王克霞

關(guān)鍵詞：建筑施工 材料采購 內(nèi)部控制

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的逐漸完善、建筑施工過程中招投標(biāo)體制的逐漸系統(tǒng)，建筑施工企業(yè)作為一類專門生產(chǎn)建筑材料以及建筑施工用品的企業(yè)門類，在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)過程中越來與激烈，由于一些建筑施工企業(yè)不能夠合理的利用內(nèi)部控制對(duì)材料成本進(jìn)行管控，在競(jìng)爭(zhēng)中又為了獲取項(xiàng)目工程的供貨權(quán)，不斷降低企業(yè)產(chǎn)品的競(jìng)標(biāo)價(jià)格，導(dǎo)致企業(yè)產(chǎn)品價(jià)格處于市場(chǎng)較低水準(zhǔn)，最終使得企業(yè)的盈利降低，由此基于材料采購環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制才提上日程，企業(yè)逐漸重視內(nèi)部控制。

一、建筑施工企業(yè)材料采購特點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)

一般情況下各個(gè)項(xiàng)目之間的建筑材料因?yàn)樾枨笤蚓哂休^大的差別，項(xiàng)目之間的建筑材料不能夠混用，由于建筑項(xiàng)目之間存在著時(shí)間、空間上的差距，一般會(huì)按照單一建筑項(xiàng)目進(jìn)行原材料采購，避免材料積壓、運(yùn)費(fèi)增加、材料過期的風(fēng)險(xiǎn)。

由以上采購特點(diǎn)導(dǎo)致了目前建筑施工企業(yè)材料采購存在以下風(fēng)險(xiǎn)：材料預(yù)算失誤，導(dǎo)致采購材料不足，不能夠在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成材料生產(chǎn)，導(dǎo)致工期延誤，影響建筑施工完成進(jìn)度;采購材料過剩，造成原材料積壓，占用廠房存儲(chǔ)區(qū)，影響企業(yè)資金鏈流動(dòng);原材料采購過程中沒有進(jìn)行合理的市場(chǎng)調(diào)查，導(dǎo)致采購材料質(zhì)量低于市場(chǎng)平均水平，嚴(yán)重影響建筑施工質(zhì)量，采購原材料成本過高，導(dǎo)致建筑施工企業(yè)資金周轉(zhuǎn)出現(xiàn)問題;原材料采購廠家以及地區(qū)過于分散，原材料質(zhì)量參差不齊，源頭難以定位;采購人員、原材料生產(chǎn)商、市場(chǎng)管理人員相互勾結(jié)，營私利，最終導(dǎo)致材料質(zhì)量出現(xiàn)問題，企業(yè)虧損大量流動(dòng)資金。

二、建筑施工企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)內(nèi)部控制措施

（一）構(gòu)建供應(yīng)商檔案管理體系，合理選擇材料供應(yīng)商

為了確保采購材料的來源有跡可循，建筑施工企業(yè)應(yīng)當(dāng)構(gòu)建合理的供應(yīng)商檔案管理體系，由采購環(huán)節(jié)中主要的財(cái)務(wù)、采購、技術(shù)等主要的三個(gè)部門對(duì)供應(yīng)商條件進(jìn)行審查，考察供應(yīng)商經(jīng)營合法性，考察公司的規(guī)模形式，考察供應(yīng)商的供貨歷史以及供貨企業(yè)與供貨項(xiàng)目，考察供應(yīng)商的產(chǎn)品售后服務(wù)問題，對(duì)比相同類型供貨商的價(jià)格。在審查結(jié)束后，與企業(yè)曾經(jīng)的供應(yīng)商進(jìn)行比較最終確定供貨商，并建立檔案。在此基礎(chǔ)上，企業(yè)應(yīng)該建立材料采購風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估機(jī)制，通過成立專門的風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估小組，降低材料采購的相關(guān)隱患。同時(shí)企業(yè)還可以根據(jù)自身情況，聘請(qǐng)資深專家協(xié)助企業(yè)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)。特別是要針對(duì)企業(yè)實(shí)際運(yùn)行和發(fā)展情況，制定科學(xué)、合理的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)測(cè)水平指標(biāo)，有效避免重大經(jīng)濟(jì)損失。

例如：建筑施工企業(yè)在采購螺紋鋼的過程中，首先應(yīng)當(dāng)檢查供應(yīng)商的經(jīng)營合法性，對(duì)于供應(yīng)商提供的螺紋鋼進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)硬度、碳含量、查看生產(chǎn)加工工藝，在一系列考察結(jié)束并最終確定其為供貨單位后，將相關(guān)信息借助數(shù)字媒體技術(shù)錄入電子檔案，進(jìn)行長(zhǎng)期保存，將簽訂合同以掃描件的形式進(jìn)行存儲(chǔ)。

