余文斯

摘 要：在辦公室工作開展中，檔案文書管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容。在現(xiàn)今信息技術(shù)發(fā)展的過程中，對(duì)于該項(xiàng)工作的開展具有了新的要求。在本文中，將就如何提升辦公室檔案文書管理工作進(jìn)行一定的研究。

關(guān)鍵詞：辦公室;檔案文書;管理

1 引言

在單位發(fā)展中，對(duì)于檔案文書的管理是一項(xiàng)重點(diǎn)工作內(nèi)容，具有消息傳達(dá)以及日常業(yè)務(wù)處理的作用，也因此成為現(xiàn)今企業(yè)發(fā)展當(dāng)中的重點(diǎn)組成部分。對(duì)此，即需要能夠?qū)υ擁?xiàng)工作引起重視，以科學(xué)管理措施的應(yīng)用不斷提升檔案文書管理水平。

2 檔案文書管理特點(diǎn)

檔案文書管理是單位工作開展的重點(diǎn)內(nèi)容，其特點(diǎn)有：第一，準(zhǔn)確性。檔案文書是一種信息的記錄手段，需要具有準(zhǔn)確的特點(diǎn)。在文書的采集、記錄、歸檔當(dāng)中，需要保證每個(gè)環(huán)節(jié)的合理性，以此才能夠保證準(zhǔn)確度;第二，繁雜性。檔案文書在資料載體、內(nèi)容上具有豐富多樣的特點(diǎn)，其中將涉及財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)與人事等內(nèi)容，需要對(duì)多元化資料進(jìn)行收集、分類以及整合，具有十分繁雜的特點(diǎn);第三，真實(shí)性。檔案文書要能夠?qū)挝坏膶?shí)際情況真實(shí)記錄，清晰的記載事件與過程，這也正是檔案的重要方面。

3 目前存在問題

在新的發(fā)展形勢(shì)下，辦公室檔案文書管理工作也面對(duì)了新的挑戰(zhàn)，并體現(xiàn)出了一定的不足，就目前來說，存在的問題有：

3.1 管理方法陳舊

目前，社會(huì)分工具有了愈發(fā)細(xì)化的特征，該項(xiàng)工作也面對(duì)了較大的工作量，且在管理形式、方法上也具有了多樣化特點(diǎn)。而在實(shí)際工作開展中，部分單位在檔案管理當(dāng)中還存在使用傳統(tǒng)管理方法的情況，并不能夠?qū)r(shí)代的發(fā)展需求進(jìn)行滿足，進(jìn)而影響到檔案文書管理效果，進(jìn)而在實(shí)際工作中出現(xiàn)歸類不細(xì)致、檔案材料丟失以及管理效率低下等問題，不僅將因此對(duì)工作的難度、強(qiáng)度進(jìn)行大幅度增加，也將對(duì)單位的日常工作開展產(chǎn)生了較大的影響。

3.2 管理意識(shí)不足

在檔案管理當(dāng)中，管理意識(shí)是一項(xiàng)重點(diǎn)內(nèi)容，只有具備良好的管理意識(shí)，才能夠保證工作開展質(zhì)量。相反，如果人員缺少管理意識(shí)，則將直接對(duì)管理水平產(chǎn)生影響。在現(xiàn)今部分單位中，負(fù)責(zé)檔案管理的人員在管理能力、學(xué)歷上都存在不足，部分年齡較大的人員無法接受新事物，不能夠掌握新的檔案管理技術(shù)與方法。這部分情況的存在，則將使該項(xiàng)工作的效果受到影響，無法保證工作開展質(zhì)量。

3.3 缺少部門配合

對(duì)于辦公室檔案文書管理這項(xiàng)工作來說，其具有復(fù)雜性以及綜合性的特點(diǎn)，需要不同部門之間能夠密切進(jìn)行配合與合作，以此保證該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，如果不同部門之間缺少應(yīng)有的配合，則將直接對(duì)該項(xiàng)工作開展產(chǎn)生影響。其中，歸檔即是檔案管理當(dāng)中的重要一環(huán)，對(duì)于很多部門來說，為了使自己的工作更加便利，則不愿意將檔案統(tǒng)一送到管理部門進(jìn)行保管，該情況的存在，則很可能使重要文件資料出現(xiàn)丟失的情況，直接影響到檔案材料的完整性。

3.4 管理設(shè)施落后

時(shí)效性也是檔案文書材料的一項(xiàng)重要特點(diǎn)，也因此對(duì)管理基礎(chǔ)具有一定的要求，需要通過對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的不斷升級(jí)滿足工作需求。在現(xiàn)今工作開展中，很多單位還存在經(jīng)費(fèi)不足以及單檔案管理設(shè)施落后等情況，無法進(jìn)行高效的管理，也將因此對(duì)該項(xiàng)工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化產(chǎn)生影響。

4 檔案文書管理方式

4.1 增強(qiáng)管理意識(shí)

