王超

摘 要：人事檔案是我國(guó)公民的重要身份資料，對(duì)公民的工作、生活等諸多方面都具有重要作用。本文將以非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)為重點(diǎn)，從應(yīng)用必要性以及具體應(yīng)用等幾方面對(duì)其在勞動(dòng)力人才市場(chǎng)人事檔案管理工作中的應(yīng)用前景進(jìn)行詳細(xì)闡述，希望能夠?yàn)閺氖孪嚓P(guān)工作的人員提供一些工作思路，僅供參考。

關(guān)鍵詞：非結(jié)構(gòu)化;數(shù)據(jù)庫(kù);人才市場(chǎng);人事檔案

為解決我國(guó)呈爆炸式（幾何式）增長(zhǎng)的人事檔案數(shù)量以及相關(guān)的管理工作難題，在各企業(yè)或單位、尤其是勞動(dòng)力人才市場(chǎng)中，應(yīng)當(dāng)充分利用信息化手段革新人事檔案管理工作形式，利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)使檔案管理工作電子化，滿足新時(shí)代下檔案管理工作的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化需求。

1 當(dāng)前我國(guó)勞動(dòng)力人才市場(chǎng)人事檔案管理現(xiàn)狀

當(dāng)前我國(guó)的勞動(dòng)力人才市場(chǎng)普遍采取紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式開展人事檔案管理工作，并且由于電子檔案的相關(guān)技術(shù)發(fā)展不成熟，所以仍舊以紙質(zhì)檔案為主要管理形式。在實(shí)際管理工作中具有以下幾點(diǎn)難題有待解決：第一是信息量龐大，在人才市場(chǎng)中除長(zhǎng)期待業(yè)、頻繁更換工作的社會(huì)人員，每年還固定流入近百萬高校畢業(yè)生，相應(yīng)的人事檔案信息量巨大，為管理工作來帶難度;第二是檔案變動(dòng)大，在勞動(dòng)力人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作中，每份檔案都將隨相關(guān)人的工作變動(dòng)而轉(zhuǎn)移，變動(dòng)極為頻繁，工作強(qiáng)度極大;第三是檔案類型多，在人事檔案中存在履歷材料、自傳材料、審計(jì)材料、學(xué)歷學(xué)位材料等諸多類型，且存在文字、圖表等諸多形式，使管理活動(dòng)更趨復(fù)雜;第四是檔案信息查找較困難，每項(xiàng)檔案變動(dòng)都需要人工進(jìn)行檔案查找，但由于紙質(zhì)檔案數(shù)量龐大且檔案信息化發(fā)展不完善，使檔案查找存在較大難度。

2 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)在勞動(dòng)力人才市場(chǎng)人事檔案管理中的應(yīng)用必要性

為解決文章上述內(nèi)容提到的當(dāng)前我國(guó)勞動(dòng)力人才市場(chǎng)人事檔案管理工作中的多個(gè)難題，應(yīng)當(dāng)將非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)引入其中，加強(qiáng)人事檔案管理的信息化建設(shè)工作，其必要性主要有以下幾點(diǎn)。

第一是能夠滿足龐大的信息容納需求。傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)在進(jìn)行數(shù)據(jù)記錄時(shí)往往采用的是單人多條的記錄形式，由于不同檔案之間存在較強(qiáng)的差異性，所以使得相應(yīng)的檔案記錄數(shù)目各不相同，浪費(fèi)傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)有限的存儲(chǔ)資源，無法滿足日益增加的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)需求，而采取非結(jié)構(gòu)化大容量數(shù)據(jù)庫(kù)，則可以將最大容量擴(kuò)充至一千萬條，充分滿足勞動(dòng)力人才市場(chǎng)龐大的信息容納需求。

第二是能夠滿足復(fù)雜的檔案變動(dòng)需求。人才具有快速流動(dòng)性，需要人事檔案管理工作者依照人才流動(dòng)情況對(duì)檔案信息進(jìn)行即時(shí)變更，利用此數(shù)據(jù)庫(kù)能夠極大幅度地提升檔案信息搜索速度，并幫助工作人員依照相關(guān)規(guī)定與操作規(guī)范進(jìn)行人事檔案信息變更與檔案轉(zhuǎn)移等工作，工作效率與質(zhì)量均得到較大提升。

