帥煜朦

【摘要】高校辦公室是高校所有行政工作的最基本環(huán)節(jié)，也是高校行政管理體系能夠正常運行的核心。新形勢下，高校辦公室的行政管理工作在政策、改革、技術以及人員等多方面影響下有了變化，整體邁向更加高效、穩(wěn)定的方向，且工作中有了創(chuàng)新的舉措，利用現(xiàn)代信息技術幫助提高行政管理工作的效率。當然，新形勢的變化下存在著一些日常問題，對此，高校辦公室應該針對這些管理上的缺失進行調整，建立健全科學、行之有效的行政管理工作體系，進一步提高行政管理工作的質量。

【關鍵詞】新形勢;高校辦公室行政管理;形勢變化

一、高校辦公室行政管理工作的職能和地位

（一）辦公室在高校行政管理中的職能。高校辦公室是高校為提高行政管理效率而建立的綜合性服務機構，其直接為全校師生、黨委、校領導等多方服務，因此辦公室的職能范圍較廣，所處理的事物較為繁雜，從接收上級指令到將信息發(fā)布給下級師生、群眾，然后再根據(jù)指令為師生和其他人員辦理業(yè)務，完成反饋工作，并將信息和監(jiān)督結果一并整理發(fā)給上級。因此辦公室是連接上下級的樞紐和橋梁，通過各項行政工作來維護高校的秩序，為廣大師生提供一個有序的工作和學習環(huán)境。

（二）辦公室在高校行政管理中的地位。辦公室是高校行政管理的核心，作為中間窗口和橋梁，辦公室始終處于雙向開放甚至多向開放的狀態(tài)，需要不斷向上級和廣大師生傳遞信息和反饋工作，同時起到監(jiān)督和督促執(zhí)行的作用，肩負著高校各項管理任務以及師生的業(yè)務辦理和服務，且任務涉及方面較廣，對高校辦公室而言，除了學校建設外，師生的發(fā)展、科研項目進展、黨政工作要求、對外服務都是辦公室的工作，因此辦公室對于每一所高校而言都是至關重要的，始終處于基礎位置。

二、高校辦公室行政管理工作中存在的常見問題

（一）政治理論水平不高，思想素質有待提升。高校辦公室人員一大工作方向是對接黨政工作，聯(lián)系黨與群眾，下達和接受相關任務和信息，因此辦公室人員必須具有較強的政治思想覺悟，要積極向黨組織靠攏。然而，目前很多高校辦公室人員本身的政治理論水平本來不高，再加上任務繁雜，很難能夠定期進行政治理論學習，如果高校沒有安排，很多辦公室人員就會減少自我學習的時間。此外，辦公室工作大部分是事務性文職工作，工作競爭、進修以及職稱晉級等方面相對缺乏，導致很多員工對工作和任務也抱著應付的態(tài)度，工作缺乏積極性。

（二）服務意識不夠強。高校辦公室應該是本著行政管理和業(yè)務服務的目標，為領導和廣大師生工作。然而，很多工作人員并沒有意識到工作的多向性，而是純粹為上級領導進行服務，缺乏對廣大師生和群眾的服務意識，認為只要完成好領導工作和任務就可以了，在交接師生和群眾工作時經常缺乏職業(yè)素養(yǎng)和意識，對于基層群眾和師生所反映的問題和困難置之腦后，完成的效率也不高。這樣做，不利于高校行政管理體系的建設，也會導致基層和師生工作的不配合，增加行政工作和高校管理的難度。

