石玲俠

【摘要】隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的工作流程與模式發(fā)生了巨大變革，企業(yè)不再停留于傳統(tǒng)的紙質(zhì)辦公狀態(tài)，通過(guò)探索階段雙軌運(yùn)行的摸索實(shí)踐，逐步嘗試實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公和電子化管理模式的運(yùn)行推廣。本文通過(guò)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化概念和企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理產(chǎn)生歷程的梳理，分析了企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而探索分析企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)途徑，包括建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)、制定會(huì)計(jì)檔案管理制度、加強(qiáng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)幾個(gè)部分。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè);會(huì)計(jì)檔案;電子化

一、會(huì)計(jì)檔案電子化概述

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算的基本資料，包括會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料幾個(gè)部分，詳細(xì)記錄了經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的來(lái)龍去脈，具有重要的原始記錄價(jià)值。檔案電子化是對(duì)檔案生成模式的變革，將生產(chǎn)工作中產(chǎn)生的電子文件，通過(guò)檔案產(chǎn)生流程直接形成檔案進(jìn)行保管利用。由于會(huì)計(jì)檔案的特殊性，使得電子化的進(jìn)程較其他類型檔案電子化進(jìn)程略慢，但隨著財(cái)務(wù)管理水平和信息技術(shù)的參與程度不斷提升，會(huì)計(jì)檔案電子化程度也在不斷提升。

二、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的產(chǎn)生。1.電子化試點(diǎn)探索階段。1979年，長(zhǎng)春汽車制造廠成為第一家嘗試應(yīng)用計(jì)算機(jī)開展會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)核算的企業(yè)，在開展會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中采取雙套制會(huì)計(jì)資料保管的模式，保存了一定數(shù)量的會(huì)計(jì)電子文件，作為計(jì)算機(jī)應(yīng)用試點(diǎn)企業(yè)，得到了當(dāng)時(shí)眾多企事業(yè)單位的關(guān)注與效仿?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》的頒布與實(shí)施，為會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范化管理提供了制度保障，促進(jìn)會(huì)計(jì)管理工作的革新與發(fā)展。在從事財(cái)務(wù)管理工作的過(guò)程中，人們發(fā)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理方式的種種弊端不斷凸顯，無(wú)法滿足管理機(jī)制進(jìn)步的需要。2.試行電子化管理階段。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，計(jì)算機(jī)辦公與電子化管理的逐步推進(jìn)，為會(huì)計(jì)檔案的電子化管理提供了基礎(chǔ)條件。一些企事業(yè)單位開始試行由雙套制管理向單套制管理模式轉(zhuǎn)變，有效推動(dòng)了會(huì)計(jì)檔案電子化管理的進(jìn)程。但是，基于原始記錄性這一檔案的基本屬性，具有憑證價(jià)值的檔案資料仍需要紙質(zhì)原件發(fā)揮其屬性，全部會(huì)計(jì)檔案的電子化單套管理仍有一定阻礙。2014年12月，新版的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》發(fā)布，進(jìn)一步規(guī)范了會(huì)計(jì)檔案的管理與利用，為推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案電子化的發(fā)展提供了制度依據(jù)。3.會(huì)計(jì)檔案電子化實(shí)施階段。2016年1月版的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》標(biāo)志著會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)入了一個(gè)全新的階段，會(huì)計(jì)憑證的產(chǎn)生、報(bào)銷、保管、歸檔等工作流程均可實(shí)施電子化管理。在《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)范指導(dǎo)下，各企事業(yè)單位逐步進(jìn)行會(huì)計(jì)工作管理的變革，積極開發(fā)適合本企業(yè)需要的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，會(huì)計(jì)檔案的管理進(jìn)入新的歷史階段。

（二）企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的優(yōu)越性。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案管理具有一定的優(yōu)越性：第一，保管成本降低，相較傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的保管方式，減少了紙張的應(yīng)用及庫(kù)房的占用空間，電子檔案管理成本得到有效降低。第二，減少人員勞動(dòng)強(qiáng)度，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案保管模式，是由會(huì)計(jì)檔案產(chǎn)生檔案保管2年后，根據(jù)會(huì)計(jì)檔案歸檔規(guī)范，轉(zhuǎn)交檔案保管部門按照類別保管，在檔案產(chǎn)生、移交、入庫(kù)直至提供利用的過(guò)程中，需要耗費(fèi)大量的人力，而電子化管理的操作更為便捷高效，能夠有效提高會(huì)計(jì)人員和檔案管理人員的工作效率。第三，利用更為便捷，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查閱不便，集中查閱過(guò)程中需要大量人員根據(jù)檔案借閱流程完成檔案的查找與借閱過(guò)程，而電子會(huì)計(jì)檔案管理與相關(guān)系統(tǒng)的應(yīng)用，能夠有效實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案的共享，在系統(tǒng)中對(duì)于工作人員根據(jù)工作職責(zé)進(jìn)行賦權(quán)，相關(guān)人員能夠高效便捷地享受會(huì)計(jì)檔案電子化管理后提供的優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理的實(shí)現(xiàn)途徑

