黃富才

【摘要】醫(yī)院干部人事管理是一項基礎(chǔ)性的醫(yī)院管理工作，精細(xì)化的人事檔案管理對醫(yī)院人力資源調(diào)配和人才儲備有著積極的促進作用。本文圍繞醫(yī)院干部人事檔案管理展開論述，分析醫(yī)院實施干部人事檔案精細(xì)化管理工作的必要性，指出檔案管理現(xiàn)狀及存在問題，提出以信息化為載體實現(xiàn)醫(yī)院精細(xì)化管理干部人事檔案的途徑，為提升醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理提供參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;醫(yī)院;干部人事檔案;精細(xì)化管理

不管是醫(yī)院人才的招聘、選拔，還是崗位競爭、職級評定，都需要以干部人事檔案為參考依據(jù)，醫(yī)院干部人事檔案在人員流動過程中發(fā)揮著重要的憑證作用。信息化干部人事檔案是一種新型的檔案資料形式，將互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫、多媒體、數(shù)字信息存貯、通信等先進技術(shù)運用到醫(yī)院干部人事檔案管理工作中，能有效提升醫(yī)院干部人事檔案資料開發(fā)、管理以及利用效率。精細(xì)化的檔案管理理念進一步細(xì)化檔案管理工作，明確管理責(zé)任和相關(guān)流程，使醫(yī)院干部人事檔案管理工作更規(guī)范化。信息化建設(shè)為醫(yī)院實施精細(xì)化干部人事檔案管理工作提供技術(shù)保障，通過資源共享促進醫(yī)院醫(yī)療、科研等各項業(yè)務(wù)工作的開展。

一、醫(yī)院實施精細(xì)化干部人事檔案管理的必要性

醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理的實現(xiàn)前提是信息化建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理模式下的醫(yī)院干部人事檔案資料不完整且檔案資料信息反饋存在明顯的滯后性，不利于開展精細(xì)化的檔案資料管理?；ヂ?lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)、可視化等技術(shù)的發(fā)展為醫(yī)院建設(shè)信息化的干部人事檔案精細(xì)化管理提供可能，在這些技術(shù)的加持下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作必將更加科學(xué)、高效。以信息化建設(shè)為載體實施醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理十分必要，集中體現(xiàn)在以下三個方面。

（一）提升醫(yī)院干部人事檔案管理效率和質(zhì)量。在醫(yī)院干部人事檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)最突出的優(yōu)勢就是提升醫(yī)院檔案管理效率和質(zhì)量。信息技術(shù)是開展精細(xì)化干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。精細(xì)化的檔案管理不僅會進一步細(xì)化檔案管理的目標(biāo)和流程，還會落實相關(guān)的管理責(zé)任，一定程度上增加了醫(yī)院干部人事檔案管理工作任務(wù)。醫(yī)院必須在有效的人力投入情況下提高檔案管理效率和質(zhì)量，才能保證精細(xì)化管理理念真正落到實處。在精細(xì)化管理理念的指引下，將互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)運用到醫(yī)院干部人事檔案管理精細(xì)化管理中，提升醫(yī)院干部人事檔案的利用效率。

（二）滿足現(xiàn)代化檔案管理工作的需求。我國醫(yī)療衛(wèi)生體系不斷優(yōu)化完善，醫(yī)院干部人事檔案資料的數(shù)量和種類不斷增加，醫(yī)院干部人事檔案規(guī)模十分龐大。加上醫(yī)療人才的流動，檔案數(shù)據(jù)不斷變化，傳統(tǒng)的人事檔案管理方法劣勢逐漸凸顯，難以有效滿足醫(yī)院對干部人事檔案資料的需求。在實施信息化醫(yī)院干部人事檔案管理的同時，兼用精細(xì)化的檔案管理方法，避免出現(xiàn)檔案資料雜亂無序的情況。

（三）有利于醫(yī)院改革檔案管理模式。傳統(tǒng)的醫(yī)院干部人事檔案管理采取的是粗放式的管理方法，有悖于醫(yī)院檔案管理工作的改革目標(biāo)。在醫(yī)院人事檔案管理過程中，嚴(yán)格按照管理制度對檔案資料的識別、收集、整理、歸檔等工作進行細(xì)化，銜接好各個環(huán)節(jié)，有利于規(guī)避管理過程中可能出現(xiàn)的漏洞。

