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        關(guān)于醫(yī)療文書檔案管理的研究

        2020-05-26 02:03:34潘國臣
        卷宗 2020年8期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        潘國臣

        摘 要:本文對醫(yī)療文書檔案管理的現(xiàn)狀進(jìn)行了分析,得出了其中存在的較為鮮明的問題,并結(jié)合實際情況對醫(yī)療文書檔案管理工作的優(yōu)化建議進(jìn)行了探討,多角度提出了加強(qiáng)重視度、優(yōu)化制度及強(qiáng)化檔案信息化的改進(jìn)途徑,旨在加強(qiáng)醫(yī)療文書檔案管理的工作成效。

        關(guān)鍵詞:醫(yī)療文書檔案;檔案管理;檔案信息化

        醫(yī)療文書檔案指醫(yī)院運(yùn)營進(jìn)程中產(chǎn)生的有價值信息,其包含了患者的病例,各種病理研究記錄等,對于患者的個人隱私、醫(yī)院的平穩(wěn)運(yùn)營與醫(yī)療技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展都有重大價值。

        1 醫(yī)療文書檔案管理存在的問題

        1.1 重視程度不足

        重視程度不足并非指醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員并未采取充分的關(guān)注,而是指其在充分關(guān)注的前提下,并未在行為上體現(xiàn)其重視。主要表現(xiàn)為醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)人仍將文書檔案管理劃分為輔助工作,在醫(yī)院日常運(yùn)營進(jìn)程中常將醫(yī)療文書管理工作的需求放置在各科室之后,在現(xiàn)階段醫(yī)療資源短缺的情況下,文書管理工作中的大量需求無法得到滿足。

        1.2 管理制度的缺乏

        醫(yī)療文書檔案管理涉及檔案種類豐富,從傳統(tǒng)檔案工作中的人事、財務(wù),到醫(yī)療檔案中特有的病例、影像,再加之滿足醫(yī)療科研需求的病理等。國家雖已出臺了醫(yī)療文書檔案指導(dǎo)文件,但其中缺乏細(xì)節(jié)上的檔案管理制度,醫(yī)院在工作進(jìn)程中并未對相關(guān)文件進(jìn)行完善,導(dǎo)致醫(yī)院內(nèi)部不同檔案采取較為相似的管理方案,管理針對性不強(qiáng),后續(xù)檔案調(diào)用進(jìn)程較為混亂。

        1.3 管理技術(shù)的落后

        管理技術(shù)的落后主要體現(xiàn)在醫(yī)院內(nèi)醫(yī)療工作與檔案管理工作信息化的不同步,導(dǎo)致了管理人員在工作進(jìn)程中,針對同一項事務(wù),需同時進(jìn)行紙質(zhì)檔案與信息檔案的整理,工作內(nèi)容存在部分重復(fù)。且紙質(zhì)檔案與信息檔案之間不存在完全的內(nèi)容從屬關(guān)系,在檔案后續(xù)調(diào)用進(jìn)程中,需要進(jìn)行大量的查找工作,醫(yī)療文書檔案管理工作的價值不能得到完全體現(xiàn)。

        2 醫(yī)療文書檔案管理工作優(yōu)化建議

        2.1 提升重視程度

        醫(yī)療文書檔案管理工作重視程度的提升可以從三個方面進(jìn)行分析:

        第一,醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)意識提升的手段為:加強(qiáng)國家衛(wèi)生組織下達(dá)醫(yī)療文書檔案管理相關(guān)文件的學(xué)習(xí),明確文書管理在醫(yī)院發(fā)展與病患治療中的重要價值。同時,對于高度規(guī)范化的大型醫(yī)院在文書管理工作中投入的資源進(jìn)行分析,明確文書管理工作中資源收益轉(zhuǎn)化的機(jī)制,促使管理人員在醫(yī)院資產(chǎn)分配進(jìn)程中,在保證滿足各科室需求的前提下,更多的向文書管理工作傾斜,為管理制度與管理技術(shù)的優(yōu)化提供資金保障。

        第二,醫(yī)療文書管理人員。由于主要領(lǐng)導(dǎo)人員的不重視,醫(yī)療文書管理人員常表現(xiàn)為對自身工作重視程度認(rèn)知不足,工作積極性較低。一方面醫(yī)院管理人員要定期組織相關(guān)文件的學(xué)習(xí),使相關(guān)人員明確自身工作的價值及其存在意義,提升員工工作積極性;另一方面,醫(yī)療文書管理人員要加強(qiáng)自身建設(shè),不可因重視程度不足而自暴自棄,在自身能力范圍內(nèi)將每項工作做到最好,為醫(yī)療工作的順暢開展提供基礎(chǔ)保障,提升領(lǐng)導(dǎo)及醫(yī)院內(nèi)部其它人員對醫(yī)療文書管理工作的重要性認(rèn)知。