（一）建立電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)。1.電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)。電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)應(yīng)基于業(yè)務(wù)實(shí)際開展情況，包含企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)活動(dòng)及企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的全過(guò)程。系統(tǒng)應(yīng)有效支持企業(yè)財(cái)務(wù)管理人員、會(huì)計(jì)檔案管理人員及企業(yè)內(nèi)部審計(jì)人員作為不同角色用戶的應(yīng)用權(quán)限，設(shè)計(jì)不同場(chǎng)景下的功能模塊，有效基于系統(tǒng)開展工作。財(cái)務(wù)管理人員場(chǎng)景主要包括，財(cái)務(wù)資料產(chǎn)生流程的建立，財(cái)務(wù)核算工作中的對(duì)賬、審核等過(guò)程，及實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)資料檔案生成。檔案管理場(chǎng)景應(yīng)支持檔案管理人員在系統(tǒng)中開展檔案的接收、查閱、提供利用及鑒定銷毀等工作流程。審計(jì)場(chǎng)景的設(shè)計(jì)能夠提供審計(jì)人員檔案查閱、專項(xiàng)檢查、快速調(diào)取信息進(jìn)行對(duì)比分析的功能。2.與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的銜接。高效便捷的檔案管理系統(tǒng)不能僅僅孤立存在，應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展實(shí)際預(yù)留與相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)銜接互通的功能。例如，企業(yè)中應(yīng)用的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)能夠支持與ERP系統(tǒng)的有效對(duì)接，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)的有效集成與傳遞。同時(shí)企業(yè)根據(jù)業(yè)務(wù)狀況自主研發(fā)的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)與企業(yè)檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接，同時(shí)兼顧會(huì)計(jì)檔案的有效歸檔與檔案的規(guī)范化管理，避免產(chǎn)生大量的重復(fù)工作。

（二）制定會(huì)計(jì)檔案管理制度。1984年，我國(guó)首個(gè)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布并實(shí)施，為我國(guó)會(huì)計(jì)檔案的管理提供了有效的制度規(guī)范。隨著國(guó)家與行業(yè)的不斷發(fā)展，特別是近幾年國(guó)內(nèi)科學(xué)技術(shù)水平的不斷革新，我國(guó)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》隨著會(huì)計(jì)檔案管理實(shí)際的變化經(jīng)歷了較多次的改革與修正，以更好地適應(yīng)會(huì)計(jì)檔案管理工作的發(fā)展。當(dāng)前，在會(huì)計(jì)檔案電子化進(jìn)程逐步深入發(fā)展的今天，科學(xué)有效的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》能夠?yàn)槠髽I(yè)提供行之有效的制度指引。企業(yè)應(yīng)根據(jù)國(guó)家頒布的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》作為基礎(chǔ)，制定適應(yīng)企業(yè)管理與發(fā)展的《企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，并不斷根據(jù)企業(yè)發(fā)展需要和企業(yè)工作流程的更新發(fā)展，不斷創(chuàng)新與完善企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理制度，以適應(yīng)日新月異的企業(yè)發(fā)展需求。

（三）加強(qiáng)企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)。企業(yè)會(huì)計(jì)檔案是企業(yè)進(jìn)行經(jīng)濟(jì)核算過(guò)程中直接產(chǎn)生的資料，具有珍貴的憑證與查考價(jià)值，企業(yè)會(huì)計(jì)檔案的安全保密管理尤為重要。企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用能夠有效規(guī)范企業(yè)電子會(huì)計(jì)檔案管理流程，但在系統(tǒng)研發(fā)與應(yīng)用的過(guò)程中，更應(yīng)該注重與兼顧會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)安全建設(shè)和應(yīng)用的需要。第一，應(yīng)保證數(shù)據(jù)的安全，有效避免由于系統(tǒng)研發(fā)漏洞造成的數(shù)據(jù)丟失問(wèn)題。第二，應(yīng)保證用戶安全，在用戶賦權(quán)使用時(shí)應(yīng)嚴(yán)格審批流程，避免保密數(shù)據(jù)信息的丟失。第三，應(yīng)保證網(wǎng)絡(luò)安全，在會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)上線運(yùn)行的同時(shí)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，設(shè)置專職專崗人員負(fù)責(zé)系統(tǒng)數(shù)據(jù)信息的安全，有效避免泄密失密事件發(fā)生。

四、結(jié)論

國(guó)有企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化管理是我國(guó)現(xiàn)代企業(yè)不斷發(fā)展的必然趨勢(shì)，會(huì)計(jì)檔案電子化管理能夠有效避免傳統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理資源浪費(fèi)、人員勞動(dòng)強(qiáng)度大及無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)信息共享等多種實(shí)際問(wèn)題。通過(guò)適應(yīng)企業(yè)實(shí)踐發(fā)展需要的會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)與應(yīng)用，能夠有效提升會(huì)計(jì)檔案的管理水平，節(jié)約人力物力，提高工作人員的工作效率，充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)信息的資源共享，便于會(huì)計(jì)檔案更好地為企業(yè)提供利用服務(wù)。本文僅對(duì)會(huì)計(jì)檔案的概念、發(fā)展歷程、電子會(huì)計(jì)檔案的優(yōu)越性進(jìn)行梳理分析，初步探析了電子會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)檔案電子化的全面應(yīng)用還需更深一步的研究與實(shí)踐。

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