摘 要：檔案管理工作在社會(huì)組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)事業(yè)單位發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，是部門(mén)或單位的全面、完整歷史發(fā)展記錄和數(shù)據(jù)資料，具有長(zhǎng)期性，復(fù)雜性，完整性，對(duì)檔案管理的安全性提出了嚴(yán)格的要求。隨著互聯(lián)網(wǎng)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，檔案安全管理也面臨著巨大的挑戰(zhàn)，確保檔案安全是管理中至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，因此首先要對(duì)其重要性加強(qiáng)認(rèn)知，通過(guò)相應(yīng)的應(yīng)急機(jī)制和防范措施的制定，使突發(fā)事件以及自然災(zāi)害等所造成的損失最大限度地減少，使檔案的安全性得到有效保證。本文就檔案安全管理工作中存在的問(wèn)題以及加強(qiáng)管理的有效措施進(jìn)行分析和探討。

關(guān)鍵詞：檔案安全;管理;措施

在社會(huì)組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位中，檔案管理作為記錄各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)和生產(chǎn)活動(dòng)的信息資源，有著重要的利用和開(kāi)發(fā)價(jià)值，同時(shí)也是寶貴的經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和積累，對(duì)于社會(huì)組織機(jī)構(gòu)和企業(yè)單位的建設(shè)發(fā)展有著不可或缺的作用。因此對(duì)于檔案管理工作應(yīng)加強(qiáng)重視，確保檔案管理的安全性，避免因工作失誤等造成檔案資料的破壞和遺失，因此加強(qiáng)檔案安全管理工作至關(guān)重要。

一、檔案安全管理工作的意義

在檔案管理工作中，檔案的安全管理對(duì)于檔案事業(yè)的發(fā)展以及群眾切身利益的保障有著密不可分的聯(lián)系。

1.戰(zhàn)略意義。企事業(yè)單位以及社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的安全生產(chǎn)政策與檔案安全管理工作的貫徹和落實(shí)相契合，作為科學(xué)發(fā)展觀踐行的重要手段，能夠?qū)ζ笫聵I(yè)單位以及社會(huì)組織機(jī)構(gòu)的根本利益進(jìn)行有效融合，并在和諧社會(huì)的構(gòu)建方面具有積極的戰(zhàn)略意義。

2.重要基礎(chǔ)的奠定。作為重要工作基礎(chǔ)，檔案安全管理工作在檔案工作發(fā)展順利開(kāi)展中發(fā)揮著重要的作用，能夠?qū)ο嚓P(guān)的歷史事件、經(jīng)營(yíng)建設(shè)等內(nèi)容進(jìn)行全面、真實(shí)地記錄，同時(shí)其中還包括不少重要的信息資料，甚至涉及高度機(jī)密的資料和文件，如果出現(xiàn)資料遺失或泄漏的情況，將會(huì)造成巨大的損失。因此加強(qiáng)檔案安全管理工作，是其他工作順利開(kāi)展的重要基礎(chǔ)。

二、檔案安全管理工作中存在的問(wèn)題

1.檔案保管不當(dāng)。目前在不少檔案安全管理工作中，因檔案管理不到位，保管不當(dāng)?shù)戎T多因素造成檔案損毀的情況。在檔案管理中，不少管理人員在檔案柜中放置其他雜物，造成檔案放置程序混亂的同時(shí)，也使檔案柜日常管理工作無(wú)法有效落實(shí)，相關(guān)的防火、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防潮、防污染、防暑等方面的安全措施不到位;甚至檔案管理庫(kù)放窗戶(hù)等未關(guān)閉等，一旦遭遇雷雨天氣，會(huì)造成檔案資料的極大損失;另外對(duì)于檔案柜溫濕度也未進(jìn)行定期檢查，使檔案安全無(wú)法有效保障。

2.信息管理不當(dāng)。相關(guān)檔案管理人員在進(jìn)行檔案安全管理時(shí)，常會(huì)因工作疏忽等原因，在檔案排列編號(hào)、信息分類(lèi)等工作中出現(xiàn)錯(cuò)誤，對(duì)日常的檔案管理和信息查詢(xún)帶來(lái)不利，另外在檔案中的不少照片、底片等資料，如未進(jìn)行定期檢查和處理，極容易出現(xiàn)發(fā)霉、發(fā)黃等現(xiàn)象，嚴(yán)重影響資料的使用;另外對(duì)于聲音、錄像等檔案未進(jìn)行及時(shí)復(fù)制和刻錄，一旦出現(xiàn)損壞的情況，將造成無(wú)法補(bǔ)救的損失。