        第三,醫(yī)院其它部門人員。針對醫(yī)院其它部門人員重視程度的提升,主要方式為充分發(fā)揮主要領(lǐng)導(dǎo)的表率作用。領(lǐng)導(dǎo)人員要在日常工作中將重視程度通過行為向外界傳達(dá),如加強(qiáng)對醫(yī)療文書檔案的巡視。同時,要對醫(yī)院內(nèi)部潛在制度進(jìn)行一定的修改,避免原先文書管理人員單方面配合科室工作人員的現(xiàn)象發(fā)生,促進(jìn)二者在工作之中相互配合、相互體諒,為醫(yī)療文書檔案管理工作的優(yōu)化提供群眾基礎(chǔ)。

        2.2 管理制度的完善

        醫(yī)療文書檔案管理制度的完善,主要方向為針對不同種類的文書檔案采取針對性較強(qiáng)的管理措施。

        針對財務(wù)、人事等傳統(tǒng)文書檔案,可向較為成熟的醫(yī)療企業(yè)學(xué)習(xí),制定較為詳細(xì)的管理制度,保證醫(yī)院內(nèi)部留存的相關(guān)檔案能夠正確反應(yīng)醫(yī)院運(yùn)行的狀況。

        針對病例、影像等科室診治流程中產(chǎn)生的檔案,在管理進(jìn)程中要尤其注重保密性,確保病人相關(guān)信息不會從醫(yī)院內(nèi)部泄露。制定較為嚴(yán)格的檔案調(diào)用規(guī)則,相關(guān)人員在檔案調(diào)用時,需要預(yù)先提交報告說明檔案調(diào)用的原因及用途。若檔案調(diào)取為滿足科研需求等與患者無關(guān)的事項,需要優(yōu)先爭得患者本人同意,且相關(guān)人員在檔案使用進(jìn)程中要尤其注重保密性,杜絕無關(guān)人員私自查看檔案。此外,在檔案整理進(jìn)程中,文書管理人員要保證檔案的完整性,對于存在缺失的檔案,要及時聯(lián)系科室人員進(jìn)行補(bǔ)齊,保障醫(yī)患矛盾發(fā)生時,院方能提供充足的證據(jù),避免醫(yī)院無故承受經(jīng)濟(jì)損失。

        對于病理分析等對科研有重大價值的文書檔案。其管理工作的核心為建立完善調(diào)用制度。管理人員要對相關(guān)文件進(jìn)行分類,并依據(jù)文件的不同等級對調(diào)用制度進(jìn)行完善,如針對保密需求較低、啟發(fā)性較大的文件,可采用較為自由的調(diào)取制度,為相關(guān)人員在科研進(jìn)程中提供啟發(fā);保密需求較高的科研文件在調(diào)取進(jìn)程中需要進(jìn)行嚴(yán)格的審核,確保文件中的信息被正確應(yīng)用到科研工作中。

        2.3 信息技術(shù)的全面應(yīng)用

        醫(yī)療文書檔案管理進(jìn)程中信息技術(shù)的應(yīng)用集中體現(xiàn)于利用信息技術(shù)實現(xiàn)醫(yī)院管理一體化,即在醫(yī)院內(nèi)部建立統(tǒng)一的辦公平臺,醫(yī)院運(yùn)營進(jìn)程中的所有行為都要通過該平臺開展。以此為基礎(chǔ),文書檔案管理人員在檔案收集進(jìn)程中可直接從平臺運(yùn)行記錄中提取信息,避免了傳統(tǒng)模式中手工收集造成的人力資本與時間資本的浪費(fèi)。收集到的檔案全部以數(shù)據(jù)形式出現(xiàn),管理人員在檔案整理進(jìn)程中可以更加便捷的利用信息技術(shù),提升整理的效率與準(zhǔn)確度。由于以數(shù)據(jù)的形式進(jìn)行存儲,可以避免保管進(jìn)程中大量的物理性損壞,醫(yī)療人員檔案調(diào)取的過程更加便捷且不受檔案備份數(shù)量的限制。在信息技術(shù)應(yīng)用進(jìn)程中需要注意的是,第一,院方需提供可靠性較高的硬件設(shè)備與良好的設(shè)備保管環(huán)境,避免設(shè)備損壞造成檔案的丟失;第二,進(jìn)一步完善醫(yī)院內(nèi)部的防火墻等網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施,降低醫(yī)療信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中被竊取的可能性,提升醫(yī)療檔案的安全性。

        3 結(jié)論

        醫(yī)療文書檔案管理是醫(yī)院內(nèi)部最為基礎(chǔ)的工作之一,其對醫(yī)院的正常運(yùn)營有不可替代的作用。醫(yī)院主要領(lǐng)導(dǎo)及各部門人員應(yīng)加強(qiáng)醫(yī)療文書檔案管理工作的重視程度,完善檔案管理制度,加速檔案管理信息化進(jìn)程,促進(jìn)醫(yī)療文書檔案管理向智能化、高效化發(fā)展。

        參考文獻(xiàn)

        [1]孟蒙.醫(yī)院文書檔案雙軌制管理對醫(yī)療文書的管理價值[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘,2019,19(85):160+163.

        [2]梁日升.醫(yī)療文書檔案的創(chuàng)新性管理方法探討[J].管理觀察,2019(29):179-180.

        [3]陳慧.醫(yī)院文書檔案雙軌制管理對醫(yī)療文書的管理價值[J].中國衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)管理,2019,10(10):1-2.

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