劉微

【摘要】本文分析了信息化環(huán)境下，項(xiàng)目檔案仍然處于傳統(tǒng)手工管理的原因，以及項(xiàng)目檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式所體現(xiàn)出的弊端，并以此為基礎(chǔ)分別從“收”“管”“用”三個(gè)方面對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式進(jìn)行思考，進(jìn)而提出“檔案資料數(shù)字化、檔案管理信息化、檔案服務(wù)知識(shí)化”的對(duì)策和建議，供企業(yè)檔案部門(mén)在實(shí)際工作中參考。

【關(guān)鍵詞】信息化;項(xiàng)目檔案;管理模式

一、概述

近年來(lái)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的蓬勃發(fā)展正深刻影響著人們的工作和生活。隨著各行業(yè)網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、信息化、智能化的不斷推進(jìn)，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已經(jīng)漸漸滲透到生產(chǎn)生活的各個(gè)環(huán)節(jié)。產(chǎn)業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、工業(yè)4.0、“互聯(lián)網(wǎng)+”等新的發(fā)展理念和發(fā)展模式相繼涌現(xiàn)，互通互聯(lián)、資源共享、產(chǎn)業(yè)融通、能力協(xié)同成為推動(dòng)企業(yè)發(fā)展的新要求。

面對(duì)新形勢(shì)，各企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)，紛紛進(jìn)行了企業(yè)信息化建設(shè)，由此企業(yè)檔案工作的管理內(nèi)容、審批流程、服務(wù)模式也在不斷發(fā)生著變化。目前在航空企業(yè)內(nèi)部，已有部分企業(yè)具備了電子文件制作、電子審簽及電子歸檔能力，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理并開(kāi)始探索“單套制”歸檔;部分企業(yè)處于計(jì)算機(jī)輔助檔案管理階段。但無(wú)論企業(yè)的檔案管理處于何種階段，對(duì)于建設(shè)項(xiàng)目檔案來(lái)說(shuō)，基本停留在傳統(tǒng)的手工管理階段，只能通過(guò)計(jì)算機(jī)查詢到項(xiàng)目檔案目錄。

建設(shè)項(xiàng)目檔案（以下簡(jiǎn)稱項(xiàng)目檔案）是建設(shè)項(xiàng)目在立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、設(shè)備材料采購(gòu)、施工、監(jiān)理、檢測(cè)及竣工驗(yàn)收全過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值的各種載體形式的項(xiàng)目文件。項(xiàng)目檔案具有形成時(shí)間跨度大、來(lái)源廣泛、數(shù)量繁多、種類多樣、專業(yè)性強(qiáng)、審批嚴(yán)格、版本多變、管理難度大等特點(diǎn)。正是因?yàn)轫?xiàng)目檔案所獨(dú)有的特點(diǎn)，加大了項(xiàng)目檔案信息化推進(jìn)的難度。但是在企業(yè)管理信息化、科研生產(chǎn)信息化的大環(huán)境下，項(xiàng)目檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工管理方式所帶來(lái)的弊端體現(xiàn)得越來(lái)越明顯，項(xiàng)目檔案的管理手段、存儲(chǔ)方式、提供利用等技術(shù)也必然隨之發(fā)生根本性改變。

二、項(xiàng)目檔案?jìng)鹘y(tǒng)手工管理模式的弊端

（一）項(xiàng)目檔案管理效率低，與項(xiàng)目管理脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)全程管控。按照國(guó)家檔案工作“三納入”“四參加”“四同步”等要求，應(yīng)將項(xiàng)目檔案管理納入項(xiàng)目管理程序，與項(xiàng)目建設(shè)工作同步開(kāi)展。目前，檔案管理部門(mén)在作項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃、分配歸檔清單、宣貫歸檔要求的時(shí)候，都必須通過(guò)OA郵件或電話、微信等方式通知各負(fù)責(zé)人;臨近節(jié)點(diǎn)再分別催檔，效率低且效果差。而且在項(xiàng)目出現(xiàn)變更、延期等情況的時(shí)候，無(wú)法及時(shí)獲得項(xiàng)目信息并更改歸檔計(jì)劃，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理與項(xiàng)目管理脫節(jié)，很難實(shí)現(xiàn)全程管控。

（二）紙制文件歸檔審查不嚴(yán)，整改問(wèn)題多，影響項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)程。項(xiàng)目檔案因建設(shè)項(xiàng)目投資大、周期長(zhǎng)、涉及范圍廣，而產(chǎn)生大量種類繁多的項(xiàng)目文件。非標(biāo)設(shè)備檔案從方案設(shè)計(jì)、招標(biāo)采購(gòu)、開(kāi)箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試到后期驗(yàn)收總結(jié)，基建檔案從勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收，每一套設(shè)備每一個(gè)環(huán)節(jié)都有其特殊性，而在紙制歸檔過(guò)程中，因項(xiàng)目文件分散在個(gè)人手中，沒(méi)有經(jīng)過(guò)相應(yīng)的負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)的檢查及審批，導(dǎo)致項(xiàng)目文件參差不齊，在后期進(jìn)行系統(tǒng)檢查或評(píng)審過(guò)程中，會(huì)產(chǎn)生大量整改問(wèn)題，影響到項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)程。

