帥煜朦
【摘要】高校辦公室是高校所有行政工作的最基本環(huán)節(jié),也是高校行政管理體系能夠正常運(yùn)行的核心。新形勢(shì)下,高校辦公室的行政管理工作在政策、改革、技術(shù)以及人員等多方面影響下有了變化,整體邁向更加高效、穩(wěn)定的方向,且工作中有了創(chuàng)新的舉措,利用現(xiàn)代信息技術(shù)幫助提高行政管理工作的效率。當(dāng)然,新形勢(shì)的變化下存在著一些日常問題,對(duì)此,高校辦公室應(yīng)該針對(duì)這些管理上的缺失進(jìn)行調(diào)整,建立健全科學(xué)、行之有效的行政管理工作體系,進(jìn)一步提高行政管理工作的質(zhì)量。
【關(guān)鍵詞】新形勢(shì);高校辦公室行政管理;形勢(shì)變化
一、高校辦公室行政管理工作的職能和地位
(一)辦公室在高校行政管理中的職能。高校辦公室是高校為提高行政管理效率而建立的綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu),其直接為全校師生、黨委、校領(lǐng)導(dǎo)等多方服務(wù),因此辦公室的職能范圍較廣,所處理的事物較為繁雜,從接收上級(jí)指令到將信息發(fā)布給下級(jí)師生、群眾,然后再根據(jù)指令為師生和其他人員辦理業(yè)務(wù),完成反饋工作,并將信息和監(jiān)督結(jié)果一并整理發(fā)給上級(jí)。因此辦公室是連接上下級(jí)的樞紐和橋梁,通過各項(xiàng)行政工作來維護(hù)高校的秩序,為廣大師生提供一個(gè)有序的工作和學(xué)習(xí)環(huán)境。
(二)辦公室在高校行政管理中的地位。辦公室是高校行政管理的核心,作為中間窗口和橋梁,辦公室始終處于雙向開放甚至多向開放的狀態(tài),需要不斷向上級(jí)和廣大師生傳遞信息和反饋工作,同時(shí)起到監(jiān)督和督促執(zhí)行的作用,肩負(fù)著高校各項(xiàng)管理任務(wù)以及師生的業(yè)務(wù)辦理和服務(wù),且任務(wù)涉及方面較廣,對(duì)高校辦公室而言,除了學(xué)校建設(shè)外,師生的發(fā)展、科研項(xiàng)目進(jìn)展、黨政工作要求、對(duì)外服務(wù)都是辦公室的工作,因此辦公室對(duì)于每一所高校而言都是至關(guān)重要的,始終處于基礎(chǔ)位置。
二、高校辦公室行政管理工作中存在的常見問題
(一)政治理論水平不高,思想素質(zhì)有待提升。高校辦公室人員一大工作方向是對(duì)接黨政工作,聯(lián)系黨與群眾,下達(dá)和接受相關(guān)任務(wù)和信息,因此辦公室人員必須具有較強(qiáng)的政治思想覺悟,要積極向黨組織靠攏。然而,目前很多高校辦公室人員本身的政治理論水平本來不高,再加上任務(wù)繁雜,很難能夠定期進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí),如果高校沒有安排,很多辦公室人員就會(huì)減少自我學(xué)習(xí)的時(shí)間。此外,辦公室工作大部分是事務(wù)性文職工作,工作競(jìng)爭(zhēng)、進(jìn)修以及職稱晉級(jí)等方面相對(duì)缺乏,導(dǎo)致很多員工對(duì)工作和任務(wù)也抱著應(yīng)付的態(tài)度,工作缺乏積極性。
(二)服務(wù)意識(shí)不夠強(qiáng)。高校辦公室應(yīng)該是本著行政管理和業(yè)務(wù)服務(wù)的目標(biāo),為領(lǐng)導(dǎo)和廣大師生工作。然而,很多工作人員并沒有意識(shí)到工作的多向性,而是純粹為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行服務(wù),缺乏對(duì)廣大師生和群眾的服務(wù)意識(shí),認(rèn)為只要完成好領(lǐng)導(dǎo)工作和任務(wù)就可以了,在交接師生和群眾工作時(shí)經(jīng)常缺乏職業(yè)素養(yǎng)和意識(shí),對(duì)于基層群眾和師生所反映的問題和困難置之腦后,完成的效率也不高。這樣做,不利于高校行政管理體系的建設(shè),也會(huì)導(dǎo)致基層和師生工作的不配合,增加行政工作和高校管理的難度。
(三)缺乏創(chuàng)新精神。高校辦公室工作涉及的范圍很廣,日常工作事務(wù)比重較大,除了行政管理外還包含了后勤服務(wù)保障、行政接待、辦事辦會(huì)、信息傳達(dá)、服務(wù)協(xié)調(diào)、信息搜集等,這些工作基本上都是日常事務(wù)。一般而言,辦公室的工作人員工作不會(huì)有較多不同,工作任務(wù)的流程較為一致,因此很多工作人員熟悉流程后就會(huì)一直按照規(guī)章辦事,憑借以往的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行判斷,很難發(fā)揮創(chuàng)新精神,縮短工作流程和提高工作效率。而新形勢(shì)下,高校面臨整體改革,行政管理也更加復(fù)雜,如果工作人員沒有創(chuàng)新精神,還是按照以往經(jīng)驗(yàn)和流程辦事,很可能導(dǎo)致工作的堆積。
