李忠榮

摘 要：在當前檔案管理中，數(shù)字化技術的應用發(fā)揮了重要的作用，通過數(shù)字化檔案的建設和管理，可使檔案管理的效率得到整體提升，同時也能夠便于檔案使用者對檔案信息進行獲取，為了加強檔案的利用效果，應重視檔案數(shù)字化質量管理以及安全保密控制。本文對檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢進行了概括，提出了檔案數(shù)字化質量控制及檔案安全保密控制工作具體策略，通過加強數(shù)字化檔案管理效果，可使檔案的價值得到提升。

關鍵詞：檔案數(shù)字化;質量控制;安全保密

在信息技術的快速發(fā)展下，各行業(yè)開始運用現(xiàn)代化技術開展工作，尤其是數(shù)字化技術的應用，發(fā)揮出了較多的優(yōu)勢。在我國的檔案建設及管理中，數(shù)字化檔案也逐漸產生，采用數(shù)字化檔案管理可使管理的效率提升，保證了檔案文件的質量。而檔案數(shù)字化的安全性受到了社會的關注，因此，為了提升數(shù)字化檔案管理的安全水平，應采取有效的措施來加強檔案安全保密控制，使檔案管理能夠得到進一步發(fā)展。

1 檔案數(shù)字化管理的優(yōu)勢

1）有利于部門落實立卷制度。檔案部門立卷作為其中的重要內容，當前檔案室代替部門立卷的問題比較顯著，一些立卷單位分多次將分散的材料交給檔案室進行立卷。在這種情況下，檔案管理員對部門的工作缺少了解，難以判斷材料是否完善，導致歸檔工作的質量降低。采用數(shù)字化檔案管理的模式，可使各個歸檔部室的人員將文件錄入到系統(tǒng)中，由檔案管理員進行統(tǒng)一的編碼和立卷，使檔案的歸檔工作開展更加高效和規(guī)范。

2）使檔案管理工作不受局限性影響。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，只能在上班的時間開展工作，同時工作的環(huán)境中應包括管理人員以及利用者、辦公設備等內容。采用檔案數(shù)字化管理模式可使傳統(tǒng)的模式得到改善，使用網絡以及計算機系統(tǒng)就可以進行檔案管理，這種變化可使檔案管理的效率提升。單位部門產生的電子文件可通過編碼和解碼來形成電子檔案，使用硬盤進行儲存，這種方式使儲存變得更加靈活，僅僅通過允許就可以隨時對所需的檔案信息進行獲取和查閱，因此能夠加強檔案管理的效果。立卷部門只要在日常工作中將部門的文件材料輸入到計算機中，之后將歸檔材料提交給檔案室，通過檔案管理人員的操作就可以實現(xiàn)檔案管理的整個工作流程。在管理中使用網絡系統(tǒng)可對其進行立卷、編目以及打印等操作。

3）提升檔案信息利用的質量。采用傳統(tǒng)模式進行檔案分類整理，這個過程比較繁瑣，僅僅能夠保證檔案的完整安全保管和單個文件利用。采用檔案數(shù)字化管理模式后，各類檔案電子文件集中存儲在計算機硬盤中，經過立卷后使用檢索功能可以查找到同一問題的多個有歷史聯(lián)系的電子文件，這種方式可使檔案利用者獲取到更加全面的信息，使檔案信息的利用發(fā)揮出更好的作用。

2 檔案數(shù)字化質量控制的有效措施

1）提升檔案管理人員素質水平。在檔案數(shù)字化質量控制中，要想有效加強數(shù)字化檔案管理，應提升管理人員的專業(yè)素質水平，使人員的整體能力提升，減少對檔案管理工作帶來的影響。應建立檔案數(shù)字化管理的人才管理制度，對檔案管理人才進行引進，為數(shù)字化檔案管理工作提供更好的條件，使具有數(shù)字化操作能力和檔案管理知識的人員參與到管理工作中。同時，應加強對人員的檔案管理數(shù)字化知識培訓，使人員能夠對檔案管理有全面的了解，提升自身的信息技術素養(yǎng)水平，能夠有效運用數(shù)字化檔案軟件開展工作。

