張福江

摘 要：檔案對于一個單位和涉及個人來說至關(guān)重要，隨著信息化的發(fā)展，信息技術(shù)在檔案領(lǐng)域也越來越廣，檔案信息化建設(shè)進程不斷加快，為單位和查檔利用人員帶來極大便利。但是限于種種原因，檔案信息化建設(shè)發(fā)展并不均衡，還存在不少問題和困難。本文對事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題和困難進行了分析，并有針對性的提出了解決意見。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案 信息化建設(shè) 對策

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2020）05-00-01

隨著信息化的普及，國家對檔案管理信息化越來越重視，中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳出臺的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，文件中明確要求加快推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，切實推進檔案存儲數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化，這充分說明信息化管理逐漸成為檔案管理的主流趨勢。隨著國家綜合檔案館信息化的普及和利用，大多數(shù)的事業(yè)單位也開始探索檔案管理的信息化建設(shè)，但是在信息化建設(shè)過程中卻存在著種種問題，影響著檔案管理信息化建設(shè)的進程。

一、檔案信息化建設(shè)的含義和原則

檔案信息化建設(shè)，就是對單位室藏紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化掃描的方式進行加工，并利用檔案管理軟件進行檔案信息資源的管理。室藏檔案資源，只有通過數(shù)字化加工，才能實現(xiàn)信息化，進而實現(xiàn)存儲數(shù)字化和利用的網(wǎng)絡(luò)化。

在檔案的信息化建設(shè)過程中，要明確遵循以下三點原則，確保檔案信息化建設(shè)的有序推進，一是規(guī)范性原則，在檔案信息化建設(shè)的全過程都要秉持規(guī)范性的原則，這是做好檔案信息化建設(shè)的首要原則，尤其是在數(shù)字化加工過程中，一定要注意規(guī)范性，要制定合理的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工方案，確保數(shù)字化掃描檔案資源的規(guī)范性;二是注重檔案信息化建設(shè)的效益，室藏檔案涉及的檔案類型較多，每種檔案有每種檔案的專業(yè)特點，這就需要多個崗位人員的配合，提高檔案信息化建設(shè)的效率;三是注重檔案資源的安全管理，這不僅是指在數(shù)字化過程中對檔案資源的保護，還指檔案信息化資源的安全保護，要加強網(wǎng)絡(luò)安全防護措施，堅決避免檔案信息泄露和丟失。

二、檔案管理信息化的意義

事業(yè)單位檔案管理的信息化對于單位自身及單位的服務(wù)對象來說都具有重要的意義。一方面，對于單位自身來說，可以更便捷更快速的做好檔案的收集和整理工作，還可以節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理模式中的人力和財力消耗，同時還會避免對紙質(zhì)檔案的損壞和丟失，增加了對紙質(zhì)檔案資源的有效保護，大大提高單位的檔案管理水平。另一方面，檔案管理的信息化重要的一點就是利用的網(wǎng)絡(luò)化，信息化管理更方便于檔案的查找，可以節(jié)省大量的時間和人力，查檔服務(wù)效率高，對于查檔利用人員來說，這不僅節(jié)省了寶貴的時間，還大大增強了檔案查找的精準(zhǔn)度，更方便找到所需檔案信息。

三、檔案信息化建設(shè)中的困難

雖然越來越多的事業(yè)單位也開始了檔案管理信息化建設(shè)，進行了有效的探索和嘗試，也積累了大量的實踐經(jīng)驗，但是我們通過分析當(dāng)前的推進情況，仍然可以看到檔案信息化建設(shè)還面臨著不小的困難。

1.對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識不到位

檔案信息化建設(shè)是大勢所趨，但是限于當(dāng)前社會檔案意識的淡薄，對檔案重要性的認(rèn)識不夠等原因，除了國家綜合檔案館、高校檔案館和部分高層次企事業(yè)單位外，大多數(shù)的基層事業(yè)單位對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識還不足，尤其是單位的領(lǐng)導(dǎo)，對本單位的業(yè)務(wù)工作格外重視，在人力、物力和財力上舍得投入，但是對于檔案工作總認(rèn)為收集好、整理好，不出問題就算可以了，沒有意識到檔案對單位發(fā)展的重要意義，導(dǎo)致對檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識也存在誤區(qū)，沒能積極實踐檔案信息化建設(shè)。

