黃小汀

摘 要：績效考評檔案為機(jī)關(guān)績效考評工作提供了重要的數(shù)據(jù)依據(jù)。所以在績效考核人員在日常工作中，要規(guī)范績效考評檔案的管理，將績效考評檔案進(jìn)行分類歸檔，按照績效考評檔案的時(shí)間、種類進(jìn)行陳列，便于在日后的績效考評工作中，能根據(jù)清晰有條理的陳列準(zhǔn)確地找到工作需要的績效考評檔案，為更好的開展績效考評工作奠定基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)績效考評;績效考評檔案;規(guī)范化管理

績效考評檔案是政府各機(jī)關(guān)單位對工作人員進(jìn)行績效考評的重要依據(jù)，能為績效考評工作提供良好的支持，有助于績效考評工作的順利進(jìn)行。并且通過對績效考評檔案進(jìn)行有條理的分類歸檔與整理，能為績效考評工作積累各種相關(guān)數(shù)據(jù)與評價(jià)，幫助日后的績效考評工作順利進(jìn)行。

1 績效考評檔案材料的構(gòu)成內(nèi)容

因?yàn)檎畽C(jī)關(guān)部門涵蓋內(nèi)容非常廣泛，所以對各機(jī)關(guān)單位工作人員的績效考評的指標(biāo)也不相同[1]。而為了保證績效工作質(zhì)量和進(jìn)程，并完成規(guī)定的績效目標(biāo)任務(wù)，就要使機(jī)關(guān)績效考評檔案工作更加的規(guī)范化，讓績效考評工作更加的清晰化與直觀化。那么接下來我們將針對被考評機(jī)關(guān)單位的績效考評內(nèi)容進(jìn)行分析，為績效考評檔案管理工作的規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。

1）績效考評工作方案材料。每一年度，各級人民政府及其部門都會(huì)按照績效目標(biāo)完成的總要求，將績效目標(biāo)進(jìn)行細(xì)化，設(shè)定具體的績效指標(biāo)，形成對該地區(qū)績效管理工作方案?？冃Ч芾砉ぷ鞣桨该鞔_指明一級指標(biāo)與二級指標(biāo)的績效考評任務(wù)，讓各級績效考評目標(biāo)細(xì)致化、清晰化?？冃Ч芾砉ぷ鞣桨甘悄甓瓤冃Э荚u的指導(dǎo)性文件，各被考評單位應(yīng)全面收集整理，才能確保各項(xiàng)工作有序開展。

2）績效指標(biāo)分解材料。各級政府部門按照上級和本級黨委和政府的決策部署，在本級績效管理機(jī)構(gòu)的指導(dǎo)下，根據(jù)“三定”方案確定的部門職責(zé)以及本部門年度工作計(jì)劃，設(shè)定關(guān)鍵性業(yè)績指標(biāo)，并按照可量化、可操作、可檢查、可考評的要求，分解細(xì)化為具體的三級、四級指標(biāo)，科學(xué)制定含有工作目標(biāo)、工作數(shù)量、工作質(zhì)量、工作進(jìn)度以及預(yù)期效果的具體措施和要求，形成本部門績效管理工作方案等相關(guān)材料。這類文件材料是對總方案的分解與細(xì)化，是年度績效考評工作具體的實(shí)施方案，做好這類檔案資料的收集與整理，有利于各項(xiàng)工作的落細(xì)落實(shí)。

3）績效指標(biāo)自評材料。各級機(jī)關(guān)單位依據(jù)既定的績效目標(biāo)和指標(biāo)，對工作完成的數(shù)量、質(zhì)量、效果進(jìn)行分析，逐項(xiàng)檢查工作任務(wù)完成情況。各單位應(yīng)認(rèn)真收集整理反映工作完成情況的證明材料，包括任務(wù)完成全過程的有效文件、報(bào)表、會(huì)議記錄、領(lǐng)導(dǎo)講話、圖片影像資料等。還應(yīng)收集整理本單位對履行職責(zé)和工作完成情況進(jìn)行自我測評，撰寫自評報(bào)告等材料。

