張珺 張志英 范文超

摘 要：在檔案管理工作中運用信息技術(shù)能夠顯著提高檔案管理的規(guī)范性、有效性，減少物力人力的投入，提高管理效率，給傳統(tǒng)檔案管理帶來了新變化和新契機。目前我國醫(yī)學(xué)檔案管理信息化建設(shè)還不夠完善、信息化管理意識不足、管理過程存在諸多問題，針對這些不足本文詳細(xì)論述了信息技術(shù)在醫(yī)學(xué)檔案管理中的重要價值，并且提出了關(guān)于加強檔案信息化建設(shè)和管理的具體應(yīng)用措施

關(guān)鍵詞：檔案;信息化建設(shè);管理

現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展離不開先進的醫(yī)學(xué)手段、醫(yī)療設(shè)備以及醫(yī)療管理服務(wù)的支持，科學(xué)規(guī)范的醫(yī)療管理服務(wù)是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)能夠持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展的必要條件之一。醫(yī)院檔案管理工作作為醫(yī)療管理服務(wù)中的重要組成部分，其內(nèi)容涉及科研記錄、人事信息等多個方面。數(shù)據(jù)復(fù)雜程度高，對信息安全性具有更高的要求，這些特點增加了醫(yī)學(xué)檔案管理工作的難度，加強現(xiàn)代化信息技術(shù)在院檔案管理工作中的應(yīng)用，是目前提高檔案管理效率，促進檔案管理精細(xì)化和規(guī)范化的主要手段。

1 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的必要性

《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》明確指出，在未來很長的一段時間內(nèi)，檔案信息化建設(shè)將會成為我國檔案事業(yè)建設(shè)發(fā)展的戰(zhàn)略重點。目前傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無法提供有效便捷的管理服務(wù)且不能有效利用現(xiàn)存的檔案信息，對于數(shù)據(jù)繁雜、對信息安全性要求極高的醫(yī)療檔案管理工作，傳統(tǒng)的檔案管理方式顯得更加力不足心。只有依托計算機和互聯(lián)網(wǎng)平臺，對傳統(tǒng)檔案信息進行數(shù)字化處理、將檔案進行歸納分類，才能夠確保檔案文檔的真實性和完整性，方便日后的檢索和查閱，提高檔案信息利用率，并且通過在系統(tǒng)中設(shè)置查閱、調(diào)取權(quán)限，最大程度的保證文檔信息的安全性，能夠有效避免信息泄露等問題。

2 檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)內(nèi)容

目前信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案工作管理中的必要手段和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，多媒體數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、單位文檔一體化和自動化管理水平是制約檔案管理工作規(guī)范化的重要因素。檔案信息化建設(shè)既是順應(yīng)時代發(fā)展、國家規(guī)劃的必然趨勢，也是檔案工作規(guī)范化管理的必然要求，檔案信息化建設(shè)一般包括以下幾個方面：

1）建設(shè)數(shù)字檔案資源。檔案信息化建設(shè)的重要部分是數(shù)字檔案資源建設(shè)，信息資源的建設(shè)主要包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文檔接收和分類以及重要數(shù)字信息的采集這三部分。目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)是數(shù)字檔案資源建設(shè)的前提，在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，要以“利用優(yōu)先、分布實施”為原則，建立過程要嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。電子文檔接收和數(shù)字信息采集是檔案資源建設(shè)的主要數(shù)據(jù)來源，采用相機拍攝和設(shè)備掃描的方式把傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔、音頻文件轉(zhuǎn)換為現(xiàn)代數(shù)字信息文本。通過醫(yī)療檔案信息化，將醫(yī)學(xué)案例、人事信息、醫(yī)療事件進行數(shù)字化記錄，對檔案工作實行規(guī)范化管理，不僅能夠為以后的工作提供案例參考，而且能夠優(yōu)化監(jiān)督服務(wù)、提高醫(yī)院的運營水平[1]。

2）軟硬件設(shè)施建設(shè)。軟件和硬件設(shè)備的支持是檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，其中硬件設(shè)施主要包括計算機、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)施以及存儲設(shè)備等，提高硬件設(shè)施為信息化建設(shè)奠定了堅實的基礎(chǔ)。而要真正提高檔案信息化建設(shè)水平和管理效率，除了硬件設(shè)施的支持，更要充分利用多媒體、大數(shù)據(jù)等先進的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。

3）管理體系建設(shè)。管理體系建設(shè)主要包括信息化法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息化規(guī)劃、管理人才隊伍和安全體系等方面的建設(shè)，全方位的管理體系建設(shè)是信息化建設(shè)能夠順利進行的有力支撐。首先需要按照單位實際情況制定規(guī)范合理的檔案管理辦法，只有建立規(guī)范的管理制度才能使得管理過程中的各個環(huán)節(jié)有據(jù)可依，保證信息化建設(shè)能夠得到切實落實;其次要配備專職檔案管理員，由于目前很多醫(yī)院的檔案管理人員尚不具備高水平的計算機操作能力和檔案管理法律法規(guī)意識，因此對工作人員進行定期培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和管理水平，建設(shè)一支高水平的檔案管理隊伍，是管理體系建設(shè)中急需解決的問題。