(四)職能與管理目標(biāo)不夠清晰。辦公室對(duì)于高校行政管理的作用不言而喻,但是由于辦公室的工作較為繁雜,且大多涉及日常性的行政服務(wù),因此很多高校對(duì)辦公室的定位不夠準(zhǔn)確,認(rèn)為辦公室只是進(jìn)行日常工作和各項(xiàng)事務(wù)的行政處理部門,并沒有意識(shí)到辦公室對(duì)于高校建設(shè)和改革的重要性,也沒有將辦公室的職能充分發(fā)揮,讓他們?cè)谌粘J聞?wù)中參與高校的發(fā)展規(guī)劃和各項(xiàng)事務(wù)的決策,因此大多數(shù)高校實(shí)際上弱化了辦公室的職能和地位,對(duì)于辦公室的管理目標(biāo)劃分不夠清晰,導(dǎo)致辦公室很難對(duì)高校管理和改革起到較大的促進(jìn)作用。
(五)管理人員對(duì)自身認(rèn)識(shí)不夠準(zhǔn)確。由于高校領(lǐng)導(dǎo)在建設(shè)時(shí)就沒有足夠重視辦公室的作用,對(duì)其職能部署也不夠準(zhǔn)確,相關(guān)的職責(zé)權(quán)限和管理權(quán)力也較為模糊,因此辦公室管理人員的自我定位本身就是不夠準(zhǔn)確的,認(rèn)為辦公室人員只是一個(gè)中間執(zhí)行部門,只需要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)下達(dá)的任務(wù)如期完成即可,并沒有意識(shí)到本身具有對(duì)高校發(fā)展和改革規(guī)劃的管理能力,因此在辦公過程中基本上沒有發(fā)揮管理的作用,也很少參與高校發(fā)展的規(guī)劃,而僅僅是作為領(lǐng)導(dǎo)和基層之間的信息傳遞者和領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)者完成日常事務(wù)。
(六)沒有形成有效的行政管理工作機(jī)制。雖然高校辦公室是行政管理工作的核心和樞紐,但是在實(shí)際工作中,很少有高校辦公室能夠認(rèn)清自身的定位和管理職能,形成一個(gè)高效的行政管理工作機(jī)制。大多數(shù)高校辦公室已經(jīng)形成了一個(gè)固定的工作模式和流程,就是負(fù)責(zé)高校的各大日常事務(wù),任務(wù)較為瑣碎且沒有定性,工作始終處于被動(dòng)狀態(tài),即上級(jí)布置任務(wù)被動(dòng)完成,很少參與到高校的管理和發(fā)展規(guī)劃中,因此工作整體較為形式化和流程化,大部分辦公室人員忙于各種文件、會(huì)議和接待服務(wù),基本上不能起到真正的管理作用,缺乏計(jì)劃性、針對(duì)性和創(chuàng)新性。
三、高校辦公室行政管理的形勢(shì)變化方向
(一)樹立正確的管理目標(biāo),提高管理效率。高校改革正在繼續(xù),辦公室作為高校各項(xiàng)工作的樞紐和窗口,也必須樹立一個(gè)正確科學(xué)的管理目標(biāo),確立自身的工作定位,從而更好地幫助高校提高行政管理效率,并為高校的發(fā)展規(guī)劃作出貢獻(xiàn)。首先,辦公室的管理目標(biāo)要進(jìn)行大方向上的制定,即自身的定位。辦公室是行政管理核心,因此絕不僅僅是日常的事務(wù)工作,而是要參與到高校建設(shè)中,為高校今后的規(guī)劃作出自身的貢獻(xiàn),結(jié)合日常的工作以及對(duì)高校的了解進(jìn)行規(guī)劃的完善和制度的修改。其次是具體的工作目標(biāo),要盡可能完成好每一個(gè)任務(wù),并有意識(shí)地進(jìn)行創(chuàng)新,借鑒優(yōu)秀高校辦公室的工作辦法,不斷改進(jìn),提高管理效率。
(二)建立健全各項(xiàng)管理制度。建立健全高校辦公室的行政管理制度是保障辦公室行政管理有效執(zhí)行的基礎(chǔ),也是工作的制度依據(jù)。而高校辦公室行政管理制度除了基本的辦公室人員工作要求外,還包括校院兩級(jí)管理制度、問責(zé)制度等各項(xiàng)輔助制度的建立和落實(shí),通過這些制度共同提高行政管理的質(zhì)量和效率。首先,制度建立要以高校的具體情況為根本,除了基本的工作規(guī)章制度外,要科學(xué)和人性化地考慮高校辦公室工作的特點(diǎn)和性質(zhì)。其次,建立制度需要足夠清晰,尤其是辦公室的職責(zé)權(quán)限問題必須具體有效,充分發(fā)揮辦公室職能。同時(shí),相應(yīng)的問責(zé)制度、監(jiān)督機(jī)制等也要逐一落實(shí),從而建立一個(gè)行之有效的管理制度體系。