（三）檔案服務(wù)被動(dòng)，無(wú)法從“檔案借閱”服務(wù)方式向“知識(shí)提供”服務(wù)方式轉(zhuǎn)變。隨著信息化、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，賦予檔案管理工作者的使命已經(jīng)不僅僅是做好“企業(yè)歷史的守護(hù)者”那樣簡(jiǎn)單了。檔案管理部門(mén)作為企業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)，能否以最快的速度為用戶提供急需的資源，直接體現(xiàn)了檔案管理部門(mén)的服務(wù)水平。而傳統(tǒng)的紙制檔案借閱方式查詢效率低、手續(xù)繁瑣、內(nèi)容分散，無(wú)法將“死”檔案變成“活”資源提供給用戶。

三、建設(shè)項(xiàng)目檔案管理模式的思考

（一）建設(shè)項(xiàng)目檔案資料數(shù)字化。目前，建設(shè)項(xiàng)目檔案紙制歸檔已不能為企業(yè)提供快捷、簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確、靈活的信息服務(wù)，但在單套制歸檔的技術(shù)支持、文件規(guī)范不夠成熟的情況下，可以考慮建立項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，暫行電子文件與紙制文件雙套制歸檔，既能為將來(lái)電子檔案單套制歸檔奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，又能解決檔案部門(mén)提供“知識(shí)服務(wù)”的信息化需求。為多獲項(xiàng)目文件，在進(jìn)行項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)時(shí)應(yīng)充分考慮數(shù)據(jù)來(lái)源的分類，例如可以分為業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)、郵箱采集數(shù)據(jù)、個(gè)人計(jì)算機(jī)創(chuàng)建文件以及外來(lái)文件等。針對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和OA郵箱數(shù)據(jù)的采集，可將項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)對(duì)接前端業(yè)務(wù)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件直接向項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)在線歸檔。針對(duì)個(gè)人計(jì)算機(jī)產(chǎn)生的電子文件，可以在項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)離散文件管控模塊、為用戶提供各類文件模板，實(shí)現(xiàn)電子文件的在線創(chuàng)建、編輯、版本控制及審批流轉(zhuǎn)等功能。針對(duì)外來(lái)文件，其是由各參建單位和設(shè)備供應(yīng)商提供的設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理文件以及設(shè)備隨機(jī)資料等，來(lái)源廣泛、數(shù)量眾多，而且各參建單位的信息化水平參差不齊，項(xiàng)目資料的具體情況復(fù)雜多樣，很難對(duì)電子文件歸檔提出統(tǒng)一要求。但在進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)，既要為信息化水平先進(jìn)的參建單位提供能夠直接上傳電子檔案的客戶端接口，又要為只能提供紙制文件的參建單位提供紙制檔案掃描上傳的接口，并對(duì)上傳文件及數(shù)據(jù)著錄信息的有效性、完整性進(jìn)行自動(dòng)檢驗(yàn)。