（三）缺乏創(chuàng)新精神。高校辦公室工作涉及的范圍很廣，日常工作事務比重較大，除了行政管理外還包含了后勤服務保障、行政接待、辦事辦會、信息傳達、服務協(xié)調、信息搜集等，這些工作基本上都是日常事務。一般而言，辦公室的工作人員工作不會有較多不同，工作任務的流程較為一致，因此很多工作人員熟悉流程后就會一直按照規(guī)章辦事，憑借以往的經驗進行判斷，很難發(fā)揮創(chuàng)新精神，縮短工作流程和提高工作效率。而新形勢下，高校面臨整體改革，行政管理也更加復雜，如果工作人員沒有創(chuàng)新精神，還是按照以往經驗和流程辦事，很可能導致工作的堆積。

（四）職能與管理目標不夠清晰。辦公室對于高校行政管理的作用不言而喻，但是由于辦公室的工作較為繁雜，且大多涉及日常性的行政服務，因此很多高校對辦公室的定位不夠準確，認為辦公室只是進行日常工作和各項事務的行政處理部門，并沒有意識到辦公室對于高校建設和改革的重要性，也沒有將辦公室的職能充分發(fā)揮，讓他們在日常事務中參與高校的發(fā)展規(guī)劃和各項事務的決策，因此大多數(shù)高校實際上弱化了辦公室的職能和地位，對于辦公室的管理目標劃分不夠清晰，導致辦公室很難對高校管理和改革起到較大的促進作用。

（五）管理人員對自身認識不夠準確。由于高校領導在建設時就沒有足夠重視辦公室的作用，對其職能部署也不夠準確，相關的職責權限和管理權力也較為模糊，因此辦公室管理人員的自我定位本身就是不夠準確的，認為辦公室人員只是一個中間執(zhí)行部門，只需要根據(jù)領導下達的任務如期完成即可，并沒有意識到本身具有對高校發(fā)展和改革規(guī)劃的管理能力，因此在辦公過程中基本上沒有發(fā)揮管理的作用，也很少參與高校發(fā)展的規(guī)劃，而僅僅是作為領導和基層之間的信息傳遞者和領導的服務者完成日常事務。

（六）沒有形成有效的行政管理工作機制。雖然高校辦公室是行政管理工作的核心和樞紐，但是在實際工作中，很少有高校辦公室能夠認清自身的定位和管理職能，形成一個高效的行政管理工作機制。大多數(shù)高校辦公室已經形成了一個固定的工作模式和流程，就是負責高校的各大日常事務，任務較為瑣碎且沒有定性，工作始終處于被動狀態(tài)，即上級布置任務被動完成，很少參與到高校的管理和發(fā)展規(guī)劃中，因此工作整體較為形式化和流程化，大部分辦公室人員忙于各種文件、會議和接待服務，基本上不能起到真正的管理作用，缺乏計劃性、針對性和創(chuàng)新性。

三、高校辦公室行政管理的形勢變化方向

（一）樹立正確的管理目標，提高管理效率。高校改革正在繼續(xù)，辦公室作為高校各項工作的樞紐和窗口，也必須樹立一個正確科學的管理目標，確立自身的工作定位，從而更好地幫助高校提高行政管理效率，并為高校的發(fā)展規(guī)劃作出貢獻。首先，辦公室的管理目標要進行大方向上的制定，即自身的定位。辦公室是行政管理核心，因此絕不僅僅是日常的事務工作，而是要參與到高校建設中，為高校今后的規(guī)劃作出自身的貢獻，結合日常的工作以及對高校的了解進行規(guī)劃的完善和制度的修改。其次是具體的工作目標，要盡可能完成好每一個任務，并有意識地進行創(chuàng)新，借鑒優(yōu)秀高校辦公室的工作辦法，不斷改進，提高管理效率。

（二）建立健全各項管理制度。建立健全高校辦公室的行政管理制度是保障辦公室行政管理有效執(zhí)行的基礎，也是工作的制度依據(jù)。而高校辦公室行政管理制度除了基本的辦公室人員工作要求外，還包括校院兩級管理制度、問責制度等各項輔助制度的建立和落實，通過這些制度共同提高行政管理的質量和效率。首先，制度建立要以高校的具體情況為根本，除了基本的工作規(guī)章制度外，要科學和人性化地考慮高校辦公室工作的特點和性質。其次，建立制度需要足夠清晰，尤其是辦公室的職責權限問題必須具體有效，充分發(fā)揮辦公室職能。同時，相應的問責制度、監(jiān)督機制等也要逐一落實，從而建立一個行之有效的管理制度體系。

