整體辦公效率。

第二，凡事要能顧全大局。作為國(guó)有企業(yè)文秘人員，必須以企業(yè)利益為中心工作，遇到事情，首先站在國(guó)有企業(yè)發(fā)展的大局考慮，既需要有承擔(dān)較大的工作壓力的擔(dān)當(dāng)，又能夠忍受工作中的委屈，堅(jiān)決不做任何有損企業(yè)利益的事。

第三，切實(shí)提升辦事效能。工作效能是檢驗(yàn)辦公室文秘人員一項(xiàng)重要指標(biāo)，如果文秘人員每天做了很多工作，卻沒(méi)能取得良好的效果，就意味著辦事效能為“零”。所謂的效能強(qiáng)調(diào)的是工作質(zhì)量。例如：當(dāng)辦公室文秘接到了為管理者起草發(fā)言稿的任務(wù)，若自身有著很高的文字功底，即可迅速交稿;相反，若缺乏工作經(jīng)驗(yàn)或?qū)懽魉讲桓?，即使花費(fèi)大量時(shí)間寫出的文稿，也很會(huì)與演講要求相違背。

第四，著力提高工作效率。其一，要積極地保持和上級(jí)的有效溝通。文秘人員要嚴(yán)格執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的各項(xiàng)命令，但同時(shí)也要擁有自己的主見，做到隨機(jī)應(yīng)變、頭腦靈活。對(duì)自身職責(zé)以內(nèi)的事全盤接受，當(dāng)有很好的建議或者存在疑問(wèn)時(shí)也要及時(shí)與領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行交流，盡可能規(guī)避工作失誤。其二，工作要有計(jì)劃性。文秘每天都要應(yīng)對(duì)很多新的、復(fù)雜的任務(wù)，有些還帶有極強(qiáng)的時(shí)效性，或者可能存在突發(fā)性任務(wù)，并且不準(zhǔn)遺漏、重復(fù)。因此，文秘人員要具備超前意識(shí)，結(jié)合企業(yè)的情況，合理分析哪些需要盡早完成的工作，有條不紊統(tǒng)籌推進(jìn)工作。

三、提高辦公室文秘工作質(zhì)量與水平的重要策略

（一）培養(yǎng)文秘人員創(chuàng)新能力

創(chuàng)新是一個(gè)企業(yè)發(fā)展長(zhǎng)盛不衰的重要驅(qū)動(dòng)力。部分管理人員對(duì)辦公室的文秘有思想誤區(qū)，他們大都認(rèn)為文秘工作很死板，只要嚴(yán)格遵守企業(yè)規(guī)定，按部就班執(zhí)行就可以。然而，辦公室文秘工作并非想象的那樣簡(jiǎn)單，文秘人員也需要不斷地從思維、工作方式上不斷地創(chuàng)新。為盡快取締低效率的辦公方式，一定要對(duì)工作方式加以改進(jìn)、優(yōu)化，充分發(fā)揮創(chuàng)新思維，探索一種高效的辦公模式，促進(jìn)企業(yè)整體辦公質(zhì)量與水平的有效提升。為了激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，管理者可以采取以下措施：其一，對(duì)辦公室文秘人員的意識(shí)、行為適當(dāng)放寬約束，促進(jìn)其勇于創(chuàng)新，同時(shí)做好與其有效溝通，構(gòu)建輕松的創(chuàng)新氛圍;其二，辦公室管理人員應(yīng)向文秘人員介紹先進(jìn)企業(yè)的辦公理念及工作方式，對(duì)文秘人員予以正確的引導(dǎo)或啟發(fā)。

