余菊
摘 要:伴隨著信息化時代的來臨,信息技術(shù)逐漸滲透到生活和工作的各個方面,正在逐步打破傳統(tǒng)模式,建立全新的生活、工作模式。檔案管理工作也正面臨著傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變,紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的現(xiàn)狀。在當(dāng)前的檔案管理工作中,該如何妥善處理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案的關(guān)系,推動檔案管理工作朝著現(xiàn)代化、信息化發(fā)展。本文將通過對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案、現(xiàn)代電子檔案優(yōu)缺點(diǎn)進(jìn)行客觀分析,闡述兩種檔案共存的必要性,并進(jìn)一步提出促進(jìn)兩種檔案長期共存、優(yōu)勢互補(bǔ)、共同發(fā)展的思考措施。
關(guān)鍵詞:傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案;現(xiàn)代電子檔案;優(yōu)缺點(diǎn)分析;互補(bǔ)共存;思考措施
科技的快速發(fā)展,推動著信息技術(shù)正不斷推動著生產(chǎn)方式的變革。信息技術(shù)為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了必要的技術(shù)支持,促進(jìn)檔案管理工作逐步向著信息化、技術(shù)化發(fā)展,檔案管理正從手工管理朝著信息化管理過渡。當(dāng)前,兩種檔案管理技術(shù)都具有不可忽視的歷史價值,加強(qiáng)對兩種檔案管理方式的完善,有助于推動檔案管理工作的現(xiàn)代化、多元化發(fā)展。
1 紙質(zhì)檔案優(yōu)缺點(diǎn)分析
傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案,是在對相關(guān)的信息進(jìn)行了收集、篩選、整理、分類、歸檔等一系列工作后,由專門的管理機(jī)構(gòu)專人管理的一種信息載體。在漫長傳統(tǒng)檔案管理中形成了不可替代的優(yōu)勢。首先,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的收集整理需相關(guān)的檔案管理人員對檔案的信息進(jìn)行整理、核對、確認(rèn),有效的保證的檔案信息的有效性與真實(shí)性,同時也一定程度上保持了檔案所具有的法律效力;其次,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案具有較高的文化價值。紙質(zhì)檔案作為信息資料記錄的載體,會隨著時代的發(fā)展,成為見證歷史變化的珍貴文字、圖像資源;再者,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理對專業(yè)素養(yǎng)要求較低,檔案管理人員不需要具備較高的業(yè)務(wù)能力和技術(shù)水平。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的有點(diǎn)并存是其自身不可忽視的缺點(diǎn),第一,紙質(zhì)檔案需要大量的紙質(zhì)材料作為信息記錄的載體,因此在保存中需要占據(jù)較大的儲存空間,并且對所存放空間的濕度、溫度較高,然而在滿足儲存要求后,還存在著一旦損毀將無法恢復(fù)的情況,一旦發(fā)生火災(zāi)或者儲藏室漏水,紙質(zhì)檔案被毀壞,相關(guān)的信息就將不復(fù)存在,珍貴歷史信息也將消失殆盡。第二,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案查詢、利用不便,短時間內(nèi)難以準(zhǔn)確找到多需要的檔案信息,大大降低了檔案信息的利用效率和歷史作用。
2 電子檔案優(yōu)缺點(diǎn)分析
快速發(fā)展的現(xiàn)代信息技術(shù),為檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展提供了可能?,F(xiàn)代電子檔案管理以其無可比擬的先進(jìn)性和高效性,在檔案管理的工作中占有不可替代的地位。第一:電子檔案管理模式促進(jìn)信息查詢、獲取、利用、共享等更為便利快捷,檔案信息的利用率增加,檔案資料的價值在更大程度的開發(fā)、更深廣度的利用;第二:相對于紙質(zhì)檔而言電子檔案保存便捷,占用空間小,而且檔案信息的查詢速度快,能夠及時快速的對檔案信息進(jìn)行更新和補(bǔ)充完善;第三:電子檔案的保存更為安全,對保存環(huán)境的要求降低,有效的避免到了外界環(huán)境對檔案內(nèi)容造成的不可逆轉(zhuǎn)的損毀,同時還進(jìn)一步的避免了檔案資料的丟失。眾所周知,新技術(shù)的產(chǎn)生與應(yīng)用,不是一蹴而就的,需要不斷完善升級才能滿足生產(chǎn)發(fā)展的需求,因此,電子檔案技術(shù)在實(shí)際應(yīng)用中也存在不足,主要體現(xiàn)在檔案信息的安全性上。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)完全受到黑客技術(shù)的威脅,一些機(jī)密信息一點(diǎn)被黑客竊取,并惡意利用,就將對國家和社會產(chǎn)生不良影響。除此之外,電子檔案以計(jì)算機(jī)為載體,并產(chǎn)生嚴(yán)重依賴性,無法獨(dú)立存在,一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障或收到惡意更改,檔案信息的儲存將面臨嚴(yán)重的威脅。
3 兩種檔案管理模式并存的必要性