2）制定完善的數(shù)字化檔案管理方案。應根據(jù)數(shù)字化檔案館管理的目標和要求，將檔案數(shù)字化建設中的問題處理好，建立科學完善的檔案管理數(shù)字化工作方案。首先，應將檔案管理數(shù)字化發(fā)展目標進行明確，重視檔案數(shù)字化管理總體目標與階段目標的設置，根據(jù)實際情況來制定管理方案，還應結合數(shù)字化檔案管理的科學理念開展工作。其次，應制定詳細的檔案管理數(shù)字化工作制度，使管理工作能夠得到規(guī)范，減少檔案管理中的問題，使檔案管理數(shù)字化更加標準，同時能夠使人員按照要求進行操作，保證檔案數(shù)字化管理的效果。

3）建設檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)。為了提升檔案管理數(shù)字化工作的水平，應完善檔案管理數(shù)字軟件系統(tǒng)，使用專業(yè)的軟件，使檔案管理數(shù)字化的開展更加順利，全面發(fā)揮出檔案管理數(shù)字化的功能。應通過軟件系統(tǒng)來進行檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲以及檢索，使檔案數(shù)據(jù)的處理更加高效，還應提醒檔案管理人員對檔案數(shù)據(jù)信息中的錯誤問題產生重視，避免錯誤帶來影響。其次，應對檔案管理數(shù)字化軟件進行有效的維護，避免軟件在使用中出現(xiàn)問題，影響工作的進行，定期進行更新和維護，使軟件的使用具有更好的效果，能夠為檔案管理數(shù)字化的進行帶來有利的條件。

3 檔案安全保密控制工作具體策略

1）加強安全保密技術應用。在數(shù)字化環(huán)境中，為了提升檔案數(shù)據(jù)信息的安全性，應重視安全保密控制工作，避免信息產生流失等問題，使檔案數(shù)據(jù)安全得到保障。首先，應引進現(xiàn)代檔案管理軟件操作系統(tǒng)，使用有效的加密技術以及防火墻技術等進行加密處理，使檔案信息能夠得到保護，加強了檔案信息安全保密效果。其次，應重視使用安全防護技術，對相應的網絡環(huán)境進行改善，可利用內網開展檔案信息管理工作，避免信息被篡改，發(fā)揮出安全保密控制的有效作用。

2）建立科學的安全管理制度。通過建立完善的檔案管理制度，可使檔案的安全保密工作進行更加高效。在數(shù)字化環(huán)境中進行檔案建設和管理，應對相應的規(guī)定進行明確，使檔案的操作使用能夠具有安全性，這樣可使檔案管理數(shù)字化的優(yōu)勢體現(xiàn)出來。應對數(shù)字化檔案使用過的程序以及安全方案要求進行全面的完善，針對不同級別的檔案使用及管理人員應開展相應的培訓，結合檔案安全內容進行教育。還應建立保密制度，加強對保密檔案使用的專門審核，并且使保密檔案數(shù)據(jù)信息在封閉環(huán)境中使用，這樣可使檔案泄密的風險降低，提升數(shù)字化檔案管理的安全水平。

3）重視塑造檔案安全保密氛圍。在檔案管理中，為了進一步加強數(shù)字化檔案安全保密控制工作的效果，應建立一定的安全保密控制氛圍，使人員形成正確的習慣。首先，應加強對檔案使用等人員的安全教育，使人員能夠具有安全保密意識，提升其安全保密技能水平，根據(jù)檔案管理中容易產生的安全問題，應對人員進行相應的警示教育，使檔案保密安全控制工作的質量得到提升，減少安全問題的產生。其次，在建設檔案保密文化氛圍的時候，可開展關于檔案安全保密內容的活動，使人員能夠更加重視對檔案的安全保護，定期開展檔案安全工作檢查，使檔案數(shù)據(jù)的管理能夠得到安全保障。此外，應結合檔案安全工作的情況進行有效的調整，考慮到檔案管理的需求和實際現(xiàn)狀，及時將漏洞進行更新，做好病毒查殺工作，使數(shù)字化檔案管理能夠具有更好的條件，全面加強管理的效果。

4 結語

檔案數(shù)字化建設發(fā)展為檔案管理提供了更加便捷的條件，提升了檔案管理利用的效率。采用數(shù)字化檔案管理可使檔案文件的歸檔、整理以及存儲等環(huán)節(jié)變得更加便利，能夠保證檔案文件的完整性，同時也減少了工作的繁瑣過程。應進一步加強對數(shù)字化檔案的質量控制和安全保密管理，重視對檔案的管理，借助先進技術提升管理質量，使檔案信息能夠得到有效的保護，進而使檔案管理工作得到全面的改善。

參考文獻

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