（二）錘煉文秘人員文字功底

文稿起草水平最能反映出參政設(shè)謀水平，精雕細(xì)琢出好玉，寫材料同樣如此。文秘人員要發(fā)揚(yáng)工匠精神。精益求精、專心專注，準(zhǔn)確把握領(lǐng)導(dǎo)意圖，緊密結(jié)合單位實(shí)際，反復(fù)琢磨，用簡(jiǎn)短的篇幅容納豐富的內(nèi)容，用準(zhǔn)確的語(yǔ)言表達(dá)深刻的道理，用清新的文風(fēng)增強(qiáng)表達(dá)的效果，做到有思想、有層次、有水平;要書能成其文。夯實(shí)公文寫作基本功，既當(dāng)“苦行僧”，多學(xué)習(xí)、多積累、多練筆，也要做“有心人”，悟規(guī)律、悟思路、悟語(yǔ)言，達(dá)到“下筆如有神”的境界;要言能達(dá)其意。掌握語(yǔ)言表達(dá)技巧，提高組織協(xié)調(diào)能力，匯報(bào)情況、傳達(dá)指示、聯(lián)系工作時(shí)，要以理服人、以情感人。

（三）提升文秘人員綜合素質(zhì)

第一，強(qiáng)化相關(guān)理論的培訓(xùn)。掌握扎實(shí)的理論知識(shí)才能更好地指導(dǎo)實(shí)踐工作，辦公室文秘人員必須不斷強(qiáng)化自身理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，其一，積極地了解、學(xué)習(xí)國(guó)家新頒布的政策方針，準(zhǔn)確把握國(guó)家發(fā)展的方向，樹立正確的價(jià)值觀，這對(duì)于文秘人員是非常關(guān)鍵。其二，認(rèn)真學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)層制定的政策，尤其企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理等方面的政策，準(zhǔn)確將領(lǐng)導(dǎo)層的決策要求向下傳遞。第二，強(qiáng)化專業(yè)技能培訓(xùn)。辦公室文秘人員的工作具有一定的難度，需要文秘人員具備較高的專業(yè)技能，因此國(guó)有企業(yè)管理者要重視文秘人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，促進(jìn)文秘人員素質(zhì)提升。另外，隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，思維觀念日益更新，作為辦公室文秘人員，也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷更新自身的思想及專業(yè)技能。

（四）建立良好的獎(jiǎng)懲制度

為了切實(shí)提升國(guó)有企業(yè)辦公室整體工作質(zhì)量與水平，管理者必須做到“賞罰分明”，有必要在企業(yè)內(nèi)部構(gòu)建良好的獎(jiǎng)懲制度，這也是一項(xiàng)提高文秘人員工作積極性的重要手段，有利于更好地激發(fā)文秘人員的工作熱情。企業(yè)通過(guò)健全獎(jiǎng)勵(lì)制度能夠有效地樹立職工的競(jìng)爭(zhēng)觀念，激發(fā)文秘工作人員對(duì)自己提出更高的追求，從而自發(fā)地提升工作效率。同時(shí)，懲罰制度也帶有一定的警告性，有利于文秘人員不斷地自我提高與改進(jìn)工作技能。在制定獎(jiǎng)懲制度的時(shí)，要根據(jù)辦公室內(nèi)部不同工作人員的辦公效能、效率等情況，展開綜合性評(píng)估，以確保制度的科學(xué)性、有效性、可行性，要定期進(jìn)行測(cè)評(píng)，確保獎(jiǎng)懲制度能夠有效落實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，國(guó)有企業(yè)辦公室是協(xié)調(diào)處理企業(yè)內(nèi)外部的重要部門，辦公室文秘工作質(zhì)量及水平的提升對(duì)企業(yè)整體發(fā)展而言具有重要的促進(jìn)作用，國(guó)有企業(yè)的管理者必須高度的重視辦公室文秘工作，持續(xù)加強(qiáng)文秘人員管理，不斷激發(fā)文秘人員的創(chuàng)新思維，強(qiáng)化專業(yè)知識(shí)和技能培訓(xùn)，建立良好的獎(jiǎng)懲制度，促進(jìn)辦公室文秘工作質(zhì)量和水平的有效提升。