沈帆

【摘要】檔案管理是人事工作的重要內(nèi)容。傳統(tǒng)的檔案工作受到人員、制度等方面的影響，管理效率較低。為提高管理的效率和質(zhì)量，人事檔案管理應該創(chuàng)新工作思維，進行數(shù)字化管理，智能整理和統(tǒng)計檔案信息，實現(xiàn)信息資源的有效利用。本文從人事檔案管理角度出發(fā)，闡述了人事管理中檔案數(shù)字化的重要性和實現(xiàn)有效管理的措施。

【關鍵詞】人事檔案管理;傳統(tǒng)檔案管理;數(shù)字化;集約管控

干部人事檔案是各級黨委（黨組）和組織人事等有關部門在黨的組織建設、干部人事管理、人才服務等工作中形成的反映干部個人政治品質(zhì)、道德品行、思想認識、學習工作經(jīng)歷、專業(yè)素養(yǎng)、工作作風、工作實績、廉潔自律、遵紀守法以及家庭狀況、社會關系等情況的歷史材料。干部人事檔案是教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才的重要基礎，是維護干部人才合法權益的重要依據(jù)，是社會信用體系的重要組成部分，是黨的重要執(zhí)政資源，屬于黨和國家所有，這項工作的重要性不言而喻。機關管理工作離不開人事管理，人事檔案貫穿人事管理全程，起到十分重要的作用。為了緊跟時代發(fā)展的步伐，人事檔案管理人員應該不斷提升自身能力，掌握實用的檔案管理方法。

一、實施干部人事檔案數(shù)字化管理的優(yōu)點

（一）科學規(guī)范人事管理工作業(yè)務。人事檔案數(shù)字化能夠為機關管理提供新平臺，更加適應當前檔案管理工作，實現(xiàn)檔案信息統(tǒng)一調(diào)度、利用、查詢等多種功能，為干部任免、交流、考核、評價、人才分配等提供更加準確、真實的信息。人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的信息存儲圖像功能為機關單位提供更加真實的資料信息，從而在根源上杜絕人事檔案造假、涂改的現(xiàn)象。人事檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，能夠收集關鍵信息，實現(xiàn)關鍵詞搜索，能夠減少傳統(tǒng)人事檔案信息搜索困難等問題，極大提高工作效率。

（二）全面優(yōu)化干部人事檔案管理工作機制。人事檔案數(shù)字化管理，能夠讓干部人事檔案管理實現(xiàn)多元化、全覆蓋，更好地明確各崗位人員的職責，明確人事檔案管理工作任務和流程，優(yōu)化人事檔案數(shù)字化管理平臺，建立多方向、共合作、各部門之間共同協(xié)調(diào)發(fā)展的管理體系。人事干部通過授權能夠直接調(diào)動不同類別人員的檔案信息，使檔案使用流程更加簡化便捷，有利于提升人事檔案管理工作效率。人事干部在查閱檔案過程中也有嚴格的要求，不能夠隨意修改、刪除、復制、傳輸電子檔案內(nèi)容。

（三）提高人事檔案管理工作效率。1.日常管理模塊。人事檔案管理數(shù)字化在人事檔案日常管理模塊中體現(xiàn)在多個方面。首先是代辦事宜提醒，在整個過程中通過所建立的數(shù)字化管理系統(tǒng)能夠正確引導用戶進入相關的操作頁面來完成所需要操作的任務，通過科學合理的設計和UI界面能夠使管理內(nèi)容聯(lián)系更加緊密，解決傳統(tǒng)人事檔案管理工作的碎片化問題，減少事后評價的不準確，提高人事檔案工作數(shù)據(jù)處理、利用速度，縮短處理檔案信息的時間。2.數(shù)字檔案。各級黨政機關、事業(yè)單位的干部人事檔案數(shù)字化包括人員建庫、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)交換、數(shù)據(jù)備份、安全管理等技術要求。數(shù)字化檔案通過利用圖像數(shù)據(jù)展示方法來保證檔案信息的在線預覽。而且這種圖像數(shù)據(jù)展示方法能夠很好地還原紙質(zhì)檔案的全部信息，即使紙質(zhì)檔案的時間久遠，原始圖像也能保留原紙張顏色、污損情況和文字修改痕跡等原始信息。3.庫房管理。在人事檔案庫房管理過程中，加入數(shù)字化系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)自動化啟動，形成溫度監(jiān)控、自動化開關、定位操作，在實現(xiàn)庫房應用的基礎上，能夠形成對檔案信息存儲、生成等功能，將檔案查詢檢驗時間由原來的60小時縮短至20秒以內(nèi)，更好地提高庫房管理工作效率。4.查詢統(tǒng)計。查詢系統(tǒng)中包括檢索、統(tǒng)計等多個方面，能夠真正實現(xiàn)對庫存、業(yè)務的計算。高級檢索能夠?qū)崿F(xiàn)對“重大歷史”“掛崗”“掛職”等多個重要信息進行快速檢索。5.系統(tǒng)維護。人事檔案數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)對機構的有效管理，對機關事業(yè)單位人員進行合理調(diào)動，保證單位的穩(wěn)定運行，更加優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)中的用戶使用、日志管理、參數(shù)設置等多個方面，管理人員可以在工作過程中根據(jù)實際工作需求，設計用戶權限。建立以數(shù)字證書為核心的身份認證系統(tǒng)，按照密級選擇安全保密方式，實現(xiàn)用戶身份鑒別。還具備用戶身份標識和鑒別信息復雜度檢查功能，確保管理系統(tǒng)中不存在重復身份標識、身份鑒別信息不被冒用。

