張琳琳

摘 要：在21世紀(jì)，我國(guó)已經(jīng)全面步入到大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案信息化領(lǐng)域的應(yīng)用也逐步深入，并獲得了檔案界學(xué)者長(zhǎng)期關(guān)注。新時(shí)代帶來(lái)新要求，各級(jí)各類(lèi)檔案面對(duì)海量數(shù)據(jù)信息，急需更加完備和先進(jìn)的檔案智能管理系統(tǒng)。從國(guó)家政策層面以及基礎(chǔ)檔案工作需求層面，都急需檔案信息化的理論和應(yīng)用的進(jìn)一步深入研究和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案;信息化;問(wèn)題與對(duì)策

對(duì)于檔案信息化建設(shè)而言，其實(shí)是一個(gè)較為抽象的概念，其主要是把傳統(tǒng)的檔案管理方式變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，從而?shí)現(xiàn)數(shù)字化檔案管理以及網(wǎng)絡(luò)化檔案管理，并將檔案工作的信息傳遞、接收、存儲(chǔ)等過(guò)程與信息達(dá)到共享。換一句話來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)主要就是適用信息技術(shù)提高檔案現(xiàn)代化水平，對(duì)檔案管理的新情況、新原則進(jìn)行相關(guān)思考，從而確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理和檔案服務(wù)的基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。

1 檔案信息化管理概述

近些年，伴隨著科學(xué)技術(shù)智能化的高速發(fā)展，也加快了檔案信息智能化管理的進(jìn)程。同時(shí)建立現(xiàn)代化的檔案管理室也為檔案實(shí)現(xiàn)信息化提供了條件。以現(xiàn)代化的智能手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)意義上的檔案管理模式，以高效的智能化管理代替現(xiàn)有的紙制化保存，才是檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。檔案信息化管理的含義是將圖形影像、書(shū)本等紙制文件通過(guò)攝影、數(shù)據(jù)信息處理技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)科技化、智能化，最終提高檔案的利用率和快捷性。檔案運(yùn)用信息化管理模式，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、專(zhuān)業(yè)化，使檔案信息更加清晰化，最終實(shí)現(xiàn)資源的共有化。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)問(wèn)題

2.1 制度建設(shè)有待加強(qiáng)

在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，企業(yè)要推動(dòng)檔案信息化建設(shè)，必須要重視工作制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)工作的規(guī)范化。遺憾的是，不少企業(yè)并沒(méi)有認(rèn)識(shí)到制度建設(shè)的重要性，現(xiàn)有的工作制度往往不夠完善，特別是缺乏與新技術(shù)應(yīng)用相關(guān)的內(nèi)容，指導(dǎo)性不強(qiáng)，企業(yè)檔案信息化建設(shè)水平普遍不高。此外制度執(zhí)行力度也不強(qiáng)，如有的企業(yè)沒(méi)有把項(xiàng)目文件的形成、收集和管理納入建設(shè)項(xiàng)目之中，檔案完整性得不到保障。

2.2 檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)不完善

大數(shù)據(jù)的四個(gè)顯著特點(diǎn)決定了其技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)的特性。一方面，檔案管理系統(tǒng)面對(duì)大量數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)具有足夠的緩存空間，即具有高度的可擴(kuò)展性，不過(guò)，當(dāng)前集中式的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理系統(tǒng)價(jià)格昂貴。另一方面，系統(tǒng)需要適應(yīng)數(shù)據(jù)資源激增的情況，但目前的系統(tǒng)還不能完全適應(yīng)。因此檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)還不完善，“價(jià)廉物美”的系統(tǒng)有待開(kāi)發(fā)完善。

2.3 技術(shù)型人才短缺

想要將檔案信息化管理制度進(jìn)行合理的建立健全，就需要具有良好信息技能的高等人才進(jìn)行創(chuàng)新的融入。人才是企業(yè)的發(fā)展中賴(lài)以生存的基礎(chǔ)，但是在部分調(diào)查結(jié)果中顯示，企業(yè)在檔案管理方面，尚未認(rèn)識(shí)到人才的重要性，簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案管理工作人人都能做，這就導(dǎo)致檔案信息化技術(shù)型人才的短缺，管理人員的基本技能不足，素養(yǎng)不夠，在進(jìn)行問(wèn)題解決的時(shí)候考慮得不夠全面。

3 新時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)優(yōu)化對(duì)策

3.1 轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理模式，強(qiáng)化檔案信息化管理手段

為了使檔案信息化應(yīng)用達(dá)到較高的效率，企業(yè)要予以重視，加強(qiáng)對(duì)相關(guān)工作人員的培訓(xùn)，使他們的思想觀念發(fā)生變化，調(diào)整服務(wù)態(tài)度，構(gòu)建更加合理的管理模式，調(diào)整傳統(tǒng)的檔案管理思想，提高應(yīng)變能力，形成主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)。要認(rèn)識(shí)到我們處于信息技術(shù)迅速發(fā)展的時(shí)期，作為檔案管理人員要提高自身的綜合素質(zhì)和水平，具有較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息的搜索能力，并且還要提高整合力度，主動(dòng)提供資源信息，檔案信息管理向著科技術(shù)和現(xiàn)代化的方向發(fā)展，把更具價(jià)值的信息內(nèi)容提供給社會(huì)。還要注意的是企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化管理建設(shè)時(shí)，要把電子軟件應(yīng)用于其中，對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行有效的檢索，使檔案管理更具規(guī)范性，增強(qiáng)檔案管理的安全性和使用的有效性。

