摘 要：自從我國(guó)在1997年實(shí)施大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)政策改革之后，政府包分配制度就產(chǎn)生了變化，傳統(tǒng)就業(yè)方式已經(jīng)不再是畢業(yè)生就業(yè)主要方式，學(xué)生就業(yè)形式因此而變得越發(fā)的靈活且多樣，在這種情況下，畢業(yè)生崗位就業(yè)也呈現(xiàn)出了不穩(wěn)定性，畢業(yè)生流動(dòng)情況呈現(xiàn)出了逐年增加的趨勢(shì)，進(jìn)一步加大了大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的難度。身處在這種新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新研究就迫在眉睫，而本文也是基于此進(jìn)行了研究。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì);大中專(zhuān)畢業(yè)生;檔案管理;創(chuàng)新

引言

隨著我國(guó)大中專(zhuān)畢業(yè)生就業(yè)制度不斷建立、發(fā)展與改革的進(jìn)程，越來(lái)越多的大中專(zhuān)畢業(yè)生開(kāi)始步入社會(huì)，特別是當(dāng)前這個(gè)信息技術(shù)不斷發(fā)展的時(shí)代背景下，就業(yè)方式呈現(xiàn)出多樣化表現(xiàn)形式，畢業(yè)生檔案管理工作因此而越發(fā)的困難。目前，大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案仍是學(xué)生接受教育的原始記錄及憑證，是學(xué)生今后就業(yè)、職稱(chēng)評(píng)審、計(jì)算工齡和社會(huì)保險(xiǎn)等多方面的參考依據(jù)。現(xiàn)結(jié)合我國(guó)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀來(lái)看，還是遠(yuǎn)遠(yuǎn)無(wú)法滿(mǎn)足新形勢(shì)發(fā)展需求，學(xué)生檔案資源未能得到充分利用。為了改善這一現(xiàn)象，筆者從大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理現(xiàn)狀為切入點(diǎn)，有針對(duì)性提出具體問(wèn)題，再基于此提出具體的創(chuàng)新建議，希望能夠有效提升大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理服務(wù)水平。

一、新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理制度有待完善。

在大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理過(guò)程中，很多檔案管理部門(mén)都是按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》、《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》等文件來(lái)進(jìn)行管理，沒(méi)有結(jié)合自身實(shí)際情況進(jìn)行管理，也沒(méi)有制定出具體的管理細(xì)則及制度，所以整個(gè)大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作質(zhì)量也有待提升。具體而言，在工作過(guò)程中缺少制度指導(dǎo)與規(guī)范，在歸檔、查檔、調(diào)檔等環(huán)節(jié)上沒(méi)有明確的管理制度，或者是管理制度沒(méi)有及時(shí)更新，尤其是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)不斷發(fā)展的環(huán)境下，更是容易出現(xiàn)丟檔、信息失真、改檔等情況。所以，只有建立嚴(yán)格的檔案管理機(jī)制，才能更好地保障檔案管理效果。

2.檔案整理不夠規(guī)范。

因大中專(zhuān)畢業(yè)生數(shù)量逐年增多，不同地區(qū)大部分畢業(yè)生人事檔案自然也會(huì)隨之轉(zhuǎn)回生源地，當(dāng)?shù)厝瞬沤涣鳈C(jī)構(gòu)接收到的畢業(yè)生檔案數(shù)量也隨之逐年批量增加。在這種大中專(zhuān)畢業(yè)生生源檔案數(shù)量不斷增加、檔案管理工作人員不足、檔案流動(dòng)十分頻繁等不利情況下，造成檔案工作人員較為被動(dòng)應(yīng)付檔案的歸檔、傳遞、查閱等一系列日常檔案管理工作，檔案管理部門(mén)只發(fā)揮出“保管員”的角色，對(duì)于接收到的畢業(yè)生檔案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，也只是簡(jiǎn)單的按照其畢業(yè)學(xué)校、時(shí)間或者是接收時(shí)間的差異性來(lái)進(jìn)行簡(jiǎn)單的編號(hào)登記，在檔案整理、歸納及收集過(guò)程中還是初淺的。在這種檔案管理不夠規(guī)范的情況下，畢業(yè)生檔案內(nèi)容也因此出現(xiàn)了管理不夠完善等情況，直接影響了大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作的嚴(yán)肅性，整個(gè)檔案管理工作效率也因此大大降低，更無(wú)法為大中專(zhuān)畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)保障。

