劉驊

摘 要：當(dāng)前高職院校改革不斷深入，職業(yè)教育越來越受到重視，這也使高職院校不斷擴(kuò)大辦學(xué)規(guī)模。在高職院校發(fā)展過程中，檔案作為核心資源，其對(duì)高職院校各項(xiàng)工作的有序開展具有極為重要的作用。為了能夠更好的發(fā)揮出高職院校檔案的重要作用，則需要積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，打破檔案信息孤島現(xiàn)象，積極促進(jìn)檔案信息的共享利用。

關(guān)鍵詞：高職院校;檔案;信息化建設(shè);問題;優(yōu)化策略

在當(dāng)前我國(guó)教育現(xiàn)代化不斷推進(jìn)的新形勢(shì)下，高等職業(yè)教育取得了較快的發(fā)展，這也對(duì)高職院校管理工作提出了更高的要求。特別是在檔案管理工作中，需要重視信息技術(shù)的引入，全面推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，這不僅有利于檔案的高效利用，同時(shí)也有利于高職院校檔案服務(wù)水平的提升，為高職院校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

1 高職院校檔案信息化建設(shè)的重要意義

信息技術(shù)的發(fā)展對(duì)檔案管理工作帶來了較大的沖擊，由于傳統(tǒng)的檔案管理模式越來越無法滿足社會(huì)發(fā)展的需求，這也促使高職院校開始在檔案工作中引入信息化技術(shù)，并運(yùn)用高效的采集和檢索方法來提升檔案服務(wù)質(zhì)量。而且在大數(shù)據(jù)技術(shù)廣泛應(yīng)用的新形勢(shì)下，電子檔案的普及應(yīng)用及無紙化辦公的實(shí)現(xiàn)，高職院校也加快了自身信息化建設(shè)的步伐，檔案信息化建設(shè)作為高職院校信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，通過強(qiáng)化檔案信息化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化和服務(wù)的智能化。而且檔案信息化建設(shè)也是高職院校信息化和現(xiàn)代化發(fā)展的具體行動(dòng)。通過全面提高檔案信息化水平，不僅有利于實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效利用，也能夠更好的使檔案信息服務(wù)于高職院校的發(fā)展和建設(shè)。特別是檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，檔案存儲(chǔ)和利用過程中不易出現(xiàn)檔案原件遺失和損毀的情況，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的網(wǎng)上查閱，這無論是對(duì)于檔案利用效率還是檔案管理水平的提升都起到了極為重要的作用。

2 高職院校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 檔案數(shù)字化相對(duì)滯后

檔案信息化建設(shè)工作的實(shí)施離不開檔案數(shù)字化這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)，但一直以來高職院校在檔案管理工作中缺乏對(duì)檔案數(shù)字化的重視，部分高職院校仍采用傳統(tǒng)的檔案工作模式，檔案數(shù)字化建設(shè)相對(duì)滯后，這不僅會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來諸多的不便，同時(shí)也不利于檔案共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

2.2 檔案信息化管理制度缺失

目前由于檔案管理環(huán)境變化較大，在檔案信息化建設(shè)過程中需要以完善的管理制度作為保障，并在實(shí)際工作中不斷對(duì)制度加以改進(jìn)和完善，特別是要針對(duì)檔案存儲(chǔ)、權(quán)限控制及實(shí)時(shí)歸檔等方面要制定標(biāo)準(zhǔn)化的管理措施。高職院校在實(shí)際發(fā)展過程中，對(duì)于教學(xué)和科研工作的開展給予了充分的重視，對(duì)于檔案工作較為忽視，而且在實(shí)際檔案信息化建設(shè)工作中沒有科學(xué)合理的制度作為指導(dǎo)，使檔案信息化建設(shè)工作的有序開展受到了較大的影響。

2.3 檔案信息化建設(shè)缺乏全局統(tǒng)籌與規(guī)劃

目前大部分高職院校檔案信息化建設(shè)時(shí)只考慮到自身的需求，整體工作缺乏全局統(tǒng)籌與規(guī)劃意識(shí)，這就容易在以后檔案信息資源利用過程中出現(xiàn)不兼容及數(shù)據(jù)無法交換等問題，不僅會(huì)影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，同時(shí)還會(huì)帶來物力、人力和財(cái)力的損失。