3.2 提升檔案信息利用率

將檔案信息化管理加以運(yùn)用就是為了全面提升檔案的利用率，從而促進(jìn)各方面工作的開(kāi)展與提升。檔案入庫(kù)、記錄檔案資源、對(duì)檔案信息進(jìn)行保存只是過(guò)程，檔案資源的有效利用并體現(xiàn)出其價(jià)值才是檔案信息管理的目的。通過(guò)信息智能化手段的有效運(yùn)用，將檔案的價(jià)值在最大意義上體現(xiàn)出來(lái)。將智能化的手段、數(shù)據(jù)庫(kù)、網(wǎng)絡(luò)資源融合運(yùn)用到檔案信息化管理中，檔案管理人員和使用檔案者均可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行檔案資料的管理和對(duì)檔案資源的利用。通過(guò)將檔案整合并運(yùn)用信息化的管理模式，可以方便使用者隨時(shí)查閱檔案資料，充分發(fā)揮檔案智能化帶來(lái)的成效。

3.3 實(shí)現(xiàn)文件信息共享

目前，我們已經(jīng)進(jìn)入到了大數(shù)據(jù)的時(shí)代，為了方便相關(guān)人員的工作，我們需要加大對(duì)檔案信息的共享。在對(duì)文件信息共享時(shí)，我們可以利用先進(jìn)檔案管理軟件對(duì)其進(jìn)行管理，這也是保證信息資源共享的基礎(chǔ)性條件。然而，在檔案信息共享的時(shí)候，我們要以檔案信息安全為前提。大數(shù)據(jù)的到來(lái)，不僅給我們的工作以及生活帶來(lái)了更多的便利，同時(shí)也帶來(lái)了一定的困擾，網(wǎng)絡(luò)安全就是最為常見(jiàn)的一種。所以說(shuō)，相關(guān)部門(mén)要確保檔案信息不被犯罪分子竊取，就要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)安全方面的建設(shè)。

3.4 加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

為了把高質(zhì)量的信息化服務(wù)提供給社會(huì)和需要者，對(duì)于檔案數(shù)字化資源建設(shè)工作必須要予以高度重視。檔案館的基礎(chǔ)軟硬件設(shè)施必須要完備，并且把現(xiàn)代多媒體、3D等高科技技術(shù)應(yīng)用于其中，使紙質(zhì)檔案信息資料逐漸實(shí)現(xiàn)電子化，并構(gòu)建出立體展示平臺(tái)，具有多方位多功能，可以提供視覺(jué)、聽(tīng)覺(jué)等不同的試聽(tīng)感受，數(shù)字化資料文獻(xiàn)更加具有帶入感和真實(shí)性，提供的信息化服務(wù)具有更強(qiáng)的吸引力，更加全面和完善。需求者不受時(shí)間和空間的限制登陸到網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，即可完成對(duì)所需檔案資料的查詢(xún)。

3.5 提高檔案管理人員的整體素質(zhì)

21世紀(jì)是科技生產(chǎn)力的時(shí)代，人才是知識(shí)載體，更是檔案管理信息化建設(shè)的主力軍。因此，應(yīng)有意識(shí)地組建高素質(zhì)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，以檔案管理人員的素質(zhì)鞏固檔案信息化的基礎(chǔ)。培養(yǎng)更多的高級(jí)檔案管理人員，掌握日益更新的信息知識(shí)和技術(shù)，推進(jìn)檔案信息現(xiàn)代化發(fā)展。檔案管理信息化是大勢(shì)所趨，要提升檔案信息化管理水平，應(yīng)著重打造高素質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員進(jìn)行知識(shí)的補(bǔ)充和專(zhuān)業(yè)技能的培訓(xùn)。檔案管理部門(mén)需加大對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，例如在每年特定的時(shí)間邀請(qǐng)行業(yè)專(zhuān)家到單位對(duì)檔案管理人員進(jìn)行指導(dǎo)，依照單位的實(shí)際檔案管理內(nèi)容設(shè)定科目，讓員工對(duì)專(zhuān)業(yè)的管理知識(shí)和技術(shù)有進(jìn)一步的了解和掌握，并將所學(xué)技能應(yīng)用到工作中，改變傳統(tǒng)的工作模式。信息化的高速發(fā)展，高素質(zhì)的檔案管理人員才能緊跟科技發(fā)展趨勢(shì)并運(yùn)用檔案管理方面的知識(shí)，促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。因此，引進(jìn)掌握新技術(shù)的檔案管理復(fù)合型人才尤為重要。無(wú)論何時(shí)，人才是檔案管理工作的核心，只有提高檔案管理人員的整體水平，才能夠推動(dòng)檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，早日實(shí)現(xiàn)真正的檔案管理信息化。

4 結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不是階段性的發(fā)展，而是要根據(jù)社會(huì)信息的不斷變化進(jìn)行持續(xù)更新的長(zhǎng)久性工作。企業(yè)的檔案工作管理者應(yīng)該樹(shù)立良好的創(chuàng)新觀念和服務(wù)意識(shí)，積極地克服信息化轉(zhuǎn)型中的困難，實(shí)時(shí)地了解社會(huì)、時(shí)代變遷的過(guò)程及其發(fā)展的需求，使得檔案的信息化管理工作能夠達(dá)到理論結(jié)合實(shí)踐、時(shí)代結(jié)合創(chuàng)新的發(fā)展勢(shì)態(tài)，使信息資源能夠服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會(huì)。

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