帥煜朦

【摘要】高校辦公室是高校所有行政工作的最基本環(huán)節(jié)，也是高校行政管理體系能夠正常運(yùn)行的核心。新形勢(shì)下，高校辦公室的行政管理工作在政策、改革、技術(shù)以及人員等多方面影響下有了變化，整體邁向更加高效、穩(wěn)定的方向，且工作中有了創(chuàng)新的舉措，利用現(xiàn)代信息技術(shù)幫助提高行政管理工作的效率。當(dāng)然，新形勢(shì)的變化下存在著一些日常問題，對(duì)此，高校辦公室應(yīng)該針對(duì)這些管理上的缺失進(jìn)行調(diào)整，建立健全科學(xué)、行之有效的行政管理工作體系，進(jìn)一步提高行政管理工作的質(zhì)量。

【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);高校辦公室行政管理;形勢(shì)變化

一、高校辦公室行政管理工作的職能和地位

（一）辦公室在高校行政管理中的職能。高校辦公室是高校為提高行政管理效率而建立的綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)，其直接為全校師生、黨委、校領(lǐng)導(dǎo)等多方服務(wù)，因此辦公室的職能范圍較廣，所處理的事物較為繁雜，從接收上級(jí)指令到將信息發(fā)布給下級(jí)師生、群眾，然后再根據(jù)指令為師生和其他人員辦理業(yè)務(wù)，完成反饋工作，并將信息和監(jiān)督結(jié)果一并整理發(fā)給上級(jí)。因此辦公室是連接上下級(jí)的樞紐和橋梁，通過各項(xiàng)行政工作來維護(hù)高校的秩序，為廣大師生提供一個(gè)有序的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。

（二）辦公室在高校行政管理中的地位。辦公室是高校行政管理的核心，作為中間窗口和橋梁，辦公室始終處于雙向開放甚至多向開放的狀態(tài)，需要不斷向上級(jí)和廣大師生傳遞信息和反饋工作，同時(shí)起到監(jiān)督和督促執(zhí)行的作用，肩負(fù)著高校各項(xiàng)管理任務(wù)以及師生的業(yè)務(wù)辦理和服務(wù)，且任務(wù)涉及方面較廣，對(duì)高校辦公室而言，除了學(xué)校建設(shè)外，師生的發(fā)展、科研項(xiàng)目進(jìn)展、黨政工作要求、對(duì)外服務(wù)都是辦公室的工作，因此辦公室對(duì)于每一所高校而言都是至關(guān)重要的，始終處于基礎(chǔ)位置。

二、高校辦公室行政管理工作中存在的常見問題

（一）政治理論水平不高，思想素質(zhì)有待提升。高校辦公室人員一大工作方向是對(duì)接黨政工作，聯(lián)系黨與群眾，下達(dá)和接受相關(guān)任務(wù)和信息，因此辦公室人員必須具有較強(qiáng)的政治思想覺悟，要積極向黨組織靠攏。然而，目前很多高校辦公室人員本身的政治理論水平本來不高，再加上任務(wù)繁雜，很難能夠定期進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)，如果高校沒有安排，很多辦公室人員就會(huì)減少自我學(xué)習(xí)的時(shí)間。此外，辦公室工作大部分是事務(wù)性文職工作，工作競(jìng)爭(zhēng)、進(jìn)修以及職稱晉級(jí)等方面相對(duì)缺乏，導(dǎo)致很多員工對(duì)工作和任務(wù)也抱著應(yīng)付的態(tài)度，工作缺乏積極性。

（二）服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)。高校辦公室應(yīng)該是本著行政管理和業(yè)務(wù)服務(wù)的目標(biāo)，為領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生工作。然而，很多工作人員并沒有意識(shí)到工作的多向性，而是純粹為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行服務(wù)，缺乏對(duì)廣大師生和群眾的服務(wù)意識(shí)，認(rèn)為只要完成好領(lǐng)導(dǎo)工作和任務(wù)就可以了，在交接師生和群眾工作時(shí)經(jīng)常缺乏職業(yè)素養(yǎng)和意識(shí)，對(duì)于基層群眾和師生所反映的問題和困難置之腦后，完成的效率也不高。這樣做，不利于高校行政管理體系的建設(shè)，也會(huì)導(dǎo)致基層和師生工作的不配合，增加行政工作和高校管理的難度。

（三）缺乏創(chuàng)新精神。高校辦公室工作涉及的范圍很廣，日常工作事務(wù)比重較大，除了行政管理外還包含了后勤服務(wù)保障、行政接待、辦事辦會(huì)、信息傳達(dá)、服務(wù)協(xié)調(diào)、信息搜集等，這些工作基本上都是日常事務(wù)。一般而言，辦公室的工作人員工作不會(huì)有較多不同，工作任務(wù)的流程較為一致，因此很多工作人員熟悉流程后就會(huì)一直按照規(guī)章辦事，憑借以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷，很難發(fā)揮創(chuàng)新精神，縮短工作流程和提高工作效率。而新形勢(shì)下，高校面臨整體改革，行政管理也更加復(fù)雜，如果工作人員沒有創(chuàng)新精神，還是按照以往經(jīng)驗(yàn)和流程辦事，很可能導(dǎo)致工作的堆積。