第三是能夠滿足多類型的檔案存儲(chǔ)需求。紙質(zhì)檔案無法實(shí)現(xiàn)對(duì)音視頻資料的記錄，傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)也難以實(shí)現(xiàn)多種格式文檔的匯總記錄操作，而通過非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)既能夠?qū)崿F(xiàn)多類型、多格式數(shù)據(jù)信息的保存，又能夠利用字段索引與全文索引等手段提高索引速度，不僅不會(huì)增加系統(tǒng)負(fù)擔(dān)，而且可以提升管理工作效率[1]。

第四是能夠滿足人才市場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)推廣需求。國(guó)家設(shè)立勞動(dòng)力人才市場(chǎng)的主要目的是為更多社會(huì)人員提供較為廣泛的就業(yè)渠道，所以為暢通用人單位與求職人才的溝通渠道，相關(guān)管理者可以利用網(wǎng)絡(luò)將人事檔案有選擇性地投放至網(wǎng)絡(luò)，增加求職人員的就業(yè)機(jī)會(huì)。具體方法為摒棄傳統(tǒng)關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)，采用非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)以建立非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，并以此數(shù)據(jù)庫(kù)為基礎(chǔ)，向通過資格審查、主營(yíng)業(yè)務(wù)領(lǐng)域篩選工作的部分企業(yè)開放人才檔案查詢服務(wù)，使各企業(yè)的招聘主動(dòng)性得以增強(qiáng)，此方法具有費(fèi)用低、效率高等特點(diǎn)，能夠充分滿足勞資雙方的就職意愿。

3 非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)在勞動(dòng)力人才市場(chǎng)人事檔案管理中的具體應(yīng)用

1）數(shù)據(jù)庫(kù)選擇。所謂“非結(jié)構(gòu)化”，實(shí)際上是指目標(biāo)信息的具體類型，特點(diǎn)是具有不規(guī)則性與非完整性，廣泛應(yīng)用于財(cái)務(wù)、人事檔案管理等工作中，與“結(jié)構(gòu)化”相對(duì)應(yīng)。而對(duì)此類信息進(jìn)行管理時(shí)，存在“關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)”與“非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)”兩種類型選擇，其中前者的發(fā)展時(shí)間較長(zhǎng)但發(fā)展更新速度較慢，已難以滿足當(dāng)前時(shí)代發(fā)展需求，而后者則為近幾年發(fā)展出的全新存儲(chǔ)模式，與前者相比具有高性能、高擴(kuò)展、支持多項(xiàng)事務(wù)、支持復(fù)雜查詢等多項(xiàng)優(yōu)勢(shì)，所以當(dāng)前我國(guó)各勞動(dòng)力人才市場(chǎng)在進(jìn)行人事檔案管理工作信息化建設(shè)的過程中往往采用“非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)”。以非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)產(chǎn)品TRIP為例，該產(chǎn)品目前已被我國(guó)多個(gè)省市的各級(jí)勞動(dòng)力人才市場(chǎng)引用，是專為處理非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)研發(fā)的軟件系統(tǒng)，也是最早最成熟的全文檢索系統(tǒng)，該系統(tǒng)具有與“關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)”不同的存儲(chǔ)機(jī)理，以多數(shù)存儲(chǔ)對(duì)象為目標(biāo)進(jìn)行設(shè)計(jì)，使檔案信息無論大小、形式均能夠存儲(chǔ)其中，同時(shí)采用倒排索引技術(shù)，即通過散列函數(shù)將每個(gè)檢索詞生成一個(gè)唯一碼存放在倒排文件中，查找時(shí)可以一次性查詢到位。