3.安全保管條件不足。檔案安全管理的硬性條件對(duì)于檔案安全管理的順利實(shí)施有著重要的保障作用。然而由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展存在不均衡的情況，各地檔案資料的管理?xiàng)l件也存在差異。因此通常經(jīng)濟(jì)條件較好的地區(qū)，設(shè)有專(zhuān)門(mén)的檔案存放庫(kù)房，對(duì)檔案安全保護(hù)措施落實(shí)到位，在經(jīng)濟(jì)條件比較落后的地區(qū)，就存在著管理硬 性條件不足，檔案安全管理水平較差，使檔案安全管理無(wú)法有效保證。

三、檔案安全管理加強(qiáng)的有效措施

1.檔案安全管理制度體系完善。檔案安全管理制度體系的完善對(duì)檔案管理安全性的提高發(fā)揮著重要作用，因此首先需要對(duì)檔案安全管理工作提高重視，對(duì)加強(qiáng)檔案管理工作的意義加深理解，從而進(jìn)一步對(duì)相關(guān)檔案安全管理制度體系進(jìn)行健全和完善。將檔案管理考察制度與管理人員的工作績(jī)效考核相掛鉤，對(duì)檔案安全管理具體制度的落實(shí)與相關(guān)人員的工作職責(zé)相聯(lián)系，使相關(guān)管理人員對(duì)自身工作內(nèi)容和責(zé)任加以明確，有利于安全管理工作落實(shí)到位。另外具體負(fù)責(zé)人員需要加強(qiáng)檔案資料管理的定期安全性檢查，能夠?qū)n案保管中存在的問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決，使檔案安全管理工作有效性得以保證。

為了有效提高檔案安全的日常管理水平，需要對(duì)檔案安全日常管理制度進(jìn)行健全，其中涉及值班制度、庫(kù)房保管制度、檔案安全管理責(zé)任制、檔案出入庫(kù)制度、庫(kù)房溫濕度管理制度、檔案保密制度、檔案利用制度等，相關(guān)管理人員需要嚴(yán)格按照上述制度規(guī)定執(zhí)行。另外還需要對(duì)檔案安全管理工作臺(tái)賬進(jìn)行建立和完善，其中原始臺(tái)賬主要有：值班記錄、保管情況檢查記錄、防火安全檢查記錄、出入庫(kù)記錄、移交登記檔案、環(huán)境安全檢查記錄、檔案查閱登記、庫(kù)內(nèi)外溫濕度記錄檔案等，并對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，對(duì)其中的安全管理規(guī)律進(jìn)行有效總結(jié)，并對(duì)檔案安全管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)，使檔案安全管理工作水平提高。另外檔案安全管理過(guò)程應(yīng)從檔案保管環(huán)節(jié)進(jìn)行不斷拓展，涵蓋檔案收集、積累、鑒定、整理、利用等全過(guò)程，使檔案安全管理工作在各個(gè)環(huán)節(jié)中得到有效落實(shí)。

為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案安全管理，作為檔案工作的基礎(chǔ)原和根本措施， 根據(jù)相關(guān)法律規(guī)定，檔案的集中管理能夠通過(guò)將各類(lèi)應(yīng)歸檔和保存的文件材料向指定的檔案室或檔案館定期進(jìn)行移交的方式，使檔案管理的安全性進(jìn)一步提高。其中包括各單位檔案需要定期移交至國(guó)家檔案館，依照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)的要求，對(duì)單位文件、材料的歸檔制度以及檔案館接收范圍等予以明確和制定，以及各部門(mén)文件材料歸檔范圍和各檔案館接收范圍等，使應(yīng)歸檔文件材料的完整性、有效性得以保證。