（四）職能與管理目標(biāo)不夠清晰。辦公室對(duì)于高校行政管理的作用不言而喻，但是由于辦公室的工作較為繁雜，且大多涉及日常性的行政服務(wù)，因此很多高校對(duì)辦公室的定位不夠準(zhǔn)確，認(rèn)為辦公室只是進(jìn)行日常工作和各項(xiàng)事務(wù)的行政處理部門，并沒有意識(shí)到辦公室對(duì)于高校建設(shè)和改革的重要性，也沒有將辦公室的職能充分發(fā)揮，讓他們?cè)谌粘Ｊ聞?wù)中參與高校的發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)事務(wù)的決策，因此大多數(shù)高校實(shí)際上弱化了辦公室的職能和地位，對(duì)于辦公室的管理目標(biāo)劃分不夠清晰，導(dǎo)致辦公室很難對(duì)高校管理和改革起到較大的促進(jìn)作用。

（五）管理人員對(duì)自身認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確。由于高校領(lǐng)導(dǎo)在建設(shè)時(shí)就沒有足夠重視辦公室的作用，對(duì)其職能部署也不夠準(zhǔn)確，相關(guān)的職責(zé)權(quán)限和管理權(quán)力也較為模糊，因此辦公室管理人員的自我定位本身就是不夠準(zhǔn)確的，認(rèn)為辦公室人員只是一個(gè)中間執(zhí)行部門，只需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)如期完成即可，并沒有意識(shí)到本身具有對(duì)高校發(fā)展和改革規(guī)劃的管理能力，因此在辦公過程中基本上沒有發(fā)揮管理的作用，也很少參與高校發(fā)展的規(guī)劃，而僅僅是作為領(lǐng)導(dǎo)和基層之間的信息傳遞者和領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)者完成日常事務(wù)。

（六）沒有形成有效的行政管理工作機(jī)制。雖然高校辦公室是行政管理工作的核心和樞紐，但是在實(shí)際工作中，很少有高校辦公室能夠認(rèn)清自身的定位和管理職能，形成一個(gè)高效的行政管理工作機(jī)制。大多數(shù)高校辦公室已經(jīng)形成了一個(gè)固定的工作模式和流程，就是負(fù)責(zé)高校的各大日常事務(wù)，任務(wù)較為瑣碎且沒有定性，工作始終處于被動(dòng)狀態(tài)，即上級(jí)布置任務(wù)被動(dòng)完成，很少參與到高校的管理和發(fā)展規(guī)劃中，因此工作整體較為形式化和流程化，大部分辦公室人員忙于各種文件、會(huì)議和接待服務(wù)，基本上不能起到真正的管理作用，缺乏計(jì)劃性、針對(duì)性和創(chuàng)新性。

三、高校辦公室行政管理的形勢(shì)變化方向

（一）樹立正確的管理目標(biāo)，提高管理效率。高校改革正在繼續(xù)，辦公室作為高校各項(xiàng)工作的樞紐和窗口，也必須樹立一個(gè)正確科學(xué)的管理目標(biāo)，確立自身的工作定位，從而更好地幫助高校提高行政管理效率，并為高校的發(fā)展規(guī)劃作出貢獻(xiàn)。首先，辦公室的管理目標(biāo)要進(jìn)行大方向上的制定，即自身的定位。辦公室是行政管理核心，因此絕不僅僅是日常的事務(wù)工作，而是要參與到高校建設(shè)中，為高校今后的規(guī)劃作出自身的貢獻(xiàn)，結(jié)合日常的工作以及對(duì)高校的了解進(jìn)行規(guī)劃的完善和制度的修改。其次是具體的工作目標(biāo)，要盡可能完成好每一個(gè)任務(wù)，并有意識(shí)地進(jìn)行創(chuàng)新，借鑒優(yōu)秀高校辦公室的工作辦法，不斷改進(jìn)，提高管理效率。

