謝蓮

【摘要】互聯(lián)網(wǎng)對社會的各行各業(yè)提供著更深層次、更便捷的發(fā)展，作為高校秘書工作者，應緊跟時代發(fā)展，不斷學習提高與互聯(lián)網(wǎng)相關(guān)的職業(yè)能力，才能使秘書工作呈現(xiàn)出效率高、節(jié)奏快、“零失誤”的新局面。

【關(guān)鍵詞】高校秘書;互聯(lián)網(wǎng)背景

伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的誕生，“互聯(lián)網(wǎng)+”的各種衍生名詞也逐漸出現(xiàn)，許多職業(yè)與工作都需要依托于互聯(lián)網(wǎng)提供的平臺，而拘泥于傳統(tǒng)工作模式則有被取代的危機。諾基亞前任CEO約瑪·奧利拉在被微軟收購時說：我們并沒有做錯什么，但不知為什么，我們輸了。事實證明，要適應互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展，才不會被時代淘汰。

一、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作的新方式

（一）互聯(lián)網(wǎng)使傳統(tǒng)辦公的模式發(fā)生了改變，辦公效率得到提高。傳統(tǒng)辦公模式中，公文流轉(zhuǎn)、傳遞方面全靠人力或借助傳統(tǒng)運輸工具;在公文保存、存檔等方面占據(jù)大量辦公空間。傳統(tǒng)的辦公方式使得秘書工作者辦公空間狹小、辦公環(huán)境混亂，忙于奔波于繁瑣的事務中，占用了較多的學習工作時間，無法釋放個人的創(chuàng)造力。同時，公文周轉(zhuǎn)過程中流程多、時間長，容易耽誤工作進度，辦公效率無法得到提升。而互聯(lián)網(wǎng)帶來的信息時代改變了傳統(tǒng)的文字處理技術(shù)，利用學校OA系統(tǒng)、辦公平臺、QQ、微信等新媒體平臺實現(xiàn)了公文快速、無損耗的流轉(zhuǎn)，可以在較短時間內(nèi)將文件傳遞給相關(guān)單位及人員，方便了高校秘書工作，提高了辦文效率。

（二）互聯(lián)網(wǎng)對高校秘書工作提出了新要求，業(yè)務素養(yǎng)需要提升。高校秘書工作者需要對自身角色認知與工作方式有所改變，要及時調(diào)整自己的辦公模式以適應新技術(shù)的發(fā)展，要學習并具備熟練運用現(xiàn)代化辦公設備及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的能力與素質(zhì)。在熟練操作和使用電腦、智能手機、平板電腦、復印“一體機”等設備的同時，要借助于這些現(xiàn)代化辦公設備提升自身互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應用能力，養(yǎng)成利用互聯(lián)網(wǎng)工作的方式。可以通過網(wǎng)絡設備開視頻會議，解決領(lǐng)導或部門人員在異地無法參會的情況;可以通過網(wǎng)絡云盤存儲資料，隨時通過互聯(lián)網(wǎng)調(diào)取查看相關(guān)內(nèi)容;可以通過網(wǎng)絡軟件進行約車購票，節(jié)約時間成本方便快速出行。如果高校秘書工作者能夠合理使用互聯(lián)網(wǎng)，可以大量節(jié)約人力與時間，提高辦文辦會效率。

（三）互聯(lián)網(wǎng)為查閱獲取信息提供了新渠道，信息獲取方式更多樣?；ヂ?lián)網(wǎng)帶來的最大變化是信息，包括信息的流動和對信息的分析。以往采集的學校信息需要走訪學校相關(guān)部門及院系，工作量繁瑣復雜?，F(xiàn)在借助互聯(lián)網(wǎng)可以搜集整理學校信息，要與其他單位建立一個信息工作體系，為領(lǐng)導提供預測性、時效性的信息，便于領(lǐng)導作出決策。比如校長辦公室聯(lián)系相關(guān)職能部門及院系的文秘成立學校信息工作小組，完善信息報送制度及信息工作評價機制，要求各單位建立自有的信息工作隊伍，并指定專人負責信息報送。同時，在海量閱讀已經(jīng)不能適應工作任務繁重、工作節(jié)奏加快的形勢下，借助于互聯(lián)網(wǎng)可以幫助文秘工作者快速在網(wǎng)上查找信息。在大數(shù)據(jù)、云計算的背景下，只需要在搜索欄中輸入關(guān)鍵詞，互聯(lián)網(wǎng)就會通過計算篩選后，優(yōu)先出現(xiàn)最匹配的內(nèi)容。這需要高校文秘工作者保持在挖掘信息中的敏感性及洞察力，以便快速整理、提取有用信息。

（四）互聯(lián)網(wǎng)的豐富資源為寫作提供了新思維，公文成稿更容易。互聯(lián)網(wǎng)為資料搜集和檢索過程提供了極大便利，文件的創(chuàng)作、修改等方面由完全依靠秘書個人寫作能力轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、信息化，極大節(jié)省了成稿時間。網(wǎng)絡上不乏公文寫作網(wǎng)站、公眾號等，這些平臺將發(fā)文范文、文稿架構(gòu)、寫作素材、PPT模板進行分類整合。這些網(wǎng)絡資源無疑為我們開拓思維、完善知識結(jié)構(gòu)、補充寫作素材，給我們謀篇布局提供了參考借鑒，進而為高效完成稿件提供了有利條件。在新時代高效率的文字要求和高強度的辦公要求下，互聯(lián)網(wǎng)使文字處理更加靈活，打破了以往空間地域的限制，也適度將秘書從辦公室解放出來，利用網(wǎng)絡隨時可以更改、修訂、補充內(nèi)容，隨時隨地完成領(lǐng)導交辦的緊急任務。