(三)提高行政管理隊(duì)伍的素質(zhì)。人才是行政管理的根本和核心,因此提高行政管理隊(duì)伍的各項(xiàng)素質(zhì)是工作的關(guān)鍵。而提高人才的職業(yè)素養(yǎng)可以從幾個(gè)方面落實(shí):一是提高其政治理論水平,定期組織辦公室人員進(jìn)行政治理論學(xué)習(xí),緊跟黨組織的步伐,提升政治修養(yǎng)。二是工作能力,要增加辦公室人員的工作學(xué)習(xí)和培訓(xùn)活動(dòng),讓辦公室人員掌握更多新的工作技能和要求,提升自身的服務(wù)能力,更好地為高校建設(shè)服務(wù)。三是創(chuàng)造更加良好的工作環(huán)境,除了提升辦公室人員的薪資待遇外,還要增加工作的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)會(huì),讓工作人員擁有一定的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境,激勵(lì)其加強(qiáng)自身的工作能力。
四、加強(qiáng)高校辦公室行政管理工作的具體措施
(一)明確崗位職責(zé)。以高校的實(shí)際情況為基準(zhǔn),首先明確高校辦公室行政管理工作的權(quán)限。建立科學(xué)的崗位職責(zé)體系,將人才有效科學(xué)地分配到每一個(gè)崗位上,確保每一個(gè)崗位都有人,每一個(gè)員工的工作和職責(zé)不交叉,各個(gè)崗位的員工能夠相互協(xié)調(diào)工作。其次是建立崗位職責(zé)制度。每一個(gè)員工和每一個(gè)崗位都標(biāo)有具體的職責(zé)和權(quán)限,不可模糊邊界,也不能職能混亂。最后是崗位落實(shí)和監(jiān)督。高校要確保職責(zé)權(quán)力的下放,讓每一個(gè)崗位的員工真正擁有對(duì)應(yīng)的權(quán)限,同時(shí)要落實(shí)好監(jiān)督工作,防止越權(quán)和懈怠的情況出現(xiàn),而出現(xiàn)工作問題也能夠問責(zé)到崗、到人。
(二)建立績(jī)效考核機(jī)制。辦公室員工的工作效率不高,一個(gè)重要的原因是缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制和考核機(jī)制。首先,高校要根據(jù)員工的工作情況建立一個(gè)科學(xué)的績(jī)效考核機(jī)制,對(duì)工作人員的工作能力、態(tài)度、創(chuàng)新能力和意識(shí)以及涉及工作的各個(gè)方面進(jìn)行考核和評(píng)判,評(píng)判標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)具體情況調(diào)整,評(píng)判人員由基層、師生以及領(lǐng)導(dǎo)共同組成。其次是激勵(lì)機(jī)制,具體來說就是薪資待遇。根據(jù)績(jī)效考核評(píng)比的結(jié)果,辦公室的工作人員要在薪資待遇上體現(xiàn)出差別,同時(shí)給予員工定期的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)機(jī)會(huì),改善員工的工作待遇和環(huán)境。
(三)加強(qiáng)高校的信息化建設(shè)。辦公室的行政管理工作涉及廣大師生,因此需要處理的信息很多,高校可以利用信息技術(shù)手段來提高信息搜集和管理的效率,減輕辦公室人員的負(fù)擔(dān),讓辦公室人員的工作更多投向校園建設(shè)的決策和管理方面。因此,高校要建立一個(gè)辦公室人員的行政管理工作系統(tǒng),通過前后臺(tái)的建設(shè)讓廣大師生都利用該系統(tǒng)填寫信息,而辦公室人員可以在后臺(tái)快速搜集、整理和存儲(chǔ)數(shù)據(jù),這樣不僅更加便捷,而且能夠減少大量的工作失誤。此外,高校還可以與軟件技術(shù)公司合作,建立智慧校園,讓辦公室人員學(xué)習(xí)具體操作,從而提升高校的運(yùn)營(yíng)效率。
五、結(jié)束語(yǔ)
綜上所述,高校辦公室作為行政管理的樞紐以及校園內(nèi)外的窗口,在整個(gè)高校建設(shè)中起到至關(guān)重要的作用。然而,現(xiàn)實(shí)中辦公室人員的工作過于繁雜且低級(jí),沒有真正發(fā)揮工作職能,起到管理和運(yùn)營(yíng)的作用。因此,高校要改變對(duì)辦公室的定位,建立一個(gè)科學(xué)有效的辦公室行政管理制度,并提高辦公室人員的職業(yè)素質(zhì)和服務(wù)意識(shí),為高校今后的發(fā)展規(guī)劃作出真正的貢獻(xiàn)。
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