林娟

摘 要：在醫(yī)院各項管理工作中，檔案管理是非常重要的組成部分之一，隨著我國新醫(yī)改的不斷推進和深入，醫(yī)院管理工作的要求也越來越高，對于醫(yī)院檔案管理工作來講，其規(guī)定也更加嚴格和細致。在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)中引入“5S”管理法能夠提高醫(yī)院檔案管理的水平，促進醫(yī)院運作效率的提高，進一步明確醫(yī)患關系，提高醫(yī)生的診斷水平，提升醫(yī)院的整體質量。“5S”管理是醫(yī)院檔案管理工作的新模式，標志著醫(yī)院檔案管理水平的提高，為醫(yī)院檔案管理體系的創(chuàng)新奠定了重要基礎。

關鍵詞：5S管理法;醫(yī)院檔案管理

在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)快速發(fā)展的過程中，醫(yī)院檔案管理工作具有非常重要的作用[1]。在新醫(yī)改下，人們和社會對醫(yī)院的需求也在不斷提高，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度已不能有效滿足新醫(yī)改下人們的實際需求，所以需要不斷改進和完善醫(yī)院檔案管理，讓社會發(fā)展和人們群眾的實際需求得以有效滿足?！?S”管理在護理管理和病房管理中應用及管。但同樣適合于醫(yī)院檔案的管理。

1 導入“5S”管理的可行性

醫(yī)院檔案主要有書面、電子數據以及音像等多種形式為醫(yī)院的建設和發(fā)展提供了全面系統(tǒng)的資料和信息記載著醫(yī)院的建設和發(fā)展的點點滴滴。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作包括兩大類分別為醫(yī)療檔案管理與后勤檔案管理。其中醫(yī)療檔案管理的工作內容主要包括記錄和整理醫(yī)院日常的醫(yī)療服務工作而后勤檔案管理工作涉及的范圍比較繁多比如醫(yī)院建設、綠化、裝修、設備、運行、水電氣、清潔等。在新的醫(yī)療改革的背景下對于醫(yī)院檔案的管理工作也提出了新的要求。采用整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seiketsu）和素養(yǎng)（shitsuke）5個項目的現(xiàn)場管理法（5S管理）推進醫(yī)院中心檔案室規(guī)范化管理，有助于提高檔案管理人員工作積極性，提高工作效率，提升管理品質。

5S現(xiàn)場管理工具最早起源于日本，是指在生產現(xiàn)場中圍繞人員、機器、材料、方法等生產要素，開展以整理、整頓、清掃、清潔和修身為主要內容的現(xiàn)場管理。重點對生產現(xiàn)場環(huán)境全局進行綜合考慮，并制定切實可行的計劃與措施，從而達到運營管理規(guī)范化;其中“5S”是整理、整頓、清掃、清潔和素養(yǎng)5個詞的縮寫，也是該管理工具的經典步驟。5S管理率先在日本企業(yè)推行，目前得到管理界認同并在其他國家、行業(yè)廣泛推行的一種科學管理方法[2]。

因此，學習并借鑒5S管理法，通過該管理工具的導入和實踐，有助于針對現(xiàn)狀問題開展規(guī)范改進，進而加強醫(yī)院辦公室日常管理工作規(guī)范化，不斷提高整體工作效能，更好地發(fā)揮部門職能作用。

2 導入“5S”管理的具體實踐

樹立學習標桿并開展動員學習5S，現(xiàn)場管理既是一項科學管理工具，更是一種科學管理理念。首先，要組織開展學習活動，讓大家了解什么是5S現(xiàn)場管理、方法、要求等等，可以將理論知識融入具體案例，將管理過程分解成具體步驟，讓活動組織成員接受并掌握具體步驟及要求。

1）整理。對身邊的物品進行整理，包括文件、資料、用品、設備、設施等，制訂物品存棄規(guī)則，使身邊的物品都是必需的，其核心是物品的棄留問題區(qū)分要和不要的物品[3]，區(qū)分完后再將不需要的加以處理[4]。設置廢棄物品處理箱，集中收集，每周集中處置。所有文件資料必須使用碎紙機粉碎后集中丟棄。

2）整頓。檔案室整理后的物品和設備集中放置，將物品分類，存放在指定位置。其核心是物品的分類及存放問題。在工作區(qū)域，使用規(guī)范的標記線固定物品位置。所有文件夾使用統(tǒng)一標識，注明序號，固定擺放位置，確保使用前后位置一致。定位、定品、定量、定責是整頓的關鍵。

3）清掃。定期打掃工作場所，明確清掃內容和清掃周期，填補防蟲片，消除蟲害隱患，定期派人檢修設備設施，檔案室的門窗由醫(yī)院專門的保潔人員來擦拭。并按事先制定的標準檢查標準以實現(xiàn)設備、設施、環(huán)境的整潔，保持整理、整頓的成果。

