摘 要：圖書館的紙質(zhì)檔案管理工作在新時(shí)期面臨嚴(yán)峻挑戰(zhàn)，數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型成為未來(lái)發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)圖書館的紙質(zhì)檔案的管理而言，普遍存在保護(hù)難、查找難和共享難的問(wèn)題，明確數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型價(jià)值，提高圖書館檔案資源的利用率顯得至關(guān)重要。通過(guò)管理制度、人員素質(zhì)、信息系統(tǒng)以及服務(wù)強(qiáng)化等多途徑，讓圖書館的數(shù)字化管理工作更具體、更全面，達(dá)到紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案的雙重檔案保護(hù)目標(biāo)。

關(guān)鍵詞：圖書館;紙質(zhì)檔案;數(shù)字化管理;轉(zhuǎn)型思考

1 引言

伴隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，圖書館的檔案管理工作面臨轉(zhuǎn)型，數(shù)字化管理成為主流趨勢(shì)。縱觀圖書館紙質(zhì)檔案的發(fā)展歷史，紙質(zhì)檔案發(fā)揮了其自身價(jià)值，為社會(huì)文明的進(jìn)步貢獻(xiàn)了重要力量。在今天，為了更好地達(dá)到資源的利用目標(biāo)和檔案的存儲(chǔ)要求，數(shù)字化管理顯然成為一項(xiàng)必要選擇，作為一種全新的檔案管理模式，要與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相呼應(yīng)，讓檔案的價(jià)值進(jìn)一步的呈現(xiàn)。為此，本次想要通過(guò)數(shù)字化管理的方式，帶動(dòng)圖書館紙質(zhì)檔案向著數(shù)字化方向轉(zhuǎn)型，達(dá)到雙重保障目標(biāo)。

2 圖書館紙質(zhì)檔案管理的現(xiàn)實(shí)困境

目前，圖書館的紙質(zhì)檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型正如火如荼的進(jìn)行中，轉(zhuǎn)型的根本一方面是檔案管理工作的創(chuàng)新需求，現(xiàn)代技術(shù)能夠支撐檔案的數(shù)字化管理;另一方面，則是紙質(zhì)檔案自身存在問(wèn)題。具體表現(xiàn)為保護(hù)難、查找難和共享難的情況。紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)和檔案的管理形式，在開(kāi)展查閱活動(dòng)和使用的過(guò)程中，極容易造成紙質(zhì)檔案的磨損問(wèn)題，檔案缺頁(yè)、損壞的情況時(shí)有發(fā)生，導(dǎo)致檔案本身的安全性受到威脅[1]。且在檔案的查找過(guò)程中，文獻(xiàn)資料獲取的方式不夠快捷，資源的查找和使用周期長(zhǎng)。最為關(guān)鍵的問(wèn)題是，隨著新時(shí)期信息使用需求的提升，圖書館的紙質(zhì)檔案通常面臨著高頻率的使用情況，資源的提供與使用之間存在矛盾，紙質(zhì)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)顯得至關(guān)重要。

3 現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型價(jià)值

現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案的管理已然面臨發(fā)展困境，數(shù)字化的管理轉(zhuǎn)型成為必然方向。目前，圖書館的數(shù)字化管理在不斷嘗試和探索，各類圖書館都在踐行與落實(shí)。結(jié)合現(xiàn)有的研究和數(shù)字化轉(zhuǎn)型的成功經(jīng)驗(yàn)出發(fā)，對(duì)其數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型的價(jià)值具體明確，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1）提高檔案資源利用與開(kāi)發(fā)效率。圖書館的傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，在查閱和使用的過(guò)程中，需要嚴(yán)格按照序列號(hào)進(jìn)行搜索，查找，閱讀并歸還，整個(gè)使用過(guò)程所需要的流程較多，耗費(fèi)大量不必要時(shí)間[2]。在這種情況下，檔案管理的時(shí)效性不高，檔案資源的使用存在不及時(shí)等問(wèn)題，阻礙了檔案價(jià)值的利用與開(kāi)發(fā)。為了減少問(wèn)題的出現(xiàn)，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理顯得至關(guān)重要。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的管理模式，數(shù)字化檔案依托的是數(shù)字化信息系統(tǒng)，其中集成了檔案的查找、閱讀等基本功能，對(duì)檔案資源利用率的提升有重要意義，檔案資源的開(kāi)發(fā)效率明顯提升。檔案資源的使用周期被縮短，紙質(zhì)檔案的使用效率全面提升與強(qiáng)化。且在圖書館檔案信息的使用過(guò)程中，不受時(shí)間、空間和地點(diǎn)上的限制，開(kāi)放性的圖書館檔案資料的使用，效率更高[3]。

2）實(shí)現(xiàn)檔案的保存與歸檔。紙質(zhì)檔案是圖書館信息體系的主要組成部分，紙質(zhì)檔案本身有其自身鮮明的特色與價(jià)值，對(duì)社會(huì)文明的進(jìn)步有重要意義。對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化的保護(hù)與歸檔處理，最大限度上的實(shí)現(xiàn)了對(duì)檔案信息的雙重保護(hù)，讓圖書館的館藏能力全面提升。數(shù)字化的管理模式的嘗試，紙質(zhì)檔案的保存與歸檔，都是對(duì)傳統(tǒng)檔案的有效保護(hù)舉措。從當(dāng)前的圖書館的數(shù)字化管理實(shí)踐中，檔案資源的保護(hù)，由紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案的雙重保障，最大限度上提高了檔案保存的有效性，展現(xiàn)出良好的應(yīng)用效果[4]。