2）系統(tǒng)規(guī)劃方案。由于人事檔案對(duì)于相關(guān)社會(huì)公民的重要性，所以應(yīng)當(dāng)充分重視其檔案管理系統(tǒng)規(guī)劃工作，保障安全性。對(duì)此，可采用C/S與B/S結(jié)構(gòu)相結(jié)合的方式進(jìn)行系統(tǒng)建立，其中檔案數(shù)據(jù)管理模塊用C/S模式，可以使得檔案的管理更加安全和快捷，檢索模塊采用B/S模式則方便檔案的查詢與瀏覽。為迎合兩種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的工作需求，需要相關(guān)工作人員在檔案信息錄入前期對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，將其轉(zhuǎn)換為PDF格式文件或其他格式電子文件，并以系統(tǒng)檔案管理模塊（C/S模式）為工具上傳文件進(jìn)行歸檔，為保證所歸檔信息的安全性，所有信息在歸檔工作完成后都將被寫入具有不可擦寫性的載體中，并存放至專門庫(kù)房，實(shí)現(xiàn)真正意義上的檔案歸檔。而系統(tǒng)檢索模塊（B/S模式）則主要用于檔案利用者的搜索活動(dòng)，以文檔是否歸檔為條件分別查找[2]。此外，由于人事檔案的特殊性，所以要在系統(tǒng)中設(shè)置一定的安全防護(hù)措施，如通過加密手段設(shè)置權(quán)限管理，禁止查看或允許通過WEB進(jìn)行部分查看，嚴(yán)謹(jǐn)越權(quán)操作，再如備份技術(shù)、身份驗(yàn)證技術(shù)、日志技術(shù)等，利用多種措施共同保障系統(tǒng)安全性。

3）數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)。由于“非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)”在進(jìn)行多表關(guān)聯(lián)類型的文檔處理時(shí)具有一定劣勢(shì)，所以進(jìn)行文檔錄入時(shí)應(yīng)當(dāng)將相關(guān)信息匯總至一張表格內(nèi)以彌補(bǔ)此缺陷。具體而言，在記錄文號(hào)、標(biāo)題等信息時(shí)由于其仍然是一個(gè)字段，所以可以進(jìn)行正常錄入，而在進(jìn)行多個(gè)不確定的主題詞錄入時(shí)，一般以一個(gè)字段或多個(gè)字段進(jìn)行存放，雖然均存在不同程度上的浪費(fèi)空間與操作不便問題，但與其他數(shù)據(jù)庫(kù)形式相比仍具有較強(qiáng)優(yōu)勢(shì)。同樣以TRIP數(shù)據(jù)庫(kù)為例，該數(shù)據(jù)庫(kù)的存儲(chǔ)形式為多維，以字段為單位進(jìn)行信息記錄，每一個(gè)字段由任意多個(gè)實(shí)體、即子字段組成，子字段自動(dòng)帶有編號(hào)，彼此相互獨(dú)立，因此主題詞用子字段進(jìn)行記錄最為合適，并視內(nèi)容有無來分配空間。另外，還需要注意檔案原文的處理工作，由于檔案文件格式可能存在不統(tǒng)一現(xiàn)象，所以系統(tǒng)結(jié)構(gòu)中應(yīng)當(dāng)設(shè)置一種專門用于存儲(chǔ)二進(jìn)制數(shù)據(jù)的字段，用于存儲(chǔ)PDF、TIFF、DOC等多種格式文件，并保持其原有格式。

4 總結(jié)

總而言之，通過分析當(dāng)前勞動(dòng)力人才市場(chǎng)的人事檔案管理工作現(xiàn)狀，并明晰非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)的應(yīng)用必要性與具體應(yīng)用方式，確認(rèn)其發(fā)展前景，有助于我國(guó)各級(jí)勞動(dòng)力人才市場(chǎng)在未來工作中充分利用非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，并逐步以電子檔案取代紙質(zhì)檔案，徹底根除紙質(zhì)檔案所帶來的存放、查找等方面困難。

參考文獻(xiàn)

[1]謝建華.新形勢(shì)背景下人才市場(chǎng)人事檔案管理方法分析[J].城建檔案，2019（09）：67-68.

[2]鄧濤.加強(qiáng)人事檔案信息化管理全面促進(jìn)人事管理創(chuàng)新[J].現(xiàn)代國(guó)企分析，2017（04）：94.