2.4 檔案信息化建設(shè)的數(shù)據(jù)安全保護(hù)不到位

信息化環(huán)境下信息易出現(xiàn)丟失、被盜及篡改等問題，而且成熟的信息技術(shù)、完善的軟硬件設(shè)施也是保證檔案信息安全和可靠的重要保障。在當(dāng)前高職院校檔案信息利用過程中，對(duì)檔案信息保密不重視，這也導(dǎo)致涉密信息易出現(xiàn)泄露問題。特別是對(duì)于電子文件而言，數(shù)據(jù)易被更改和丟失，同時(shí)信息與載體之間能夠分離，這也導(dǎo)致電子檔案信息存在較多的安全隱患。而且在當(dāng)前電子檔案真實(shí)性、可靠性和安全性方面還沒有完善的法律依據(jù)來進(jìn)行鑒定，這也給檔案信息化建設(shè)帶來了一定的難度。

3 高職院校檔案信息化建設(shè)的優(yōu)化策略

3.1 強(qiáng)化重視度

檔案作為高職院校發(fā)展中的重要信息資源，其對(duì)于高職院校的發(fā)展具有極為重要的意義。因此在當(dāng)前高職院校發(fā)展過程中，管理層需要明確檔案對(duì)學(xué)校發(fā)展的重要性，加大投入力度來推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的步伐，將其作為數(shù)字化校園建設(shè)的重要內(nèi)容，積極采取各種有效措施來提高檔案信息化水平，為檔案信息化建設(shè)工作的開展?fàn)幦「嗟馁Y源支持。

3.2 健全學(xué)校檔案管理制度

目前檔案信息化建設(shè)的法律法規(guī)還不完善，在完善檔案相關(guān)法律法規(guī)的基礎(chǔ)上，對(duì)于高職院校而言，在實(shí)際工作中需要建立健全檔案管理制度，并保證制度能夠得到有效的落實(shí)和執(zhí)行，以此來為檔案信息化建設(shè)提供必要的指導(dǎo)。在實(shí)際檔案信息化建設(shè)工作開展過程中，還需要加大資源整合力度，不斷的豐富檔案資源，促進(jìn)檔案利用服務(wù)水平的提升，為檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。另外，高職院校還需要加大檔案宣傳力度，全面提高檔案開發(fā)利用的水平。

3.3 強(qiáng)化檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高職院校需要及時(shí)對(duì)服務(wù)器、防火墻和交換器等設(shè)備進(jìn)地更新，并加大資金投入，保證檔案信息化建設(shè)工作的有序開展。同時(shí)還要完善相關(guān)軟件設(shè)施的建設(shè)，積極建立檔案信息化軟件系統(tǒng)，全面提高檔案處理效率，并及時(shí)對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行升級(jí)。另外，高職院校還需要在擴(kuò)大檔案管理范圍的基礎(chǔ)上，積極建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和檔案信息資源共享平臺(tái)，全面提高檔案利用率。

3.4 建立完善的檔案信息資源庫(kù)

4在檔案信息化建設(shè)過程中，需要依托于先進(jìn)的技術(shù)手段將各種載體的檔案信息資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，并通過構(gòu)建數(shù)據(jù)庫(kù)來進(jìn)行存儲(chǔ)和管理，以此來推進(jìn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展，促進(jìn)檔案信息資源共享目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。高職院校通過開發(fā)與自身適合的檔案信息庫(kù)，可以有效的提高檔案開發(fā)利用服務(wù)水平。另外，高職院校檔案信息化管理系統(tǒng)還需要與辦公平臺(tái)進(jìn)行有效銜接，不斷豐富檔案信息資源，進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的電子化和網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。

3.5 確保檔案信息的安全

互聯(lián)網(wǎng)具有較強(qiáng)的開放性和共享性特點(diǎn)，這也使檔案信息安全受到較大的威脅，在檔案信息化開作開展過程中，檔案信息易發(fā)性丟失、失密及泄密等問題，并做好檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、信息系統(tǒng)的安全檢測(cè)和保障工作。通過利用各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)技術(shù)，以此來提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全。另外，高職院校檔案網(wǎng)絡(luò)安全還要納入學(xué)校建設(shè)規(guī)劃中來，設(shè)置嚴(yán)格的權(quán)限和身份認(rèn)證，針對(duì)各類信息進(jìn)行安全分級(jí)，并依托于網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)漏洞及病毒攻擊問題，全面提高檔案信息的安全。

4 結(jié)束語(yǔ)

高職院校檔案信息化建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，在實(shí)際開展過程中，需要認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，并加大投入力度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，全面提高高職院校檔案的利用率，使檔案能夠更好的服務(wù)于高職院校的發(fā)展和建設(shè)。

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