二、實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的有效措施

（一）依據(jù)需求建立專業(yè)化的管理團隊。專業(yè)化的管理團隊能夠更好地開展人事檔案數(shù)字化管理工作，并進行人員培訓，提升人員的工作能力。因此，依據(jù)需求建立專業(yè)化的管理團隊是實現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理的重要措施。首先要根據(jù)工作標準逐個確認人事檔案資料，為了更好地控制從業(yè)人員，應該制定相應規(guī)范，實現(xiàn)有效管理。數(shù)字化檔案管理人員的素質(zhì)和能力直接決定了這項工作的成效，因此要有針對性地進行培訓，幫助其掌握更多的專業(yè)知識，具有獨當一面的工作能力，這樣數(shù)字化檔案管理人員才能在自己的工作崗位上發(fā)揮作用，合理掌控并運用資源。除此之外，按照不同的檔案工作內(nèi)容進行分類，發(fā)揮人員的最大效用，打造一個專業(yè)化程度高、具有一定實力的管理團隊，為做好人事檔案管理工作打好基礎。

（二）合理挑選數(shù)字化檔案管理的載體。數(shù)字化檔案管理需要合適的載體才能充分發(fā)揮重要作用，是開展人事檔案管理工作的基礎條件和重要保障。選擇數(shù)字化檔案管理的載體應該根據(jù)管理工作的高效性和完善度進行選擇，考慮多方面因素。構建人事檔案信息數(shù)字化載體的過程中，應該判斷不同載體的功能和使用周期，對載體的安全性進行評估，干部人事檔案數(shù)字化加工設備（計算機、打印機、復印機、掃描儀等）的使用、管理、維修、報廢等應符合涉密信息設備使用保密管理的有關規(guī)定。

（三）提供檔案管理的制度保障。應注重從制度上鞏固創(chuàng)建成果，結合實踐經(jīng)驗，整理匯編《干部人事檔案審核整理規(guī)范》《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》《干部人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建實施項目指導手冊》等規(guī)章制度，明確職責任務，明晰管理流程，確保人事檔案管理有章可循、有制可查、有據(jù)可依。以規(guī)章制度體系為載體，健全完善人事檔案管理長效機制，為人事檔案數(shù)字化創(chuàng)建提供強有力的管理保障。

（四）實現(xiàn)人事檔案管理的信息化。在科技信息化時代，信息化技術在各個領域中都得到了廣泛的運用。在人事檔案管理工作中，運用信息化技術進行科學的操作是順應時代發(fā)展的必然要求，不僅能確保人事檔案的真實性、全面性，而且能極大提高工作效率。通過利用計算機、掃描儀等技術手段，將紙質(zhì)材料有效轉(zhuǎn)化為數(shù)據(jù)信息，確保與紙質(zhì)檔案一致，使用信息技術手段有效辦公。全面的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，通過數(shù)字化辦公手段、專業(yè)化的管理軟件，使人事檔案信息的真實性、全面性得到提高，可以保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性，使人事檔案管理邁入新的發(fā)展時代。

三、結語

新的發(fā)展時期，人事檔案數(shù)字化統(tǒng)一了工作標準，形成了規(guī)范有效的管理工作，在工作中起到十分重要的作用。檔案數(shù)字化管理使這項工作逐漸構成了全生命周期閉環(huán)管理體系，同時有關部門開始重視員工的工作能力和素質(zhì)，進行系統(tǒng)培訓，無縫連接管理審核的環(huán)節(jié)，保證檔案數(shù)字化管理的真實和有效性，最大化發(fā)揮管理效益。

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