3 檔案信息化建設(shè)和管理的具體措施

1）加強信息化建設(shè)意識。信息技術(shù)不斷發(fā)展，已經(jīng)逐步滲透到社會中的各個領(lǐng)域。信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理中的核心理念，在檔案工作管理規(guī)范化過程中很多數(shù)據(jù)也與信息化緊密相關(guān)[2]。通過現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，建設(shè)信息資源體系和信息服務(wù)體系，充分開發(fā)、利用檔案信息資源，加強對檔案信息的數(shù)字化處理和整合，能夠有效促進檔案工作的開展。在信息技術(shù)快速發(fā)展的今天，需要不斷加強信息化建設(shè)的宣傳工作，不管是檔案行政部門管理人員，還是檔案工作者都要提高檔案信息化意識，樹立以信息技術(shù)促進管理轉(zhuǎn)型、管理規(guī)范的工作理念，加強其工作責(zé)任感。從具體來看，單位需要將檔案信息化建設(shè)工作列為重點工作建設(shè)項目，并且結(jié)合單位實際情況擬定合適的規(guī)劃目標(biāo)，具有計劃和針對性的開展檔案信息化建設(shè)工作。

2）建立規(guī)范的管理體系。標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的信息化建設(shè)及管理過程是提高檔案管理效率以及檔案信息利用率、防止信息泄露的關(guān)鍵。在信息化建設(shè)過程中，首先要明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)格式、分類和著錄標(biāo)準(zhǔn);在進行紙質(zhì)文檔數(shù)字化轉(zhuǎn)化時，對于操作流程、注意事項、驗收標(biāo)準(zhǔn)要做出明確規(guī)定，以最大程度保證原檔案信息的完整性;在錄入新檔案信息時，要嚴(yán)格按照操作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，設(shè)置規(guī)范的檢測制度，確保錄入信息的真實性。在完成文檔一體化信息管理體系建設(shè)后，要建立保證電子文檔真實、有效、準(zhǔn)確的工作機制，完善的管理制度、規(guī)范的管理流程和明確的職責(zé)范圍，以提高管理效率、降低信息泄露風(fēng)險[3]。

3）加大軟硬件設(shè)備的資金投入。只有過硬的軟件和硬件設(shè)施的支持才能保證檔案信息化建設(shè)工作能夠順利實施，在完善檔案信息化建設(shè)和管理的過程中，需要充足的資金保障，加大資金投入、引進先進的硬件設(shè)備，建設(shè)完善的局域網(wǎng)，為開展信息化工作提供堅實的設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)支持。此外，還需要加大其他檔案基礎(chǔ)設(shè)施的投入，建立專門的檔案管理辦公室和檔案庫房。檔案信息化建設(shè)是一項高投入事業(yè)，尤其在建設(shè)初期不僅需要人力的大量投入，而且需要充足的經(jīng)費支持，只有經(jīng)費得到保障，信息化建設(shè)才能有條不紊的順利進行。

4）提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)。在檔案信息化建設(shè)和管理中，工作人員的業(yè)務(wù)能力是影響檔案信息化建設(shè)質(zhì)量的直接因素。所以在信息化建設(shè)過程中要以人為本，提升各個崗位工作人員的職業(yè)素養(yǎng)、培養(yǎng)專業(yè)性人才、建設(shè)專業(yè)的工作團隊。在實際工作中，對于人才培養(yǎng)需要加強以下幾個方面的工作：首先，對工作人員進行定期的專業(yè)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)能力考核，使工作人員能夠及時了解最新檔案管理動態(tài)、學(xué)習(xí)先進的操作技術(shù)和管理手段，與時俱進快速轉(zhuǎn)變過時的管理觀念，掌握外界新興的職業(yè)技能，樹立良好的服務(wù)意識，從根本上提高整體工作效率[4]。此外要不斷引入專業(yè)人才、在管理過程中設(shè)置規(guī)范的獎懲制度，激發(fā)相關(guān)工作人員的積極性，逐漸建設(shè)一支專業(yè)的管理隊伍。

4 結(jié)束語

綜上所述，隨著信息技術(shù)在各個領(lǐng)域的不斷滲透，檔案管理工作信息化建設(shè)已經(jīng)勢在必行，但是在信息化建設(shè)過程中也面臨著巨大的困難和挑戰(zhàn)，尤其對于內(nèi)容范圍廣、數(shù)據(jù)安全性高的醫(yī)學(xué)檔案。因此各醫(yī)學(xué)單位要積極探索更加科學(xué)合理的建設(shè)手段、轉(zhuǎn)變管理觀念、加大相關(guān)資金投入，從各個方面入手全面推進檔案信息化建設(shè)和管理。

參考文獻

[1]孫海.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思路[J].蘭臺內(nèi)外，2019（32）：31-32.

[2]劉暢.檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價值及地位[J].財經(jīng)界（學(xué)術(shù)版），2020（06）：253.

[3]李薇.檔案管理信息化建設(shè)研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（21）：74-75.

[4]袁玉平.淺析檔案的信息數(shù)字化建設(shè)[J].信息技術(shù)與信息化，2019（01）：125-126.