3.檔案管理方式滯后。

在信息技術(shù)時(shí)代背景下，檔案管理工作也迫切需要進(jìn)行信息化管理，相形見(jiàn)絀的是，一些大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理方式呆板，檔案管理形式較為落后，依然還存在以手工操作為主，計(jì)算機(jī)操作為輔的情況，雖然大多數(shù)都在使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行錄入管理，但是在進(jìn)行實(shí)際檔案管理時(shí)，也僅僅只是局限于將名字與畢業(yè)學(xué)校等較為基礎(chǔ)的信息，直接輸入微機(jī)中及查詢(xún)檔案編號(hào)，然后再由檔案管理人員找出畢業(yè)生檔案資料等情況。由此可見(jiàn)，計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理功效尚未有效發(fā)揮，整個(gè)檔案現(xiàn)代化管理效率與水平也相對(duì)滯后。

4.企業(yè)對(duì)畢業(yè)生檔案管理重視不夠。

在社會(huì)不斷發(fā)展過(guò)程中，大多數(shù)國(guó)企都已經(jīng)進(jìn)入了改制，多數(shù)企業(yè)幾乎都是私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)，企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中都是企業(yè)自己說(shuō)了算，他們?cè)谡袖洰厴I(yè)生時(shí)，看重的都是學(xué)生的學(xué)歷和專(zhuān)業(yè)，以及究竟能不能為企業(yè)帶來(lái)經(jīng)濟(jì)效益，而對(duì)于畢業(yè)生檔案問(wèn)題大多重視程度不夠，所以沒(méi)有對(duì)畢業(yè)生檔案進(jìn)行及時(shí)的收集、歸檔與整理，只是在需要使用檔案時(shí)，才由畢業(yè)生本人直接到人事部門(mén)進(jìn)行檔案查詢(xún)。在這種情況下，學(xué)生在企業(yè)工作以及學(xué)習(xí)方面的存檔工作自然也就不夠完善，出現(xiàn)了較多的檔案管理問(wèn)題。

5.畢業(yè)生本身對(duì)檔案管理認(rèn)知不足。

現(xiàn)在很多大中專(zhuān)畢業(yè)生認(rèn)為，畢業(yè)后只需畢業(yè)證到手，找到工作崗位即可，而對(duì)于人事檔案或有或無(wú)都無(wú)所謂，用處并不大。在這種態(tài)度認(rèn)知下，大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案工作常被忽視在所難免。還有部分畢業(yè)生在外地工作，沒(méi)有及時(shí)將人事檔案轉(zhuǎn)出，對(duì)人事檔案不管不問(wèn)，在這種情況下，一旦需要使用本人人事檔案時(shí)，畢業(yè)生自然也就無(wú)所適從。近年來(lái)，政審、調(diào)動(dòng)、調(diào)資、職稱(chēng)晉升等工作都需要以學(xué)生人事檔案作為依據(jù)，大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理尤為重要，更應(yīng)引起全社會(huì)和大中專(zhuān)畢業(yè)生本人，對(duì)這種檔案管理認(rèn)知不足的情況有一個(gè)清醒認(rèn)識(shí)，從根本上改變這種人才檔案管理現(xiàn)狀。

二、新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理創(chuàng)新舉措和建議

1.建章立制，創(chuàng)新管理。

檔案管理制度是有效開(kāi)展這一項(xiàng)工作的基礎(chǔ)與前提，新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作質(zhì)量要想提升，人才檔案管理部門(mén)要結(jié)合上級(jí)文件精神、大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理實(shí)際，制定出較為完善的地域性畢業(yè)生檔案管理規(guī)章制度。首先，對(duì)檔案歸檔制度進(jìn)行完善，結(jié)合學(xué)校檔案管理工作過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值、需要?dú)w檔的各種門(mén)類(lèi)以及載體文件材料及時(shí)進(jìn)行規(guī)范，明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍以及歸檔整理質(zhì)量要求。其次，對(duì)檔案保管制度進(jìn)行完善，學(xué)校需要形成專(zhuān)門(mén)的各類(lèi)載體檔案管理，同時(shí)對(duì)所有檔案進(jìn)行集中管理，構(gòu)建出科學(xué)化的檔案管理制度，逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化管理。最后，對(duì)檔案利用制度、保密制度進(jìn)行完善，一方面對(duì)于檔案利用情況一定要做好登記，熟悉檔案管理內(nèi)容，及時(shí)提供便利;另一方面認(rèn)真執(zhí)行上級(jí)相關(guān)檔案保密工作制度，制定出相應(yīng)的檔案密級(jí)，以此來(lái)確保檔案管理質(zhì)量。