4 現(xiàn)代圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型策略

現(xiàn)代圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，要以新的姿態(tài)應(yīng)對(duì)新的管理模式，數(shù)字化管理作為必然選擇，值得探索與嘗試。目前數(shù)字化管理工作已經(jīng)被應(yīng)用到圖書館的檔案管理工作中，取得了良好的應(yīng)用成效，望本次的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型能夠?qū)ΜF(xiàn)代圖書館提供參考與借鑒。

1）建立健全管理制度。圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型，建立完善的管理制度顯得至關(guān)重要。圖書館在堅(jiān)持原有的管理基本框架的基礎(chǔ)之上，也要針對(duì)數(shù)字化的管理要求，制定符合數(shù)字化管理要求的管理制度。以管理制度的建立來(lái)規(guī)避初期階段因?yàn)楣芾斫?jīng)驗(yàn)不足而容易出現(xiàn)的檔案管理問(wèn)題。一是針對(duì)電子檔案管理的信息形成和存儲(chǔ)介質(zhì)的特殊性，要適當(dāng)改變傳統(tǒng)的管理方法和管理流程，圍繞數(shù)字化的探索展開(kāi)管理工作;二是由于紙質(zhì)檔案的長(zhǎng)期管理已經(jīng)形成完整的管理框架，需要針對(duì)數(shù)字化管理下的電子檔案形成統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，嚴(yán)格約束電子檔案使用的基本流程規(guī)范，讓數(shù)字化管理的價(jià)值得以充分展現(xiàn)[5]。

2）提升管理人員素質(zhì)。受到圖書館傳統(tǒng)檔案管理方式的影響，檔案管理工作人員依舊是以紙質(zhì)檔案的管理為核心，積累了豐富的工作經(jīng)驗(yàn)。想要讓這一群體逐步的適應(yīng)數(shù)字化管理方向的轉(zhuǎn)型，還需要做好圖書館內(nèi)部管理工作人員的培養(yǎng)。一方面，從圖書館內(nèi)著手。圖書館本身要發(fā)揮出自身的主體性，為檔案管理工作者提供統(tǒng)一參與培訓(xùn)的機(jī)會(huì)，讓這一群體熟練地掌握數(shù)字化管理模式，并對(duì)電子檔案的錄入、存儲(chǔ)和使用等各環(huán)節(jié)的操作有明確、充分的認(rèn)識(shí)，熟練的使用檔案信息管理系統(tǒng)。思想理念和專項(xiàng)技能的全面轉(zhuǎn)變，才能夠確保圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理發(fā)揮自身價(jià)值;另一方面，從圖書館外著手。圖書館紙質(zhì)檔案的數(shù)字化管理，則是通過(guò)向電子檔案的轉(zhuǎn)型提高檔案的使用效率。圖書館要積極從外部引進(jìn)優(yōu)質(zhì)人才，用以來(lái)幫助圖書館的數(shù)字化管理工作得以推進(jìn)。內(nèi)部強(qiáng)化，外部引進(jìn)，全面提升圖書館檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)[6]。

3）科學(xué)運(yùn)用數(shù)字化信息系統(tǒng)。隨著圖書館數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型實(shí)踐，數(shù)字化信息系統(tǒng)備受關(guān)注，各圖書館都在結(jié)合自身的實(shí)際情況，引進(jìn)檔案管理系統(tǒng)。具體包括接收、采集系統(tǒng)，用于完成各部門檔案工作的整理和錄入工作，同時(shí)兼具紙質(zhì)檔案的電子檔案錄入功能，對(duì)于這些信息，都需要通過(guò)存儲(chǔ)系統(tǒng)完成保存，形成動(dòng)態(tài)的電子檔案，方便提取與具體使用。最后通過(guò)前端平臺(tái)，借助系統(tǒng)完成對(duì)檔案相關(guān)資源的開(kāi)發(fā)和利用?？茖W(xué)的使用數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng)，是數(shù)字化管理工作開(kāi)展的基礎(chǔ)構(gòu)成部分，也是達(dá)成數(shù)字化管理目標(biāo)的前提條件。數(shù)字化管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)要符合圖書館的實(shí)際情況，助力現(xiàn)代圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4）加強(qiáng)資源共享與個(gè)性化服務(wù)。圖書館中檔案資源的使用，在現(xiàn)代圖書館的數(shù)字化管理中要突出共享與個(gè)性化的服務(wù)。為此，各圖書館要形成一個(gè)圍繞數(shù)字化資源共享與開(kāi)發(fā)的新格局，打破傳統(tǒng)的封閉局面，形成一體化的管理模式，以共享的方式讓管理過(guò)程能夠展現(xiàn)其自身價(jià)值，滿足不同查閱者的使用需求，從根本上挖掘圖書館檔案資源的深刻價(jià)值。資源共享與個(gè)性化服務(wù)的打造，是未來(lái)圖書館長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的根本支撐。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

葉小英（1983-），女，漢族，廣西北海，大學(xué)本科，中學(xué)二級(jí)，玉林師范學(xué)院，研究方向：圖書情報(bào)與檔案管理。