二、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作的新問題

現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)處于高速發(fā)展的時代，但正是由于它的高效便捷，往往會出現(xiàn)過度使用和過度依賴的情況。一方面，在寫材料時成為“天下文章一大抄”的“筆桿子”，在接到寫作任務后，就按照“關(guān)鍵詞搜索、相關(guān)語句下載、碎片化材料整合、適當改寫、調(diào)整公文格式、審閱校稿打印”流水線作業(yè)，往往這樣攢出來的稿件缺乏針對性與適用性，沒有新意與亮點，造成文章沒內(nèi)涵、領(lǐng)導不滿意、受眾不愛看的尷尬局面;另一方面，由于互聯(lián)網(wǎng)具有資源豐富、需要的素材可以隨時查找的便利條件，有些秘書便不注重日常積累，一旦寫一些題材新穎、針對性和時效性強的稿件時，辦文工作難以繼續(xù)進行，形成“巧婦難為無米之炊”的窘態(tài)。

一些不法分子通常利用人們依賴互聯(lián)網(wǎng)的現(xiàn)狀，通過網(wǎng)絡散播病毒。2017年5月全球大范圍爆發(fā)的勒索病毒，導致30多萬名用戶電腦的幾乎所有文件被鎖定。若高校文秘的文件備份工作不及時或保密工作不到位，極易造成文件泄露、損壞、丟失的情況，這將嚴重影響學校工作的開展。

三、互聯(lián)網(wǎng)背景下高校秘書工作的新策略

（一）增強政治素養(yǎng)。在習近平新時代中國特色社會主義思想的引領(lǐng)下，高校秘書工作者要加強政治理論學習，時刻與黨中央保持高度一致，要增強政治意識、大局意識、核心意識、看齊意識，要堅定理想信念，堅持用科學理論武裝頭腦、指導實踐、推進工作。高校中文秘工作者主體為“80后”“90后”，學歷層次高、思想觀念活、眼界視野廣，但同時在人生閱歷、實踐經(jīng)驗、政治訓練方面相對不足，當面臨一些重大決策、重大考驗或?qū)懸恍└呶萁驳母寮r，這個短板尤為凸顯。在新的歷史條件下，加強高校秘書工作者的政治理論學習更有現(xiàn)實針對性和緊迫性。高校秘書應主動了解國家和地方在高等教育建設和發(fā)展中的新方向、新舉措，站在學校全局的角度上分析問題、研究對策、提出建議。

（二）強化業(yè)務能力。高校秘書需要在傳統(tǒng)學習模式的基礎(chǔ)上，借助互聯(lián)網(wǎng)提升文秘工作者個人工作能力，做到業(yè)務精通，善于學習。公文寫作是高校秘書的看家本領(lǐng)，學會利用碎片化的時間閱讀，古人有三法，即馬上、枕上、廁上，在工作之余，高校文秘可以借助于微信、網(wǎng)絡、書籍、報紙、期刊等多種形式，每天都擠出時間學習。尤其是對于高校秘書工作者，可以借助學習強國、微信公眾號等平臺，學習國家的戰(zhàn)略部署、上級部門的文件要求、領(lǐng)導的決策指示。通過OA系統(tǒng)、校園網(wǎng)站等平臺了解本校情況和動態(tài)。同時在注重個人業(yè)務能力提升的同時，也要注重綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。紙上得來終覺淺，絕知此事要躬行，在實踐中積累經(jīng)驗，全面提升個人文字綜合能力和業(yè)務水平。還要處理好碎片化的知識積累與系統(tǒng)化的整合運用之間的關(guān)系，定期歸納整理總結(jié)還是很有必要的。

（三）發(fā)揮參謀助手作用。辦公室還有一個重要工作是發(fā)揮參謀作用，及時提出決策建議，并能把領(lǐng)導的決策化為具體意見。如果我們辦公室能夠綜合四面八方的情況，并進行分析，像國外“智囊團”那樣，經(jīng)常提出一些重大的決策建議，就能為領(lǐng)導迅捷進行決策選擇提供便利。信息工作是領(lǐng)導決策的重要依據(jù)，信息如同領(lǐng)導的“耳目”。對內(nèi)服務決策、指導基層;對外反映情況、樹立形象。要發(fā)揮好參謀助手作用，辦公室秘書必須發(fā)揮好“信息庫”的作用。高校文秘要具有信息獲取能力，保證有暢通快速的信息獲取媒介，并通過正確的信息獲取渠道豐富所需要的信息;要具有識別篩選能力，能夠過濾出有效信息，并通過理性思考對其進行深入分析;要具有信息組織與聯(lián)通的能力，須快速將無規(guī)律的信息整合或分組;要具有信息創(chuàng)造能力，在多種信息交互作用的基礎(chǔ)上，產(chǎn)生新信息的生長點，得出新的結(jié)論，從而創(chuàng)造新信息，達到收集信息的終極目的。高校文秘需要充分享用互聯(lián)網(wǎng)資源，為領(lǐng)導決策提供信息支持。要擅長收集并提煉有效信息，認真思考，總結(jié)觀點。謀領(lǐng)導之所謀，想領(lǐng)導之所想，為領(lǐng)導及時準確地提供切實可靠、具有可行性和可操作性的建議。

【參考文獻】

[1]李海艦，田躍新，李文杰.互聯(lián)網(wǎng)思維與傳統(tǒng)企業(yè)再造[J].中國工業(yè)經(jīng)濟，2014（10）：135-146.