兩種檔案管理模式并存,是由兩種檔案管理模式的優(yōu)缺點(diǎn)所決定。通過上述對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案和新興電子檔案各自優(yōu)缺點(diǎn)的分析,不難發(fā)現(xiàn),兩種檔案管理模式在一定程度上相輔相成,更好地促進(jìn)當(dāng)前檔案管理平穩(wěn)發(fā)展,有序改善。在兩種檔案模式的共存中,充分發(fā)揮紙質(zhì)檔案的安全可靠的優(yōu)勢,彌補(bǔ)電子檔案受到黑客威脅的不足;通過對電子檔案高效快捷的開發(fā)利用優(yōu)勢,完善紙質(zhì)檔案信息利用率的現(xiàn)狀。由此可見,將兩者的優(yōu)勢充分開發(fā),能夠有效的“補(bǔ)短板”,促進(jìn)檔案管理工作有效推進(jìn),有序改善。
4 兩種檔案模式并存發(fā)展的思考措施
4.1 實(shí)行“雙模式”發(fā)展并存
在當(dāng)前傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與新興電子檔案實(shí)行并存發(fā)展,需要根據(jù)兩種檔案管理模式自身的優(yōu)缺點(diǎn),因地制宜,制定出符合各自的管理措施。在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案之間搭建起相互聯(lián)系的橋梁,促進(jìn)不同載體的檔案信息相互轉(zhuǎn)換,在滿足信息獲取、資源共享需求的同時確保檔案信息的安全性,更好地為檔案信息查詢者、利用者提供高效便捷、優(yōu)質(zhì)真實(shí)的檔案信息服務(wù)。
4.2 提升檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)
面對當(dāng)前傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案長期并存的新趨勢,檔案管理人員需要不斷適應(yīng)檔案發(fā)展的特點(diǎn),不斷充實(shí)自身的專業(yè)理論知識,提升自身計(jì)算機(jī)應(yīng)用專業(yè)技能。在實(shí)際工作中,靈活運(yùn)用各項(xiàng)檔案管理技術(shù),推動檔案管理模式的改進(jìn),促進(jìn)檔案管理工作朝著多元化、現(xiàn)代化發(fā)展。
4.3 加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)
無論是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案還是現(xiàn)代電子檔案,對在一定程度上對資料保存空間、設(shè)施上有一定要求,如此一來才能更好保證檔案資料的安全性、完整性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在著,隨著時間推移,對儲存空間需求逐漸增大的特點(diǎn),同時對儲存空間的外在環(huán)境的溫度、濕度要求較高,就給檔案管理人員,引進(jìn)相關(guān)設(shè)備除濕、防潮、防火、防盜,保證紙質(zhì)檔案資料不發(fā)霉、不失火、不被盜取,信息記錄清晰、資料保存完整。而對于現(xiàn)代電子檔案,以光盤作為主要載體,雖然不需要較大的儲存空間,但是對電子設(shè)備、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)卻要求較高,需要檔案管理工作人員配電子掃描儀、復(fù)印機(jī)以及檔案刻錄所需的光盤等現(xiàn)代化電子設(shè)備。
4.4 同步歸檔,兩種模式并存發(fā)展
面對傳統(tǒng)紙檔案與現(xiàn)代電子檔案在未來一段時間將長期共存發(fā)展新形勢,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將檔案安全管理和檔案的有效利用,作為工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn),對各類有價值的檔案內(nèi)容,進(jìn)行充分的記錄,實(shí)現(xiàn)兩種檔案管理模式優(yōu)勢互補(bǔ),提升檔案資料利用價值,促進(jìn)檔案信息的高效共享,這一切的實(shí)現(xiàn)是建立在對紙質(zhì)檔案和電子檔案共同歸檔的基礎(chǔ)上的。檔案管理工作人員通過對紙質(zhì)檔案的掃描、復(fù)印,將紙質(zhì)資料向電子信息轉(zhuǎn)換,保存;同時,將電子檔案的部分重要信息,通過復(fù)制、打印,將電子信息轉(zhuǎn)化成紙質(zhì)文件進(jìn)行保存。進(jìn)一步促進(jìn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案之間的聯(lián)系與互補(bǔ),有效提升檔案信息的安全性,保證檔案信息的完整性。
5 結(jié)束語
綜上所述,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與現(xiàn)代電子檔案,將會在未來很長一段時間共存發(fā)展。因此,檔案管理工作人員需要在實(shí)際的檔案管理工作中,明確紙質(zhì)檔案與電子檔案的優(yōu)缺點(diǎn),并根據(jù)這些優(yōu)缺點(diǎn),進(jìn)行優(yōu)勢互補(bǔ);同時不斷提高自身的專業(yè)業(yè)務(wù)素養(yǎng),滿足日常管理工作的現(xiàn)代信息技術(shù)要求,更新補(bǔ)充相應(yīng)的現(xiàn)代信息設(shè)備,改善檔案資料的保存環(huán)境,從而促進(jìn)紙質(zhì)檔案與電子檔案管理工作穩(wěn)步更新,推動檔案管理工作逐步向著信息化、網(wǎng)絡(luò)化、安全化發(fā)展。
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