4）績效考評結(jié)果材料?？冃Ч芾硎且粋€(gè)閉合的過程，包含目標(biāo)制定、績效監(jiān)控、績效評價(jià)、結(jié)果運(yùn)用和改進(jìn)提升五個(gè)環(huán)節(jié)，一個(gè)績效管理周期的結(jié)束標(biāo)志著下一個(gè)周期的開始，周期以年為單位。年度績效考評結(jié)束后，各級人民政府及其部門會(huì)在一定范圍內(nèi)對本年度的考評結(jié)果進(jìn)行公示，這類材料應(yīng)及時(shí)整理歸檔，才能保證年度績效考評的完整性。

2 績效考評材料的整理與立卷

1）績效考評指標(biāo)檔案整理?？冃Э荚u檔案整理的內(nèi)容包括三部分：第一部分上級下發(fā)的績效任務(wù)文件，第二部分各部門所下發(fā)的績效考核指標(biāo)任務(wù)文件，第三部分各機(jī)關(guān)單位圍繞上級績效任務(wù)所制定的細(xì)化績效指標(biāo)任務(wù)，績效任務(wù)方案，績效任務(wù)措施，以及各機(jī)關(guān)單位的正式通知文件等。這三部分文件整理完畢后，要制作年度績效任務(wù)的大綱，然后將各級績效指標(biāo)任務(wù)進(jìn)行分類標(biāo)明，使文件立卷更加的完整與清晰。

2）單位績效自評材料整理。各級機(jī)關(guān)單位的績效自評結(jié)果，有效的展示了各級機(jī)關(guān)單位一年的工作成果，并為各級機(jī)關(guān)單位的年終工作總結(jié)提供評論依據(jù)，所以機(jī)關(guān)單位績效自評材料的整理在年度工作總結(jié)中有著很高的參考價(jià)值[2]。本系統(tǒng)對本單位的考評材料為第一部分，其中考評結(jié)果材料為第一項(xiàng)，這一項(xiàng)代表本系統(tǒng)對本單位的全年工作總的考評意見和結(jié)論，具有較高的參考價(jià)值。單位自評材料為第二部分，自評材料應(yīng)與考評細(xì)則一一對應(yīng)，不能有缺項(xiàng)。

3）指標(biāo)完成情況材料整理。指標(biāo)完成情況材料的整理，主要包括概述材料和佐證材料。而指標(biāo)完成情況的材料整理，是績效考評檔案材料整理立卷的重點(diǎn)內(nèi)容，也是各級績效部門檢查的重點(diǎn)部分。根據(jù)相關(guān)的機(jī)關(guān)績效考評指標(biāo)體系，圍繞各級指標(biāo)的績效核心工作任務(wù)，將四級指標(biāo)中的每個(gè)單項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)，進(jìn)行單獨(dú)立卷，而績效考評檔案材料整理立卷需收錄與單項(xiàng)指標(biāo)相關(guān)的內(nèi)容。（1）單項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)完成情況的概述材料整理。針對每一項(xiàng)考評指標(biāo)，撰寫該指標(biāo)的完成情況，內(nèi)容包括該指標(biāo)的基本要求、考評依據(jù)、具體標(biāo)準(zhǔn)、工作措施和實(shí)際完成情況等，內(nèi)容貴精不貴多，簡明扼要、突出重點(diǎn)。量化指標(biāo)需提供說明指標(biāo)任務(wù)完成情況的數(shù)據(jù)報(bào)表。（2）單項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)完成情況的佐證材料整理。在對年度任務(wù)指標(biāo)的完成情況進(jìn)行整理的過程中，也要將完成情況的佐證材料進(jìn)行整理，使每一條任務(wù)指標(biāo)的完成都有據(jù)可依，方便上級的抽查以及機(jī)關(guān)內(nèi)部的應(yīng)用。需要進(jìn)行整理的佐證材料包括：完成績效指標(biāo)過程中的相關(guān)文件、工作計(jì)劃、工作方案、會(huì)議紀(jì)要、工作簡報(bào)、影音資料、新聞媒體報(bào)道資料、相關(guān)科室工作情況匯報(bào)、督查記錄等。佐證材料整理的過程中要根據(jù)材料內(nèi)容的有機(jī)聯(lián)系，按主次或時(shí)間順序排列。材料視各單位的具體特點(diǎn)、要求有所側(cè)重，首先要做到分項(xiàng)明確、條理清晰，以充分說明績效考評指標(biāo)任務(wù)細(xì)項(xiàng)的進(jìn)展情況和完成情況，同時(shí)要與制定的績效考評細(xì)項(xiàng)的順序相一致，便于查閱。