為了能夠做好辦公室檔案管理工作，即需要能夠充分提升檔案管理意識(shí)，做好相關(guān)管理制度的完善，保證管理工作能夠有章可循，始終按照要求開展工作。具體來說，需要從以下方面入手：第一，加大宣傳力度。作為領(lǐng)導(dǎo)以及管理人員，需要能夠?qū)υ擁?xiàng)工作形成充分的認(rèn)識(shí)，全力做好檔案管理工作，切實(shí)提升自身能力，做好先進(jìn)管理理念的學(xué)習(xí)，充分結(jié)合管理工作與理念要求，不斷提升該項(xiàng)工作的開展質(zhì)量與效率;第二，完善管理制度。在現(xiàn)有的基礎(chǔ)上進(jìn)一步細(xì)化管理規(guī)范內(nèi)容，保證管理制度在可實(shí)時(shí)性、可操作性等方面具有好的表現(xiàn)，將其作為辦公室檔案文書管理的重要綱領(lǐng)，充分發(fā)揮作用做好對(duì)管理人員行為的規(guī)范;第三，按照流程辦事。要使管理者樹立起按照流程規(guī)章制度辦事的理念，提升自身檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格按照要求做好檔案的分類標(biāo)記處理，提升管理工作開展水平。

4.2 加強(qiáng)部門協(xié)作

在檔案管理工作開展中，也需要做好不同部門之間的協(xié)作，這樣才能夠在充分發(fā)揮各部門作用的情況下，有效的提升檔案文書管理效果。在該項(xiàng)工作中，首先需要通知相關(guān)部門，使其能夠充分認(rèn)識(shí)到檔案管理這項(xiàng)工作的作用，進(jìn)而積極的配合該項(xiàng)工作進(jìn)行。同時(shí)，也需要做好相關(guān)規(guī)章制度的制定與落實(shí)，如果存在人員阻礙該項(xiàng)工作開展，則需要及時(shí)進(jìn)行處理。其次，需要做好專門人員的安排，通過檔案管理員的安排使其能夠負(fù)責(zé)該項(xiàng)工作，同其余部門進(jìn)行積極的溝通協(xié)調(diào)，完成該項(xiàng)工作。

4.3 優(yōu)化管理方式

在現(xiàn)今社會(huì)不斷發(fā)展、新技術(shù)出現(xiàn)的情況下，檔案管理這項(xiàng)工作也具有了與時(shí)俱進(jìn)的特點(diǎn)，在該情況下，則可以將檔案管理工作同現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行結(jié)合，充分發(fā)揮出數(shù)字化管理技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。在該項(xiàng)工作中，主要的內(nèi)容包括有以下方面：第一，對(duì)適合的檔案管理軟件選擇應(yīng)用，使用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對(duì)檔案做好編號(hào)、查閱、檢索以及儲(chǔ)存處理，做好系統(tǒng)間銜接，便于該項(xiàng)工作更好的開展。同時(shí)，在該方式應(yīng)用中，也能夠整理好紙質(zhì)同電子文件，以此不僅能夠?qū)n案的檢索速度進(jìn)行提升，且能夠使檔案具有更好的完整性，進(jìn)一步提升檔案管理水平;第二，要結(jié)合工作實(shí)際做好數(shù)字化管理系統(tǒng)的建設(shè)，對(duì)不同類型檔案做好針對(duì)性優(yōu)化，更好的適應(yīng)檔案管理，同時(shí)對(duì)檔案做好電子檔案信息的建立，提升檔案管理工作開展水平。

4.4 加強(qiáng)檔案收集

在檔案文書管理工作當(dāng)中，對(duì)資料進(jìn)行收集是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是保證該項(xiàng)工作良好進(jìn)行的重點(diǎn)：第一，需要能夠做好檔案文書范文的規(guī)范處理，在具體文書管理中，要做好文書的分類，保證檔案材料具有規(guī)范的格式以及清晰的字跡，具有較好的應(yīng)用價(jià)值，并根據(jù)規(guī)范要求做好保管;第二，做好目錄編號(hào)工作，對(duì)于檔案文書來說，其具有較大的數(shù)量，在實(shí)際管理當(dāng)中具有較大的難度。這即需要能夠做好檢索系統(tǒng)的應(yīng)用，在提升檢索快捷性、便利性的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檢索質(zhì)量與效率的提升。同時(shí)，也需要做好管理軟件的引入，積極做好辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)的完善，在實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上管理的基礎(chǔ)上，更好的發(fā)揮作用;第三，對(duì)行文與收文程序進(jìn)行規(guī)范，做好恰當(dāng)文字編號(hào)主題詞的選擇，保障使用管理效果。

5 結(jié)束語

在上文中，我們對(duì)辦公室檔案文書管理進(jìn)行了一定的研究。在實(shí)際工作開展中，需要能夠?qū)n案文書管理工作引起重視，不斷優(yōu)化管理方式方法，在不斷提升檔案文書工作質(zhì)量水平的情況下，保障單位各項(xiàng)工作的良好進(jìn)行。

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