（二）檔案管理信息化。項(xiàng)目檔案因涉及歸檔人員眾多，且歸檔文件種類多樣，針對(duì)不同情況的歸檔要求及歸檔范圍不盡相同，單純靠檔案管理人員通過(guò)郵件或口頭通知的方式，不僅工作效率低，且缺少監(jiān)督反饋機(jī)制，管理工作很難貫徹。在企業(yè)管理信息化環(huán)境下，搭建項(xiàng)目檔案信息化管理平臺(tái)，使項(xiàng)目檔案管理工作從傳統(tǒng)手工管理向計(jì)算機(jī)管理、從經(jīng)驗(yàn)管理向科學(xué)管理發(fā)展。1.業(yè)務(wù)指導(dǎo)、進(jìn)度管控信息化。實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)與項(xiàng)目管理系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，使項(xiàng)目信息能夠及時(shí)共享。檔案負(fù)責(zé)人通過(guò)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)能夠及時(shí)了解項(xiàng)目任務(wù)的分解情況與各個(gè)子項(xiàng)目的進(jìn)展情況，并根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況制定項(xiàng)目檔案歸檔計(jì)劃以及歸檔任務(wù)指導(dǎo)書(shū)。然后，通過(guò)信息化平臺(tái)推送給相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及責(zé)任人，并在臨近節(jié)點(diǎn)前設(shè)置系統(tǒng)自動(dòng)提醒功能，督促相關(guān)人員按照自查要求與歸檔計(jì)劃整理文件并完成歸檔。盡管子項(xiàng)目?jī)?nèi)容會(huì)發(fā)生變更或者延期，但由于系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)，檔案管理人員也能實(shí)時(shí)獲得項(xiàng)目變更信息，以便及時(shí)調(diào)整歸檔計(jì)劃及歸檔要求，同樣可以利用信息化平臺(tái)推送更改的計(jì)劃給相關(guān)責(zé)任人。到達(dá)節(jié)點(diǎn)后，項(xiàng)目管理人員及主管領(lǐng)導(dǎo)可以在系統(tǒng)中直觀看到檔案的收集進(jìn)度，并對(duì)歸檔部門(mén)及歸檔責(zé)任人進(jìn)行績(jī)效考核。這樣不僅可以減輕檔案管理人員的工作強(qiáng)度并提高工作效率，同時(shí)也便于各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解歸檔情況，并落實(shí)歸檔責(zé)任制和相應(yīng)的考核機(jī)制。2.質(zhì)量控制信息化。在電子文件歸檔模塊設(shè)置“逐級(jí)審批”制度，有效避免項(xiàng)目文件無(wú)人審查，尤其是施工文件缺少施工單位自查、監(jiān)理單位審查、建設(shè)單位工程管理部門(mén)等過(guò)程審查，直接流入檔案管理部門(mén)的尷尬局面。另外，依據(jù)國(guó)家和行業(yè)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范，建立文件收集模板數(shù)據(jù)庫(kù)，為各階段文件收集提供標(biāo)準(zhǔn)樣例及指導(dǎo)，并利用信息化手段對(duì)歸檔文件的真實(shí)性、完整性、可用性及安全性進(jìn)行全方位檢測(cè)。這樣不僅可以有效解決紙制歸檔無(wú)人把關(guān)、文件質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，還可以按照標(biāo)準(zhǔn)的接口規(guī)范所有歸檔文件，實(shí)現(xiàn)用科學(xué)技術(shù)管理代替?zhèn)€人經(jīng)驗(yàn)管理的模式轉(zhuǎn)變。3.問(wèn)題反饋信息化。在項(xiàng)目檔案管理中，實(shí)時(shí)或階段性反饋?lái)?xiàng)目檔案存在的問(wèn)題，定期向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)歸檔完成情況是檔案管理人員必不可少的工作內(nèi)容。檔案管理人員運(yùn)用信息化手段，如果發(fā)現(xiàn)歸檔文件存在問(wèn)題，可以在系統(tǒng)上實(shí)時(shí)退回，動(dòng)態(tài)反映歸檔文件的所在狀態(tài)，并注明退回原因及修改要求。在以紙制檔案為主的項(xiàng)目檔案驗(yàn)收前提下，同樣可以通過(guò)信息化平臺(tái)集中反饋檔案咨詢及階段性評(píng)審的整改問(wèn)題清單，促進(jìn)整改責(zé)任制的落實(shí)并提高檔案整改效率。另外，信息化手段在對(duì)歸檔文件份數(shù)、頁(yè)數(shù)、卷數(shù)及歸檔率等數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)及通報(bào)方面，無(wú)疑具備極大優(yōu)勢(shì)，既減輕了檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，又提高了數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)的準(zhǔn)確率。

（三）檔案服務(wù)知識(shí)化。1.提升檔案利用效率。檔案管理部門(mén)要轉(zhuǎn)變項(xiàng)目檔案服務(wù)模式，從檔案實(shí)體的提供到專業(yè)知識(shí)的提供，首先要提升檔案的利用效率，那么必須改變紙制審批、目錄檢索、紙制閱覽的檔案利用方式，應(yīng)在項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置檔案利用模塊，完善檔案的檢索功能，建立目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、全文數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)以及專題數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案借閱的在線審批、在線檢索以及在線閱讀的功能。同時(shí)，建立資源共享利用平臺(tái)，推動(dòng)檔案利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案利用者通過(guò)登錄局域網(wǎng)或移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)，輸入用戶名和密碼，即可根據(jù)檔案是否涉密以及自身權(quán)限查詢到相關(guān)檔案資料，這樣可以提升檔案的利用效率。2.變“檔案庫(kù)”為“知識(shí)庫(kù)”。通過(guò)檔案信息化平臺(tái)，利用人工智能、大數(shù)據(jù)分析技術(shù)將信息經(jīng)過(guò)分析、加工后，形成綜合性的知識(shí)內(nèi)容再呈現(xiàn)給用戶。從具體內(nèi)容來(lái)看，可以進(jìn)行知識(shí)挖掘，為單位技術(shù)人員提供專業(yè)知識(shí);又可以進(jìn)行數(shù)據(jù)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策及科研生產(chǎn)提供依據(jù);還能開(kāi)展檔案編研以及個(gè)性專題服務(wù)，為企業(yè)宣傳提供素材，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理部門(mén)的增值服務(wù)。

四、結(jié)束語(yǔ)

信息化環(huán)境下，檔案管理部門(mén)必須加快項(xiàng)目檔案發(fā)展模式的探索，加快管理方式的轉(zhuǎn)變，進(jìn)而優(yōu)化項(xiàng)目管理流程，提高檔案利用效率，更好地服務(wù)于企業(yè)的日?？蒲猩a(chǎn)與管理。新形勢(shì)下，檔案管理人員面對(duì)新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，應(yīng)當(dāng)拓寬視野，不僅要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，更要努力學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理理念與信息化技術(shù)，提升自身競(jìng)爭(zhēng)力，從傳統(tǒng)手工管理向信息化管理、從“被動(dòng)服務(wù)”向“主動(dòng)服務(wù)”轉(zhuǎn)變，從而推動(dòng)項(xiàng)目檔案管理模式不斷成熟與完善。

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