4）績效考評電子材料的整理。近年來為了方便查看各級機(jī)關(guān)單位的績效考評情況，并及時(shí)對各級機(jī)關(guān)單位進(jìn)行工作指導(dǎo)，要求各級機(jī)關(guān)單位制作績效考評電子檔案，并通過績效考評電子檔案對年度任務(wù)完成情況進(jìn)行反應(yīng)[3]。而績效考評電子材料的整理，包括各有關(guān)科室一年來開展績效細(xì)項(xiàng)工作的電子文檔、影音資料、網(wǎng)頁等。為方便查詢，電子檔案同樣按績效考評指標(biāo)層次分類標(biāo)識排列，材料名稱用全稱。這樣考評時(shí)可以供上級績效考評組仔細(xì)查閱，遇到考評組認(rèn)為佐證材料不夠時(shí)，也可作為佐證材料調(diào)閱。

5）編制檔案盒封面與盒脊標(biāo)簽。按照各級機(jī)關(guān)單位內(nèi)部下發(fā)的績效考評指標(biāo)，將其進(jìn)行項(xiàng)目、層次的分類，并在檔案盒上進(jìn)行標(biāo)明，在檔案盒中要有該卷的大綱目錄，并將其按照時(shí)間前后或項(xiàng)目的類型進(jìn)行整理，最后將其有順序的擺放在檔案柜中，方便日后在工作中可以準(zhǔn)確且迅速的查閱。

6）績效考評結(jié)果的歸檔。年度績效檔案的最終歸檔工作應(yīng)該在績效考評組結(jié)果出來后，績效考評管理人員應(yīng)將最后的考評結(jié)果文件歸檔，并在標(biāo)簽?zāi)夸浿型瓿裳a(bǔ)充。鑒于績效考評工作的特殊性，績效考評管理人員可以設(shè)立檔案專柜，按年度順序排列上架，這樣一個(gè)年度的績效考評檔案材料歸檔工作才算是基本完成。

3 績效考評檔案材料規(guī)范化管理過程中的注意事項(xiàng)

1）鑒別績效指標(biāo)材料的有效性。在對績效指標(biāo)材料進(jìn)行整理的過程中，要對材料進(jìn)行認(rèn)真的鑒別，不要因?yàn)椴牧蠑?shù)量過多而馬虎大意，從而導(dǎo)致績效指標(biāo)材料出現(xiàn)缺失或不正確，最終使績效考評達(dá)不到上級所規(guī)定的要求。

2）避免績效材料整理發(fā)生混亂。各級機(jī)關(guān)單位的部分科室，在對績效材料進(jìn)行整理的過程中，沒有將佐證按照時(shí)間以及對應(yīng)任務(wù)指標(biāo)進(jìn)行分類、歸檔，導(dǎo)致在查閱時(shí)各類材料混在一起，項(xiàng)目不清，雜亂無章，主題不明，無法反映出各項(xiàng)指標(biāo)任務(wù)的完成情況。

3）重視績效考評檔案的歸檔。有部分單位不重視績效考評檔案的最后歸檔工作，在應(yīng)付完上級抽查后，就將績效考評工作停止。若是在這之后發(fā)生人員變動(dòng)，會(huì)對工作造成不好的影響，使工作變得被動(dòng)。因此，在年底進(jìn)行單位自評或上級抽查結(jié)束后，應(yīng)將年度最終的績效考評結(jié)果一并歸入績效考評檔案中，才算完成了年度的績效考評工作。

4 結(jié)束語

各級機(jī)關(guān)單位的績效考評要求都不盡相同，但是對績效考評檔案材料的整理內(nèi)容都是一致的。根據(jù)績效考評檔案材料的管理過程，建立一套有效的管理制度，并對績效考評檔案材料進(jìn)行規(guī)范化管理，可以清晰有序反映各項(xiàng)績效指標(biāo)完成情況，有助于考評工作順利進(jìn)行，也便于查閱利用，為今后的相關(guān)工作奠定基礎(chǔ)，取得事半功倍的效果。

參考文獻(xiàn)

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