（二）制定采購計(jì)劃建立申購制度

采購計(jì)劃的制定主要由工程預(yù)算人員進(jìn)行，首先工程預(yù)算人員根據(jù)建筑施工圖紙中的建筑需求以及設(shè)計(jì)要求，計(jì)算出具體的材料需求并以電子數(shù)據(jù)的形式上傳項(xiàng)目材料需求列表中，財(cái)務(wù)部以及采購部根據(jù)材料需求列表進(jìn)行粗略的價(jià)格預(yù)算，針對(duì)不同的建筑材料以及建筑需求制定合理的采購計(jì)劃，采購計(jì)劃需要進(jìn)行相關(guān)負(fù)責(zé)人的審批。同時(shí)企業(yè)可以成立相關(guān)的采購小組，集體協(xié)商選擇口碑好、質(zhì)量高的供應(yīng)商，確保采購活動(dòng)的透明度和公開性。企業(yè)要建立健全材料采購定價(jià)機(jī)制，盡量減少人為因素對(duì)購買價(jià)格的影響。由此有效降低采購價(jià)格的含水量，避免出現(xiàn)貪污腐化行為。此外，企業(yè)還需要加強(qiáng)物資采購后的驗(yàn)收，通過技術(shù)員和庫管員的嚴(yán)格驗(yàn)收，統(tǒng)一驗(yàn)收入庫，仔細(xì)做好物料登記，為后續(xù)材料的使用與檢查做好準(zhǔn)備。而且企業(yè)在采購材料時(shí)，應(yīng)該保證物資采購信息的暢通，及時(shí)掌握企業(yè)現(xiàn)階段的實(shí)際經(jīng)營情況和業(yè)務(wù)發(fā)展中存在的各種問題。企業(yè)要注意收集材料采購信息，包括材料市場(chǎng)的實(shí)際供應(yīng)情況、材料價(jià)格波動(dòng)情況等，發(fā)現(xiàn)材料的采購信息在傳遞過程中存在問題，避免出現(xiàn)不良后果。此外企業(yè)也要定期組織召開相關(guān)集體會(huì)議，加強(qiáng)材料采購信息溝通，加強(qiáng)材料采購內(nèi)部控制確保信息傳遞的有效性和有序性，避免出現(xiàn)建筑材料缺乏或者浪費(fèi)問題。

（三）完善監(jiān)管機(jī)制

建筑施工企業(yè)的采購過程涉及材料較多，步驟復(fù)雜，因此在進(jìn)行采購前首先制定較為完整的采購體系，明確分工，做好采購過程中各個(gè)階段的監(jiān)督管理，使得采購過程中的各個(gè)部門能夠分工明確相互協(xié)作，將責(zé)任具體到部門、負(fù)責(zé)人，實(shí)現(xiàn)責(zé)任承擔(dān)制度，具體步驟可以分為：決策、執(zhí)行、驗(yàn)收、結(jié)算等。對(duì)于每個(gè)步驟以及涉及部門安排監(jiān)管人員進(jìn)行監(jiān)管，保證采購流程的順暢與規(guī)范。企業(yè)要保證內(nèi)部審計(jì)部門能夠?qū)ζ髽I(yè)的經(jīng)營等方面進(jìn)行監(jiān)督，進(jìn)而建立健全材料采購監(jiān)管體系。一旦發(fā)現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營管理中的問題，相關(guān)人員要跟管理層和上級(jí)進(jìn)行匯報(bào)，確保匯報(bào)渠道暢通，使企業(yè)高層真正了解基層實(shí)際情況。同時(shí)企業(yè)要建立一支高素質(zhì)的監(jiān)管隊(duì)伍，加大培訓(xùn)力度。其中的檢查監(jiān)督人員不僅要有書面表達(dá)能力，但也有相關(guān)的法律和財(cái)務(wù)知識(shí)。企業(yè)可以定期邀請(qǐng)相關(guān)專家進(jìn)入企業(yè)進(jìn)行專題講座 使全體工作人員形成自學(xué)習(xí)慣，使企業(yè)內(nèi)部工作人員了解企業(yè)的實(shí)際經(jīng)營和發(fā)展情況，提高企業(yè)材料采購的內(nèi)部控制水平。例如企業(yè)可以將職工工資收入與項(xiàng)目效益貢獻(xiàn)掛鉤，讓職工自覺參與成本控制，解決企業(yè)過程中的出現(xiàn)的采購問題。特別是要對(duì)實(shí)現(xiàn)成本控制目標(biāo)的職工給予獎(jiǎng)勵(lì)，這樣從多方面保證材料采購環(huán)節(jié)的優(yōu)化。

例如：在居民樓建筑材料采購過程中，采購人員要嚴(yán)格按照采購計(jì)劃中的材料以及供應(yīng)商進(jìn)行采購，對(duì)于涉及到的大宗原材料，采用招投標(biāo)的方式進(jìn)行或依照簽署的合同進(jìn)行采購，對(duì)于小額材料，采用零購的方式進(jìn)行，在零購期間監(jiān)管人員要嚴(yán)格進(jìn)行監(jiān)管，防止出現(xiàn)營私舞弊的想象，對(duì)于違規(guī)采購的人員要進(jìn)行嚴(yán)格的追責(zé)。此外企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)文化精神建設(shè)，提高員工的道德修養(yǎng)和法治意識(shí)。企業(yè)要始終把加強(qiáng)企業(yè)文化建設(shè)放在戰(zhàn)略位置，樹立良好的團(tuán)隊(duì)精神進(jìn)而確保內(nèi)部監(jiān)督體系的有效實(shí)施，優(yōu)化企業(yè)材料采購環(huán)節(jié)。

三、結(jié)束語

建筑施工企業(yè)在進(jìn)行采購過程中要著重強(qiáng)調(diào)內(nèi)部控制的重要性，通過制定合理的計(jì)劃與方案，避免出現(xiàn)采購失誤的現(xiàn)象，充分利用市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下的各種資源進(jìn)行招投標(biāo)，在保證材料質(zhì)量的基礎(chǔ)上提升企業(yè)收入，提高企業(yè)效率，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的穩(wěn)步持續(xù)健康發(fā)展。

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