4）清潔。此階段讓制度落到實處，確保之前成果的維持，保持工作環(huán)境、設備、人員清潔，養(yǎng)成持久、有效的清潔習慣和行為方式。在圖書館中，整理、整頓和清掃貴在日日做，時時做，且開始實施就不能半途而廢，不然圖書館很快又回到原來的狀況。因此，清潔就是連續(xù)地、反復不斷地進行整理、整頓、清掃活動，并成為本館的慣例和制度。

5）素養(yǎng)。員工應自覺遵守醫(yī)院及科室的規(guī)章制度，培養(yǎng)員工積極的工作態(tài)度、主動性與責任感和愛崗敬業(yè)的品質，是5S活動的核心養(yǎng)成良好的道德和習慣。在醫(yī)院檔案室中，素養(yǎng)具體可表現(xiàn)為以下幾個方面：工作人員要有強烈的時間觀念，不能以“檔案室又不是急診室”為借口上班就拖拖拉拉;工作應保持良好的狀態(tài)，如不可以隨意聊天說笑、離開工作崗位、看小說、炒股票、吃零食等。工作人員不僅要做到形體上的清潔，而且要做到精神上的“清潔”，提高服務質量。醫(yī)院檔案室多次組織全體館員集中進性5S管理知識、業(yè)務知識、禮儀知識培訓，提高館員的素養(yǎng)，提升其對自身職業(yè)的認同感、歸屬感，充分調動其工作積極性，幫助其養(yǎng)成良好的職業(yè)道德和工作習慣，自覺地將5S管理理念運用到自己的工作、學習和生活中[5]。

3 導入5S管理的成效和意義

1）加強了部門工作的科學性、規(guī)范性，提高了工作效率和部門形象，引導職工培養(yǎng)良好工作習慣，使得個體綜合素質得到不同程度提高，工作計劃性、主動性得到有效增強，提高了辦事效率，職工成為活動的最大受益者。

2）檔案室工作環(huán)境得到明顯改觀，醫(yī)院檔案室檔案庫房、檔案閱覽室、辦公室面貌煥然一新，各區(qū)域標識清晰醒目，各類物品嚴格按5S定位擺放，現(xiàn)場無任何雜亂物品，地面、墻面干凈整潔，設備設施干凈、擺放整齊，整個現(xiàn)場寬敞明亮，極大改善和提高了檔案室的形象[6]。

3）經過整頓，物品設備擺放有序，館員對擺放位置很好的定位，明確了分工與對應的工作職責，制定可行的工作流程等有效的提高整體的工作效率和工作質量。

4）5S管理法避免“尋找”、“等待”等行為引起的時間浪費，杜絕了物品的積壓，避免出現(xiàn)多余的文具、桌、椅等辦公設備的浪費，空間上的浪費亦隨之減少同時也有效的拓展了場館的空間。

5）針對新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的要求和目標，通過實施5S現(xiàn)場管理，改進與完善一些工作流程和醫(yī)院檔案的管理制度。對管理人員的責任進行明確，完善醫(yī)院檔案的管理體系。加強了檔案管理的宣傳力度，根據相關的標準和要求對管理人員進行嚴格要求，并加強檔案管理人員的培訓工作，讓專業(yè)性錯誤的發(fā)生能有效減少[7]。

通過5S現(xiàn)場管理營造了一種“人人積極參與，事事遵守標準”的良好氛圍，5S管理具有良好的督導性，只有指定良好的管理方法，做到人人參與管理，科學有序，調動了工作人員的主動性，更好地提高工作質量和效率。促進醫(yī)院檔案管理效率的提升，促使檔案管理人員樹立學習意識，不斷的加強檔案管理知識技能的學習，以職業(yè)化的工作精神與專業(yè)化的技能提升醫(yī)院的綜合管理質量。

參考文獻

[1]王建峰.新形勢下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化問題及相應對策[J].經營管理者，2016，32（21）：292.

[2]姚渝春，王兆利.將現(xiàn)代企業(yè)的“5S”理念引入到高校實驗室管理中[J].高等建筑教育，2002（2）：99-100.

[3]李保東，池潔.精益5S現(xiàn)場管理方法的理論研究[J].價值工程，2013（11）：145-148.

[4]丁萍英.王靈芝.王賽君，等.5S管理方法在康復科環(huán)境管理中的應用[J].醫(yī)院管理論壇，2012，29（12）：59-60.

[5]時璇.馬敬香.葉麗彥.醫(yī)護人員對“5S”管理法實施效果的評價[J].護理研究，2013，27（11）：3633-3634.

[6]張偉紅，劉立志，劉貴萍.“5S”管理在精神科護理中的應用[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2009，16（8）：795-796.

[7]張晶，于金華.“5s”管理法在急救物品管理中的應用[J].中國醫(yī)療設備，2015，30（1）：143-144.