（三）提高行政管理隊伍的素質。人才是行政管理的根本和核心，因此提高行政管理隊伍的各項素質是工作的關鍵。而提高人才的職業(yè)素養(yǎng)可以從幾個方面落實：一是提高其政治理論水平，定期組織辦公室人員進行政治理論學習，緊跟黨組織的步伐，提升政治修養(yǎng)。二是工作能力，要增加辦公室人員的工作學習和培訓活動，讓辦公室人員掌握更多新的工作技能和要求，提升自身的服務能力，更好地為高校建設服務。三是創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境，除了提升辦公室人員的薪資待遇外，還要增加工作的競爭機會，讓工作人員擁有一定的競爭環(huán)境，激勵其加強自身的工作能力。

四、加強高校辦公室行政管理工作的具體措施

（一）明確崗位職責。以高校的實際情況為基準，首先明確高校辦公室行政管理工作的權限。建立科學的崗位職責體系，將人才有效科學地分配到每一個崗位上，確保每一個崗位都有人，每一個員工的工作和職責不交叉，各個崗位的員工能夠相互協(xié)調工作。其次是建立崗位職責制度。每一個員工和每一個崗位都標有具體的職責和權限，不可模糊邊界，也不能職能混亂。最后是崗位落實和監(jiān)督。高校要確保職責權力的下放，讓每一個崗位的員工真正擁有對應的權限，同時要落實好監(jiān)督工作，防止越權和懈怠的情況出現(xiàn)，而出現(xiàn)工作問題也能夠問責到崗、到人。

（二）建立績效考核機制。辦公室員工的工作效率不高，一個重要的原因是缺乏相應的激勵機制和考核機制。首先，高校要根據(jù)員工的工作情況建立一個科學的績效考核機制，對工作人員的工作能力、態(tài)度、創(chuàng)新能力和意識以及涉及工作的各個方面進行考核和評判，評判標準根據(jù)具體情況調整，評判人員由基層、師生以及領導共同組成。其次是激勵機制，具體來說就是薪資待遇。根據(jù)績效考核評比的結果，辦公室的工作人員要在薪資待遇上體現(xiàn)出差別，同時給予員工定期的培訓和學習機會，改善員工的工作待遇和環(huán)境。

（三）加強高校的信息化建設。辦公室的行政管理工作涉及廣大師生，因此需要處理的信息很多，高?？梢岳眯畔⒓夹g手段來提高信息搜集和管理的效率，減輕辦公室人員的負擔，讓辦公室人員的工作更多投向校園建設的決策和管理方面。因此，高校要建立一個辦公室人員的行政管理工作系統(tǒng)，通過前后臺的建設讓廣大師生都利用該系統(tǒng)填寫信息，而辦公室人員可以在后臺快速搜集、整理和存儲數(shù)據(jù)，這樣不僅更加便捷，而且能夠減少大量的工作失誤。此外，高校還可以與軟件技術公司合作，建立智慧校園，讓辦公室人員學習具體操作，從而提升高校的運營效率。

五、結束語

綜上所述，高校辦公室作為行政管理的樞紐以及校園內外的窗口，在整個高校建設中起到至關重要的作用。然而，現(xiàn)實中辦公室人員的工作過于繁雜且低級，沒有真正發(fā)揮工作職能，起到管理和運營的作用。因此，高校要改變對辦公室的定位，建立一個科學有效的辦公室行政管理制度，并提高辦公室人員的職業(yè)素質和服務意識，為高校今后的發(fā)展規(guī)劃作出真正的貢獻。

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