2.檔案信息化建設(shè)所需專業(yè)人才較為匱乏

專業(yè)的工作需要專業(yè)的人才從事，檔案信息化建設(shè)對檔案管理人員的要求極為嚴(yán)格，不僅要懂得檔案管理的相關(guān)知識，還要熟悉掌握檔案信息化的各種操作技能。目前，現(xiàn)有的檔案管理人員對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理流程相對熟悉，但是對于計算機等信息化設(shè)施設(shè)備的操作卻知之較少，現(xiàn)有的計算機方面的人才又普遍不熟悉檔案業(yè)務(wù)知識。加上現(xiàn)在大多數(shù)的事業(yè)單位在人才招錄和人才引進中大多注重對業(yè)務(wù)人才的引進，而忽略了對檔案專業(yè)復(fù)合型人才的引進，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)所需人才較為匱乏。

3.檔案信息化建設(shè)配套軟硬件配備不齊全

檔案的信息化建設(shè)必然離不開檔案信息化管理所需要的計算機、服務(wù)器等，但是前面提到的，單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識不到位，這往往會導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)中投入的資金較少，尤其是機房建設(shè)所需資金又相對較多，單位領(lǐng)導(dǎo)往往是將資金用于單位業(yè)務(wù)建設(shè)的投入，而導(dǎo)致在檔案信息化建設(shè)中投入的資金少之又少，進一步限定了檔案信息化建設(shè)的步伐。

四、加強檔案信息化建設(shè)的對策

1.提高思想認(rèn)識，充分認(rèn)識檔案信息化建設(shè)的重要性

各事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要從思想深處認(rèn)識到檔案工作的重要性，切實轉(zhuǎn)變檔案管理理念，把檔案信息化建設(shè)工作作為本單位的一項重要工作來抓，要高度重視檔案信息化建設(shè)，早日把檔案信息化建設(shè)提上日程。同時，要不斷加強對檔案相關(guān)業(yè)務(wù)知識的學(xué)習(xí)，尤其是加強檔案信息化知識的學(xué)習(xí)，提高自己對檔案信息化建設(shè)的掌握能力，方便在今后的信息化建設(shè)中發(fā)現(xiàn)問題、提供意見建議，以便使檔案信息化建設(shè)工作更快、更規(guī)范的開展。

2.培養(yǎng)專業(yè)人才，努力構(gòu)建檔案信息化建設(shè)專業(yè)人才隊伍

對于現(xiàn)有的檔案管理人員要有針對性的制定培訓(xùn)計劃，努力提升他們的檔案綜合業(yè)務(wù)能力，培育有潛力的工作人員成為滿足檔案信息化建設(shè)的復(fù)合型人才。在人才招錄和引進工作中，要有重點的加大復(fù)合型人才的引進，確保有足夠的專業(yè)人才推動檔案信息化建設(shè)。

3.加大資金投入，完善檔案信息化建設(shè)設(shè)施設(shè)備

檔案信息化建設(shè)離不開資金的投入，各單位一定要加大資金投入，首先單位要提供足夠的資金用于紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描加工，實現(xiàn)傳統(tǒng)檔案資源的信息化管理;其次，要提供足夠資金購買計算機、高清掃描儀、服務(wù)器等設(shè)施設(shè)備，并根據(jù)單位需求，購買滿足需求的檔案資源管理系統(tǒng)，方便檔案的信息化管理;最后，還要投入必要的資金購買防火墻等安全管理軟件，確保檔案信息資源不被黑客攻擊，不出現(xiàn)損壞和失泄密情況，切實維護檔案資源的安全管理。

總之，各單位要從思想和行動上來為檔案信息化建設(shè)提供支撐，不斷提升本單位的檔案信息化建設(shè)水平，加快實現(xiàn)檔案數(shù)字資源的集中統(tǒng)一管理，將本單位的檔案工作推向一個新的高度，發(fā)揮檔案的價值，帶動本單位工作的全面提升。

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