（二）建立健全各項(xiàng)管理制度。建立健全高校辦公室的行政管理制度是保障辦公室行政管理有效執(zhí)行的基礎(chǔ)，也是工作的制度依據(jù)。而高校辦公室行政管理制度除了基本的辦公室人員工作要求外，還包括校院兩級(jí)管理制度、問責(zé)制度等各項(xiàng)輔助制度的建立和落實(shí)，通過這些制度共同提高行政管理的質(zhì)量和效率。首先，制度建立要以高校的具體情況為根本，除了基本的工作規(guī)章制度外，要科學(xué)和人性化地考慮高校辦公室工作的特點(diǎn)和性質(zhì)。其次，建立制度需要足夠清晰，尤其是辦公室的職責(zé)權(quán)限問題必須具體有效，充分發(fā)揮辦公室職能。同時(shí)，相應(yīng)的問責(zé)制度、監(jiān)督機(jī)制等也要逐一落實(shí)，從而建立一個(gè)行之有效的管理制度體系。

（三）提高行政管理隊(duì)伍的素質(zhì)。人才是行政管理的根本和核心，因此提高行政管理隊(duì)伍的各項(xiàng)素質(zhì)是工作的關(guān)鍵。而提高人才的職業(yè)素養(yǎng)可以從幾個(gè)方面落實(shí)：一是提高其政治理論水平，定期組織辦公室人員進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí)，緊跟黨組織的步伐，提升政治修養(yǎng)。二是工作能力，要增加辦公室人員的工作學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng)，讓辦公室人員掌握更多新的工作技能和要求，提升自身的服務(wù)能力，更好地為高校建設(shè)服務(wù)。三是創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境，除了提升辦公室人員的薪資待遇外，還要增加工作的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì)，讓工作人員擁有一定的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境，激勵(lì)其加強(qiáng)自身的工作能力。

四、加強(qiáng)高校辦公室行政管理工作的具體措施

（一）明確崗位職責(zé)。以高校的實(shí)際情況為基準(zhǔn)，首先明確高校辦公室行政管理工作的權(quán)限。建立科學(xué)的崗位職責(zé)體系，將人才有效科學(xué)地分配到每一個(gè)崗位上，確保每一個(gè)崗位都有人，每一個(gè)員工的工作和職責(zé)不交叉，各個(gè)崗位的員工能夠相互協(xié)調(diào)工作。其次是建立崗位職責(zé)制度。每一個(gè)員工和每一個(gè)崗位都標(biāo)有具體的職責(zé)和權(quán)限，不可模糊邊界，也不能職能混亂。最后是崗位落實(shí)和監(jiān)督。高校要確保職責(zé)權(quán)力的下放，讓每一個(gè)崗位的員工真正擁有對(duì)應(yīng)的權(quán)限，同時(shí)要落實(shí)好監(jiān)督工作，防止越權(quán)和懈怠的情況出現(xiàn)，而出現(xiàn)工作問題也能夠問責(zé)到崗、到人。

（二）建立績(jī)效考核機(jī)制。辦公室員工的工作效率不高，一個(gè)重要的原因是缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制。首先，高校要根據(jù)員工的工作情況建立一個(gè)科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制，對(duì)工作人員的工作能力、態(tài)度、創(chuàng)新能力和意識(shí)以及涉及工作的各個(gè)方面進(jìn)行考核和評(píng)判，評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)具體情況調(diào)整，評(píng)判人員由基層、師生以及領(lǐng)導(dǎo)共同組成。其次是激勵(lì)機(jī)制，具體來說就是薪資待遇。根據(jù)績(jī)效考核評(píng)比的結(jié)果，辦公室的工作人員要在薪資待遇上體現(xiàn)出差別，同時(shí)給予員工定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，改善員工的工作待遇和環(huán)境。

（三）加強(qiáng)高校的信息化建設(shè)。辦公室的行政管理工作涉及廣大師生，因此需要處理的信息很多，高校可以利用信息技術(shù)手段來提高信息搜集和管理的效率，減輕辦公室人員的負(fù)擔(dān)，讓辦公室人員的工作更多投向校園建設(shè)的決策和管理方面。因此，高校要建立一個(gè)辦公室人員的行政管理工作系統(tǒng)，通過前后臺(tái)的建設(shè)讓廣大師生都利用該系統(tǒng)填寫信息，而辦公室人員可以在后臺(tái)快速搜集、整理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù)，這樣不僅更加便捷，而且能夠減少大量的工作失誤。此外，高校還可以與軟件技術(shù)公司合作，建立智慧校園，讓辦公室人員學(xué)習(xí)具體操作，從而提升高校的運(yùn)營(yíng)效率。

五、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，高校辦公室作為行政管理的樞紐以及校園內(nèi)外的窗口，在整個(gè)高校建設(shè)中起到至關(guān)重要的作用。然而，現(xiàn)實(shí)中辦公室人員的工作過于繁雜且低級(jí)，沒有真正發(fā)揮工作職能，起到管理和運(yùn)營(yíng)的作用。因此，高校要改變對(duì)辦公室的定位，建立一個(gè)科學(xué)有效的辦公室行政管理制度，并提高辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí)，為高校今后的發(fā)展規(guī)劃作出真正的貢獻(xiàn)。

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