2.管理人員綜合素質(zhì)和能力提高。確保檔案的完整性和安全性是相關(guān)檔案管理人員的主要職責(zé)和工作內(nèi)容。在檔案安全管理工作中，管理的重要目標(biāo)為確保檔案無(wú)遺失、無(wú)損壞、整齊有序等。一旦出現(xiàn)檔案資料損壞的情況，相關(guān)管理人員需要及時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的補(bǔ)救處理。為了確保檔案無(wú)遺失等情況，還需要及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行完整安全備份處理，同時(shí)加強(qiáng)安全備份檔案的管理，避免出現(xiàn)檔案混亂的情況。因此在檔案安全管理中，需要檔案管理人員保持高度責(zé)任心和認(rèn)真的工作態(tài)度。目前隨著檔案安全管理重要性的日益凸現(xiàn)，對(duì)檔案管理人員的要求也越來(lái)越高，不僅需要檔案管理人員具備較高的綜合素質(zhì)，同時(shí)還需要具有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力和管理水平。另外管理人員還需要對(duì)檔案保管的相關(guān)法律法規(guī)熟悉和了解，確保管理人員在實(shí)際檔案安全管理工作中，能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，并能進(jìn)行有效分析和解決，使檔案的安全性得到有效保證。

3.管理工作保密性加強(qiáng)。目前信息技術(shù)的飛速發(fā)展，也對(duì)檔案安全管理提出了更高的要求。各種先進(jìn)技術(shù)手段在檔案安全管理中得到應(yīng)用的同時(shí)，也加大了檔案安全風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)檔案保管的安全性造成極大的威脅。檔案保管的完整性、有效性、安全性對(duì)于檔案資源的有效利用起著決定性的作用，因此在實(shí)際管理工作中，需要針對(duì)檔案加強(qiáng)安全保密工作，對(duì)檔案的保密等級(jí)進(jìn)行明確劃分，做好相應(yīng)的檔案管理保密工作，在對(duì)檔案實(shí)體加強(qiáng)安全管理的同時(shí)，還需要對(duì)管理的保密性予以保證。對(duì)于保管的檔案需要相關(guān)管理人員定期進(jìn)行嚴(yán)格清點(diǎn)，針對(duì)日益網(wǎng)絡(luò)化的各類(lèi)檔案資料，隨著數(shù)學(xué)化檔案庫(kù)的運(yùn)用，需要加強(qiáng)相應(yīng)防火墻等安全防護(hù)手段，針對(duì)不同的防問(wèn)權(quán)限設(shè)置相應(yīng)的密碼保護(hù)，建立備份數(shù)據(jù)以及安裝保護(hù)隔離卡等，使電子檔案安全管理措施得以不斷完善。

4.檔案庫(kù)房安全性提高。在不少單位中，仍采用廢棄廠房或臨時(shí)庫(kù)房作為檔案管理的檔案庫(kù)房，而保密檔案的庫(kù)房不具備良好的防盜、防火等功能，使檔案安全管理無(wú)法得到有效保障，因此庫(kù)房管理是提高檔案管理安全性至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。首先檔案庫(kù)房應(yīng)配備整套的防火、防盜設(shè)施、庫(kù)房溫度測(cè)量裝置以及各類(lèi)防蟲(chóng)藥物等;日常管理工作中要注意對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行維護(hù)，定期對(duì)庫(kù)房?jī)?nèi)進(jìn)行溫濕度檢測(cè)以及防火、防盜措施的有效性檢查，以及檔案庫(kù)房?jī)?nèi)的電器線路的安全性等各項(xiàng)檢查，最大限度地避免火災(zāi)等事故的發(fā)生，使檔案庫(kù)房日常管理力度加強(qiáng);另外還需要做好日常檢查記錄，包括上述的開(kāi)關(guān)設(shè)備、電源路線、電源門(mén)窗、防蟲(chóng)藥品消防器材等，并對(duì)庫(kù)內(nèi)外環(huán)境清潔予以保證，使檔案安全隱患能夠及時(shí)得到消除。

四、結(jié)束語(yǔ)

隨著信息化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，檔案資料數(shù)據(jù)在各行業(yè)領(lǐng)域的生產(chǎn)發(fā)展中的重要性也日益凸現(xiàn)，其巨大的開(kāi)發(fā)利用價(jià)值也備受關(guān)注，因此加強(qiáng)檔案安全管理工作有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。目前檔案安全管理中還普遍存在著檔案保管不當(dāng)、檔案安全管理不到位等問(wèn)題，因此需要提高檔案安全管理意識(shí)，對(duì)相應(yīng)的安全管理制度體系進(jìn)行完善，加強(qiáng)檔案管理人員的綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的培養(yǎng)，使檔案安全工作的保密性以及檔案庫(kù)房的安全性有效提高。

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（作者單位：陜西廣播電視大學(xué)商洛分校）

作者簡(jiǎn)介：張慧林（1973-），女，漢族，陜西佳縣人，陜西電大商洛分校，檔案館員，本科，研究方向;檔案管理。