2.規(guī)范操作，創(chuàng)新載體。

在管理過(guò)程中對(duì)于已經(jīng)接收到的畢業(yè)生檔案，首先，檔案管理人員需要進(jìn)行重新整理，及時(shí)將一些沒(méi)用的案卷資料進(jìn)行剔除，對(duì)于已經(jīng)存儲(chǔ)的案卷資料則需要進(jìn)行重新組卷。使大家明確重新組卷的目的，就是為了將那些相互關(guān)聯(lián)的資料重新組合在一起，在這一過(guò)程中管理人員需要編寫(xiě)相應(yīng)的目錄、頁(yè)碼、標(biāo)題等，然后將其一一對(duì)應(yīng)、裝訂成冊(cè)。其次，進(jìn)一步做好收集工作，按照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，對(duì)檔案內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行完善，加強(qiáng)對(duì)畢業(yè)生思想品德、實(shí)踐能力，以及政治素質(zhì)等多方面材料進(jìn)行完善，使其近期經(jīng)歷完整的體現(xiàn)出來(lái)，這樣才能有效提升檔案使用價(jià)值。

3.多元發(fā)展，創(chuàng)新模式。

新形勢(shì)下大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作質(zhì)量要想快速提升，需要在管理過(guò)程中及時(shí)創(chuàng)新管理方式，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代科學(xué)化管理。具體而言，在管理過(guò)程中意識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)的價(jià)值，在發(fā)展過(guò)程中多元化發(fā)展與創(chuàng)新，借助于信息技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理手段，從而提升管理質(zhì)量。還需要在管理過(guò)程中加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代化技術(shù)的使用，以此來(lái)有效提升檔案管理效率，在這一過(guò)程中可以積極借助于ERP系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等技術(shù)來(lái)創(chuàng)新檔案管理模式。最后，檔案管理人員需要不斷汲取新知識(shí)，在管理過(guò)程中逐漸掌握信息化相關(guān)知識(shí)，將檔案現(xiàn)代化與企業(yè)信息化有效結(jié)合在一起，以此來(lái)有效提升大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量。

4.強(qiáng)化宣傳，創(chuàng)新輿情。

針對(duì)企業(yè)以及大中專(zhuān)畢業(yè)生對(duì)檔案認(rèn)知不足等情況，相關(guān)檔案管理部門(mén)可以加強(qiáng)輿論宣傳，積極借助于網(wǎng)絡(luò)、微博、政府網(wǎng)站以及人才市場(chǎng)等多種途徑來(lái)進(jìn)行宣傳，讓其能夠意識(shí)到大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理的重要性，這樣才能進(jìn)一步提升檔案管理效率，為廣大大中專(zhuān)畢業(yè)生提供優(yōu)質(zhì)高效人才檔案服務(wù)，促進(jìn)人才流動(dòng)良性發(fā)展。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在新形勢(shì)背景下，大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理工作也面臨著全新的問(wèn)題與挑戰(zhàn)，身處在這種環(huán)境下要想真正做好畢業(yè)生檔案管理工作，不僅需要依賴(lài)于政府支持，而且也需要企業(yè)一同參與到其中，同時(shí)大中專(zhuān)畢業(yè)生在思想認(rèn)知上也需要提高重視程度，這樣才能在多方推進(jìn)下有效提升大中專(zhuān)畢業(yè)生檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

[1]姜 穎. 新形勢(shì)下的畢業(yè)生人事檔案管理工作探究[J]. 山西檔案，2017

[2]龐如云.淺談如何做好新形勢(shì)下煤炭企業(yè)檔案管理工作[J]. 山西檔案，2013

[3]王愛(ài)俠.“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代大學(xué)生檔案管理工作改革創(chuàng)新研究[J].山西檔案，2016

[4]王斌輝.大中專(zhuān)畢業(yè)生人事檔案管理研究[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2016

[5]解果梅. 分析新形勢(shì)下的檔案管理[J].山西檔案，2018

（作者單位：磐石市人力資源和社會(huì)保障局）

作者簡(jiǎn)介：姚桂芳（1980-），女，漢，本科。

基金項(xiàng)目：吉林市社會(huì)科學(xué)界聯(lián)合會(huì);《吉林市人才檔案科學(xué)化管理問(wèn)題研究》;市聯(lián)18111。