二、醫(yī)院干部人事檔案管理現(xiàn)狀及問題

（一）醫(yī)院人事干部檔案管理現(xiàn)狀。醫(yī)院干部人事檔案管理工作內(nèi)容主要是收集、整理、歸檔、調(diào)用各種形式的干部人事檔案資料。醫(yī)院干部人事檔案包括醫(yī)院內(nèi)部醫(yī)護人員的個人信息、政治面貌、學(xué)歷層次、工作評語、獎懲情況、工資及任免等信息，為醫(yī)院開展醫(yī)護人員的考察工作提供參考依據(jù)。醫(yī)院告別傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，建設(shè)信息化干部人事檔案管理系統(tǒng)，實施數(shù)字化的檔案資料管理，在專門的信息系統(tǒng)中開展具體的干部人事檔案管理工作。這種形式能有效規(guī)避紙質(zhì)檔案易損毀、丟失等問題，縮減檔案的存儲空間，降低維護檔案的成本。在信息系統(tǒng)中更新和調(diào)用檔案資料，操作更便捷，效果更高，而且系統(tǒng)還會自動記錄檔案的查閱記錄。據(jù)相關(guān)統(tǒng)計顯示，我國超過85%的醫(yī)護人員曾經(jīng)調(diào)換過工作單位，干部人事檔案資料調(diào)閱頻繁。醫(yī)院內(nèi)部管理是在掌握人事流動信息基礎(chǔ)上開展的，及時有效地獲取干部人事檔案資料有利于提升醫(yī)院人力資源決策的有效性。目前，很多醫(yī)院已經(jīng)啟動數(shù)字化的檔案管理改革方案，但是在整理和利用檔案的過程中，存在檔案管理員專業(yè)能力不強、信息技術(shù)落后等問題，信息技術(shù)的優(yōu)勢尚未完全發(fā)揮出來。

（二）醫(yī)院干部人事檔案管理過程中存在的問題。醫(yī)院干部人事檔案管理工作過程中出現(xiàn)的問題主要集中在以下幾方面：一是檔案利用率不高。在以信息化建設(shè)為載體的醫(yī)院干部人事檔案管理過程中存在“重建設(shè)、輕管理”的問題，很多醫(yī)院在完成干部人事電子化的創(chuàng)建后并沒有很好地利用這些檔案。據(jù)統(tǒng)計，超過80%的醫(yī)護人員不清楚干部人事檔案的具體運行情況，約20%的醫(yī)護人員尚未意識到干部人事檔案的重要性，幾乎沒有人主動去查看和利用醫(yī)院干部人事檔案資料。二是干部人事檔案歸檔存在問題。一般情況下，醫(yī)院參照《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等文件開展干部人事檔案的歸檔工作，在歸檔過程中，按照檔案的類別將不同的資料歸入相應(yīng)的檔案類別中，進而反映醫(yī)院干部人事信息。醫(yī)院是知識密集型組織，必須詳細(xì)記錄醫(yī)護人員學(xué)歷層次、進修經(jīng)歷、業(yè)務(wù)能力等信息，但是當(dāng)前很多醫(yī)院的干部人事檔案信息并不完善，歸檔內(nèi)容不細(xì)致。三是檔案管理員信息技術(shù)掌控能力不強。在干部人事檔案信息化建設(shè)、發(fā)展過程中，檔案管理員必須具備良好的信息操作技能，但是在檔案管理實踐過程中，很多管理員缺乏應(yīng)有的檔案信息管理技能，不重視自身信息素養(yǎng)的培養(yǎng)和提升。

三、醫(yī)院實現(xiàn)精細(xì)化干部人事檔案管理的途徑

（一）高效利用醫(yī)院干部人事檔案信息管理系統(tǒng)。醫(yī)院干部人事檔案資料產(chǎn)生和利用牽涉醫(yī)院的各個部門、各個科室，但檔案管理工作一般由專職人員負(fù)責(zé)。在傳統(tǒng)的干部人事檔案創(chuàng)建和利用過程中，不同部門和科室間信息傳遞效率低，干部人事檔案管理難度大，降低了醫(yī)院干部人事檔案信息的質(zhì)量。為此，醫(yī)院可以建立統(tǒng)一的干部人事檔案信息管理系統(tǒng)，連接各部門、各科室的信息管理系統(tǒng)，提升干部人事檔案跨部門分享率。為保障干部人事檔案安全，醫(yī)院可以在系統(tǒng)中設(shè)置管理權(quán)限。醫(yī)院可以在干部人事檔案管理系統(tǒng)中統(tǒng)計、計算、分析檔案資料信息，提升醫(yī)院人力資源管理效率。例如想調(diào)取和利用基礎(chǔ)檔案資料時可以通過系統(tǒng)中的檢索功能，快速準(zhǔn)確地鎖定目標(biāo)檔案，并將檔案信息傳輸給相應(yīng)的科室。信息系統(tǒng)會自動記錄檔案調(diào)用的全過程，包括檔案的去向、經(jīng)辦人等，避免干部人事檔案信息的泄漏和丟失。醫(yī)院建立干部人事檔案管理系統(tǒng)不僅可以提升干部人事檔案管理效率，還可以提升檔案監(jiān)管工作質(zhì)量。在傳統(tǒng)的醫(yī)院干部人事檔案管理工作中往往缺乏有效的監(jiān)督管理工具，檔案管理規(guī)范及精細(xì)化程度不夠。醫(yī)院可以以干部人事檔案管理系統(tǒng)為載體，落實檔案管理責(zé)任，進而提升檔案的利用率。還可以在系統(tǒng)中設(shè)置檔案管理利用績效目標(biāo)，制定獎懲機制，調(diào)動檔案管理員工作的積極性，保障人事檔案管理工作質(zhì)量。若檔案管理員發(fā)現(xiàn)檔案問題，可以通過系統(tǒng)直接與相關(guān)負(fù)責(zé)人進行溝通，及時修正和更新檔案信息，保障醫(yī)護人員正常使用干部人事檔案。干部人事檔案管理系統(tǒng)將醫(yī)院人事檔案管理制度落到實處，在細(xì)化檔案管理內(nèi)容和職責(zé)的同時動態(tài)監(jiān)督干部人事檔案的管理和利用情況。

（二）以干部人事檔案數(shù)據(jù)庫優(yōu)化歸檔工作。為提升干部人事檔案管理和利用效率，醫(yī)院應(yīng)積極探索信息化技術(shù)在本院干部人事檔案管理工作中的應(yīng)用，從根源上改革干部人事檔案管理模式。目前很多醫(yī)院存在干部人事檔案資料歸檔內(nèi)容單一、關(guān)鍵檔案數(shù)據(jù)缺失等問題，傳統(tǒng)的人事檔案管理難以有效處理人事檔案中數(shù)量較多的異構(gòu)數(shù)據(jù)。從技術(shù)角度看，醫(yī)院可以利用大數(shù)據(jù)信息技術(shù)建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫，統(tǒng)一處理不同種類的干部人事檔案數(shù)據(jù)。新時代背景下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作不得不面臨很多現(xiàn)實的問題，比如信息數(shù)量規(guī)模大、信息變化快、數(shù)據(jù)提取和使用難度高等。大數(shù)據(jù)技術(shù)為解決這些問題提供了突破口，醫(yī)院可以通過干部人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立統(tǒng)一存貯和管理干部人事檔案數(shù)據(jù)信息。大數(shù)據(jù)技術(shù)可以在海量的電子檔案資料中提取干部人事檔案數(shù)據(jù)，干部人事檔案管理員不用多次錄入檔案信息，減少檔案管理員的工作量，提升檔案管理效率。此外在檔案信息歸檔過程中，數(shù)據(jù)庫可以通過信息對比自動識別檔案是否存在缺損項，橫向?qū)Ρ炔煌蛻魴n案信息，判別檔案質(zhì)量，篩選并剔除不真實或者記錄模糊的檔案數(shù)據(jù)。一旦干部人事檔案信息發(fā)生改變，大數(shù)據(jù)可以第一時間對已存儲檔案信息進行更新，確保醫(yī)院干部人事檔案數(shù)據(jù)的真實性和有效性。

（三）加強檔案管理隊伍建設(shè)以及信息資源投入。醫(yī)院在建設(shè)干部人事檔案信息化管理過程中應(yīng)重視對檔案管理員的培養(yǎng)。醫(yī)院可以圍繞干部人事檔案信息化組織專項培訓(xùn)活動，讓檔案管理員掌握干部人事檔案信息管理系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫的具體操作方法，解決當(dāng)前存在的檔案管理員信息素質(zhì)低的問題。此外醫(yī)院可以根據(jù)檔案管理工作實踐情況制定檔案精細(xì)化管理制度，在檔案管理員績效考核中加入信息化培訓(xùn)相關(guān)內(nèi)容。若干部人事檔案員未能通過培訓(xùn)考核，應(yīng)開展相應(yīng)的專項培訓(xùn)。若檔案管理員仍舊不能掌握正確的操作方法，可以調(diào)崗處理，同時招錄綜合型檔案管理員，滿足數(shù)字化干部人事檔案管理工作需要。醫(yī)院更新升級干部人事檔案管理系統(tǒng)后應(yīng)及時組織相關(guān)的實訓(xùn)活動，盡可能降低因人員操作失誤帶來的不良影響。

就當(dāng)前醫(yī)院使用的干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)配套軟硬件而言，很多醫(yī)院沒有達(dá)到可以使用大數(shù)據(jù)技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院可以適當(dāng)增加信息化建設(shè)成本，淘汰老舊設(shè)備設(shè)施，請專業(yè)人員設(shè)計操作便捷的管理系統(tǒng)，簡化信息化干部人事檔案工作流程。在有限的資金投入情況下，醫(yī)院可以優(yōu)化考慮租用云端服務(wù)器，在不影響干部人事檔案管理效率和質(zhì)量的情況，降低硬件成本。此外，醫(yī)院還可以設(shè)立干部人事檔案管理專項資金，實施專款專用，跟蹤資金使用動向，為醫(yī)院干部人事檔案管理信息化建設(shè)提供資金支持。

信息化建設(shè)是實現(xiàn)醫(yī)院干部人事檔案精細(xì)化管理的有效手段，在信息技術(shù)支持下，醫(yī)院干部人事檔案管理工作必將更高效、高質(zhì)。醫(yī)院應(yīng)立足于干部人事檔案管理工作實踐，建設(shè)信息化干部人事檔案管理系統(tǒng)，將先進的信息技術(shù)運用到醫(yī)院干部人事檔案管理中，提升醫(yī)院人事檔案管理工作效率，保障醫(yī)院人力資源管理工作質(zhì)量。

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